Jul 17, 2019

9 mô hình phân tích nghiệp vụ cần thiết cho Business Analyst (BA)

Vai trò của chuyên viên phân tích nghiệp vụ (BA) không chỉ đòi hỏi khả năng phân tích dữ liệu tốt mà còn phải có kỹ năng mô hình hóa dữ liệu một cách hiệu quả. Mô hình trực quan tốt là mô hình không những giúp sắp việc xếp dữ liệu hợp lý mà còn giúp các bên liên quan dễ dàng xác định và hiểu chiến lược, mối quan hệ và trách nhiệm trong dự án.

Trước đây, việc mô hình hoá dữ liệu có nghĩa là viết các quy trình nghiệp vụ của công ty, doanh nghiệp dưới dạng một văn bản thuần tuý (và nhiều chữ), hoặc phác thảo một sơ đồ cơ bản. Vậy nên, việc bàn giao và đọc hiểu quy trình còn khá nhiều khó khăn và lúng túng.

Nhờ vào sự tiến bộ theo thời gian, chúng ta ngày nay đã không cần phải đọc từng xấp tài liệu quy trình dầy nữa. Bạn có biết, trong hộp công cụ của một người BA giỏi có chứa gì không? Đó là đa dạng và chiến lược và kỹ thuật để trực quan hoá mô hình quy trình nghiệp vụ, thúc đẩy thành công của dự án đấy! Ở bài viết này, BAC xin giới thiệu đến bạn những mô hình nghiệp vụ cần thiết trong dự án nhé.

Nhưng trước khi bắt đầu, hãy cùng BAC ôn lại quy trình nghiệp vụ là gì? Nói một cách đơn giản, quy trình nghiệp vụ phác thảo từng bước doanh nghiệp cần thực hiện để hoàn thành một quy trình cụ thể, chẳng hạn như quy trình đặt mua sản phẩm, quy trình cho thuê,... Và việc mô hình hoá quy trình chính là chìa khoá để nâng cao hiệu quả quy trình, đào tạo và vẫn tuân theo quy tắc trong ngành. Hiện nay, một doanh nghiệp có thể có rất nhiều quy trình, tổ chức và chức năng. Vì vậy BAs có thể sử dụng nhiều loại mô hình nghiệp vụ khác nhau để phân tích dữ liệu và tối ưu hoá việc hoàn thiện tài liệu của mình (requirements document)

1. Activity diagrams (Biểu đồ hoạt động)

Biểu đồ hoạt động của cây ATM

Activity diagrams (Biểu đồ hoạt động) là một loại biểu đồ hành vi UML mô tả những gì cần xảy ra trong một hệ thống. Biểu đồ này đặc biệt hữu ích trong việc truyền đạt quy trình và thủ tục cho các bên liên quan từ phía doanh nghiệp lẫn đội ngũ phát triển.

Người BA có thể sử dụng các công cụ để vẽ sơ đồ UML như Lucidchart,... để tạo một biểu đồ hoạt động mô phỏng quá trình đăng nhập vào trang web hoặc hoàn thành giao dịch như rút tiền hoặc gửi tiền.

2. Feature mind maps (Sơ đồ tư duy tính năng)

Một sơ đồ tư duy cơ bản

Business diagrams (Sơ đồ nghiệp vụ) không chỉ phục vụ cho giai đoạn cuối của quá trình phân tích hoặc tài liệu hoá. Thậm chí, sơ đồ này rất hữu ích trong giai đoạn brainstorming (động não) ban đầu của dự án. Sơ đồ tư duy tính năng giúp các BA giải quyết việc lộn xộn với các ý tưởng, mối quan tâm và yêu cầu. Từ đó, công việc được nắm bắt và phân loại rõ ràng.

Hơn thế nữa, feature mindmaps còn hỗ trợ đảm bảo các chi tiết và ý tưởng ban đầu đều không bị bỏ sót. Từ đó, bạn có thể đưa ra quyết định sáng suốt về phương hướng, mục tiêu và phạm vi dự án.

3. Product roadmaps (Lộ trình sản phẩm)

Ví dụ về Lộ trình sản phẩm

Product (or feature) roadmaps (Lộ trình sản phẩm (hoặc tính năng)) phác thảo sự phát triển và quá trình ra mắt của một sản phẩm và các tính năng của nó. Đó là quá trình phân tích tập trung vào sự phát triển của sản phẩm, giúp đội ngũ phát triển và các bên liên quan có thể làm tăng giá trị trực tiếp cho người dùng bằng việc dễ dàng tập trung vào các sáng kiến.

Product roadmap có đẹp hay không nằm ở tính linh hoạt và phạm vi ứng dụng của chúng. Các BAs có thể tạo ra nhiều lộ trình sản phẩm khác nhau để minh họa các thông tin khác nhau, bao gồm:

Bảo trì và sửa lỗi
Phát hành tính năng mới
Mục tiêu sản phẩm chiến lược cấp cao

Mặc dù lộ trình sản phẩm thường được sử dụng trong nội bộ nhân viên phát triển sản phẩm, chúng còn là công cụ hữu ích cho các phòng ban khác nhau như bộ phậ bán hàng.

Sản phẩm có lộ trình được xác định rõ ràng sẽ giúp nhân viên bán hàng có cùng góc nhìn với đội ngũ phát triển. Từ đó, họ có thể cung cấp và cập nhật thông tin chính xác cho khách hàng hiện tại và khách hàng tiềm năng của họ. Do tính linh hoạt và các ứng dụng rộng rãi của chúng trong các nhóm và tổ chức, lộ trình sản phẩm là một phần cốt lõi của "hộp công cụ" phân tích của các BAs.

4. Organizational charts (Sơ đồ tổ chức)

Ví dụ về sơ đồ tổ chức của bộ phận Marketing

Organizational charts (Sơ đồ tổ chức) phác thảo hệ thống phân cấp của một doanh nghiệp hoặc một trong các phòng ban, hoặc đội nhóm nào đó. Đây là sơ đồ tham khảo đặc biệt hữu ích cho nhân viên trong việc hiểu cách thức tổ chức của công ty và xác định các stakeholders chính và các điểm liên hệ cho các dự án hoặc truy vấn một cách nhanh chóng.

Ngoài ra, sơ đồ tổ chức còn đặc biệt hữu ích trong việc phân tích các stakeholders và mô hình hóa các nhóm mới sau sự thay đổi tổ chức.

5. SWOT analysis (Phân tích Điểm mạnh - Strengths, Điểm yếu - Weaknesses, Cơ hội - Opportunities và Thách thức - Threats)

Ví dụ về phân tích SWOT

SWOT Analysis (Phân tích SWOT) là một trong những công cụ cơ bản trong bộ "vũ khí" của BA. SWOT là viết tắt của điểm mạnh (Strengths), điểm yếu (Weaknesses), cơ hội (Oppotunities) và thách thức (Threats). Phân tích SWOT đánh giá điểm mạnh và điểm yếu của doanh nghiệp, xác định bất kỳ cơ hội hoặc thách thức nào đối với doanh nghiệp đó.

Phân tích SWOT giúp các bên liên quan đưa ra các quyết định chiến lược liên quan đến hoạt động kinh doanh của họ. Mục tiêu là để tận dụng điểm mạnh và cơ hội, đồng thời giảm tác động của các mối đe dọa, cũng như các điểm yếu bên trong hoặc bên ngoài.

Từ góc độ mô hình hóa hình ảnh, phân tích SWOT khá đơn giản. Một mô hình điển hình sẽ có bốn hộp hoặc góc phần tư một cho mỗi loại với các danh sách gạch đầu dòng phác thảo các kết quả tương ứng.

6. User interface wireframe (khung giao diện người dùng/ cấu trúc dây)

Cấu trúc và thành phần của trang Homepage

Một sơ đồ nghiệp vụ thiết yếu khác là UI wireframe (khung giao diện người dùng). Đội ngũ phát triển phần mềm sử dụng wireframes (còn được gọi là mockups hoặc prototypes) để phác thảo và thiết kế bố cục cho một màn hình cụ thể. Nói cách khác, wireframes là bản thiết kế cho một trang web hoặc chương trình phần mềm. Chúng giúp các stakeholders đánh giá nhu cầu và kinh nghiệm, điều hướng cho một ứng dụng thành công trong thực tế.

Mức độ chi tiết trong wireframes có phạm vi từ phiên bản độ thấp đến cao. Các wireframes có độ chính xác thấp là những bản phác thảo cơ bản nhất, chỉ hiển thị bố cục khung cơ bản của màn hình. Các wireframes có độ chính xác cao thường được hiển thị trong các giai đoạn lập kế hoạch sau và sẽ bao gồm các thành phần UI cụ thể (ví dụ: nút, thanh cuộn, trường văn bản, v.v.) và thể hiện cách triển khai cuối cùng trên màn hình.

7. Process flow diagram (Sơ đồ công nghệ/ Sơ đồ quy trình)

Ví dụ về sơ đồ quy trình nghiệp vụ

Một process flow diagram - PFD (Sơ đồ quy trình) thường được sử dụng trong ngành kỹ thuật hóa học và kỹ thuật quy trình để xác định quy trình cơ bản của nhà máy. Ngoài ra, nó cũng có thể được sử dụng trong các lĩnh vực khác để giúp các bên liên quan hiểu cách tổ chức của họ hoạt động.

PFD được sử dụng tốt nhất trong việc:

Tài liệu hóa một quy trình;
Nghiên cứu quy trình để thực hiện thay đổi hoặc cải tiến;
Cải thiện sự hiểu biết và giao tiếp giữa các bên liên quan;
Các sơ đồ này tập trung vào các hệ thống cấp cao hơn là chi tiết quy trình nhỏ.

8. PESTLE analysis (Phân tích PESTLE)

Ví dụ về phân tích PESTLE

PESTLE analysis (Phân tích PESTLE) thường đi đôi với phân tích SWOT. PESTLE đánh giá các yếu tố bên ngoài có thể ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh. PESTLE được tạo thành bới các chữ đầu viết tắt của sáu yếu tố ảnh hưởng đến kinh doanh, lần lủo là: chính trị (Political), kinh tế (Economic), công nghệ (Technological), môi trường (Environmental), pháp lý (Legal) và xã hội học (Sociological).

Phân tích PESTLE đánh giá các yếu tố có thể có trong mỗi loại, cũng như tác động tiềm tàng của chúng, thời gian ảnh hưởng, loại tác động (tiêu cực hoặc tích cực) và mức độ quan trọng.

Loại phân tích kinh doanh này giúp các stakeholders quản lý rủi ro, lên kế hoạch chiến lược và xem xét các mục tiêu và hiệu suất kinh doanh và có khả năng đạt được lợi thế so với các đối thủ cạnh tranh.

9. Entity-relationship diagram (Mô hình quan hệ - thực thể)

Ví dụ về mô hình quan hệ - thực thể

Entity-relationship diagram - ERD (Mô hình quan hệ - thực thể) minh họa cách các thực thể (ví dụ: con người, đối tượng hoặc khái niệm) liên quan với nhau trong một hệ thống. Ví dụ: một sơ đồ ERD logic thể hiện một cách trực quan các thuật ngữ trong bảng thuật ngữ kinh doanh của tổ chức liên quan với nhau như thế nào.

Sơ đồ ERD bao gồm ba phần chính:

Các thực thể (Entities);
Các mối quan hệ (Relationships); và
Thuộc tính (Attributes).

Các thuộc tính áp dụng cho các thực thể, mô tả chi tiết hơn về khái niệm. Các mối quan hệ là nơi phát sinh những hiểu biết quan trọng từ sơ đồ ERD. Trong mô hình trực quan, mối quan hệ giữa các thực thể được minh họa bằng số hoặc thông qua ký hiệu vết chân chim.

Các sơ đồ này được sử dụng phổ biến nhất để mô hình hóa cấu trúc cơ sở dữ liệu trong kỹ thuật phần mềm và hệ thống thông tin kinh doanh và là công cụ đặc biệt có giá trị cho BA trong các lĩnh vực đó.

Trên là tổng hợp 09 mô hình phân tích nghiệp vụ cần thiết cho các BAs. BAC hy vọng bài viết này sẽ hữu ích với các bạn.

Nguồn: LucidChart

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp

BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.

CÁC KHOÁ HỌC BUSINESS ANALYST BACs.VN DÀNH CHO BẠN

Khoá học Online:

Khoá học Offline:

Tại Tp.HCM:

Tại Hà Nội:

Tham khảo lịch khai giảng TẤT CẢ các khóa học mới nhất.

BAN BIÊN TẬP NỘI DUNG BAC

Click để đọc tiếp

Hướng dẫn cách dùng ChatGPT như một trợ lý ảo

Trợ lý ảo cá nhân là khái niệm đã có từ khá lâu nhưng lại trở nên phổ biến thời gian gần đây. Với sự xuất hiện của Trí tuệ nhân tạo mà cụ thể là ChatGPT, giờ đây, việc sở hữu một trợ lý ảo cá nhân đã không trở nên đơn giản hơn rất nhiều.
Hướng dẫn cách dùng ChatGPT để viết Content (Blog, Quảng Cáo, Email)

Việc sử dụng ChatGPT để tạo ra các nội dung như blog, quảng cáo hay email ngày càng phổ biến. Hãy cùng BAC tìm hiểu cách viết Prompt hiệu quả để sáng tạo nội dung trong ChatGPT nhé.
NotebookLM - Công cụ AI hỗ trợ nghiên cứu và ghi chú của Google

NotebookLM là một công cụ AI do Google phát triển. Với NotebookLM, bạn có thể tiết kiệm hàng giờ đồng hồ để lưu trữ, ghi chú, nghiên cứu và tổng hợp dữ liệu. Bài viết này sẽ giúp bạn tìm hiểu và biết cách ứng dụng NotebookLM.
10 trực quan hàng đầu tại Iron Viz 2025

Trực quan hóa dữ liệu là một lĩnh vực hấp dẫn và mang lại nhiều lợi ích thiết thực. Cuộc thi trực quan dữ liệu Iron Viz 2025 đã đi đến hồi kết với những tác phẩm ấn tượng. Hãy cùng BAC điểm qua 10 trực quan tốt nhất và xem cách họ đã thực hiện điều đó.

Bình luận

Nguyễn Thị Mai Bình

Business Analyst

Với một người ngoại đạo như mình thì những chuyên đề về "kỹ thuật" của BA hết sức quan trọng. Ví dụ như sử dụng các diagram để mô hình hóa requirement, viết User Story/Use case, v...v..

Đến với khóa học Fundamental Business Analysis, mình đã được gặp thầy Lộc, một người người rất nhiệt tình và có tâm. Ngoài việc chia sẻ các kinh nghiệm thực tế trên lớp thì thầy còn dành thời gian ra để tư vấn, hỗ trợ, góp ý CV cho mình. Bên cạnh đó trung tâm và anh Phụng cũng hỗ trợ gửi CV, kết nối học viên tới mạng lưới các công ty đối tác chất lượng, điều này giúp học viên như mình tìm được công việc phù hợp nhất. Cảm ơn BAC.
Xem chi tiết +
Phạm Quế

Business Analyst

Khoá học Product Design của BAC đã cung cấp cho tôi nhiều kiến thức và nền tảng vô cùng hữu ích. Giảng viên giảng dạy rất nhiệt tình, truyền cho chúng tôi ngọn lửa đam mê và nhiệt huyết trong ngành. Đồng thời chia sẻ các kiến thức và kỹ năng cần thiết trong bài giảng một cách dễ hiểu hơn. Số lượng học viên không quá nhiều nên chất lượng giảng giạy vô cùng tốt. Giảng viên sửa bài tập 1-1 nên bài giảng sẽ chuyên sâu hơn.
Xem chi tiết +
Nguyễn Văn Long

Chuyên viên về chế độ kế toán & Giải pháp nghiệp vụ Tài chính kế toán trong ứng dụng CNTT - Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN)

Tôi đã tham gia khóa Phân tích nghiệp vụ phần mềm cơ bản 3.0 tại BAC. Ở đây, tài liệu đào tạo cung cấp nhiều nội dung bổ ích và trình bày dễ hiểu. Giảng viên rất nhiệt tình, ngoài nội dung giảng dạy theo giáo trình còn chia sẻ nhiều kinh nghiệm thực tiễn, các câu hỏi của học viên đều được giải đáp ngay trên lớp và có minh họa từ các dự án trong thực tế. Sau tất cả, tôi cảm ơn BAC và Thầy giáo Thái Sơn.
Xem chi tiết +