Quy trình ship tài liệu & chứng chỉ BAC 2023

1. Ghi chú quan trọng

Đối với học viên:

Tư vấn và báo học viên về thời gian giao sách
Có thông tin cụ thể ở email khai giảng - kèm link chính sách ở mục 1.4: Chính sách và hướng dẫn học online hiệu quả

Đối với team Sale - CSKH BAC:

Team Sales/CSKH gửi email nhắc khai giảng đến học viên trước 3-4 ngày, trong vòng 2 ngày sau khi có email nhắc khai giảng team CSKH cần hoàn tất việc liên hệ cho học viên để thông báo các thông tin như sau:
- Xác nhận lại SĐT và địa chỉ nhận tài liệu
- Tư vấn và báo học viên thời gian dự kiến giao sách (giao trong giờ hành chính, báo học viên lưu ý điện thoại trong thời gian sắp tới)
- Team CSKH gọi cho học viên nhắc học viên vui lòng check email nhắc khai giảng & tham gia group zalo, một số thông tin cụ thể ở email khai giảng - kèm link chính sách ở mục 1.4: Chính sách và hướng dẫn học online hiệu quả
Nhân viên nào phụ trách (PIC) đơn hàng nào, phải theo dõi hành trình ship sách của đơn hàng đó để trong quá trình giao sách có thể người nhận không liên lạc được, người phụ trách (PIC) cần chú ý theo dõi xem sách đã giao tới người nhận chưa? Để hỗ trợ kịp thời cập nhật trạng thái đơn hàng, giúp team dễ dàng theo dõi và kịp thời hỗ trợ đơn hàng đó khi có vấn đề.

Team CSKH lưu ý làm đúng các bước theo quy trình chuẩn.

Đối với team Sales BAC:

Nếu có bất cứ học viên mới phải báo lại cho team CSKH kịp thời, báo lại trong group zalo CSKH để team CSKH có thể liên hệ cho học viên và báo in, ship tài liệu cho học viên một cách kịp thời.

Trang lưu ý:

Nếu đơn hàng cần ship gấp trong khoảng thời gian mong đợi, cần thông báo trực tiếp nhà in/theo dõi đơn hàng cho đến khi hoàn thành.
Với các đơn hàng ship sách, sau khi thông báo cần phối hợp với đơn vị in giao trong vòng 24 giờ (trong ngày hoặc muộn nhất là ngày hôm sau) KHÔNG để tới 48 giờ (2 ngày).

Các lưu ý khi ship hàng:

Đối với đơn hàng HCM, khi gọi xác nhận địa chỉ luôn luôn báo khách hàng sẽ giao vào hôm nay, khoảng mấy giờ để khách hàng lưu ý điện thoại, tránh trường hợp shipper giao tới không liên lạc được khách hàng và BAC phải chịu phí 2 chiều để hoàn hàng lại.
Các khách hàng hẹn lại ngày giao, hẹn lại giờ giao, hay các thông tin khác. CSKH phụ trách đơn hàng vui lòng notes lại thông tin để CSKH khác có thể xử lý đơn hàng vào ngày hôm sau.
Các CSKH làm việc, chịu trách nhiệm về đơn hàng đó phải notes lại thông tin tên của người phụ trách, chịu trách nhiệm theo dõi đơn hàng tới tay người nhận và hỗ trợ đơn hàng đó khi cần.

LƯU Ý: Cần lưu ý thời tiết xem có mưa hay không để đảm bảo sách ship không bị ướt, vì ướt sẽ tốn phí: in và giao lại! Nếu nghi vấn trời mưa thì dừng khoan ship.

Đối với các học viên trong cùng 1 lớp nếu để địa chỉ giống nhau, BAC sẽ gọi xác nhận thông tin:
- Khách hàng có chung công ty với nhau không?
- Khách hàng có thể nhận giúp sau đó chuyển lại cho các học viên chung công ty không?

Nếu khách hàng xác nhận có thì BAC sẽ tiến hành gửi đại diện 1 khách hàng nhận giúp. Song song đó, CSKH sẽ gọi các bạn học viên được nhận giúp để báo tình trạng đơn hàng. Nếu cả hai bên đều xác nhận đúng thì mới gửi chung nhiều đơn hàng cho 1 bạn nhận đại diện.

Đối với các học viên yêu cầu gửi đến bảo vệ, lễ tân, tòa nhà hoặc nhờ người khác nhận hộ, vui lòng xác nhận qua email/sđt để chịu trách nhiệm trong trường hợp phát sinh, mất mát. Sau đó, BAC sẽ hỗ trợ giao hàng cho người nhận thay. Tuy nhiên các trường hợp mất mát, thất lạc BAC sẽ KHÔNG CHỊU TRÁCH NHIỆM. Nếu thất lạc hay mất mát học viên sẽ tự chịu trách nhiệm, BAC hỗ trợ in lại phí là 200,000 VND (không bao gồm ship)
Đối với các đơn hàng không liên hệ được với học viên: Do BAC liên hệ xác nhận giao hàng và học viên đã xác nhận. Do đó đối với các đơn hàng BAC đã thông báo thời gian giao tài liệu đến học viên nhưng shipper liên hệ nhiều lần không thành công. Học viên vui lòng chịu phí ship 2 đầu giúp BAC.
Khiếu nại thất lạc hoặc chưa nhận được tài liệu, các trường hợp khác liên quan đến việc thất lạc tài liệu, hay chưa nhận được tài liệu, học viên cần:
- Liên hệ với team CSKH ít nhất 1-2 ngày (đối với đơn hàng ở HCM, HN, ĐN)
- Và ít nhất 3-5 ngày (đối với các đơn hàng ở tỉnh) kể từ ngày BAC gửi thông báo gửi tài liệu đến học viên.

Việc này giúp team CSKH có thể kiểm tra và xử lý kịp thời đến học viên, nếu lý do thất lạc hoặc chưa nhận được tài liệu thuộc về lỗi của học viên, BAC sẽ chỉ hỗ trợ kiểm tra, thông báo trạng thái đơn hàng cho học viên nắm thông tin, và BAC KHÔNG CHỊU TRÁCH NHIỆM. Học viên sẽ tự chịu trách nhiệm, BAC hỗ trợ in lại phí là 200,000 VND (không bao gồm ship).

2. Hướng dẫn ship tài liệu/chứng chỉ:

Nhắn thông báo vào group học viên:

Điền thông tin địa chỉ nhận sách và lưu ý theo dõi nhận sách,
Kèm link chính sách ở mục 1.4: Chính sách giao nhận tài liệu và hướng dẫn học online hiệu quả

Các bạn ship tài liệu BAC sẽ dựa trên thông tin tại: file mục tiêu của lớp học...: kiểm tra trạng thái đơn hàng, xem thông tin tại cột để tra đơn hàng:

Cột SĐT nhận tài liệu: Dùng để gọi điện thoại cho khách hàng để xác nhận thông tin đơn hàng bao gồm tên và sđt người nhận
Cột Địa chỉ nhận tài liệu: Nhập địa chỉ nhận tài liệu
Cột Khu vực: CSKH điền khu vực tương ứng để phân loại khu vực: HCM, Hà Nội, Đà Nẵng, Nước Ngoài, Khác (Tỉnh nào?)…
Cột Trạng thái: Thể hiện thông tin đơn vị vận chuyển giao sách, có 2 trạng thái: Đã giao và Đã báo giao tài liệu. Nếu thấy thông tin các cột đều trống: tức là khách hàng đó chưa được team xử lý.
Cột Phí ship: Sau khi ship, team CSKH nhập phí ship mỗi đơn tương ứng

Nếu thấy thông tin các cột đều trống, tức là khách hàng đó chưa được team xử lý, lúc này team cần tiến hành các bước xử lý như sau:

Bước 01: Gọi điện thoại xác nhận cho khách hàng nhằm xác nhận lại tên người nhận, sđt, địa chỉ ship hàng. Đồng thời thông báo học viên:

Kiểm tra email nhắc khai giảng: kiểm tra inbox, spam đảm bảo nhận email
Nắm thông tin link Zoom, Mục tiêu khóa học, Group Zalo, chính sách khi tham gia khoá học tại BAC.

Kiểm tra lại file mục tiêu để xem học viên có điền đầy đủ chưa, nếu chưa thì gọi điện thoại hỏi địa chỉ nhận tài liệu của học viên để xác nhận số lượng học viên tại:

TP. Hồ Chí Minh
Các tỉnh khác
Hà Nội
Đà Nẵng
Nước Ngoài.

Sau đó báo danh sách số lượng học viên trong group zalo CSKH để nắm thông tin.

Đối với HCM và các tỉnh khác: Báo anh Mỹ in ấn sau đó chuyển lại nhân sự BAC, team CSKH sẽ tiến hành ship tài liệu cho học viên.
Đối với Hà Nội: Báo chị Bình in ấn và ship grab/ahamove cho học viên ở Hà Nội.
Đối với Đà Nẵng: Báo chị Trà in ấn và ship cho học viên ở Đà Nẵng
Đối với KH ở nước ngoài: Gửi file scan tài liệu cho học viên qua email

Sau đó, BAC sẽ gửi thông tin vào group zalo lớp để nhắc về thông tin ship tài liệu giúp học viên lưu ý một lần nữa. Qua đó có thể xử lý và hỗ trợ kịp thời các trường hợp học viên chưa nhận được tài liệu.

Bước 02: Tiến hành chuẩn bị đóng gói hàng hóa và gửi đến khách hàng ở HCM

👉 Đối với đơn hàng ở HCM:

Gọi điện: Sau khi gọi điện khách hàng, đối với các khách hàng ở HCM, từng khu vực ship được phân loại như sau:

Link tham khảo dịch vụ Ahamove: https://www.ahamove.com/service/aha-delivery/price

Đặt ship: Sau khi đã phân loại các khu vực giao hàng, team CSKH tiến hành đặt giao sách với hình thức giao hàng theo thông tin ở bảng trên, ngoài ra:
- Team sẽ chọn phương án giao hỏa tốc, nếu chi phí của đơn hàng bằng hoặc rẻ hơn phương án 2H
- Chi phí tối đa cho mỗi đơn hàng lẻ là 60,000 đồng, nếu cao hơn team CSKH vui lòng chọn phương án tối ưu khác.
Đóng gói: Sau khi đã đặt đơn hàng cần kiểm tra sách thật kỹ trước khi đóng gói đến khách hàng. Kiểm tra lại sách có in mờ hay có lỗi gì không. Sau khi kiểm tra thì đóng gói theo tiêu chuẩn và gửi cho đơn vị vận chuyển.
Kiểm tra trạng thái đơn hàng: Sau khi giao sách cho shipper, báo shipper để sách cẩn thận, tránh trường hợp shipper nhét sách gây nhăn , nếu trời có mưa thì báo shipper giữ sách cẩn thận tránh ướt và sách giao đến tay người nhận không được nguyên vẹn.
Hỗ trợ đơn hàng: Theo dõi đơn hàng đã giao đến người nhận thành công chưa, trường hợp người nhận không nghe máy, shipper sẽ gọi báo, CSKH hỗ trợ shipper liên hệ lại người nhận để nhận sách.
Follow - up đơn hàng: Sau khi ship đơn hàng trong ngày, CSKH kiểm tra lại các đơn hàng đã giao thành công, sau đó notes lại vào cột trạng thái ship là Đã giao.

👉 Đối với đơn hàng ở Hà Nội:

Gọi điện: Đối với các khách hàng ở HN thì sẽ phân loại theo khu vực ship như sau:

Link tham khảo dịch vụ Ahamove: https://www.ahamove.com/service/aha-delivery/price

⚠️ Đối với tài liệu: Sau khi gọi điện khách hàng, đối với các khách hàng ở HN, chị Bình sẽ ship tài liệu qua ngày hôm sau. Khi gọi khách hàng cần xác nhận địa chỉ khách hàng đăng ký có thay đổi trong 2- 3 ngày tới không. Nếu có, KH vui lòng xác nhận lại để BAC hỗ trợ đổi địa chỉ. Thông thường với các đơn hàng ở Hà Nội, hôm nay báo chị Bình địa chỉ thì ngày mai chị Bình sẽ ship trong giờ hành chính.

⚠️ Đối với chứng chỉ: Sau khi gọi điện khách hàng, đối với các khách hàng ở HN và các tỉnh thì sau khi xác nhận thông tin đơn hàng với khách hàng thì báo khách hàng đối với các đơn hàng tỉnh sẽ mất thời gian giao hàng từ 3-4 ngày làm việc. Do đó, khách hàng lưu ý giữ điện thoại để shipper liên hệ trong vài ngày tới

LƯU Ý: Đối với các học viên trong cùng 1 lớp nếu để địa chỉ giống nhau, vui lòng khi gọi hỏi kĩ khách hàng có chung công ty với nhau không, khách hàng có thể nhận giúp sau đó chuyển lại cho các học viên chung công ty không. Nếu khách hàng xác nhận có thì mới gửi đại diện 1 khách hàng nhận giúp. Song song đó, gọi các bạn học viên được nhận giúp để báo tình trạng đơn hàng. Nếu cả hai bên điều xác nhận ok thì mới gửi chung nhiều đơn hàng cho 1 bạn nhận đại diện.

In và ship hàng: Sau khi gọi điện khách hàng, đối với các khách hàng ở HN, chị Bình sẽ ship tài liệu qua ngày hôm sau. Khi gọi khách hàng cần xác nhận địa chỉ khách hàng đăng ký có thay đổi trong 2- 3 ngày tới không. Nếu có KH vui lòng xác nhận lại để BAC hỗ trợ đổi địa chỉ. Thường đơn hàng ở Hà Nội hôm nay báo chị Bình địa chỉ, ngày mai chị Bình sẽ ship Ahamove hoặc tự ship trong giờ hành chính.

Đóng gói:
- Đối với tài liệu: Đối với các đơn hàng tỉnh, CSKH kiểm tra thật kỹ sách trước khi đóng hàng, Kiểm tra kỹ trên bìa sách và các trang bên trong sách có gấp khúc, dính dơ, hay nhăn gãy không. Sau đó, CSKH tiến hành đóng gói hàng vào bìa Viettel Post
- Đối với chứng chỉ: Đối với các đơn hàng HN, Đà Nẵng và tỉnh, sau khi ký chứng chỉ bản cứng, CSKH đóng gói vào bìa Viettel Post và tạo đơn hàng gửi đến khách hàng.
Tạo đơn: Sau khi đóng gói xong, CSKH tiến hành tạo đơn:

TÀI KHOẢN BAC	Ahamove	Viettel Post	Nhất tính	Giao hàng tiết kiệm
Link đăng nhập	app.ahamove.com	viettelpost.vn	ntlogistics.vn	giaohangtietkiem.vn
Tên đăng nhập	0909310768	0909310768	0909310768	bacsvn.ketoan@gmail.com
Mật khẩu	@Victory2022	12345678	@Victory2022	@Bacsvn244

LƯU Ý

Khi tạo đơn hàng: Kiểm tra kỹ thông tin của người nhận, dịch vụ chọn là tài liệu nhanh.
Sau khi tạo đơn hàng: CSKH in phiếu gửi hàng và dán lên các đơn hàng đã đóng gói.

Riêng đối với chứng chỉ: Sau khi gửi chứng chỉ đi, vui lòng gửi email xác nhận đã gửi chứng chỉ cho những học viên theo danh sách, trường hợp sau 10 ngày học viên không phản hồi hoặc báo cáo không nhận được chứng chỉ, báo mất. BAC sẽ không hỗ trợ gửi lại, mà học viên sẽ phải đóng phí cấp chứng chỉ theo quy định của tại mục 4: Chính sách bảo lưu

Kiểm tra đối soát: CSKH kiểm tra các đơn hàng đã được gửi với các thông tin đơn hàng trên link mục tiêu khóa đào tạo, sau đó notes cẩn thận cột ghi chú đơn vị vận chuyển là “Viettel Post” và cột trạng thái ship là “Đang vận chuyển”. Sau đó, CSKH bàn giao cho đơn vị lấy hàng Viettel Post.

Follow-up đơn hàng:
- Đối với đơn hàng ship nhanh tại HCM, Hà Nội và Đà Nẵng: Hỏi chị Bình, chị Trà về việc ship sách đã hoàn tất chưa, sau đó remind lại vào zalo group, xem có học viên nào chưa nhận được tài liệu hay không, để BAC xử lý kịp thời.
- Đối với đơn hàng ship Viettel Post tại các tỉnh: Sau tầm 3-5 ngày, CSKH vào trang web Viettel Post để kiểm tra trạng thái đơn hàng đã giao thành công chưa hoặc có các đơn hàng nào shipper không liên lạc được hay hoàn hàng,… hay không. Với các đơn chưa giao thành công, CSKH chủ động liên hệ lại với người nhận và tổng đài CSKH Viettel Post: 1900 8095 để hỗ trợ đơn hàng. Sau khi kiểm tra được đơn hàng, CSKH thay đổi trạng thái vận chuyển để team nội bộ BAC nắm.

LƯU Ý: Cần lưu ý xem có mưa không để đảm bảo sách ship không bị ướt vì ướt sẽ tốn phí: in và giao lại !!! Nếu mưa thì dừng khoan ship.

Hỗ trợ đơn hàng: Theo dõi đơn hàng đã giao đến người nhận thành công chưa, trường hợp người nhận không nghe máy, shipper sẽ gọi báo, team CSKH hỗ trợ shipper liên hệ lại người nhận để nhận sách.
Follow - up đơn hàng: Sau khi ship đơn hàng trong ngày, CSKH kiểm tra lại các đơn hàng đã giao thành công, sau đó notes lại vào cột trạng thái ship là “Đã giao”.

👉 Đối với đơn hàng ở Đà Nẵng:

In và ship hàng: Sau khi gọi điện khách hàng, đối với các khách hàng ở Đà Nẵng, sau khi báo chị Trà, chị Trà sẽ gửi thông tin đơn hàng. Sau khi thanh toán chị Trà sẽ tiến hành in và giao tài liệu trực tiếp cho học viên. Đối với các đơn hàng Đà Nẵng, khi báo giao cần lưu ý báo chị Trà KHÔNG THU PHÍ HỌC VIÊN và lưu ý gọi đúng số điện thoại người nhận.

👉 Đối với đơn hàng ở tỉnh & nước ngoài:

Đối với đơn hàng tỉnh: Đơn hàng sẽ được báo in tại HCM, sau đó team CSKH sẽ đóng gói tài liệu và gửi tài liệu qua Viettel Post. Sau khi bàn giao cho đơn vị vận chuyển, team CSKH có nhiệm vụ theo dõi tình trạng đơn, và notes trạng thái đơn trong file mục tiêu. Thời gian nhận các đơn hàng ở tỉnh từ 3-5 ngày. Đồng thời, trung tâm cũng sẽ gửi bản scan các session đầu qua mail cho học viên nếu như đơn hàng không tới kịp tay học viên.
Đối với học viên ở nước ngoài: Đối với học viên ở nước ngoài, Trung tâm sẽ gửi bản scan tài liệu qua mail cho học viên.

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp

BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.

CÁC KHOÁ HỌC BUSINESS ANALYST BACs.VN DÀNH CHO BẠN

Khoá học Online:

Khoá học Offline:

Tại Tp.HCM:

Tại Hà Nội:

Tham khảo lịch khai giảng TẤT CẢ các khóa học mới nhất.

Ban biên tập nội dung - BAC

Tin liên quan

Nguyễn Thị Mai Bình

Business Analyst

Với một người ngoại đạo như mình thì những chuyên đề về "kỹ thuật" của BA hết sức quan trọng. Ví dụ như sử dụng các diagram để mô hình hóa requirement, viết User Story/Use case, v...v..

Đến với khóa học Fundamental Business Analysis, mình đã được gặp thầy Lộc, một người người rất nhiệt tình và có tâm. Ngoài việc chia sẻ các kinh nghiệm thực tế trên lớp thì thầy còn dành thời gian ra để tư vấn, hỗ trợ, góp ý CV cho mình. Bên cạnh đó trung tâm và anh Phụng cũng hỗ trợ gửi CV, kết nối học viên tới mạng lưới các công ty đối tác chất lượng, điều này giúp học viên như mình tìm được công việc phù hợp nhất. Cảm ơn BAC.
Xem chi tiết +
Phạm Quế

Business Analyst

Khoá học Product Design của BAC đã cung cấp cho tôi nhiều kiến thức và nền tảng vô cùng hữu ích. Giảng viên giảng dạy rất nhiệt tình, truyền cho chúng tôi ngọn lửa đam mê và nhiệt huyết trong ngành. Đồng thời chia sẻ các kiến thức và kỹ năng cần thiết trong bài giảng một cách dễ hiểu hơn. Số lượng học viên không quá nhiều nên chất lượng giảng giạy vô cùng tốt. Giảng viên sửa bài tập 1-1 nên bài giảng sẽ chuyên sâu hơn.
Xem chi tiết +
Nguyễn Văn Long

Chuyên viên về chế độ kế toán & Giải pháp nghiệp vụ Tài chính kế toán trong ứng dụng CNTT - Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN)

Tôi đã tham gia khóa Phân tích nghiệp vụ phần mềm cơ bản 3.0 tại BAC. Ở đây, tài liệu đào tạo cung cấp nhiều nội dung bổ ích và trình bày dễ hiểu. Giảng viên rất nhiệt tình, ngoài nội dung giảng dạy theo giáo trình còn chia sẻ nhiều kinh nghiệm thực tiễn, các câu hỏi của học viên đều được giải đáp ngay trên lớp và có minh họa từ các dự án trong thực tế. Sau tất cả, tôi cảm ơn BAC và Thầy giáo Thái Sơn.
Xem chi tiết +