Bí quyết nhận phản hồi của khách hàng về tài liệu yêu cầu

Đã bao giờ bạn gặp trường hợp không nhận được bất kỳ phản hồi nào từ phía khách hàng về tài liệu yêu cầu trong thời gian dài chưa? Bạn đã làm những gì: gọi điện, gửi email nhắc nhở,... Làm cách nào để yêu cầu phản hồi hay thậm chí ngừng hợp tác mà không có vẻ quá khắt khe?

Cô Laura - một nhà phân tích nghiệp vụ chuyên nghiệp cho rằng công việc của BA không chỉ là tạo tài liệu yêu cầu mà còn đảm bảo chúng phản ánh đúng nhu cầu thực tế. Để làm được điều đó, BA cần phải nhận được phản hồi đầu vào từ các bên liên quan làm những việc cần thiết để hoàn thành công việc. Trong trường hợp trên, hãy xem xét các nguyên nhân gốc rễ tiềm ẩn của vẫn đề và tìm ra một số ý tưởng để khắc phục từng nguyên nhân.

Không đặt ra trước những kỳ vọng rõ ràng

Thông thường, loại vấn đề này phát sinh do chúng ta không đặt ra những kỳ vọng tốt khi bắt đầu một dự án. Dù cố ý hay không, chúng tôi đã để cho các bên liên quan của mình lầm tưởng rằng một khi họ gặp BA một lần thì mong muốn của họ sẽ được đáp ứng và một lúc nào đó phần mềm sẽ xuất hiện một cách kỳ diệu đúng như những gì họ cần.

Là BA, chúng ta cần quản lý quy trình yêu cầu, có nghĩa là đặt ra những kỳ vọng cụ thể cho các công việc và vai trò mà chúng ta cần các bên liên quan thực hiện để quy trình làm việc có hiệu quả. Nếu không, chúng ta sẽ gặp rủi ro và mất quá nhiều thời gian. Mỗi lần gặp một bên liên quan, bạn nên cho họ biết rằng bạn và họ sẽ gặp lại hoặc hợp tác theo một cách nào đó. Nếu có thể, bạn hãy cho họ biết chính xác những gì bạn cần họ làm.

Nếu các bên liên quan của bạn không hiểu rằng sự chậm trễ trong việc cung cấp phản hồi của họ đang cản trở dự án, thì đôi khi, việc làm rõ lý do tại sao phản hồi của họ lại quan trọng và nhiệm vụ bạn yêu cầu họ làm phù hợp với toàn bộ vòng đời của dự án như thế nào sẽ khiến mọi thứ hoạt động trở lại.

Yêu cầu phản hồi không cụ thể

Một nguyên nhân gốc rễ khác có thể là do bạn đã yêu cầu “phản hồi” nhưng chưa nói cụ thể về loại phản hồi. Các tài liệu yêu cầu có thể rất đáng sợ đối với các bên liên quan (đặc biệt là khi chúng dài hơn mức cần thiết). Họ có thể không hiểu thông tin bạn cần hoặc cách xem tài liệu bạn đã gửi. Họ có thể đang xem “việc cần làm” này trong hộp thư đến của mình và viện cớ để trì hoãn nó ngày này qua ngày khác.

Bạn có thể hỗ trợ họ bằng cách xác định chính xác loại phản hồi nào bạn cần từ các bên liên quan bẳng cách trả lời các câu hỏi: Họ có cần xem lại toàn bộ tài liệu không? Bạn có cần họ trả lời một số câu hỏi tiếp theo không? Sau đó hãy điều chỉnh lại yêu cầu của bạn thật cụ thể và khiến nó có vẻ như có khả năng thực hiện được.

3. Dự án không phải là ưu tiên

Nếu bạn đã giải quyết được hai nguyên nhân đầu tiên, thì có thể dự án này đơn giản là không quan trọng. Có thể các bên liên quan của bạn không hiểu tầm quan trọng của dự án đối với tổ chức, trong trường hợp đó, việc báo cáo lên cấp quản lý của bạn có thể khiến mọi thứ thay đổi.

Sau đây là tổng hợp danh sách việc cần làm của bạn:

Vì một khoảng thời gian dài trôi qua và yêu cầu của bạn vẫn còn ở đó, đây là những gì Laura đề xuất bạn thực hiện:

Xác định chính xác loại phản hồi bạn cần từ các bên liên quan. Điều chỉnh lại yêu cầu của bạn một cách cụ thể.
Xác định tác động mà việc thiếu phản hồi của họ đối với dự án. Điều gì không thể thực hiện cho đến khi họ cung cấp phản hồi? Khi nào bạn cần phản hồi này để giữ cho dự án hoạt động theo kế hoạch?
Bắt đầu cuộc trò chuyện trực tiếp với các bên liên quan. Điều quan trọng tại thời điểm này là bạn có một cuộc trò chuyện chứ không chỉ dừng lại ở việc gửi email. Đề cập đến yêu cầu trước đây của bạn và hỏi xem cụ thể có điều gì đang cản trở họ thực hiện phản hồi không. Làm rõ yêu cầu của bạn và cách nó phù hợp với vòng đời của dự án. Nhận được cam kết từ các bên liên quan để cung cấp phản hồi bạn cần vào một ngày cụ thể.
Nếu các bên liên quan của bạn không chắc chắn về cách cung cấp phản hồi mà bạn yêu cầu, hãy lên lịch một cuộc họp để đánh giá các yêu cầu. Thường thì một cuộc trò chuyện hiệu quả hơn nhiều so với đánh giá ngoại tuyến. Hoặc, có thể là bạn cần thu hút thêm các bên liên quan vào quy trình yêu cầu của mình để hoàn thiện các thông số kỹ thuật.
Rút kinh nghiệm để lần sau tiến bộ hơn.

Qua bài viết trên, BAC tin chắc rằng bạn đã có thể tự tin hơn để giải quyết các vấn đề liên quan đến tài liệu yêu cầu (Requirements Document). Chúc bạn ngày càng thành công hơn trên con đường sự nghiệp. Nhớ thường xuyên truy cập BAC's Blog để tìm hiểu thêm những kiến thức thú vị khác bạn nhé!

Nguồn tham khảo:

https://www.bridging-the-gap.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp

BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.

CÁC KHOÁ HỌC BUSINESS ANALYST BACs.VN DÀNH CHO BẠN

Khoá học Online:

Khoá học Offline:

Tại Tp.HCM:

Tại Hà Nội:

Tham khảo lịch khai giảng TẤT CẢ các khóa học mới nhất

Ban biên tập nội dung - BAC

Professional Transfer Services in Batumi

Luxury Georgian Transfer Services – Tbilisi & Batumi

Airport Transfers in Georgia

CÔNG TY CỔ PHẦN ĐÀO TẠO VÀ TƯ VẤN BAC