Aug 16, 2024

Tìm hiểu các quy trình tạo ra một sơ đồ ngữ cảnh

Đối với một Business Analyst bạn cần phải lập rất nhiều sơ đồ khác nhau để vạch ra quá trình thực hiện dự án cũng như tìm kiếm được vấn đề mà dự án có thể mắc phải. Trong một dự án lớn, các BAers không thể tránh được khối lượng lớn công việc nên việc vẽ ra một sơ đồ ngữ cảnh là điều hết sức cần thiết.

1. Sơ đồ ngữ cảnh là gì?

Một đồ họa đơn giản minh họa luồng thông tin trong hệ thống được gọi là sơ đồ ngữ cảnh. Một hệ thống có thể là bất kỳ tập hợp các đối tượng nào hợp tác như một đơn vị để tạo thành một tổng thể tích hợp, chẳng hạn như các chương trình phần mềm hoặc cộng đồng trực tuyến.

Sơ đồ này hữu ích với người quản lý, các bên liên quan trong dự án đặc biệt là nhà phân tích nghiệp vụ. Họ cần sơ đồ này để hiểu rõ hơn về cách thông tin hoạt động của hệ thống dù cho họ không quen thuộc với tất cả các chi tiết kỹ thuật của hệ thống đó. Mục đích của sơ đồ ngữ cảnh là đơn giản hóa các hệ thống phức tạp, giúp những người không phải chuyên gia cũng có thể hiểu được, đồng thời làm nổi bật phạm vi và các tương tác chính của hệ thống. Một số lợi ích đặc trưng của sơ đồ ngữ cảnh:

Đơn giản hóa sự hiểu biết
Giảm sự phụ thuộc vào thuật ngữ kỹ thuật
Thúc đẩy giao tiếp tốt hơn giữa các thành viên trong nhóm

2. Các thành phần chính trong một sơ đồ ngữ cảnh

Trong một sơ đồ ngữ cảnh sẽ được thành 3 phần chính:

Quy trình: Biểu tượng cho các chức năng hoặc hoạt động chính.
Các thực thể bên ngoài: Biểu thị các yếu tố bên ngoài hệ thống tương tác với hệ thống, chẳng hạn như người dùng, hệ thống khác hoặc nguồn dữ liệu.
Luồng dữ liệu: Minh họa sự di chuyển của thông tin giữa các quy trình và các thực thể bên ngoài, với các mũi tên chỉ hướng và nhãn mô tả dữ liệu đang được trao đổi.

3. Sự khác biệt giữa sơ đồ ngữ cảnh và sơ đồ luồng dữ liệu

Sự khác biệt lớn nhất giữa sơ đồ ngữ cảnh (Context diagrams) và sơ đồ luồng dữ liệu (Data flow diagrams - DFDs) đó là trong khi sơ đồ ngữ cảnh giúp người dùng cái nhìn tổng quan về cấu trúc và luồng thông tin của hệ thống thì sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) đi sâu hơn vào các hoạt động nội bộ và chuyển động dữ liệu chi tiết.

Có thể nói rằng để hiểu rõ được cấu trúc của một hệ thống thì sơ đồ ngữ cảnh là một lựa chọn hoàn hảo. Nó làm nổi bật từng quy trình và minh họa cách thông tin di chuyển từ bước này sang bước tiếp theo mà không đi sâu vào các tính năng cụ thể.

Mặc khác, DFDs phức tạp hơn vì nó được cấu trúc trên nhiều cấp độ, cung cấp phân tích chi tiết về các quy trình hệ thống, cho phép phân tích toàn diện về cách thức từng bộ phận hoạt động trong toàn bộ. Ví dụ, DFDs cấp độ 1 xem xét một bộ phận của toàn bộ hệ thống, cung cấp thông tin chi tiết về bộ phận cụ thể đó. DFD cấp độ 2 cho thấy toàn bộ hệ thống hoạt động như thế nào, cung cấp thông tin chi tiết về các hoạt động và chức năng của nó.

4. Cách tạo sơ đồ ngữ cảnh trong 5 bước

4.1. Chọn quy trình

Xác định quy trình chính thiết lập cách hệ thống giao tiếp với các thực thể bên ngoài. Đó phải là chức năng hoặc hoạt động chính xác định mục đích của hệ thống, chẳng hạn như hoạt động chính hoặc nhiệm vụ quan trọng. Đây sẽ là phần chính của sơ đồ ngữ cảnh của bạn.

4.2. Xác định các thực thể bên ngoài

Xác định ai hoặc cái gì bên ngoài hệ thống ảnh hưởng đến hoạt động của nó, từ khách hàng đến hệ thống bên ngoài. Các thực thể bên ngoài là người dùng, hệ thống khác hoặc nguồn dữ liệu bên ngoài hệ thống giúp hệ thống hoạt động. Các ví dụ phổ biến có thể bao gồm khách hàng, nhà cung cấp hoặc hệ thống bên ngoài. Lập danh sách các thực thể bên ngoài này và quan sát luồng dữ liệu giữa chúng và các quy trình được sử dụng.

4.3. Xác định luồng dữ liệu

Nhận biết và lập sơ đồ luồng thông tin giữa các thực thể bên ngoài và quy trình. Xem xét đầu vào và đầu ra mà quy trình tạo ra cho các thực thể bên ngoài. Để hiển thị hướng của luồng dữ liệu, hãy sử dụng các mũi tên dẫn từ nguồn (thực thể bên ngoài) đến đích (một quy trình) hoặc ngược lại.

Việc đánh dấu các mũi tên này để chỉ định loại dữ liệu được trao đổi. Bước này giúp minh họa cách thông tin di chuyển giữa quy trình và các thực thể bên ngoài, thể hiện luồng dữ liệu trong sơ đồ ngữ cảnh của bạn.

4.4. Tạo sơ đồ

Bắt đầu bằng cách vẽ một vòng tròn ở giữa, tượng trưng cho quy trình cốt lõi mà bạn đã chọn.Bao quanh hình tròn này bằng các hình chữ nhật để mô tả các thực thể bên ngoài mà bạn đã xác định.Sử dụng các mũi tên để kết nối quy trình và các thực thể bên ngoài, chỉ ra hướng của luồng dữ liệu. Ghi nhãn các mũi tên này để chỉ rõ loại thông tin được trao đổi. Cuối cùng, vẽ một ranh giới xung quanh toàn bộ sơ đồ để phân biệt hệ thống với môi trường bên ngoài.

Một lưu ý nhỏ là bạn nên giữ cho sơ đồ đơn giản và tập trung vào các tương tác cấp cao, tránh các chi tiết không cần thiết. Bước này chuyển đổi thông tin thành biểu diễn trực quan truyền đạt bối cảnh của hệ thống cho mọi người liên quan.

4.5. Đánh giá và tinh chỉnh

Nhận thông tin đầu vào từ các thành viên trong nhóm hoặc các bên liên quan trên sơ đồ ngữ cảnh của bạn để tìm ra lỗi hoặc một số cải tiến tiềm năng. Sau đó, bạn sẽ thực hiện các điều chỉnh đối với sơ đồ ngữ cảnh của mình dựa trên bất kỳ thông tin đầu vào nào từ nhóm của bạn hoặc các sửa đổi hệ thống. Hãy đảm bảo sơ đồ này chính xác và phù hợp bằng cách xem xét và cải thiện nó.

5. Một số ví dụ cho sơ đồ ngữ cảnh

5.1. Sơ đồ ngữ cảnh cho việc phân bổ tài nguyên

Sơ đồ ngữ cảnh có thể hiển thị cách một dự án sử dụng các nguồn lực như con người, thiết bị và vật liệu. Bằng cách minh họa cách các yếu tố này kết nối với các nhiệm vụ và nhóm khác nhau, người quản lý dự án có thể phân chia chúng và đảm bảo các nguồn lực cần thiết sẵn sàng khi cần.

5.2. Sơ đồ ngữ cảnh cho việc đánh giá rủi ro

Biểu đồ ngữ cảnh giúp tìm và hiểu các rủi ro của dự án. Nó giúp rút ra cách các phần khác nhau của dự án và các yếu tố bên ngoài kết nối với nhau. Điều này có thể giúp bạn phát hiện các rủi ro có thể xảy ra và nguồn gốc của chúng.

5.3. Sơ đồ ngữ cảnh cho việc báo cáo dự án

Các chỉ số hiệu suất chính (KPI), các bên liên quan của dự án và mục tiêu của dự án đều được mô tả trong sơ đồ ngữ cảnh. Bằng cách hiển thị trạng thái, tiến độ và hiệu suất mục tiêu của dự án, điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc báo cáo dự án.

Khi các dự án phát triển, sơ đồ ngữ cảnh cũng sẽ phát triển theo. Vì vậy, bạn hãy tạo thói quen xem lại và cập nhật sơ đồ của bạn một cách nhất quán. Điều này đảm bảo chúng luôn chính xác, cung cấp hình ảnh hiện tại về ngữ cảnh của hệ thống. Hy vọng rằng những chia sẻ của BAC sẽ giúp ích cho bạn. Đừng quên đón đọc các bài viết mới nhất được cập nhật tại BAC's Blog bạn nhé.

Nguồn tham khảo:
https://www.figma.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp

BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.

CÁC KHOÁ HỌC BUSINESS ANALYST BACs.VN DÀNH CHO BẠN

Khoá học Online:

Khoá học Offline:

Tại Tp.HCM:

Tại Hà Nội:

Tham khảo lịch khai giảng TẤT CẢ các khóa học mới nhất

Ban biên tập nội dung - BAC

Click để đọc tiếp

8 Cách áp dụng API SaaS tăng doanh thu cho Business Analyst (Phần 2)

Một API trong mô hình SaaS có thể giúp gia tăng doanh thu bằng cách cung cấp cho khách hàng những tính năng bổ sung với mức giá hấp dẫn mà họ khó có thể từ chối. Trong bài viết này, BAC sẽ giúp các Business Analyst phân tích khái niệm “API được xem như là một sản phẩm độc lập” và chia sẻ một số ví dụ về các loại API trong SaaS có khả năng tạo ra doanh thu.
8 Cách áp dụng API SaaS tăng doanh thu cho Business Analyst (Phần 1)

Một API trong mô hình SaaS có thể giúp gia tăng doanh thu bằng cách cung cấp cho khách hàng những tính năng bổ sung với mức giá hấp dẫn mà họ khó có thể từ chối. Trong bài viết này, BAC sẽ giúp các Business Analyst phân tích khái niệm “API được xem như là một sản phẩm độc lập” và chia sẻ một số ví dụ về các loại API trong SaaS có khả năng tạo ra doanh thu.
Cách thúc đẩy khả năng giữ chân người dùng nhờ vào thiết kế UX SaaS

Thiết kế UX SaaS cho phép các Business Analysts tạo ra trải nghiệm người dùng hấp dẫn cho sản phẩm của mình. Nó giúp bạn giữ chân người dùng và chuyển đổi họ thành khách hàng trung thành. Nhờ đó, mà các BAers có thể giúp doanh nghiệp phát triển hơn trong từng dự án. Hãy cùng BAC tìm hiểu cách tiếp cận thiết kế UX SaaS một cách dễ dàng nhé!
Chinh Phục Mọi Ánh Nhìn: Mẹo Thiết Kế Slide PowerPoint Đỉnh Cao (P3)

Sau khi đã nắm vững các nguyên tắc cơ bản trong thiết kế slide, giờ đây bạn đã sẵn sàng cùng BAC khám phá những thủ thuật đặc biệt để nâng cấp bài thuyết trình của mình chưa? Các mẹo nhỏ này sẽ giúp bạn trình bày thông tin một cách rõ ràng mà còn gây ấn tượng với người xem.

Bình luận

Nguyễn Thị Mai Bình

Business Analyst

Với một người ngoại đạo như mình thì những chuyên đề về "kỹ thuật" của BA hết sức quan trọng. Ví dụ như sử dụng các diagram để mô hình hóa requirement, viết User Story/Use case, v...v..

Đến với khóa học Fundamental Business Analysis, mình đã được gặp thầy Lộc, một người người rất nhiệt tình và có tâm. Ngoài việc chia sẻ các kinh nghiệm thực tế trên lớp thì thầy còn dành thời gian ra để tư vấn, hỗ trợ, góp ý CV cho mình. Bên cạnh đó trung tâm và anh Phụng cũng hỗ trợ gửi CV, kết nối học viên tới mạng lưới các công ty đối tác chất lượng, điều này giúp học viên như mình tìm được công việc phù hợp nhất. Cảm ơn BAC.
Xem chi tiết +
Phạm Quế

Business Analyst

Khoá học Product Design của BAC đã cung cấp cho tôi nhiều kiến thức và nền tảng vô cùng hữu ích. Giảng viên giảng dạy rất nhiệt tình, truyền cho chúng tôi ngọn lửa đam mê và nhiệt huyết trong ngành. Đồng thời chia sẻ các kiến thức và kỹ năng cần thiết trong bài giảng một cách dễ hiểu hơn. Số lượng học viên không quá nhiều nên chất lượng giảng giạy vô cùng tốt. Giảng viên sửa bài tập 1-1 nên bài giảng sẽ chuyên sâu hơn.
Xem chi tiết +
Nguyễn Văn Long

Chuyên viên về chế độ kế toán & Giải pháp nghiệp vụ Tài chính kế toán trong ứng dụng CNTT - Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN)

Tôi đã tham gia khóa Phân tích nghiệp vụ phần mềm cơ bản 3.0 tại BAC. Ở đây, tài liệu đào tạo cung cấp nhiều nội dung bổ ích và trình bày dễ hiểu. Giảng viên rất nhiệt tình, ngoài nội dung giảng dạy theo giáo trình còn chia sẻ nhiều kinh nghiệm thực tiễn, các câu hỏi của học viên đều được giải đáp ngay trên lớp và có minh họa từ các dự án trong thực tế. Sau tất cả, tôi cảm ơn BAC và Thầy giáo Thái Sơn.
Xem chi tiết +