5 lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý công việc

Phần mềm quản lý tác vụ giúp các cá nhân và nhóm được tổ chức và thông báo về các nhiệm vụ của họ. Việc nhảy vào thế giới phần mềm quản lý tác vụ có thể gây khó khăn với rất nhiều lựa chọn trên thị trường hiện nay. Tuy nhiên, dù doanh nghiệp của bạn ở quy mô nào thì một phần mềm quản lý là không thể thiếu. Dưới đây là 5 lợi ích khi dùng công cụ quản lý công việc.

Phần mềm quản lý công việc mang đến nhiều lợi ích

1. Tầm nhìn và sự tin tưởng

Khi các nhóm theo dõi nhiệm vụ của họ trong phần mềm quản lý nhiệm vụ, họ sẽ dễ dàng theo dõi công việc hàng ngày của mình. Bạn thậm chí có thể thiết lập bảng điều khiển theo dõi tiến độ cá nhân và sự tham gia của các thành viên trong nhóm đối với các mục tiêu.

Nhiều phần mềm cũng cung cấp cảnh báo và tự động hóa. Vì vậy, các thành viên trong nhóm có thể được thông báo về các bản cập nhật và các nhiệm vụ cụ thể, nghĩa là người quản lý có thể lùi lại trong khi nhóm của họ làm việc tự chủ hơn.

Người lao động coi trọng sự tự do và quyền tự chủ, do đó, bằng cách áp dụng các hệ thống này, người quản lý vẫn có thể biết mọi thứ đang diễn ra như thế nào trong khi những người đóng góp cá nhân làm việc độc lập hơn mà không cần báo cáo tiến trình của họ theo cách thủ công.

Điều đó giúp giảm thiểu quản lý vi mô và do đó, tạo dựng niềm tin trong toàn tổ chức. Các thành viên trong nhóm được tự do thực hiện công việc theo lịch trình của riêng họ mà không cần phải kiểm tra với người quản lý của họ ở mỗi lượt. Người quản lý cũng được thông báo đầy đủ để đảm bảo mọi thứ đang diễn ra suôn sẻ.

Ví dụ về phần mềm: Trello

Giống như hầu hết các phần mềm quản lý dự án, Trello cho phép người quản lý mở một bảng dự án mới và thêm các nhiệm vụ cần thiết. Nhưng từ đó, các thành viên trong nhóm có thể chỉ cần yêu cầu thẻ và di chuyển chúng xuống một con đường tùy chỉnh mà không cần giám sát nhiều.

Với các cảnh báo và tự động hóa phù hợp, người quản lý có thể chọn nhận thông báo khi một nhiệm vụ đã đạt đến một giai đoạn cụ thể. Bằng cách đó, nhân viên cảm thấy được tin tưởng để thực hiện và hoàn thành nhiệm vụ của họ, nhưng người quản lý có thể dễ dàng đảm nhận phần việc của họ khi thời gian đến.

Nếu người quản lý cần kiểm tra mọi thứ bất cứ lúc nào, họ có thể lướt qua bảng dự án để biết mọi thứ đang tiến triển như thế nào. Nhân viên cũng có thể gắn thẻ người quản lý của họ trong thẻ dự án nếu có điều gì đó cụ thể cần họ chú ý.

2. Thêm băng thông tinh thần

Thật khó để một người có thể ghi nhớ tất cả các nhiệm vụ của mình mà không có sự trợ giúp từ một loại công cụ nào đó, chẳng hạn như bút và giấy hoặc một giải pháp quản lý dự án. Các nhà quản lý thậm chí còn phải cân nhắc nhiều hơn, giữa nhu cầu của nhóm, dự án của riêng họ và kỳ vọng từ cấp trên.

Tuy nhiên, các hệ thống quản lý tác vụ có thể giúp bạn theo dõi tất cả những điều đó, giải phóng bạn để tập trung vào những thứ khác và giảm bớt một số áp lực. Và với các thông báo và tự động hóa hữu ích, bạn có thể dành nhiều thời gian tập trung hơn trong khi vẫn giao tiếp hiệu quả với nhóm của mình.

Ví dụ về phần mềm: Basecamp

Basecamp có tính năng lịch đánh dấu rõ ràng các cuộc họp, dự báo thời hạn và danh sách việc cần làm với định dạng trực quan quen thuộc. Bằng cách tạo danh sách công khai về thời hạn hoàn thành và tạo lịch mà mọi người ở nơi làm việc có thể truy cập, người quản lý có thể dễ dàng truyền đạt kỳ vọng hơn mà không mất thời gian.

3. Quy trình cải tiến

Các giải pháp quản lý dự án thường được xác định bởi khả năng quản lý các nhiệm vụ của họ. Tuy nhiên, các tính năng quản lý tác vụ này cũng chỉ có thể cho người quản lý biết các quy trình dự án có thể được cải thiện ở đâu.

Khi mọi thứ diễn ra trong suốt quá trình, các nhóm có thể dễ dàng xác định đâu là nút thắt lưng cổ chai và thông tin sai lệch. Giả sử, các nhiệm vụ đang đảm nhận chất lượng ở trạng thái thuộc quyền sở hữu của một người hoặc các nhiệm vụ được chuyển đổi không chính xác khỏi một trạng thái cụ thể. Bằng cách trực tiếp hóa quy trình làm việc, bạn và nhóm của mình có thể nhanh chóng xác định các vấn đề và thảo luận các giải pháp.

Ví dụ về phần mềm: Asana

Nhiều nhóm sử dụng Asana để tạo chế độ xem trực quan cho các dự án với một tập hợp các nhiệm vụ phụ. Có một cái nhìn chi tiết về nơi một dự án đang diễn ra có thể giúp theo dõi từng bước dễ dàng hơn. Và bởi vì rất dễ dàng để biết quy trình đang bị hỏng ở đâu, các nhóm có thể có những cuộc trò chuyện hữu ích về cách liên tục cải thiện quy trình làm việc đó khi các nhiệm vụ, dự án và nhóm phát triển.

4. Tiết kiệm thời gian

Những nhiệm vụ nhỏ và công việc bận rộn có thể ăn mòn thời gian làm việc quý giá, và do đó có thể xảy ra hiểu lầm hoặc các cuộc trò chuyện rời rạc. Các thời hạn bị bỏ lỡ, những kỳ vọng không rõ ràng và các nhiệm vụ bị lãng quên cũng có thể làm phức tạp các mốc thời gian và dẫn đến tình trạng thiếu hiệu quả.

Phần mềm quản lý tác vụ khắc phục những thiếu sót này bằng cách tập trung hóa các tác vụ của nhóm. Có tất cả ở một nơi với tổ chức rõ ràng có thể đơn giản hóa các kỳ vọng và mức độ ưu tiên của nhiệm vụ. Ví dụ: nếu các nhiệm vụ được chuyển sang trạng thái “Đánh giá của người quản lý”, thì người quản lý ngay lập tức biết rằng họ đang ở trên boong và cần phải hành động.

Bạn cũng có thể giữ các cuộc hội thoại trong một nhiệm vụ cụ thể để bất kỳ ai cũng có thể xem lại nội dung đã thảo luận trước khi đặt câu hỏi của riêng họ.

Ví dụ về phần mềm: Jira

Jira là một ứng dụng yêu thích của các nhà phát triển và nó có rất nhiều tính năng phù hợp với DevOps, như theo dõi lỗi, bảo mật dữ liệu và quản lý dự án nhanh nhẹn. Bằng cách tận dụng các tính năng này, nhà phát triển có thể cắt bớt các tác vụ khỏi quy trình công việc cá nhân của họ và dành thời gian cho các nhu cầu kinh doanh khác.

Và với các trường nhiệm vụ và quy trình thích hợp, các thành viên trong nhóm có thể có những gì họ cần trước khi chúng đến với họ. Ví dụ: giả sử có các trường chỉ định ai đã đưa ra yêu cầu và yêu cầu chính xác là gì, khi đó, nhà phát triển có thể xem qua thông tin đã nhập và biết chính xác ai sẽ liên hệ với các câu hỏi tiếp theo để thảo luận hiệu quả.

5. Tính linh hoạt

Mặc dù, phần mềm quản lý tác vụ có thể đơn giản như một danh sách kiểm tra, nhưng nhiều công cụ cũng được tích hợp sẵn tính linh hoạt để mở rộng quy mô với các công ty và trực quan hóa dữ liệu theo nhiều cách khác nhau.

Chẳng hạn, bạn có thể tạo bảng điều khiển dữ liệu, các chế độ xem trực quan khác nhau, chế độ xem được lọc và lịch và tất cả đều nằm ở một nơi. Các thành viên trong nhóm có thể có các quan điểm cá nhân phù hợp nhất với họ và người quản lý có thể có nhiều quan điểm khác nhau để lập kế hoạch, báo cáo và giám sát. Và nhiều công cụ có cách để các ban dự án nói chuyện với nhau để cộng tác giữa các nhóm.

Các giải pháp quản lý tác vụ hiệu quả nhằm giúp bạn thực hiện công việc một cách tốt nhất và không phải bộ óc hay ngành nào cũng xử lý thông tin giống nhau. Vì vậy, việc có tính linh hoạt như vậy cho phép bạn điều chỉnh việc quản lý tác vụ của mình theo nhu cầu cụ thể của nhóm ở cả cấp độ cá nhân và nhóm.

Ví dụ về phần mềm: Monday.com

Monday.com có hàng tá công cụ để chỉnh sửa chế độ xem của bảng dự án cũng như một số loại chế độ xem. Các thành viên trong nhóm có thể tạo chế độ xem tùy chỉnh của riêng họ để lấy thông tin từ bảng chính. Ví dụ, họ có thể lọc chế độ xem của mình để chỉ hiển thị các nhiệm vụ được giao cho họ và họ có thể ẩn các trường không áp dụng cho vai trò của mình để điều hướng thông tin dễ dàng hơn.

Và nếu chế độ xem danh sách thông thường không hoạt động đối với thành viên nhóm, họ có thể thử chế độ xem kanban. Hoặc họ có thể tạo bảng của riêng mình kết nối với bảng chính của nhóm để tùy chỉnh nhiều hơn.

Hy vọng bài viết đã mang đến những thông tin hữu ích cho bạn đọc, đừng quên đón xem các bài viết mới nhất sẽ được cập nhật tại BAC's Blog.

Nguồn tham khảo:

https://technologyadvice.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp

BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.

CÁC KHOÁ HỌC BUSINESS ANALYST BACs.VN DÀNH CHO BẠN

Khoá học Online:

Khoá học Offline:

Tại Tp.HCM:

Tại Hà Nội:

Tham khảo lịch khai giảng TẤT CẢ các khóa học mới nhất

Ban biên tập nội dung - BAC

Nguyễn Thị Mai Bình

Business Analyst

Với một người ngoại đạo như mình thì những chuyên đề về "kỹ thuật" của BA hết sức quan trọng. Ví dụ như sử dụng các diagram để mô hình hóa requirement, viết User Story/Use case, v...v..

Đến với khóa học Fundamental Business Analysis, mình đã được gặp thầy Lộc, một người người rất nhiệt tình và có tâm. Ngoài việc chia sẻ các kinh nghiệm thực tế trên lớp thì thầy còn dành thời gian ra để tư vấn, hỗ trợ, góp ý CV cho mình. Bên cạnh đó trung tâm và anh Phụng cũng hỗ trợ gửi CV, kết nối học viên tới mạng lưới các công ty đối tác chất lượng, điều này giúp học viên như mình tìm được công việc phù hợp nhất. Cảm ơn BAC.
Xem chi tiết +
Phạm Quế

Business Analyst

Khoá học Product Design của BAC đã cung cấp cho tôi nhiều kiến thức và nền tảng vô cùng hữu ích. Giảng viên giảng dạy rất nhiệt tình, truyền cho chúng tôi ngọn lửa đam mê và nhiệt huyết trong ngành. Đồng thời chia sẻ các kiến thức và kỹ năng cần thiết trong bài giảng một cách dễ hiểu hơn. Số lượng học viên không quá nhiều nên chất lượng giảng giạy vô cùng tốt. Giảng viên sửa bài tập 1-1 nên bài giảng sẽ chuyên sâu hơn.
Xem chi tiết +
Nguyễn Văn Long

Chuyên viên về chế độ kế toán & Giải pháp nghiệp vụ Tài chính kế toán trong ứng dụng CNTT - Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN)

Tôi đã tham gia khóa Phân tích nghiệp vụ phần mềm cơ bản 3.0 tại BAC. Ở đây, tài liệu đào tạo cung cấp nhiều nội dung bổ ích và trình bày dễ hiểu. Giảng viên rất nhiệt tình, ngoài nội dung giảng dạy theo giáo trình còn chia sẻ nhiều kinh nghiệm thực tiễn, các câu hỏi của học viên đều được giải đáp ngay trên lớp và có minh họa từ các dự án trong thực tế. Sau tất cả, tôi cảm ơn BAC và Thầy giáo Thái Sơn.
Xem chi tiết +