Feb 21, 2024

Làm thế nào để nhận biết và xử lý khi một dự án Business Analyst thất bại

Tất cả chúng ta đều muốn biết cách tiếp cận dự án theo cách giảm thiểu rủi ro và thất bại đồng thời thúc đẩy thành công. Tuy nhiên, thực tế không hoàn hảo. Lỗi xảy ra, mọi người mắc sai lầm, mọi thứ bị bỏ sót và dự án có thể gặp trục trặc. Do đó, tốt hơn hết là bạn nên lưu ý đến một số cảnh báo sớm nhất định về sự thất bại của dự án (để bạn có thể giải quyết chúng ngay lập tức), các biểu hiện thất bại của dự án ở giai đoạn cuối, và bạn có thể làm gì để khắc phục chúng. Trong bài viết này, tôi sẽ thảo luận về một số dấu hiệu điển hình nhất cho thấy nỗ lực của bạn không tiến triển như kế hoạch và đưa ra lời khuyên về cách sắp xếp lại nó để dẫn đến kết quả thành công.

1. Dấu hiệu cảnh báo giai đoạn đầu về sự thất bại của dự án

Đôi khi, nếu bạn để ý và nhận thấy một số tín hiệu cảnh báo giai đoạn đầu điển hình này, bạn có thể giải quyết những vấn đề và thực hiện các thay đổi trước khi mọi thứ trở nên quá tồi tệ. Sau đây là một số dấu hiệu cảnh báo sớm cần chú ý.

1.1. Mục tiêu không rõ ràng:

Một dự án thiếu mục tiêu được xác định rõ ràng sẽ thất bại. Mục tiêu của các sáng kiến phân tích kinh doanh phải rõ ràng, có thể định lượng được và có thể thực hiện được. Nhóm của bạn và các bên liên quan có thể hiểu lầm và trở nên không thống nhất nếu mục tiêu họ đang hướng tới mơ hồ hoặc không rõ ràng.

1.2. Quy hoạch chưa đầy đủ:

Mọi dự án đều cần sự chuẩn bị kỹ càng để thành công. Các nhóm dự án có nguy cơ bỏ lỡ những thời hạn quan trọng, vượt quá ngân sách và lãng phí nguồn lực nếu không chuẩn bị trước. Một trong những dấu hiệu cảnh báo lớn nhất về sự thất bại sắp xảy ra của dự án phân tích kinh doanh là lập kế hoạch không đầy đủ.

1.3. Giao tiếp nhóm kém:

Nền tảng của tinh thần đồng đội mạnh mẽ và sự thành công của dự án là sự giao tiếp hiệu quả. Những hiểu lầm, thiếu sự liên kết và sự chậm trễ trong việc hoàn thành dự án có thể là kết quả của việc giao tiếp kém. Các nhóm có thể thất bại trong một dự án nếu họ không thể giao tiếp đúng cách.

1.4. Scope Creep:

Scope Creep xảy ra khi các yêu cầu phát triển lớn hơn phạm vi công việc ban đầu. Điều này có thể dẫn đến sự chậm trễ, chi phí cao hơn và thiếu sự liên kết hoặc tập trung vào các mục tiêu của dự án. Điều cần thiết là phải xác định rõ ràng phạm vi của vấn đề để ngăn dự án phát triển quá lớn và bất động.

1.5. Sự tham gia của các bên liên quan thấp:

Khi các bên liên quan không muốn tham gia vào dự án mà bạn đang thực hiện, đó có thể là một triệu chứng rất khó chịu của các vấn đề. Một số dấu hiệu rõ ràng về điều này bao gồm sự phản đối trong các cuộc họp và cuộc trò chuyện, các bên liên quan không gặp gỡ hoặc liên lạc, bạn và nhóm của bạn bị hạn chế quyền truy cập vào hệ thống hoặc các báo cáo quan trọng.

1.6 Thời hạn không thực tế:

Hãy đặt thời hạn và các mốc quan trọng thật thông minh cho dự án của bạn. Sẽ rất khó để giữ dự án của bạn đi đúng hướng nếu thời hạn bạn đặt ra không hợp lý và liên tục bị bỏ qua. Các mốc thời gian không thực tế có thể dẫn đến một chuỗi các vấn đề đang diễn ra, cuối cùng sẽ tạo ra sự nhầm lẫn và tinh thần làm việc nhóm kém.

2. Dấu hiệu cảnh báo giai đoạn cuối của sự thất bại trong dự án

Có một số tín hiệu cảnh báo ở giai đoạn cuối thường đơn giản hơn một chút để xác định so với giai đoạn đầu. Đáng tiếc là việc giải quyết các dự án có dấu hiệu cảnh báo này có thể là một thách thức, mặc dù có thể quản lý được. Dù vậy, bạn vẫn nên hiểu điều gì đã xảy ra vẫn để ngăn nó xảy ra trong tương lai.

2.1. Thời hạn bị bỏ lỡ:

Nếu nhóm của bạn nhận thấy bất kỳ dấu hiệu cảnh báo giai đoạn đầu nào nhưng không thực hiện hành động kịp thời để giải quyết vấn đề cơ bản, bạn có thể mất một phần hoặc toàn bộ thời hạn dự án của mình. Các nhóm dự án có thể gặp phải những thất bại, khó chịu và suy giảm niềm tin vào hiệu quả hoạt động trong tương lai nếu họ không thể thực hiện nghĩa vụ của mình.

2.2. Vượt ngân sách:

Một dấu hiệu cảnh báo ở giai đoạn cuối khác của một dự án phân tích kinh doanh thất bại là vượt quá ngân sách của bạn. Chi phí dự án quá cao có thể dẫn đến mất nguồn lực, chậm trễ và có thể khiến các bên liên quan trở nên nghi ngờ. Họ sẽ đặt câu hỏi về kiến thức chuyên môn của bạn và thường xuyên yêu cầu thêm báo cáo hoặc thông tin cụ thể giải thích lý do tại sao, việc này tốn thời gian và làm tăng chi phí dư thừa nếu họ đã cam kết với một dự án mong muốn đầu tư một số tiền cụ thể và bạn tiếp tục yêu cầu nhiều hơn.

2.3. Sự không hài lòng của các bên liên quan:

Các bên liên quan của dự án rất cần thiết cho sự thành công của dự án. Sự không hài lòng hoặc hoài nghi của các bên liên quan về tiến độ hoặc kết quả của dự án có thể khiến họ mất niềm tin vào nỗ lực, điều này cuối cùng có thể dẫn đến thất bại của dự án.

2.4. Sản phẩm bàn giao chất lượng thấp:

Khi đầu tư thời gian, tiền bạc và nguồn lực vào một sáng kiến, mọi người đều mong đợi kết quả đầu ra có chất lượng cao. Khi kết quả không như mong đợi, điều đó vô cùng đáng thất vọng và có thể khiến người ta mất niềm tin vào khả năng đưa ra giải pháp đáng giá trong tương lai của nhóm.

3. Các bước để khắc phục hoặc cứu vãn một dự án BA thất bại

Tùy thuộc vào các dấu hiệu cảnh báo đang xảy ra, bạn có thể thực hiện một số bước sau để khắc phục dự án BA đang gặp sự cố, giúp đưa dự án của bạn đi đúng hướng.

3.1. Sắp xếp lại mục tiêu dự án:

Việc sắp xếp lại các mục tiêu của dự án phù hợp với kỳ vọng của các bên liên quan là rất quan trọng nếu chúng mơ hồ hoặc không rõ ràng. Bằng cách này, nhóm dự án sẽ có thể đảm bảo rằng mọi người đều đồng ý và làm việc hướng tới cùng một mục tiêu.

3.2. Xem xét và sàng lọc kế hoạch dự án:

Đánh giá lại và cải thiện kế hoạch dự án đòi hỏi phải lùi lại một bước nếu việc lập kế hoạch kém là gốc rễ của vấn đề. Điều này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc xác định các tiêu chuẩn quan trọng, thiết lập ngân sách và phân bổ nguồn lực hiệu quả.

3.3. Cải thiện giao tiếp:

Tăng cường giao tiếp giữa các nhóm dự án và các bên liên quan là rất quan trọng nếu giao tiếp không đầy đủ là nguyên nhân sâu xa dẫn đến thất bại của dự án. Thiết lập các kênh liên lạc mở, lên lịch họp thường xuyên và cập nhật dự án thường xuyên sẽ giúp cải thiện giao tiếp.

3.4. Tăng sự tham gia của các bên liên quan:

Hãy thử cung cấp cho các bên liên quan nhiều thông tin hơn về quá trình phát triển của dự án, thu hút ý kiến đóng góp của họ và chú ý đến nhận xét của họ nếu bạn thấy rằng họ đang mất niềm tin vào bạn và khả năng cung cấp giải pháp đáng giá của nhóm bạn. Sự tham gia, niềm tin và thái độ của các bên liên quan đối với dự án sẽ được cải thiện khi bạn lắng nghe họ và để họ tham gia vào việc định hình giải pháp.

3.5. Quản lý Scope Creep:

Điều quan trọng là phải quản lý sự thay đổi phạm vi trong sáng kiến của bạn nếu điều đó xảy ra. Yêu cầu rõ ràng, ranh giới dự án được xác định rõ ràng và quản lý thay đổi hiệu quả đều có thể giúp đạt được điều này. Nếu có bất kỳ ý tưởng hoặc đề xuất mới nào nảy ra trong đầu, hãy ghi lại chúng và cho những người khác cũng như các bên liên quan biết rằng chúng sẽ được xem xét trong giai đoạn sau của dự án.

3.6. Thực hiện phân tích nguyên nhân gốc rễ:

Tiến hành phân tích nguyên nhân gốc rễ là rất quan trọng nếu bạn muốn cứu một dự án BA thất bại. Điều này đòi hỏi phải xác định nguyên nhân gốc rễ dẫn đến thất bại của dự án cũng như các chỉ số cảnh báo của dự án, sau đó tạo ra chiến lược để giải quyết chúng.

3.7. Đánh giá lại nhu cầu của các bên liên quan:

Việc đánh giá lại nhu cầu và kỳ vọng của các bên liên quan có thể được thực hiện thông qua việc nói chuyện, lấy ý kiến đóng góp và tạo ra chiến lược để giải quyết các vấn đề của họ. Nhiều người có thể chỉ yêu cầu được nhắc nhở về lợi ích mà giải pháp đề xuất mang lại. Những người khác có thể đã đưa ra các giải pháp mới và hài lòng rằng đề xuất của họ đã được tiếp nhận và sẽ được xem xét cho các giai đoạn dự án sắp tới.

3.8. Đánh giá sản phẩm bàn giao:

Điều quan trọng là phải đánh giá các sản phẩm có chất lượng thấp và xác định chính xác các khu vực cần cải thiện nếu chúng đang tạo ra sự nghi ngờ về dự án và cuối cùng có thể dẫn đến sự sụp đổ của dự án. Điều này có thể được thực hiện bằng cách phát triển các quy trình kiểm soát chất lượng, tiến hành kiểm tra chất lượng định kỳ và đặt ra các tiêu chuẩn chất lượng rõ ràng với nhóm của bạn.

3.9. Phân bổ lại tài nguyên:

Việc tái phân bổ nguồn lực hiệu quả là rất quan trọng nếu hạn chế về nguồn lực là nguyên nhân dẫn đến thất bại của dự án. Điều này có thể được thực hiện bằng cách tìm ra thành phần nào của dự án là quan trọng nhất và phân bổ nguồn lực của bạn một cách hợp lý. Hãy cân nhắc việc bổ sung thêm hoặc các nguồn lực mới nếu cần thiết, nhưng hãy thực hiện cẩn thận và đảm bảo nhu cầu hợp lý. Hãy nhớ rằng mọi thứ đều có giá của nó! Bạn cũng có thể kiểm tra cẩn thận kế hoạch của mình để xem liệu có cách nào thu hẹp phạm vi giải pháp trong khi vẫn đạt được kết quả mong muốn hay không.

3.10. Tìm kiếm sự hướng dẫn bên ngoài:

Tất cả chúng ta đôi khi đều cần sự trợ giúp hoặc hướng dẫn đó là cách chúng ta học hỏi! Điều quan trọng là phải biết khi nào cần tìm kiếm sự trợ giúp từ bên ngoài. Điều này có thể đòi hỏi phải mời các chuyên gia tư vấn hoặc các chuyên gia khác, những người có thể đưa ra chỉ đạo và hỗ trợ để xoay chuyển tình thế dự án. Hãy xin lời khuyên từ một người cố vấn hoặc đồng nghiệp cũ, người đã truyền cảm hứng cho bạn hoặc người mà bạn đã cộng tác trước đây. Hầu hết mọi người đều vui mừng khi đưa ra hướng dẫn!

Việc phát hiện ra rằng một dự án mà bạn tham gia đang có dấu hiệu hoặc đang trên đà thất bại không bao giờ là điều dễ chịu. Tuy nhiên, bước đầu tiên để cải thiện tình hình và trở nên tốt hơn hay ít nhất là bảo toàn những gì bạn có thể là thừa nhận và nhận ra rằng điều đó đang xảy ra. Đôi khi thiệt hại thậm chí có thể được loại bỏ nếu bạn xác định sớm những dấu hiệu cảnh báo này và phản ứng nhanh chóng. Hy vọng rằng những chia sẻ của BAC sẽ giúp ích cho bạn. Đừng quên đón đọc các bài viết mới nhất được cập nhật tại BAC's Blog bạn nhé.

Nguồn tham khảo:
https://thebaguide.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp

BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.

CÁC KHOÁ HỌC BUSINESS ANALYST BACs.VN DÀNH CHO BẠN

Khoá học Online:

Khoá học Offline:

Tại Tp.HCM:

Tại Hà Nội:

Tham khảo lịch khai giảng TẤT CẢ các khóa học mới nhất

Ban biên tập nội dung - BAC

Click để đọc tiếp

Cách viết Prompt ChatGPT mang lại hiệu quả tối đa

Để có thể tận dụng tối đa sức mạnh từ các công cụ AI như ChatGPT, bạn cần học cách viết prompt. Bài viết này, BAC đã tổng hợp những cách viết Prompt ChatGPT hiệu quả mà ngay cả những người mới cũng có thể áp dụng, cùng tìm hiểu ngay nhé
8 Cách áp dụng API SaaS tăng doanh thu cho Business Analyst (Phần 2)

Một API trong mô hình SaaS có thể giúp gia tăng doanh thu bằng cách cung cấp cho khách hàng những tính năng bổ sung với mức giá hấp dẫn mà họ khó có thể từ chối. Trong bài viết này, BAC sẽ giúp các Business Analyst phân tích khái niệm “API được xem như là một sản phẩm độc lập” và chia sẻ một số ví dụ về các loại API trong SaaS có khả năng tạo ra doanh thu.
8 Cách áp dụng API SaaS tăng doanh thu cho Business Analyst (Phần 1)

Một API trong mô hình SaaS có thể giúp gia tăng doanh thu bằng cách cung cấp cho khách hàng những tính năng bổ sung với mức giá hấp dẫn mà họ khó có thể từ chối. Trong bài viết này, BAC sẽ giúp các Business Analyst phân tích khái niệm “API được xem như là một sản phẩm độc lập” và chia sẻ một số ví dụ về các loại API trong SaaS có khả năng tạo ra doanh thu.
Cách thúc đẩy khả năng giữ chân người dùng nhờ vào thiết kế UX SaaS

Thiết kế UX SaaS cho phép các Business Analysts tạo ra trải nghiệm người dùng hấp dẫn cho sản phẩm của mình. Nó giúp bạn giữ chân người dùng và chuyển đổi họ thành khách hàng trung thành. Nhờ đó, mà các BAers có thể giúp doanh nghiệp phát triển hơn trong từng dự án. Hãy cùng BAC tìm hiểu cách tiếp cận thiết kế UX SaaS một cách dễ dàng nhé!

Bình luận

Nguyễn Thị Mai Bình

Business Analyst

Với một người ngoại đạo như mình thì những chuyên đề về "kỹ thuật" của BA hết sức quan trọng. Ví dụ như sử dụng các diagram để mô hình hóa requirement, viết User Story/Use case, v...v..

Đến với khóa học Fundamental Business Analysis, mình đã được gặp thầy Lộc, một người người rất nhiệt tình và có tâm. Ngoài việc chia sẻ các kinh nghiệm thực tế trên lớp thì thầy còn dành thời gian ra để tư vấn, hỗ trợ, góp ý CV cho mình. Bên cạnh đó trung tâm và anh Phụng cũng hỗ trợ gửi CV, kết nối học viên tới mạng lưới các công ty đối tác chất lượng, điều này giúp học viên như mình tìm được công việc phù hợp nhất. Cảm ơn BAC.
Xem chi tiết +
Phạm Quế

Business Analyst

Khoá học Product Design của BAC đã cung cấp cho tôi nhiều kiến thức và nền tảng vô cùng hữu ích. Giảng viên giảng dạy rất nhiệt tình, truyền cho chúng tôi ngọn lửa đam mê và nhiệt huyết trong ngành. Đồng thời chia sẻ các kiến thức và kỹ năng cần thiết trong bài giảng một cách dễ hiểu hơn. Số lượng học viên không quá nhiều nên chất lượng giảng giạy vô cùng tốt. Giảng viên sửa bài tập 1-1 nên bài giảng sẽ chuyên sâu hơn.
Xem chi tiết +
Nguyễn Văn Long

Chuyên viên về chế độ kế toán & Giải pháp nghiệp vụ Tài chính kế toán trong ứng dụng CNTT - Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN)

Tôi đã tham gia khóa Phân tích nghiệp vụ phần mềm cơ bản 3.0 tại BAC. Ở đây, tài liệu đào tạo cung cấp nhiều nội dung bổ ích và trình bày dễ hiểu. Giảng viên rất nhiệt tình, ngoài nội dung giảng dạy theo giáo trình còn chia sẻ nhiều kinh nghiệm thực tiễn, các câu hỏi của học viên đều được giải đáp ngay trên lớp và có minh họa từ các dự án trong thực tế. Sau tất cả, tôi cảm ơn BAC và Thầy giáo Thái Sơn.
Xem chi tiết +