Nov 16, 2023

3 công cụ Business Analyst thường xuyên sử dụng

Hãy tưởng tượng bạn trong vai một đầu bếp và cần hoàn thành nhiệm vụ nấu một bữa ăn cho khách hàng. Tất cả các nguyên liệu đều được cung cấp đầy đủ tuy nhiên bạn lại không hề có công cụ để nấu nướng như dao, chảo hay bếp,... Liệu rằng trong trường hợp này, bạn sẽ xử lý như thế nào? Thật khó khăn cho người đầu bếp đúng không nào? Điều tương tự cũng có thể xảy ra với các chuyên gia phân tích nghiệp vụ (BA) - những người có đầu vào bao gồm dữ liệu, quy trình, hệ thống và giải pháp phức tạp.

Thực tế, BA cần những công cụ phù hợp để thu thập, phân tích cũng như trực quan hóa và truyền đạt những đề xuất của mình. Sử dụng đúng công cụ giúp Business Analyst hiểu rõ hơn về các yêu cầu cần thiết để phát triển và cải thiện quy trình nghiệp vụ đồng thời tạo ra sự khác biệt lớn về chất lượng công việc. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về 3 công cụ Business Analyst thường xuyên sử dụng bao gồm: Process Modelling, Use Cases và Requirements Attributes Table. Cùng BAC tìm hiểu sâu hơn chủ đề này với cách tiếp cận tốt nhất từ nguồn tài liệu quốc dân A Guide to the Business Analysis Body of Knowledge (BABOK Guide) nhé.

1. Process Modelling (Mô hình quy trình nghiệp vụ)

Process Modelling, business process diagram là việc trình bày tổng quan quy trình của business process workflow bằng đồ họa. Đây là một tiêu chuẩn được sử dụng rộng rãi cho các dự án cải tiến quy trình nghiệp vụ.

Process Modelling giúp Business Analyst mô hình hóa quy trình hoạt động của một hệ thống hoặc quy trình nghiệp vụ. Công cụ này giúp BA nắm bắt các quy tắc tuần tự, hiểu rõ hơn về luồng công việc, sự tương tác giữa các bước và các tác nhân trong quy trình. Ngoải ra, Process Modelling cũng góp phần truyền đạt các trạng thái hiện tại và mong muốn của một quy trình, giúp xác định và loại bỏ các yếu tố thiếu hiệu quả hay sai sót. Thông qua đó để thiết kế và triển khai các giải pháp nhằm cải thiện hiệu suất và chất lượng của quy trình. Có rất nhiều phương pháp và kỹ thuật để thực hiện Process Modelling, ví dụ như sử dụng workflow diagram, activity diagram hoặc interaction diagram.

2. Use Cases

Use cases giúp xác định cụ thể các tác nhân (người dùng, hệ thống, các thành phần khác) và những hoạt động mà họ thực hiện để đạt được kết quả mong muốn. Use cases thường được sử dụng trong phát triển phần mềm để hiểu rõ yêu cầu cũng như hỗ trọ trong việc thiết kế hệ thống. Thông qua đó hỗ trợ trong việc phát triển, kiểm thử và triển khai phần mềm. Đặc biệt, use case cũng là một công cụ hữu ích để giúp BA giao tiếp và trao đổi thông tin giữa các thành viên trong nhóm phát triển và các bên liên quan.

Use Cases mô tả trực quan phạm vi của giải pháp thông qua việc miêu tả các tác nhân (actors) và các tình huống cụ thể mà hệ thống cần đáp ứng. Các use case thường được kích hoạt bởi tác nhân chính, tuy nhiên đôi khi chúng được kích hoạt bởi một hệ thống khác hay sự kiện bên ngoài nào đó.

Mỗi Use Case bao gồm các phần tử như tác nhân, use case, tiền điều kiện, hành động và kết quả. Use Cases thường được biểu diễn dưới dạng biểu đồ Use Case (Use Case diagram) và được sử dụng để mô tả các kết quả có thể xảy ra khi cố gắng đạt được một mục tiêu cụ thể. Use case trình bày chi tiết các đường dẫn khác nhau thông qua quá trình xác định các luồng chính và luồng thay thế. Các trường hợp đặc biệt và ngoại lệ dẫn đến việc không hoàn thành mục tiêu cũng đều được use case ghi lại trong các luồng thay thế hoặc ngoại lệ.

3. Requirements Attributes Table

Requirements Attributes Table là một công cụ quản lý yêu cầu (requirement management) giúp BA thu thập, phân loại và mô tả các yêu cầu của hệ thống. Bảng này bao gồm các thuộc tính yêu cầu như mô tả, ưu tiên, người phê duyệt, ngày thay đổi, trạng thái, sự phụ thuộc và tiêu chí chấp nhận.

Với Requirements Attributes Table, BA có thể theo dõi và quản lý các yêu cầu trong suốt quá trình phát triển dự án. Công cụ này giúp đảm bảo rằng mọi yêu cầu được hiểu đúng, đủ thông tin và đáp ứng được mong muốn của khách hàng. Vì vậy, bảng này cũng thúc đẩy sự giao tiếp và hợp tác giữa nhóm dự án và các bên liên quan, cũng như các quy trình quản lý thay đổi và đảm bảo chất lượng. Nó hoạt động như một cơ sở dữ liệu thông tin trung tâm cho từng yêu cầu, bao gồm tên tác giả và số phiên bản hiện tại.

Như vậy, thông qua bài viết này, chúng ta đã tìm hiểu về ba công cụ Business Analyst thường xuyên sử dụng: Process Modelling, Use Cases và Requirements Attributes Table. Các công cụ này đếu đóng vai trò rất quan trọng trong việc phân tích quy trình, xác định yêu cầu chức năng và quản lý yêu cầu của hệ thống. Sử dụng đúng công cụ có thể giúp BA hiểu rõ hơn về quy trình, yêu cầu và quản lý dự án, đồng thời đảm bảo sự hiệu quả và chính xác trong quá trình phân tích nghiệp vụ. Giờ đây, bạn đã thêm ba kỹ năng mạnh mẽ vào bộ công cụ của mình, tại sao không thu thập thêm một vài kỹ năng mới nữa tại BAC's Blog.

Nguồn tham khảo:
https://www.iiba.org/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp

BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.

CÁC KHOÁ HỌC BUSINESS ANALYST BACs.VN DÀNH CHO BẠN

Khoá học Online:

Khoá học Offline:

Tại Tp.HCM:

Tại Hà Nội:

Tham khảo lịch khai giảng TẤT CẢ các khóa học mới nhất

Ban biên tập nội dung - BAC

Click để đọc tiếp

Hướng dẫn cách dùng ChatGPT như một trợ lý ảo

Trợ lý ảo cá nhân là khái niệm đã có từ khá lâu nhưng lại trở nên phổ biến thời gian gần đây. Với sự xuất hiện của Trí tuệ nhân tạo mà cụ thể là ChatGPT, giờ đây, việc sở hữu một trợ lý ảo cá nhân đã không trở nên đơn giản hơn rất nhiều.
Hướng dẫn cách dùng ChatGPT để viết Content (Blog, Quảng Cáo, Email)

Việc sử dụng ChatGPT để tạo ra các nội dung như blog, quảng cáo hay email ngày càng phổ biến. Hãy cùng BAC tìm hiểu cách viết Prompt hiệu quả để sáng tạo nội dung trong ChatGPT nhé.
NotebookLM - Công cụ AI hỗ trợ nghiên cứu và ghi chú của Google

NotebookLM là một công cụ AI do Google phát triển. Với NotebookLM, bạn có thể tiết kiệm hàng giờ đồng hồ để lưu trữ, ghi chú, nghiên cứu và tổng hợp dữ liệu. Bài viết này sẽ giúp bạn tìm hiểu và biết cách ứng dụng NotebookLM.
10 trực quan hàng đầu tại Iron Viz 2025

Trực quan hóa dữ liệu là một lĩnh vực hấp dẫn và mang lại nhiều lợi ích thiết thực. Cuộc thi trực quan dữ liệu Iron Viz 2025 đã đi đến hồi kết với những tác phẩm ấn tượng. Hãy cùng BAC điểm qua 10 trực quan tốt nhất và xem cách họ đã thực hiện điều đó.

Bình luận

Nguyễn Thị Mai Bình

Business Analyst

Với một người ngoại đạo như mình thì những chuyên đề về "kỹ thuật" của BA hết sức quan trọng. Ví dụ như sử dụng các diagram để mô hình hóa requirement, viết User Story/Use case, v...v..

Đến với khóa học Fundamental Business Analysis, mình đã được gặp thầy Lộc, một người người rất nhiệt tình và có tâm. Ngoài việc chia sẻ các kinh nghiệm thực tế trên lớp thì thầy còn dành thời gian ra để tư vấn, hỗ trợ, góp ý CV cho mình. Bên cạnh đó trung tâm và anh Phụng cũng hỗ trợ gửi CV, kết nối học viên tới mạng lưới các công ty đối tác chất lượng, điều này giúp học viên như mình tìm được công việc phù hợp nhất. Cảm ơn BAC.
Xem chi tiết +
Phạm Quế

Business Analyst

Khoá học Product Design của BAC đã cung cấp cho tôi nhiều kiến thức và nền tảng vô cùng hữu ích. Giảng viên giảng dạy rất nhiệt tình, truyền cho chúng tôi ngọn lửa đam mê và nhiệt huyết trong ngành. Đồng thời chia sẻ các kiến thức và kỹ năng cần thiết trong bài giảng một cách dễ hiểu hơn. Số lượng học viên không quá nhiều nên chất lượng giảng giạy vô cùng tốt. Giảng viên sửa bài tập 1-1 nên bài giảng sẽ chuyên sâu hơn.
Xem chi tiết +
Nguyễn Văn Long

Chuyên viên về chế độ kế toán & Giải pháp nghiệp vụ Tài chính kế toán trong ứng dụng CNTT - Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN)

Tôi đã tham gia khóa Phân tích nghiệp vụ phần mềm cơ bản 3.0 tại BAC. Ở đây, tài liệu đào tạo cung cấp nhiều nội dung bổ ích và trình bày dễ hiểu. Giảng viên rất nhiệt tình, ngoài nội dung giảng dạy theo giáo trình còn chia sẻ nhiều kinh nghiệm thực tiễn, các câu hỏi của học viên đều được giải đáp ngay trên lớp và có minh họa từ các dự án trong thực tế. Sau tất cả, tôi cảm ơn BAC và Thầy giáo Thái Sơn.
Xem chi tiết +