Phân biệt Feature & Function

Bạn đang tìm kiếm phần mềm quản lý ký túc xá? Nếu vậy, một điều đáng lưu ý bạn không nên vội vàng quyết định lựa chọn một phần mềm nào đó chỉ vì nó có đủ những tính năng mà bạn mong muốn. Đối với một phần mềm dành cho trường học, việc đưa ra quyết định sai lầm có thể sẽ dẫn đến một sự tốn kém không hề nhỏ. Bạn sẽ không chỉ lãng phí về thời gian, tiền bạc, tài nguyên để triển khai hệ thống mà còn phải quay lại thực hiện quy trình phức tạp để phê duyệt ngân sách và chuyển đổi quy trình quản trị sang một hệ thống khác. Tuy nhiên, sự lãng phí này có thể phòng tránh được bằng cách so sánh đúng cách về các hệ thống khác nhau và lựa chọn hệ thống phù hợp nhất với nhu cầu của bạn.

1. Vấn đề của việc chỉ kiểm tra các tính năng

Chỉ dựa vào danh sách tính năng của sản phẩm cũng giống như việc bạn nhìn vào một chiếc xe có đủ 4 bánh, các động cơ, cửa sổ điện và một loạt các tính năng hấp dẫn khác rồi quyết định mua mà không cần lái thử nghiệm. Mọi thứ được cung cấp trên giấy tờ có vẻ rất tuyệt vời, nhưng chỉ khi bạn thực sự lái chiếc xe, bạn mới nhận ra: cửa sổ điện không hoạt động, bộ bodykit trên xe được làm từ nhựa rẻ tiền, thậm chí tệ hơn là xe còn chứa một lỗi động cơ nghiêm trọng.

Danh sách các tính năng cũng có thể khiến bạn đánh giá sai về chức năng của một sản phẩm, điều này cũng tương tự như đối với một phần mềm. Một số nhà cung cấp sẽ đưa ra những tính năng chất lượng cao, mang lại nhiều giá trị cho người dùng, tuy nhiên cũng có những nhà cung cấp khác lại tối ưu hóa lợi

nhuận bằng cách cắt giảm các góc cạnh và chỉ cung cấp các chức năng tối thiểu để đáp ứng đủ yêu cầu. Vì vậy, hãy lưu ý một điều quan trọng rằng một sản phẩm có đầy đủ tính năng trên lý thuyết không có nghĩa là nó sẽ hoạt động tốt trong thực tế. Để tránh những sai lầm tốn kém, hãy đảm bảo bằng cách dùng thử sản phẩm và kiểm tra xem các tính năng đó có thực sự hoạt động tốt như mong đợi hay không.

2. Tính năng (Features) và Chức năng (Functionality)

Tính năng (Features): là những “công cụ” mà bạn sử dụng trong hệ thống để hoàn thành một loạt các nhiệm vụ và hành động. Chức năng (Functionality) là cách thức hoạt động hiệu quả của các tính năng đó để mang lại kết quả mong muốn. Ví dụ một yêu cầu cơ bản đối với hầu hết các trường nội trú là khả năng tùy chỉnh các loại hình xin phép nghỉ. Trong trường hợp này, “các loại hình xin phép nghỉ tùy chỉnh” là tính năng (feature), còn quy trình/mức độ tùy chỉnh là chức năng (functionality). Một số nhà cung cấp chỉ có thể cung cấp các tùy chọn tùy chỉnh cơ bản trong khi các nhà cung cấp khác có thể cung cấp các tùy chọn nâng cao khác như bài tập, điều khoản, điều kiện, quy trình làm việc và các quy tắc. Khi bạn bắt đầu suy nghĩ về chức năng (functionality), bạn sẽ có thể hiểu rõ hơn về những gì hệ thống thực sự có thể làm thay vì chỉ tin vào những gì nó quảng cáo. Điều này sẽ giúp bạn đưa ra những quyết định tốt hơn về hệ thống nào sẽ mang lại cho bạn giá trị cao nhất.

3. Cách đo lường chức năng (Functionality)

Ở Boardingware, chúng tôi sử dụng nhiều loại phần mềm khác nhau. Vì vậy, để đảm bảo lựa chọn được giải pháp phù hợp nhất, chúng tôi đã phải tự mình thực hiện các đánh giá chức năng. Dưới đây là quy trình từng bước của chúng tôi, bạn cũng có thể sử dụng quy trình này khi lựa chọn phần mềm cho trường nội trú của mình.

Xác định các yêu cầu ưu tiên

Đầu tiên, bạn cần xác định danh sách các yêu cầu và chức năng mà bạn cần giải quyết. Sau đó hãy ưu tiên chúng theo giá trị mà chúng mang lại cho hệ thống. Bằng cách này, bạn có thể tập trung vào những tính năng, chức năng quan trọng nhất và dễ dàng hình dung hệ thống nào sẽ mang lại nhiều lợi ích nhất cho bạn.

Cần xác định các yêu cầu ưu tiên

Trải nghiệm phần mềm trước khi mua

Hầu hết các nhà cung cấp phần mềm sẽ cung cấp bản dùng thử miễn phí để bạn có thể kiểm tra và đánh giá hiệu quả của từng tính năng một cách chính xác. Nếu bạn có danh sách các yêu cầu chức năng được tổ chức khoa học để kiểm tra, bạn sẽ tận dụng được tối đa bản dùng thử thay vì chỉ thử các tính năng ngẫu nhiên. Trong thời gian dùng thử, hãy xem lại danh sách yêu cầu của bạn và đánh giá các lĩnh vực then chốt sau cho từng tính năng.

Cần trải nghiệm phần mềm trước khi mua

Hiệu quả kiểm thử

Lưu trữ đám mây sẽ giúp bạn đơn giản hóa công việc. Hãy đếm số bước cần thực hiện để hoàn thành tác vụ trên hệ thống đám mây và so sánh với các hệ thống khác hoặc cách bạn đang làm hiện tại. Mặc dù một cú nhấp chuột thêm có vẻ như là một vấn đề nhỏ, nhưng khi bạn phải lặp lại thao tác đó cho nhiều học sinh, thời gian để hoàn thành công việc sẽ kéo dài.

Kiểm tra chất lượng/chi tiết

Mỗi tính năng đáp ứng các yêu cầu của bạn tới mức nào? Liệu tính năng đó có cung cấp kết quả mong đợi của bạn, hay là thiếu dữ liệu và chức năng quan trọng?

Kiểm thử phần mềm là quá trình quan trọng

Đo lường mức độ trực quan/khả năng sử dụng

Một sản phẩm có nhiều chức năng nhưng lại được thiết kế kém và không thể sử dụng được thì sẽ có rất ít giá trị. Thiết kế là một yếu tố quan trọng nhưng thường bị bỏ qua. Các phần mềm được thiết kế về mặt chức năng và điều hướng sẽ giúp thu hẹp khoảng cách công nghệ và biến hệ thống trở nên không chỉ trực quan mà còn dễ sử dụng. Một cách để kiểm tra điều này là chú ý kỹ đến lần đầu tiên bạn tiếp xúc với hệ thống và xem bạn mất bao lâu để tự mình hoàn thành một nhiệm vụ hoặc mục tiêu.

Đo lường đường cong học tập

Đội ngũ quản lý nội trú của bạn sẽ là phép thử thực tế nhất để đánh giá xem một hệ thống có chức năng tốt hay không. Vì vậy, điều quan trọng là phải cân nhắc thời gian và tiền bạc cần thiết để đào tạo nhân viên sử dụng thành thạo hệ thống mới. Lưu ý rằng bạn cần tính đến cả nhân viên hiện tại lẫn nhân viên mới được tuyển dụng. Bởi vì mỗi khi có người mới tham gia nhóm, bạn sẽ cần chi thời gian và tiền bạc để giúp họ làm quen với hệ thống.

Cần đo lường mức độ trực quan/khả năng sử dụng

Mẫu tính năng và chức năng miễn phí

Phần mềm quản lý nội trú chỉ có thể cải thiện hoạt động nội trú của bạn nếu bạn nhấn mạnh vào chức năng hơn là tính năng. Vì vậy, để giúp bạn đưa ra quyết định đúng đắn, chúng tôi đã tạo ra danh sách kiểm tra tính năng và chức năng này để tránh những sai lầm tốn kém.

Trên đây là những chi tiết về Feature & Function mà một người Business Analyst cần phải nắm vững để dễ dàng thực hiện vai trò phân tích nghiệp vụ. Hy vọng những thông tin được BAC tổng hợp trên đây sẽ giúp các bạn có thêm kiến thức hữu ích. Đừng quên đón xem các bài viết mới nhất sẽ được cập nhật thường xuyên tại BAC's Blog.

Nguồn tham khảo:
www.orah.com

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp

BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.

CÁC KHOÁ HỌC BUSINESS ANALYST BACs.VN DÀNH CHO BẠN

Khoá học Online:

Khoá học Offline:

Tại Tp.HCM:

Tại Hà Nội:

Tham khảo lịch khai giảng TẤT CẢ các khóa học mới nhất

Ban biên tập nội dung - BAC

Nguyễn Thị Mai Bình

Business Analyst

Với một người ngoại đạo như mình thì những chuyên đề về "kỹ thuật" của BA hết sức quan trọng. Ví dụ như sử dụng các diagram để mô hình hóa requirement, viết User Story/Use case, v...v..

Đến với khóa học Fundamental Business Analysis, mình đã được gặp thầy Lộc, một người người rất nhiệt tình và có tâm. Ngoài việc chia sẻ các kinh nghiệm thực tế trên lớp thì thầy còn dành thời gian ra để tư vấn, hỗ trợ, góp ý CV cho mình. Bên cạnh đó trung tâm và anh Phụng cũng hỗ trợ gửi CV, kết nối học viên tới mạng lưới các công ty đối tác chất lượng, điều này giúp học viên như mình tìm được công việc phù hợp nhất. Cảm ơn BAC.
Xem chi tiết +
Phạm Quế

Business Analyst

Khoá học Product Design của BAC đã cung cấp cho tôi nhiều kiến thức và nền tảng vô cùng hữu ích. Giảng viên giảng dạy rất nhiệt tình, truyền cho chúng tôi ngọn lửa đam mê và nhiệt huyết trong ngành. Đồng thời chia sẻ các kiến thức và kỹ năng cần thiết trong bài giảng một cách dễ hiểu hơn. Số lượng học viên không quá nhiều nên chất lượng giảng giạy vô cùng tốt. Giảng viên sửa bài tập 1-1 nên bài giảng sẽ chuyên sâu hơn.
Xem chi tiết +
Nguyễn Văn Long

Chuyên viên về chế độ kế toán & Giải pháp nghiệp vụ Tài chính kế toán trong ứng dụng CNTT - Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN)

Tôi đã tham gia khóa Phân tích nghiệp vụ phần mềm cơ bản 3.0 tại BAC. Ở đây, tài liệu đào tạo cung cấp nhiều nội dung bổ ích và trình bày dễ hiểu. Giảng viên rất nhiệt tình, ngoài nội dung giảng dạy theo giáo trình còn chia sẻ nhiều kinh nghiệm thực tiễn, các câu hỏi của học viên đều được giải đáp ngay trên lớp và có minh họa từ các dự án trong thực tế. Sau tất cả, tôi cảm ơn BAC và Thầy giáo Thái Sơn.
Xem chi tiết +