Cẩm nang hướng dẫn dành cho kế toán nội bộ

1. HÓA ĐƠN ĐẦU VÀO, ĐẦU RA

1.1. Quy trình quản lý và lưu giữ chứng từ kế toán nội bộ:

1.1.1. Lưu giữ hóa đơn đầu vào:

Hóa đơn giấy: Lưu phiếu thu/ hóa đơn vào bì theo từng quý (gồm 3 tháng). Sau đó, cuối quý sẽ tổng hợp lại rồi gửi cho kế toán.
Khi nhận hóa đơn cần kiểm tra các thông tin trên hóa đơn xem có chuẩn xác chưa (Vd: ngày_tháng_năm, tên công ty, địa chỉ, nội dung,…)

→ Trong trường hợp thông tin bị sai thì hãy báo cáo lại với bên xuất hoá đơn để lấy biên bản và điều chỉnh lại chúng.

Chỉ lấy hóa đơn đầu vào có thể kê khai được với cơ quan thuế, hạn chế xuất hóa đơn với nhu cầu cá nhân để tránh bị truy xét từ cơ quan thuế.
Các hóa đơn biếu tặng nội bộ phải xuất hóa đơn cùng thời điểm với nội dung là “HÀNG BIẾU TẶNG KHÔNG LẤY TIỀN”. Liên quan đến hóa đơn quà biếu, có 2 TH:

+ TH1: mua và tặng ngay.

+ TH2: có thể giải thích, mua nhiều, mua 1 lần để lấy giá tốt, rồi sau đó sẽ tặng cho học viên,

cho nhân viên, cho giảng viên từ từ, tặng tới đâu thì xuất hóa đơn tới đó.

Đối với việc tặng nhân viên/ học viên thì cần có thông báo về việc này.

Ví dụ: thông báo tặng quà cho nhân viên dịp lễ... làm danh sách cho nhân viên ký nhận quà tặng. Sau đó xuất hóa đơn đi kèm.

Nếu tặng nhân viên thì có thể làm thông báo 1 lần cho TH nhân viên đạt thành tích xuất sắc là “tặng quà + phiếu ký nhận quà tặng”.

1.1.2. Input số tiền thu chi nội bộ:

Nhập liệu thông tin từ file BẢNG KÊ TÀI CHÍNH “BAC_Bảng kê tài chính" qua file NHẬT KÝ DÒNG TIỀN “ceBAC_Nhật ký dòng tiền_T92019-2022.xlsx" và file QUẢN LÝ THU CHI “[ONLINE] BAC_Quản lý thu chi 2023 v2 100223"

Bảng kê tài chính

Quản lý thu chi

Nhật ký dòng tiền

1.2 Xuất hóa đơn - hóa đơn đầu ra của công ty

Xuất hóa đơn đầu ra cho các học viên theo học . Dựa vào thông tin học viên cung cấp qua link “Yêu cầu xuất hóa đơn” [BAC]: Phiếu thông tin yêu cầu xuất hóa đơn (Responses). và dựa vào file “student info” của từng lớp.

Xuất hóa đơn đầu ra cho các sản phẩm của trung tâm trên các trang TMĐT khi khách hàng yêu cầu xuất hóa đơn theo thông tin khách hàng cung cấp.

+ Lưu ý:

Cuối mỗi tháng kiểm tra hóa đơn đầu ra, lưu file và gửi cho kế toán dịch vụ.

Khóa học và sản phẩm công ty trên TMĐT có phần chịu thuế khác nhau, nên hóa đơn khi xuất cần chú ý.

Xuất hóa đơn: Sử dụng token để xuất hóa đơn cho BAC

Cách xuất hóa đơn được hướng dẫn trong link này:

(1) https://docs.google.com/document/d/1okM8T8_scHQBgy2d-GPsFSsRJ3kRVmqa/edit

(2) https://docs.google.com/document/d/1RzRkTR23dVH2CaqiDhYftC1_z0qLRkaibvtJ2hTsUss/edit

(3) https://docs.google.com/document/d/1VmghAeE2hw6APAvEpYZsm2qfvxXbmBfajgyqc-MiOeE/edit

+ Lưu ý:

Học viên chuyển khoản qua tài khoản công ty BAC: bắt buộc xuất hóa đơn.

Nếu liên hệ học viên đó không cần nhận hóa đơn thì xuất hóa đơn với nội dung “NGƯỜI MUA KHÔNG LẤY HÓA ĐƠN”

Các học viên chuyển khoản qua tài khoản cá nhân nhưng muốn xuất hóa đơn thì xuất hóa đơn dựa vào hình thức thanh toán của học viên.

Cuối tháng kiểm tra hóa đơn đầu ra, những học viên chuyển khoản qua tài khoản công ty nhưng không yêu cầu xuất hóa đơn thì khoan hẳn xuất, kiểm tra có những hóa đơn học viên không yêu cầu xuất hóa đơn thì BÙ TRỪ QUA (Hạn chế xuất dư hóa đơn đơn).

2. BÁO CÁO THÁNG

Mỗi tháng tập hợp tất cả những hóa đơn đầu vào (hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử in ra), những hóa đơn có kèm bảng kê phải in ra và bấm kèm
Hóa đơn đầu ra: Đối với những hóa đơn GTGT vé máy bay thì bấm kèm vé máy bay với hóa đơn ( kèm quyết định đi công tác),in các hóa đơn điện tử đã xuất, đối với hóa đơn giấy thì photo ra
Hợp đồng: đối với các hóa đơn đã xuất có nội dung như “Thanh toán theo HĐ số…”, thì phải photo hợp đồng gửi kèm cho kế toán
Tổng hợp hóa đơn đầu vào, đầu ra lên link “GG drive: Bảng kê hóa đơn mua vào, bán ra BAC” để Kế toán dịch vụ theo dõi.
Bảng lương: làm bảng lương theo mẫu có sẵn (lương dựa vào file “Bảng kê tài chính”, ghi vào số lương thực nhận, còn lại kế toán sẽ tự cân bằng)
Tổng hợp CMND của giảng viên, CTV và Trực lớp theo bảng lương từng tháng để gửi DV ghi nhận thuế TNCN.

Lưu ý:

Theo dõi và chỉnh sửa các thông tin tài liệu để hoàn thành báo cáo tháng.

Note sao kê trên tài khoản công ty từ ngân hàng, cuối tháng nhắc quản lý lấy sao kê.

Tập hợp xong gửi mail cho kế toán DV và báo giao nhận qua lấy thư

* Báo cáo tháng bên tư vấn tài chính (anh Kiệt):

File “Quản lý thu chi” → Input số tiền thu-chi vào file quản lý thu chi, sau đó tải file vào drive theo từng quý (Anh Phụng là chủ sở hữu), cập nhật theo từng tháng .
Link “GG drive: Nhật ký dòng tiền (File của anh Kiệt)” → Input thông tin đầy đủ số tiền thu - chi vào link trên drive của anh cố vấn tài chính.
Input thông tin lớp học ( bao gồm doanh thu, chi phí của từng lớp học) vào link “GG drive BAC_Lợi Nhuận’’ gồm 2 sheet doanh thu và chi phí của từng lớp học.
Gửi bảng lương
Gửi bảng kê hóa đơn mua vào, bán ra BAC cho tư vấn tài chính
Sau khi tổng hợp xong, gửi tất cả file và Link GG đã làm qua mail cho tư vấn tài chính.

3. BÁO CÁO QUÝ

3.1. Báo cáo quý bao gồm:

Hóa đơn đầu ra, đầu vào
Bảng lương các tháng
Bảng kê đầu vào, đầu ra các tháng
Bảng kê vé máy bay, BHXH
Sổ phụ, sao kê ngân hàng
CCCD, CMND của giảng viên, CTV

3.2. Tổng hợp các hóa đơn của tháng trong quý gửi cho kế toán phụ trách

Sổ phụ ngân hàng: Lấy sổ phụ tại VCB và TPBank trong 3 tháng của quý đó

Lưu ý: Mang theo giấy giới thiệu và CMND đến ngân hàng lấy sổ phụ.

Hóa đơn đầu vào: tổng hợp hóa đơn giấy (chỉ gửi HĐ GTGT, không gửi phiếu thu) và hóa đơn điện tử in ra theo quý
Hóa đơn đầu ra: in các hóa đơn điện tử đã xuất, đối với hóa đơn giấy thì photo ra (hóa đơn vé máy bay thì bấm kèm với vé) theo quý.
Hợp đồng: đối với các hóa đơn đã xuất có nội dung như “Thanh toán theo HĐ số…”, thì phải photo hợp đồng gửi kèm cho kế toán theo quý đó.
Bảng lương: làm bảng lương theo mẫu có sẵn (lương dựa vào file “Bảng kê tài chính”, ghi vào “số lương thực nhận”, còn lại kế toán tự cân bằng) theo quý đó.
Sau khi tổng hợp xong, gửi tất cả file đã tổng hợp cho kế toán dịch vụ, báo người giao nhận tới lấy hóa đơn.
Gửi thông tin cho nhân viên phụ trách BHXH để tổng hợp “BHXH, BHYT, BHTN,…” của quý gửi lại cho công ty đóng dấu.

4. BÁO CÁO NĂM

Kiểm tra hóa đơn đầu ra, đầu vào các quý đã khai báo đầy đủ hay chưa. Nếu chưa thì note lại và báo cáo cho kế toán dịch vụ.
Kiểm tra bảng kê lương cả năm của nhân viên và ghi sổ.
Kiểm tra và tổng hợp báo cáo KQHĐKD
Thống kê và tổng hợp CCCD, CMND của nhân viên, CTV, giảng viên.
Theo dõi và chỉnh sửa bổ sung, hoàn thiện báo cáo tài chính năm.

5. THỐNG KÊ VÀ BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH

Thống kê và nhập số liệu vào các file công ty cung cấp để báo cáo hoạt động kinh doanh.
Phối hợp với các bộ phận khác trong công ty kiểm soát tài chính nội bộ trong công ty.

6. THỰC HIỆN CÁC CÔNG VIỆC KHÁC THEO YÊU CẦU:

Hỗ trợ theo dõi, phản hồi và gửi tài liệu học tập cho học viên đăng ký khóa học tại công ty.
Hỗ trợ bộ phận chăm sóc khách hàng theo dõi học viên, hỗ trợ giải đáp thắc mắc và các vấn đề liên quan đến khóa học.
Chuẩn bị đóng gói sách, tạo đơn hàng và gửi sách cho học viên.
Theo dõi, kiểm tra và cập nhật ứng viên phỏng vấn các vị trí tại công ty.

7. CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG:

Theo dõi, kiểm tra email của CSKH và link HỖ TRỢ HỌC BÙ “Đăng ký hỗ trợ: học bù - bảo lưu - cấp lại/gia hạn chứng chỉ(Responses)" và "BAC_Check List Lịch Khai Giảng Sắp Tới Inhouse & Public Classes"

Link đăng ký hỗ trợ học bù và bảo lưu

Check lịch khai giảng các khóa học

Theo dõi, kiểm tra gửi tài liệu cho Học viên khi có khóa học.
Theo dõi, kiểm tra, gửi sách cho khách hàng mua trên TMĐT và trực tiếp tại công ty.

Tin liên quan

Nguyễn Thị Mai Bình

Business Analyst

Với một người ngoại đạo như mình thì những chuyên đề về "kỹ thuật" của BA hết sức quan trọng. Ví dụ như sử dụng các diagram để mô hình hóa requirement, viết User Story/Use case, v...v..

Đến với khóa học Fundamental Business Analysis, mình đã được gặp thầy Lộc, một người người rất nhiệt tình và có tâm. Ngoài việc chia sẻ các kinh nghiệm thực tế trên lớp thì thầy còn dành thời gian ra để tư vấn, hỗ trợ, góp ý CV cho mình. Bên cạnh đó trung tâm và anh Phụng cũng hỗ trợ gửi CV, kết nối học viên tới mạng lưới các công ty đối tác chất lượng, điều này giúp học viên như mình tìm được công việc phù hợp nhất. Cảm ơn BAC.
Xem chi tiết +
Phạm Quế

Business Analyst

Khoá học Product Design của BAC đã cung cấp cho tôi nhiều kiến thức và nền tảng vô cùng hữu ích. Giảng viên giảng dạy rất nhiệt tình, truyền cho chúng tôi ngọn lửa đam mê và nhiệt huyết trong ngành. Đồng thời chia sẻ các kiến thức và kỹ năng cần thiết trong bài giảng một cách dễ hiểu hơn. Số lượng học viên không quá nhiều nên chất lượng giảng giạy vô cùng tốt. Giảng viên sửa bài tập 1-1 nên bài giảng sẽ chuyên sâu hơn.
Xem chi tiết +
Nguyễn Văn Long

Chuyên viên về chế độ kế toán & Giải pháp nghiệp vụ Tài chính kế toán trong ứng dụng CNTT - Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN)

Tôi đã tham gia khóa Phân tích nghiệp vụ phần mềm cơ bản 3.0 tại BAC. Ở đây, tài liệu đào tạo cung cấp nhiều nội dung bổ ích và trình bày dễ hiểu. Giảng viên rất nhiệt tình, ngoài nội dung giảng dạy theo giáo trình còn chia sẻ nhiều kinh nghiệm thực tiễn, các câu hỏi của học viên đều được giải đáp ngay trên lớp và có minh họa từ các dự án trong thực tế. Sau tất cả, tôi cảm ơn BAC và Thầy giáo Thái Sơn.
Xem chi tiết +