Jan 19, 2025

Chiến lược làm việc thông minh cho Business Analyst

Trong thế giới phân tích nghiệp vụ (BA), hiệu quả công việc hay hiệu suất luôn là yếu tố quyết định thành công của dự án. Các nhà phân tích nghiệp vụ (BAs) là những người giữ vai trò quyết định trong các dự án, giúp giải quyết các vấn đề phức tạp và mang lại kết quả hữu ích. Tuy nhiên, làm thế nào để BAs làm việc thông minh hơn thay vì làm việc chăm chỉ? Thực tế, thông qua việc nắm vững các chiến lược quan trọng, tận dụng công nghệ và nâng cao kỹ năng giao tiếp, các BA có thể tối ưu hóa quy trình làm việc và gia tăng tác động đến kết quả cuối cùng. Chi tiết như nào cùng BAC tìm hiểu thông qua bài viết sau nhé!

1. Nghệ thuật quản lý mối quan hệ với các bên liên quan (Stakeholder Engagement)

Quản lý và giữ mối quan hệ thân thiết với các bên liên quan là một phần không thể thiếu trong vai trò của một BA. Thành công của dự án phụ thuộc vào việc hiểu rõ ưu tiên, giải quyết mối quan tâm và xây dựng sự đồng thuận. Với việc sử dụng các khuôn khổ như ma trận gán trách nhiệm-RACI (Responsible: trách nhiệm thực thi, Accountable: trách nhiệm giải trình, Consult: tham vấn, Inform: thông báo) các BA có thể làm rõ vai trò và kỳ vọng ngay từ đầu dự án.

Ví dụ, một BA đang làm việc với các đối tác trong ngành tài chính có thể sử dụng mô hình RACI để xác định rõ vai trò của mỗi người, tránh những xung đột về trách nhiệm. Nếu một đối tác không hài lòng với cách triển khai một tính năng, thay vì phản bác, BA nên hiểu lý do và giải quyết thấu đáo vấn đề đó.

2. Đơn giản hóa việc thu thập yêu cầu

Việc thu thập yêu cầu có thể là một nhiệm vụ tốn thời gian và công sức. Tuy nhiên, sử dụng các mẫu chuẩn giúp đảm bảo tính nhất quán và tiết kiệm thời gian trong việc ghi chép yêu cầu. Các công cụ trực quan như bản đồ quy trình, sơ đồ luồng công việc và wireframes thường giúp truyền đạt ý tưởng hiệu quả hơn so với mô tả bằng văn bản.

Chẳng hạn như trong một dự án phát triển phần mềm cho ngân hàng, việc sử dụng bản đồ quy trình giúp tất cả các bên liên quan hình dung rõ ràng quy trình sử dụng app chuyển tiền của người dùng. Các công cụ trực quan như sơ đồ luồng công việc giúp các bên liên quan không chuyên hiểu rõ hơn, từ đó nhanh chóng đi đến quyết định cuối cùng.

3. Tận dụng công nghệ để nâng cao hiệu quả công việc

Các BA thông minh là những người biết tận dụng công nghệ để giảm thiểu công việc lặp đi lặp lại. Các nền tảng như Jira và Confluence giúp BA tập trung tài liệu, đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều có quyền truy cập vào một nguồn thông tin chính xác. Bên cạnh đó những công cụ như Tableau và Power BI còn giúp BAs chuyển đổi dữ liệu thô thành những thông tin có thể hành động chỉ với vài cú nhấp chuột.

Ví dụ, thay vì sử dụng Excel để quản lý thông tin khách hàng một cách thủ công, một BA có thể tích hợp phần mềm quản lý khách hàng CRM hay Salesforce, vào công việc để dễ dàng theo dõi dữ liệu và cải thiện độ chính xác.

4. Chiến lược quản lý thời gian

Trong môi trường công việc đa nhiệm, việc quản lý thời gian là điều cần quan tâm hàng đầu. Ma trận Eisenhower sẽ giúp BA ưu tiên công việc dựa trên mức độ khẩn cấp và quan trọng. Bằng cách phân bổ thời gian cho các công việc cụ thể, BAs có thể tránh được sự gián đoạn và làm việc sâu hơn vào những vấn đề quan trọng.

Cụ thể như khi một BA nhận được yêu cầu từ giám đốc yêu cầu báo cáo phân tích ngay lập tức nhưng cũng có những công việc khác cần giải quyết, BA sẽ phân tích yêu cầu này để quyết định có thể hoàn thành trong thời gian ngắn hay không và điều phối lại công việc.

5. Xây dựng chuyên môn trong lĩnh vực

Việc hiểu biết sâu rộng về lĩnh vực giúp các BA có thể dự đoán vấn đề và đưa ra giải pháp nhanh chóng hơn. Các BA có chuyên môn sẽ dễ dàng đưa ra các giải pháp chính xác và có thể truyền đạt được giá trị của họ với các bên liên quan.

Ví dụ: một BA có kinh nghiệm trong ngành luật có thể dễ dàng hiểu được các quy định bảo mật dữ liệu khách hàng, giúp dự án tuân thủ pháp lý ngay từ giai đoạn đầu.

6. Giao tiếp hiệu quả: Năng lực cần có của BA

Giao tiếp hiệu quả có thể tăng tốc kết quả dự án. BA nên:

Sử dụng các ví dụ và hình ảnh để đơn giản hóa các ý tưởng phức tạp giúp các bên liên quan dễ hiểu hơn.
Cập nhật thường xuyên để cho tất cả mọi người đều đồng bộ và giảm thiểu sai sót trong giao tiếp.

7. Các khung phương pháp (Frameworks) và phương pháp luận (Methodologies)

Các khung phương pháp như Agile, Scrum và Lean cung cấp các cách tiếp cận giải quyết vấn đề có cấu trúc, giúp các BA tránh mất thời gian làm lại từ đầu. Các phương pháp phân tích như SWOT và PESTLE giúp đánh giá nhanh chóng những thách thức và cơ hội, đảm bảo các dự án luôn đúng hướng.

Thực tế trong một dự án phát triển phần mềm Agile, mỗi sprint có thể đảm nhiệm một tính năng nhỏ, việc này giúp BA nhận được phản hồi từ khách hàng nhanh chóng, tránh mất thời gian và có thể điều chỉnh kịp thời.

8. Quyết định dựa trên dữ liệu

Dữ liệu là nền tảng của việc ra quyết định thông minh. Kỹ năng sử dụng các công cụ như SQL, Python hoặc R giúp các BA có thể khai thác và phân tích dữ liệu một cách hiệu quả. Yếu tố storytelling cũng rất quan trọng với BA, bạn hãy thử kết hợp những con số khô khan với các câu chuyện hấp dẫn để giúp các bên liên quan dễ dàng nắm bắt ý nghĩa của những thông tin này.

Ví dụ thực tiễn có thể thấy như một BA làm việc với một công ty thương mại điện tử có thể sử dụng SQL để phân tích dữ liệu mua hàng và tìm ra các sản phẩm được ưa chuộng nhất, từ đó đưa ra các quyết định về chiến lược marketing.

9. Học hỏi và phát triển suốt đời

Học hỏi liên tục là điều quan trọng trong thế giới kinh doanh thay đổi nhanh chóng. Các chứng chỉ như CBAP hoặc PMI-PBA sẽ giúp chứng minh chuyên môn và mở ra nhiều cơ hội nghề nghiệp cao hơn cho bạn.

10. Xây dựng mối quan hệ

Các mối quan hệ thường quyết định sự suôn sẻ của một dự án. Xây dựng lòng tin và sự gắn kết với các bên liên quan tạo nền tảng cho sự giao tiếp trung thực và hợp tác hiệu quả. Các BA biết cách thể hiện sự đồng cảm và tiếp cận một cách hòa nhã sẽ dễ dàng thu hút sự chia sẻ từ các bên liên quan.

Các nhà phân tích nghiệp vụ có vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy thành công của tổ chức, nhưng để thành công trong vai trò này, bạn cần làm việc thông minh hơn. Bằng cách nắm vững nghệ thuật quản lý các bên liên quan, tận dụng công nghệ, quản lý thời gian hiệu quả và không ngừng học hỏi, BAC tin chắc rằng BA có thể tạo ra tác động lớn hơn và đóng góp nhiều hơn vào thành công của các dự án. Hãy thường xuyên truy cập BAC's Blog để đón đọc các bài viết mới nhất bạn nhé.

Nguồn tham khảo:
https://www.adaptiveus.com

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp

BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.

CÁC KHOÁ HỌC BUSINESS ANALYST BACs.VN DÀNH CHO BẠN

Khoá học Online:

Khoá học Offline:

Tại Tp.HCM:

Tại Hà Nội:

Tham khảo lịch khai giảng TẤT CẢ các khóa học mới nhất

Ban biên tập nội dung - BAC

Click để đọc tiếp

Roadmap Business Analyst

Business Analyst (BA) là cầu nối quan trọng giữa nhu cầu kinh doanh và giải pháp kỹ thuật, đảm bảo mọi khía cạnh vận hành hiệu quả. Trong bài viết này, hãy cùng BAC khám phá các công việc chính của một BA dựa theo nhiệm vụ cụ thể, con đường thăng tiến lên vị trí BA Manager.
Data analyst là gì? Mô tả công việc, kỹ năng và nhiều hơn thế nữa

Dữ liệu thô sẽ không có giá trị nếu thiếu đi việc trực quan hóa dữ liệu. Đây là lý do mà Data Analyst (các nhà phân tích dữ liệu) ra đời và chuyển thể hàng trăm nghìn dữ liệu thô thành những thông tin có giá trị, giúp cho các tổ chức ra quyết định một cách sáng suốt.
Từ phân tích đến hành động: Nhà phân tích kinh doanh và giải pháp bền vững

Khi người tiêu dùng ngày càng nhận thức rõ hơn về tác động môi trường mà các doanh nghiệp để lại, chúng ta cũng bắt đầu đòi hỏi sự minh bạch và hành động có trách nhiệm từ họ.
Bí quyết thúc đẩy đổi mới: Phân tích kinh doanh và vai trò phát triển sản phẩm mới

Để có một sản phẩm thành công trước khi ra mắt cần có kế hoạch tỉ mỉ, có sự thấu hiểu sâu sắc về thị trường và quy trình thực thi hiệu quả. Khi đó, phân tích nghiệp vụ chính là điểm giao thoa của tất cả những yếu tố này.

Bình luận

Nguyễn Thị Mai Bình

Business Analyst

Với một người ngoại đạo như mình thì những chuyên đề về "kỹ thuật" của BA hết sức quan trọng. Ví dụ như sử dụng các diagram để mô hình hóa requirement, viết User Story/Use case, v...v..

Đến với khóa học Fundamental Business Analysis, mình đã được gặp thầy Lộc, một người người rất nhiệt tình và có tâm. Ngoài việc chia sẻ các kinh nghiệm thực tế trên lớp thì thầy còn dành thời gian ra để tư vấn, hỗ trợ, góp ý CV cho mình. Bên cạnh đó trung tâm và anh Phụng cũng hỗ trợ gửi CV, kết nối học viên tới mạng lưới các công ty đối tác chất lượng, điều này giúp học viên như mình tìm được công việc phù hợp nhất. Cảm ơn BAC.
Xem chi tiết +
Phạm Quế

Business Analyst

Khoá học Product Design của BAC đã cung cấp cho tôi nhiều kiến thức và nền tảng vô cùng hữu ích. Giảng viên giảng dạy rất nhiệt tình, truyền cho chúng tôi ngọn lửa đam mê và nhiệt huyết trong ngành. Đồng thời chia sẻ các kiến thức và kỹ năng cần thiết trong bài giảng một cách dễ hiểu hơn. Số lượng học viên không quá nhiều nên chất lượng giảng giạy vô cùng tốt. Giảng viên sửa bài tập 1-1 nên bài giảng sẽ chuyên sâu hơn.
Xem chi tiết +
Nguyễn Văn Long

Chuyên viên về chế độ kế toán & Giải pháp nghiệp vụ Tài chính kế toán trong ứng dụng CNTT - Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN)

Tôi đã tham gia khóa Phân tích nghiệp vụ phần mềm cơ bản 3.0 tại BAC. Ở đây, tài liệu đào tạo cung cấp nhiều nội dung bổ ích và trình bày dễ hiểu. Giảng viên rất nhiệt tình, ngoài nội dung giảng dạy theo giáo trình còn chia sẻ nhiều kinh nghiệm thực tiễn, các câu hỏi của học viên đều được giải đáp ngay trên lớp và có minh họa từ các dự án trong thực tế. Sau tất cả, tôi cảm ơn BAC và Thầy giáo Thái Sơn.
Xem chi tiết +