Aug 12, 2023

Mô tả công việc của một Business Analyst là gì?

Một Business Analyst (BA) bao gồm nhiều vai trò khác nhau trong một công ty và họ được kỳ vọng sẽ thực hiện thật tốt điều đó. Nhưng nếu bạn không thành thạo những vai trò này, bạn có thể sẽ gặp đôi chút khó khăn. Mô tả công việc giúp bạn tập trung vào đúng lĩnh vực và cải thiện các kỹ năng quan trọng. Nó cho bạn biết nhà tuyển dụng đang tìm kiếm điều gì để bạn có thể trang bị cho mình những chứng chỉ cần thiết. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá 5 trách nhiệm chính của một Business Analyst.

Mô tả công việc giúp bạn nắm bắt những trách nhiệm của mình

1. Tài liệu (Documentation)

Một trong những trách nhiệm quan trọng nhất của một BA sẽ xoay quanh tài liệu. Điều này có nghĩa là bạn phải nắm bắt, tổ chức và truyền đạt thông tin quan trọng một cách có cấu trúc.

Tài liệu của bạn đảm bảo rằng các dự án vẫn đi đúng hướng, các bên liên quan được điều chỉnh phù hợp và bản chất tầm nhìn của doanh nghiệp được chuyển thành các kế hoạch khả thi một cách chính xác.

Dưới đây là một số tài liệu bạn có thể tạo:

Use Cases: đây là những mô tả chi tiết về cách những người dùng khác nhau tương tác với một hệ thống để hoàn thành các mục tiêu cụ thể.
Process Flows: đây là những minh họa trực quan theo trình tự các bước và tương tác trong một quy trình kinh doanh. Chúng cung cấp sự rõ ràng về cách các yếu tố khác nhau trong hệ thống kết nối với nhau.
Data Models: Mô hình dữ liệu xác định cấu trúc, mối quan hệ và thuộc tính của dữ liệu mà hệ thống sẽ quản lý. Điều này đặc biệt được sử dụng trong các dự án mà thao tác dữ liệu đóng vai trò trung tâm.

2. Thu thập yêu cầu (Requirements)

Thu thập yêu cầu là nền tảng để xây dựng các dự án thành công. Đây là quá trình bạn biến tầm nhìn thành hiện thực. Bạn tập hợp các bên liên quan lại với nhau, thúc đẩy một không gian nơi tiếng nói của họ được lắng nghe và các mối quan tâm của họ được giải quyết.

Thu thập yêu cầu là nền tảng của mọi dự án

Thông qua sự hỗ trợ của bạn, các bên liên quan trở thành những người tham gia tích cực trong việc định hình hướng đi của dự án. Ngoài ra, kỹ năng ngoại giao và giao tiếp của bạn cho phép bạn điều hướng các ý kiến thường trái ngược nhau, tạo ra một tầm nhìn gắn kết tạo ra tiếng vang với tất cả các bên liên quan.

Vì việc thu thập yêu cầu là một nhiệm vụ hợp tác nên nó giúp bạn giảm thiểu rủi ro một cách dễ dàng.

3. Quản lý các bên liên quan (Stakeholder management )

Các bên liên quan trong một dự án có thể bao gồm từ Giám đốc điều hành có tầm nhìn chiến lược đến người dùng cuối có nhu cầu hoạt động cụ thể. Vai trò của bạn với tư cách là BA yêu cầu bạn phải quản lý chúng một cách hiệu quả.

Vai trò của bạn liên quan đến việc truyền đạt các chi tiết kỹ thuật phức tạp cho các bên phi kỹ thuật liên quan và chuyển các yêu cầu kinh doanh thành các thuật ngữ phù hợp với nhóm CNTT. Bạn phải điều chỉnh các phong cách giao tiếp khác nhau để phù hợp với nhu cầu của các bên liên quan vì điều này giúp cho các việc liên lạc cởi mở và hiệu quả.

4. Phân tích (Analysis)

Bạn cũng phải phân tích các quy trình kinh doanh phức tạp, nhu cầu của người dùng và luồng dữ liệu để chia nhỏ các hệ thống phức tạp thành các phần có thể quản lý được.

Điều này có nghĩa là bạn phải đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu bằng cách trích xuất những hiểu biết có ý nghĩa bằng các công cụ trực quan hóa dữ liệu chiến lược, tạo biểu đồ, đồ thị và báo cáo làm nổi bật các xu hướng và cơ hội.

Các phân tích khác mà bạn sẽ phải làm là:

Gap Analysis (phân tích khoảng cách): điều này có nghĩa là xác định sự chênh lệch giữa trạng thái hiện tại và trạng thái mong muốn, đề xuất các giải pháp để thu hẹp khoảng cách và giữ cho các dự án đi đúng hướng.
Process Mapping and Optimization (lập bản đồ và tối ưu hóa quy trình): Điều này liên quan đến việc vạch ra các quy trình công việc, xác định chính xác những điểm không hiệu quả và đề xuất các quy trình hợp lý hóa để cải thiện hiệu quả và giảm chi phí.
Risk Assessment and Mitigation (đánh giá và giảm thiểu rủi ro): bạn sẽ đánh giá các rủi ro tiềm ẩn, lường trước các thách thức và cộng tác với các bên liên quan để phát triển các chiến lược quản lý rủi ro.
Predictive Insights (thông tin chuyên sâu mang tính dự đoán): Bạn cũng sẽ sử dụng dữ liệu lịch sử và xu hướng để dự báo các tình huống trong tương lai, cho phép chủ động ứng phó với những thách thức và cơ hội mới nổi.

5. Quản lý dự án (Project Management)

Bạn luôn phải đảm bảo các dự án của mình được phân phối phù hợp và trong khung thời gian nhất định. Bạn có thể làm điều này bằng cách phân tích phạm vi, mục tiêu và nguồn lực của dự án, đồng thời tạo lộ trình vạch ra các mục tiêu của dự án và các bước cần thiết để đạt được chúng.

Kỹ năng quản lý dự án rất quan trọng với các Business Analyst

Dưới đây là các bước khác mà bạn có thể phải thực hiện để khẳng định kỹ năng quản lý dự án của mình:

Task Allocation and Scheduling (Phân bổ và lập kế hoạch nhiệm vụ): quy trình này bao gồm việc chia nhỏ các nhiệm vụ của dự án, phân công trách nhiệm và tạo các mốc thời gian để đảm bảo tiến độ và phân bổ nguồn lực hiệu quả.
Resource Management (quản lý nguồn lực): Điều này có nghĩa là xác định và phân bổ các nguồn lực cần thiết, bao gồm nguồn nhân lực, tài chính và công cụ, để đáp ứng các yêu cầu của dự án.
Risk Assessment and Mitigation (đánh giá và giảm thiểu rủi ro): bạn cũng phải xác định các rủi ro tiềm ẩn, phân tích tác động của chúng và phát triển các chiến lược để giảm thiểu tác động của chúng đối với tiến độ và kết quả của dự án.
Communication and Collaboration (Giao tiếp và hợp tác): điều này liên quan đến việc thúc đẩy các kênh giao tiếp mở giữa các thành viên trong nhóm và các bên liên quan, đảm bảo mọi người được thông báo và liên kết với nhau.
Progress Monitoring (Theo dõi tiến độ): sau đó bạn cần liên tục theo dõi tiến độ của dự án, so sánh tiến độ thực tế với các mốc quan trọng đã lên kế hoạch và thực hiện các điều chỉnh khi cần thiết.
Issue Resolution (Giải quyết vấn đề): đây là nơi bạn giải quyết các thách thức và rào cản khi chúng phát sinh, thực hiện các giải pháp để giữ cho dự án tiếp tục phát triển.
Quality Control (Kiểm soát chất lượng): liên quan đến việc đảm bảo các sản phẩm bàn giao của dự án đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng đã thiết lập thông qua các quy trình thử nghiệm, đánh giá và xác nhận.
Adaptation and Flexibility (thích ứng và linh hoạt): điều này có nghĩa là duy trì sự nhanh nhẹn để đáp ứng với các hoàn cảnh thay đổi và điều chỉnh các kế hoạch dự án theo yêu cầu để đáp ứng thông tin mới hoặc thay đổi trong các ưu tiên.
Closure and Evaluation (kết thúc và đánh giá): đây là phần mà bạn kết thúc dự án, đánh giá những thành công và những lĩnh vực cần cải thiện, đồng thời ghi lại những bài học kinh nghiệm cho những nỗ lực trong tương lai.
Leadership and Team Motivation (động lực lãnh đạo và nhóm): điều này liên quan đến việc hướng dẫn các thành viên trong nhóm, đưa ra định hướng rõ ràng, giải quyết xung đột và thúc đẩy một môi trường hợp tác và có động lực.
Client/Stakeholder Satisfaction (sự hài lòng của khách hàng/các bên liên quan): điều này có nghĩa là ưu tiên các nhu cầu của khách hàng và các bên liên quan, thu thập phản hồi của họ và đảm bảo kết quả của dự án phù hợp với mong đợi của họ.

Bạn cần trang bị cho mình kiến thức trong suốt hành trình phân tích kinh doanh. Điều quan trọng là phải nhận thức được những gì được mong đợi ở bạn và những gì bạn mong đợi ở các bên liên quan. Điều này giúp bạn giao nhiệm vụ của mình một cách phù hợp đồng thời cũng giúp bạn phát triển.

Hy vọng bài viết này đã giúp các bạn phần nào hình dung được mô tả công việc của một Business Analyst. Đừng quên đón xem các bài viết mới nhất sẽ được cập nhật tại BAC's Blog.

Nguồn tham khảo:
https://www.businessanalysisschool.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp

BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.

CÁC KHOÁ HỌC BUSINESS ANALYST BACs.VN DÀNH CHO BẠN

Khoá học Online:

Khoá học Offline:

Tại Tp.HCM:

Tại Hà Nội:

Tham khảo lịch khai giảng TẤT CẢ các khóa học mới nhất

Ban biên tập nội dung - BAC

Click để đọc tiếp

Roadmap Business Analyst

Business Analyst (BA) là cầu nối quan trọng giữa nhu cầu kinh doanh và giải pháp kỹ thuật, đảm bảo mọi khía cạnh vận hành hiệu quả. Trong bài viết này, hãy cùng BAC khám phá các công việc chính của một BA dựa theo nhiệm vụ cụ thể, con đường thăng tiến lên vị trí BA Manager.
Data analyst là gì? Mô tả công việc, kỹ năng và nhiều hơn thế nữa

Dữ liệu thô sẽ không có giá trị nếu thiếu đi việc trực quan hóa dữ liệu. Đây là lý do mà Data Analyst (các nhà phân tích dữ liệu) ra đời và chuyển thể hàng trăm nghìn dữ liệu thô thành những thông tin có giá trị, giúp cho các tổ chức ra quyết định một cách sáng suốt.
Từ phân tích đến hành động: Nhà phân tích kinh doanh và giải pháp bền vững

Khi người tiêu dùng ngày càng nhận thức rõ hơn về tác động môi trường mà các doanh nghiệp để lại, chúng ta cũng bắt đầu đòi hỏi sự minh bạch và hành động có trách nhiệm từ họ.
Bí quyết thúc đẩy đổi mới: Phân tích kinh doanh và vai trò phát triển sản phẩm mới

Để có một sản phẩm thành công trước khi ra mắt cần có kế hoạch tỉ mỉ, có sự thấu hiểu sâu sắc về thị trường và quy trình thực thi hiệu quả. Khi đó, phân tích nghiệp vụ chính là điểm giao thoa của tất cả những yếu tố này.

Bình luận

Nguyễn Thị Mai Bình

Business Analyst

Với một người ngoại đạo như mình thì những chuyên đề về "kỹ thuật" của BA hết sức quan trọng. Ví dụ như sử dụng các diagram để mô hình hóa requirement, viết User Story/Use case, v...v..

Đến với khóa học Fundamental Business Analysis, mình đã được gặp thầy Lộc, một người người rất nhiệt tình và có tâm. Ngoài việc chia sẻ các kinh nghiệm thực tế trên lớp thì thầy còn dành thời gian ra để tư vấn, hỗ trợ, góp ý CV cho mình. Bên cạnh đó trung tâm và anh Phụng cũng hỗ trợ gửi CV, kết nối học viên tới mạng lưới các công ty đối tác chất lượng, điều này giúp học viên như mình tìm được công việc phù hợp nhất. Cảm ơn BAC.
Xem chi tiết +
Phạm Quế

Business Analyst

Khoá học Product Design của BAC đã cung cấp cho tôi nhiều kiến thức và nền tảng vô cùng hữu ích. Giảng viên giảng dạy rất nhiệt tình, truyền cho chúng tôi ngọn lửa đam mê và nhiệt huyết trong ngành. Đồng thời chia sẻ các kiến thức và kỹ năng cần thiết trong bài giảng một cách dễ hiểu hơn. Số lượng học viên không quá nhiều nên chất lượng giảng giạy vô cùng tốt. Giảng viên sửa bài tập 1-1 nên bài giảng sẽ chuyên sâu hơn.
Xem chi tiết +
Nguyễn Văn Long

Chuyên viên về chế độ kế toán & Giải pháp nghiệp vụ Tài chính kế toán trong ứng dụng CNTT - Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN)

Tôi đã tham gia khóa Phân tích nghiệp vụ phần mềm cơ bản 3.0 tại BAC. Ở đây, tài liệu đào tạo cung cấp nhiều nội dung bổ ích và trình bày dễ hiểu. Giảng viên rất nhiệt tình, ngoài nội dung giảng dạy theo giáo trình còn chia sẻ nhiều kinh nghiệm thực tiễn, các câu hỏi của học viên đều được giải đáp ngay trên lớp và có minh họa từ các dự án trong thực tế. Sau tất cả, tôi cảm ơn BAC và Thầy giáo Thái Sơn.
Xem chi tiết +