Jan 03, 2025

Mẹo giúp BA sử dụng email hiệu quả trong công việc

Khi đảm nhiệm vị trí Business Analyst (BA), bạn đóng vai trò trung tâm trong việc xác định vấn đề, đề xuất giải pháp và thúc đẩy sự thay đổi trong tổ chức. Để thực hiện được những nhiệm vụ này, điều quan trọng nhất là đảm bảo sự hiểu biết và ủng hộ của tất cả các bên liên quan. Một trong những kỹ năng mềm quan trọng nhất giúp bạn làm điều này chính là khả năng giao tiếp hiệu quả, đặc biệt là thông qua email.

Email không chỉ là một công cụ giao tiếp phổ biến mà còn là cách thức hiệu quả để tổ chức thông tin, xây dựng mối quan hệ và đảm bảo dự án được thực hiện đúng hướng. Hãy cùng BAC tìm hiểu cách sử dụng email hiệu quả hơn với bài viết ngay dưới đây nhé.

1. Tại sao email lại quan trọng trong công việc của BA?

Là cầu nối giữa các phòng ban, BA sẽ phải giao tiếp với nhiều nhóm khác nhau: kỹ thuật, tester, marketing, sales, đào tạo và cả ban lãnh đạo. Email hỗ trợ BA hầu hết các công việc như:

Cập nhật thông tin quan trọng: Thông báo tiến độ, thay đổi hoặc yêu cầu dự án.
Xây dựng kỳ vọng: Làm rõ vai trò, trách nhiệm và thời gian của từng bên liên quan.
Thu thập ý kiến và dữ liệu: Yêu cầu phản hồi, thông tin bổ sung từ các bên liên quan.
Giải quyết vấn đề: Trao đổi và đưa ra giải pháp cho các khó khăn phát sinh.

Trong bối cảnh hiện nay, khi nhiều bên làm việc từ xa, email trở thành công cụ không thể thiếu giúp bạn duy trì sự gắn kết và đảm bảo mọi người luôn đồng hành cùng nhau.

2. Mẹo viết email hiệu quả dành cho Business Analyst

Một email tốt không chỉ cần rõ ràng, chuyên nghiệp mà còn phải dễ hiểu và có sức thuyết phục. Dưới đây là những mẹo BAC đã tổng hợp để giúp bạn viết email ấn tượng hơn.

2.1. Đừng quá lạm dụng vào email

Là một BA, bạn cần gửi email có mục đích rõ ràng: Đừng gửi email chỉ để "cho có". Hãy đảm bảo mỗi email đều mang giá trị, thông báo hoặc yêu cầu cụ thể. Thực tế, không phải mọi thứ đều cần email. Những trao đổi ngắn hoặc mang tính khẩn cấp BA có thể xử lý thông qua công cụ liên lạc phù hợp như MS Teams, Slack, hoặc gọi điện trực tiếp.

Đặc biệt, bạn nên hạn chế thông tin nhạy cảm qua email: Các thông tin quan trọng hoặc nhạy cảm, như dữ liệu cá nhân, tài chính, hoặc thông tin bảo mật của cá nhân hay công ty nên được chia sẻ qua các kênh an toàn hơn.

2.2. Sử dụng tiêu đề email hiệu quả

Tiêu đề nên gắn gọn, rõ ràng, tóm tắt nội dung chính của email để giúp người nhận hiểu ngay cả khi chưa mở. Ví dụ: "Cập nhật tiến độ dự án ABC – Tuần 4/2024".

Ngoài ra, bạn có thể chỉ định hành động nếu cần thiết: Ví dụ bạn cần phản hồi hoặc quyết định cấp bách, hãy ghi rõ trong tiêu đề: "Yêu cầu xác nhận: Báo cáo yêu cầu thay đổi".

2.3. Nội dung email nên rõ ràng, ngắn gọn

Một tips nhỏ cho BA là hãy đi thẳng vào vấn đề, hạn chế các đoạn văn dài dòng, phức tạp. Hãy nêu nội dung chính ngay từ đầu và tránh lan man.

Một số công thức nhỏ bạn có thể tham khảo như:

Sử dụng định dạng dễ đọc
Gạch đầu dòng hoặc đánh số khi trình bày danh sách
Các đoạn văn ngắn, nên dài chỉ từ khoảng 2-3 câu
Chỉ tập trung vào một nội dung chính: Nếu cần thảo luận nhiều chủ đề, hãy chia chúng thành các email riêng biệt.

2.4. Hiểu rõ đối tượng nhận email

Làm việc với nhiều bên liên quan, BA cần hiểu rõ đối tượng nhận email để điều chỉnh ngôn ngữ phù hợp. Cụ thể như:

Với ban lãnh đạo: Ngắn gọn, tập trung vào kết quả và tác động.
Với nhóm technical: Cụ thể, chi tiết, có thể kèm thuật ngữ hoặc tài liệu chuyên ngành.
Với các team khác: Tránh ngôn ngữ quá chuyên môn, hãy trao đổi một cách dễ hiểu với tất cả mọi người.

2.5 Luôn kiểm tra kỹ trước khi gửi

Rà soát lỗi: Chính tả, ngữ pháp và dấu câu cần chính xác.
Kiểm tra nội dung: Đảm bảo mọi thông tin quan trọng đều có trong email và không bỏ sót gì.
Xem lại định dạng: Email trông chuyên nghiệp hơn nếu được trình bày đẹp mắt, dễ đọc.

3. Mẫu email dành cho Business Analyst

Việc chuẩn bị mẫu email giúp BA tiết kiệm thời gian và đảm bảo sự chuyên nghiệp. Một số loại email phổ biến bạn có thể sử dụng như:

Yêu cầu phản hồi:

Tiêu đề: “Yêu cầu phản hồi: Kế hoạch yêu cầu nghiệp vụ dự án ABC”.

Nội dung:

Kính gửi [Tên người nhận],

Tôi gửi kèm kế hoạch yêu cầu nghiệp vụ dự án ABC. Vui lòng xem xét và phản hồi các điểm sau trước ngày [XX/XX]:

Yêu cầu 1

Yêu cầu 2

Trân trọng,

[Tên bạn]

Cập nhật tiến độ:

Tiêu đề: “Cập nhật tiến độ dự án ABC – Tuần 4/2024”.

Nội dung:

Kính gửi các bên liên quan,

Đây là bản cập nhật tiến độ dự án ABC tuần này:

Hoàn thành: [Mục tiêu]

Đang thực hiện: [Mục tiêu]

Rủi ro: [Vấn đề]

Trân trọng,

[Tên bạn]

Email không chỉ là công cụ giao tiếp, mà còn là phương tiện giúp bạn xây dựng sự chuyên nghiệp, duy trì kết nối và thúc đẩy sự thành công của dự án. Hãy áp dụng các mẹo trên để viết email rõ ràng, chuyên nghiệp, và truyền tải thông điệp hiệu quả nhất. Hy vọng rằng những chia sẻ của BAC sẽ giúp ích cho bạn. Đừng quên đón đọc các bài viết mới nhất được cập nhật tại BAC's Blog bạn nhé.

Nguồn tham khảo:
https://businessanalystmentor.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp

BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.

CÁC KHOÁ HỌC BUSINESS ANALYST BACs.VN DÀNH CHO BẠN

Khoá học Online:

Khoá học Offline:

Tại Tp.HCM:

Tại Hà Nội:

Tham khảo lịch khai giảng TẤT CẢ các khóa học mới nhất

Ban biên tập nội dung - BAC

Click để đọc tiếp

Hướng dẫn cách dùng ChatGPT như một trợ lý ảo

Trợ lý ảo cá nhân là khái niệm đã có từ khá lâu nhưng lại trở nên phổ biến thời gian gần đây. Với sự xuất hiện của Trí tuệ nhân tạo mà cụ thể là ChatGPT, giờ đây, việc sở hữu một trợ lý ảo cá nhân đã không trở nên đơn giản hơn rất nhiều.
Hướng dẫn cách dùng ChatGPT để viết Content (Blog, Quảng Cáo, Email)

Việc sử dụng ChatGPT để tạo ra các nội dung như blog, quảng cáo hay email ngày càng phổ biến. Hãy cùng BAC tìm hiểu cách viết Prompt hiệu quả để sáng tạo nội dung trong ChatGPT nhé.
NotebookLM - Công cụ AI hỗ trợ nghiên cứu và ghi chú của Google

NotebookLM là một công cụ AI do Google phát triển. Với NotebookLM, bạn có thể tiết kiệm hàng giờ đồng hồ để lưu trữ, ghi chú, nghiên cứu và tổng hợp dữ liệu. Bài viết này sẽ giúp bạn tìm hiểu và biết cách ứng dụng NotebookLM.
10 trực quan hàng đầu tại Iron Viz 2025

Trực quan hóa dữ liệu là một lĩnh vực hấp dẫn và mang lại nhiều lợi ích thiết thực. Cuộc thi trực quan dữ liệu Iron Viz 2025 đã đi đến hồi kết với những tác phẩm ấn tượng. Hãy cùng BAC điểm qua 10 trực quan tốt nhất và xem cách họ đã thực hiện điều đó.

Bình luận

Nguyễn Thị Mai Bình

Business Analyst

Với một người ngoại đạo như mình thì những chuyên đề về "kỹ thuật" của BA hết sức quan trọng. Ví dụ như sử dụng các diagram để mô hình hóa requirement, viết User Story/Use case, v...v..

Đến với khóa học Fundamental Business Analysis, mình đã được gặp thầy Lộc, một người người rất nhiệt tình và có tâm. Ngoài việc chia sẻ các kinh nghiệm thực tế trên lớp thì thầy còn dành thời gian ra để tư vấn, hỗ trợ, góp ý CV cho mình. Bên cạnh đó trung tâm và anh Phụng cũng hỗ trợ gửi CV, kết nối học viên tới mạng lưới các công ty đối tác chất lượng, điều này giúp học viên như mình tìm được công việc phù hợp nhất. Cảm ơn BAC.
Xem chi tiết +
Phạm Quế

Business Analyst

Khoá học Product Design của BAC đã cung cấp cho tôi nhiều kiến thức và nền tảng vô cùng hữu ích. Giảng viên giảng dạy rất nhiệt tình, truyền cho chúng tôi ngọn lửa đam mê và nhiệt huyết trong ngành. Đồng thời chia sẻ các kiến thức và kỹ năng cần thiết trong bài giảng một cách dễ hiểu hơn. Số lượng học viên không quá nhiều nên chất lượng giảng giạy vô cùng tốt. Giảng viên sửa bài tập 1-1 nên bài giảng sẽ chuyên sâu hơn.
Xem chi tiết +
Nguyễn Văn Long

Chuyên viên về chế độ kế toán & Giải pháp nghiệp vụ Tài chính kế toán trong ứng dụng CNTT - Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN)

Tôi đã tham gia khóa Phân tích nghiệp vụ phần mềm cơ bản 3.0 tại BAC. Ở đây, tài liệu đào tạo cung cấp nhiều nội dung bổ ích và trình bày dễ hiểu. Giảng viên rất nhiệt tình, ngoài nội dung giảng dạy theo giáo trình còn chia sẻ nhiều kinh nghiệm thực tiễn, các câu hỏi của học viên đều được giải đáp ngay trên lớp và có minh họa từ các dự án trong thực tế. Sau tất cả, tôi cảm ơn BAC và Thầy giáo Thái Sơn.
Xem chi tiết +