3 loại tài liệu xương sống mà BA nào cũng phải biết

Làm Business Analyst (BA) không chỉ là “nói chuyện giữa business và dev”. Nhiệm vụ cốt lõi của một BA là chuyển hóa yêu cầu của người dùng thành ngôn ngữ mà developer hiểu, tester kiểm thử được, và khách hàng hài lòng.

Nghe đơn giản, nhưng để làm được điều đó, BA cần nhiều hơn là kỹ năng giao tiếp. Thứ giúp mọi người “nói cùng một ngôn ngữ” chính là tài liệu. Và trong hàng chục loại tài liệu mà BA có thể phải viết, có 3 loại cốt lõi được xem là “xương sống” của nghề:

👉 User Story

👉 Use Case

👉 Functional Specification

Cùng BAC bóc tách xem vì sao ba loại tài liệu này lại quan trọng đến vậy và cách chúng gắn kết thành một bức tranh hoàn chỉnh của dự án nhé!

1. User Story: Khi BA nói bằng tiếng nói của người dùng

User Story là tài liệu mô tả ngắn gọn về nhu cầu của người dùng đối với một tính năng trong sản phẩm. Nó không nói quá sâu về kỹ thuật, mà tập trung vào giá trị mang lại cho người dùng.

Một User Story thường được viết theo cấu trúc chuẩn:

“As a [actor], I want to [action] so that [achievement].”

Ví dụ:

“As a customer, I want to choose my favorite driver so that I feel enjoyable and safe during my ride.”

Minh họa cho User Story

Ngắn, gọn, và rất rõ ràng. Chỉ vài dòng thôi, nhưng team hiểu được: người dùng là ai, họ muốn gì, và tại sao điều đó quan trọng.

Trong môi trường Agile/Scrum, nơi yêu cầu liên tục thay đổi, User Story là công cụ linh hoạt để đội ngũ nắm bắt nhanh mục tiêu của từng tính năng. Mỗi story thường đi kèm với:

Acceptance Criteria: Khi nào story được xem là “done”.
Priority: Mức độ ưu tiên trong backlog.
Story Points / Effort: Độ phức tạp ước lượng cho dev.

👉 Tóm lại:

User Story chính là “bức tranh nhỏ” trong bức tranh lớn của hệ thống, giúp BA và team hiểu người dùng thật sự cần gì, chứ không chỉ “làm theo yêu cầu”.

2. Use Case: Khi BA kể lại hành trình người dùng tương tác với hệ thống

Nếu User Story là “một câu chuyện ngắn”, thì Use Case giống như kịch bản phim chi tiết — nơi BA mô tả cụ thể người dùng làm gì, hệ thống phản hồi ra sao, và có những tình huống ngoại lệ nào. Use Case định nghĩa rõ ràng sự tương tác giữa người dùng và hệ thống, hoặc giữa các hệ thống với nhau.

Một Use Case chuẩn thường gồm các thành phần:

Tên Use Case (VD: UC01 – Reset Password)
Actor: Người dùng hoặc hệ thống khác tương tác
Mục tiêu
Luồng chính (Main Flow) – các bước bình thường
Luồng phụ / ngoại lệ (Alternative Flow) – khi xảy ra lỗi hoặc rẽ nhánh

Ví dụ:

UC01 – Reset Password

Actor: Customer

Main Flow:

Customer chọn “Forgot password”
Nhập email đăng ký
Hệ thống gửi email có link đặt lại mật khẩu
Customer nhấn vào link, nhập mật khẩu mới
Hệ thống lưu thay đổi và hiển thị thông báo thành công

Alternative Flow:

2a. Nếu email không tồn tại → hiển thị lỗi “Email not found”

Loại tài liệu này cực kỳ hữu ích trong mô hình Waterfall hoặc Hybrid, nơi mà yêu cầu cần được mô tả rõ ràng, tránh hiểu sai giữa các bên. Ngoài ra, BA thường kết hợp Use Case Diagram để trực quan hóa ai đang làm gì trong hệ thống rất dễ hiểu với stakeholder không rành kỹ thuật.

👉 Tóm lại:

Use Case giúp team hình dung hành vi và luồng hoạt động của hệ thống, là cầu nối giữa mong muốn người dùng (User Story) và thiết kế chi tiết (Functional Specification).

3. Functional Specification: Khi BA nói ngôn ngữ của hệ thống

Sau khi hiểu người dùng cần gì (User Story) và hệ thống sẽ hoạt động ra sao (Use Case), bước tiếp theo là mô tả cách hệ thống thực sự được xây dựng đó là lúc Functional Specification ra đời. Functional Specification Document (FSD) là tài liệu đặc tả chức năng chi tiết, được xem là bản hướng dẫn chính thức cho developer và tester.

Một FSD thường bao gồm:

Tổng quan hệ thống hoặc module
Danh sách tính năng chi tiết
Luồng dữ liệu (data flow)
Thiết kế giao diện (mockup, wireframe)
Quy tắc nghiệp vụ (business rules)
Điểm tích hợp (integration points)
Giới hạn kỹ thuật (constraints)

Cấu trúc tài liệu đặc tả chức năng (FSD)

Ví dụ đoạn mô tả trong FSD:

Feature: Reset Password
Input: Email hợp lệ của người dùng đã đăng ký
Output: Email chứa link reset hợp lệ trong 15 phút
Validation: Email phải tồn tại trong database, nếu không hiển thị “Email not found”
Security: Token reset được mã hóa và chỉ sử dụng một lần

Functional Spec giống như bản vẽ chi tiết kỹ thuật của dự án phần mềm. Tại đây, mọi logic được thể hiện rõ ràng để tránh hiểu lầm, đồng thời giúp BA đảm bảo không bỏ sót yêu cầu nghiệp vụ nào.

👉 Tóm lại:

Functional Spec là nơi BA “nói chuyện” với dev bằng ngôn ngữ kỹ thuật, giúp hiện thực hóa mọi ý tưởng đã được định hình từ User Story và Use Case.

4. Kết luận: Biết viết chưa đủ, phải biết viết đúng loại

Một BA giỏi không chỉ dừng ở việc “biết viết tài liệu”, mà còn phải hiểu:

Khi nào cần viết loại nào,
Chi tiết đến đâu,
Và viết cho ai đọc.

User Story – Use Case – Functional Specification là bộ ba tài liệu nền tảng giúp BA kết nối business và technical hiệu quả nhất.

Nếu bạn đang học nghề BA, hãy thử bài tập nhỏ:

Chọn một tính năng quen thuộc (ví dụ: “Đăng nhập” hoặc “Thanh toán”).
Viết User Story cho tính năng đó.
Mở rộng thành Use Case với luồng chính và luồng phụ.
Mô tả chi tiết trong Functional Specification.

Khi bạn làm được cả ba bước, bạn sẽ hiểu sâu hơn rằng: Cốt lõi của nghề BA không nằm ở việc viết tài liệu, mà nằm ở khả năng lắng nghe, hiểu và diễn đạt lại đúng ngôn ngữ cho từng người trong team.

Hãy theo dõi BAC's Blog để cập nhật thêm nhiều thông tin hữu ích nhé!

Nguồn tham khảo:
Internet

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp

BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.

CÁC KHOÁ HỌC BUSINESS ANALYST BACs.VN DÀNH CHO BẠN

Khoá học Online:

Khoá học Offline:

Tại Tp.HCM:

Tại Hà Nội:

Tham khảo lịch khai giảng TẤT CẢ các khóa học mới nhất

Ban biên tập nội dung - BAC

Lê Anh Tuấn

Chuyên viên HO - Kỹ thuật Ngân hàng số Eximbank

Tôi là nhân sự thuộc Trung tâm Phát triển CNTT – Khối Ngân hàng số, hiện đang đảm nhiệm vai trò kiểm thử phần mềm (tester). Việc tham gia khóa học Business Analyst đã mang lại cho tôi góc nhìn toàn diện và rõ ràng hơn về vai trò của BA trong lĩnh vực ngân hàng.

Khóa học Fundamental Business Analysis tại BAC không chỉ giúp tôi hiểu đúng bản chất công việc BA mà còn hỗ trợ phát triển tư duy nghiệp vụ – từ tiếp cận giải pháp kỹ thuật sang tập trung vào nhu cầu người dùng. Phương pháp giảng dạy kết hợp lý thuyết và thực hành thực tiễn, cùng các hoạt động mô phỏng, thảo luận nhóm đã giúp tôi nâng cao kỹ năng giao tiếp, phân tích và trình bày yêu cầu – những năng lực thiết yếu để phối hợp hiệu quả giữa các bên trong dự án công nghệ.

Xem chi tiết +
Huỳnh Cao Cường

Nhân viên HO - Kỹ thuật Ngân hàng số Eximbank

Tôi hiện đang công tác tại Trung tâm Phát triển CNTT – Khối CNTT, với vai trò là nhân sự chức năng phụ trách mảng Ngân hàng số, chuyên sâu về kiểm thử phần mềm (Tester). Trước khi tham gia khóa học Fundamental Business Analysis do BAC tổ chức, tôi từng hình dung BA chỉ đơn thuần là cầu nối giữa bộ phận kỹ thuật và nghiệp vụ.

Tuy nhiên, quá trình học đã giúp tôi nhận thức rõ hơn về bản chất và tầm quan trọng của vị trí này. BA không chỉ kết nối các bên liên quan, mà còn giữ vai trò định hình yêu cầu, đảm bảo giải pháp được thiết kế đúng mục tiêu và sát với nhu cầu thực tế. Khóa học đã trang bị cho tôi tư duy phân tích bài bản, khả năng diễn đạt yêu cầu rõ ràng, và kỹ năng phối hợp hiệu quả trong môi trường dự án đa chiều.

Với nền tảng công nghệ thông tin sẵn có, khóa học là bước chuyển hướng quan trọng giúp tôi phát triển tư duy nghiệp vụ vững chắc và sẵn sàng theo đuổi lộ trình nghề nghiệp chuyên sâu trong lĩnh vực Business Analysis tại Eximbank.

Xem chi tiết +
Nguyễn Thị Mai Bình

Business Analyst

Với một người ngoại đạo như mình thì những chuyên đề về "kỹ thuật" của BA hết sức quan trọng. Ví dụ như sử dụng các diagram để mô hình hóa requirement, viết User Story/Use case, v...v..

Đến với khóa học Fundamental Business Analysis, mình đã được gặp thầy Lộc, một người người rất nhiệt tình và có tâm. Ngoài việc chia sẻ các kinh nghiệm thực tế trên lớp thì thầy còn dành thời gian ra để tư vấn, hỗ trợ, góp ý CV cho mình. Bên cạnh đó trung tâm và anh Phụng cũng hỗ trợ gửi CV, kết nối học viên tới mạng lưới các công ty đối tác chất lượng, điều này giúp học viên như mình tìm được công việc phù hợp nhất. Cảm ơn BAC.
Xem chi tiết +

Professional Transfer Services in Batumi

Luxury Georgian Transfer Services – Tbilisi & Batumi

Airport Transfers in Georgia

CÔNG TY CỔ PHẦN ĐÀO TẠO VÀ TƯ VẤN BAC