Oct 28, 2024

Làm thế nào để giảm thiểu phạm vi leo thang trong dự án

Theo BABOK, phạm vi đề cập đến việc thiết lập các giới hạn riêng biệt. Tất cả đều phụ thuộc vào việc biết dự án hoặc giải pháp bao gồm những gì và không bao gồm những gì. BABOK không định nghĩa chính xác phạm vi, mặc dù nó có tham chiếu đến ý tưởng này trong một số bối cảnh, chẳng hạn như mô hình hóa phạm vi và phạm vi giải pháp. Nhưng bạn đã bao giờ có cảm giác rằng một dự án ngày càng lớn hơn và phức tạp hơn, dần dần làm cạn kiệt nguồn lực và thời hạn của bạn chưa? Thủ phạm được gọi là sự lan rộng phạm vi. Duy trì kiểm soát hiệu quả đối với sự lan rộng phạm vi là một trong những phần khó khăn nhất của bất kỳ dự án nào đối với một nhà phân tích kinh doanh hoặc quản lý dự án.

1. Scope creep (Phạm vi leo thang) là gì?

Việc bổ sung các yêu cầu, nhiệm vụ hoặc sản phẩm thường nằm ngoài phạm vi dự án được gọi là tình trạng vượt phạm vi, đôi khi được gọi là tình trạng vượt yêu cầu. "Việc bổ sung các tính năng và chức năng (phạm vi dự án) mà không giải quyết các tác động đến thời gian, chi phí và nguồn lực hoặc không có sự chấp thuận của khách hàng" là một định nghĩa khác về tình trạng vượt phạm vi do PMBOK đưa ra. Theo quy định rõ ràng trong điều lệ dự án, tình huống này thường dẫn đến áp lực phải thực hiện vượt quá phạm vi đã thỏa thuận ban đầu. Nếu không có những thay đổi tương đương về thời gian, tiền bạc hoặc nguồn lực, tình trạng tăng trưởng không kiểm soát này sẽ xảy ra, dẫn đến tình trạng vượt quá dự án lớn. Do đó, điều cần thiết là phải hiểu tình trạng vượt phạm vi và cách giảm thiểu tình trạng này để hoàn thành dự án thành công.

2. Một số nguyên nhân thường gặp dẫn đến tình trạng phạm vi leo thang

Cấu trúc phân chia công việc (WBS) và định nghĩa phạm vi kém: Phạm vi quá rộng hoặc không được định nghĩa rõ ràng thường dẫn đến hiểu lầm về các yêu cầu và mục tiêu của dự án, khiến dự án đi chệch hướng. Sự mơ hồ này tạo ra khả năng phạm vi dự án bị kéo dài cao. Ngoài ra, nếu các mục tiêu và sản phẩm đầu ra của dự án ban đầu không được định nghĩa rõ ràng hoặc để chỗ cho việc diễn giải, thì việc thay đổi và bổ sung trở nên dễ dàng để biện minh.
Mục tiêu dự án mơ hồ: Các mục tiêu dự án không rõ ràng hoặc không chính xác có thể khiến các bên liên quan có kỳ vọng và cách diễn giải khác nhau. Có thể có áp lực phải thêm các tính năng hoặc khả năng để hoàn thành các mục tiêu đầy tham vọng nằm ngoài phạm vi thời gian và nguồn lực có sẵn, ngay cả khi việc làm như vậy gây gánh nặng cho dự án.
Có quá nhiều người đưa ra quyết định: Việc có quá nhiều bên liên quan ra quyết định có thể gây ra sự hiểu lầm và các yêu cầu trái ngược nhau, có thể khiến dự án vượt quá các thông số ban đầu.
Những bất đồng giữa các bên liên quan: Kế hoạch không đầy đủ và tranh chấp nội bộ giữa các bên liên quan là hai yếu tố khác dẫn đến tình trạng vượt phạm vi. Để tránh tình trạng vượt phạm vi, ý kiến và mối quan tâm của các bên liên quan phải được tính đến và giải quyết. Chỉ nêu phạm vi là không đủ.
Điều kiện thị trường thay đổi: Các xu hướng mới hoặc áp lực cạnh tranh là ví dụ về việc thay đổi điều kiện thị trường thường dẫn đến tình trạng vượt phạm vi bằng cách yêu cầu bổ sung các tính năng hoặc nhu cầu của dự án chưa được lên kế hoạch trước đó. Mốc thời gian, ngân sách và nguồn lực có thể bị ảnh hưởng đến việc mở rộng này khiến phạm vi của dự án vượt quá các thông số ban đầu.
Không có quy trình kiểm soát thay đổi: Nếu không có quy trình kiểm soát thay đổi phù hợp, có thể xảy ra những thay đổi không được chấp thuận đối với phạm vi của dự án, điều này có thể gây ra tình trạng vượt phạm vi và ảnh hưởng đến ngân sách, lịch trình và kết quả của dự án.

3. Tác động của Scope creep

Việc phạm vi leo thang ngày một mở rộng trong dự án sẽ mang đến nhiều bất cập cho trong quá trình thực hiện dự án.

Vượt ngân sách: Các tính năng hoặc yêu cầu bổ sung thường sẽ yêu cầu nhiều tài nguyên hơn, dẫn đến tăng chi phí.
Áp lực về nguồn lực: Các thành viên trong nhóm có thể bị quá tải, dẫn đến kiệt sức và giảm năng suất.
Ảnh hưởng đến chất lượng dự án: Những thay đổi vội vàng hoặc không được lên kế hoạch đầy đủ có thể ảnh hưởng đến chất lượng chung của sản phẩm.
Tiến độ bị trì hoãn: Việc bổ sung phạm vi dự án không theo kế hoạch có thể kéo dài thời gian thực hiện dự án và thậm chí dẫn đến chậm tiến độ.
Sự không hài lòng của bên liên quan: Không quản lý được kỳ vọng và không đáp ứng được các thông số đã thỏa thuận có thể dẫn đến sự không hài lòng và mất lòng tin giữa các bên liên quan.

4. Các phương pháp giải quyết vấn đề Scope creep

4.1. Xác định rõ phạm vi dự án

Xác nhận phạm vi một cách toàn diện và được tất cả các bên liên quan chấp thuận. Bất kỳ dự án nào cũng phải có đường cơ sở và định nghĩa chính xác về phạm vi trước khi có thể bắt đầu. Tuyến phòng thủ đầu tiên chống lại tình trạng vượt phạm vi là thu thập và ghi lại các yêu cầu một cách kỹ lưỡng để đạt được phạm vi được xác định rõ ràng. Sử dụng các phương pháp như hội thảo, khảo sát và phỏng vấn đảm bảo tính kỹ lưỡng và rõ ràng ngay lập tức. Việc thiết lập các mục tiêu và nhu cầu được xác định chính xác sẽ được tạo điều kiện thuận lợi khi hoàn thành thành công quy trình này. Các mục tiêu và yêu cầu của dự án được xác định rõ ràng ngay từ đầu đảm bảo sự thống nhất giữa tất cả các bên liên quan và tránh hiểu lầm. Sự rõ ràng này làm giảm khả năng vượt phạm vi trong suốt vòng đời của dự án và đặt nền tảng cho phạm vi dự án được tập trung.

4.2. Quản lý sự thay đổi trong dự án

Việc thiết lập một quy trình kiểm soát thay đổi mạnh mẽ là điều cần thiết. Điều này liên quan đến việc thiết lập một quy trình có cấu trúc để đánh giá và phê duyệt các sửa đổi đối với phạm vi của dự án. Tính toàn vẹn của dự án phụ thuộc vào việc tạo ra và triển khai một quy trình có hệ thống để đề xuất, xem xét và phê duyệt các sửa đổi phạm vi. Quy trình này phải bao gồm các tiêu chí đánh giá cho các yêu cầu sửa đổi, đảm bảo rằng chúng phù hợp với các mục tiêu của dự án và có thể được điều chỉnh trong phạm vi các hạn chế hiện tại.

4.3. Phân tích các tác động xung quanh

Để hiểu rõ hơn cách các thay đổi được đề xuất sẽ ảnh hưởng đến dự án, cần tiến hành phân tích tác động. Việc đưa ra quyết định sáng suốt sẽ được hỗ trợ bằng cách đánh giá tác động của từng yêu cầu thay đổi đối với ngân sách, lịch trình và nguồn lực của dự án. Người ta có thể kiểm soát thành công tình trạng vượt phạm vi và đảm bảo rằng các dự án vẫn đi đúng hướng để thành công bằng cách sử dụng điều này.

4.4. Các yêu cầu cần ưu tiên

Làm việc với các bên liên quan để ưu tiên các yêu cầu và tính năng dựa trên giá trị kinh doanh và tính khả thi là điều quan trọng. Điều quan trọng là sử dụng các kỹ thuật như MoSCoW (phải có, nên có, có thể có, sẽ không có) để phân loại các yêu cầu và quản lý kỳ vọng của bên liên quan một cách hiệu quả.

4.5. Thường xuyên đánh giá tiến độ công việc

Điều quan trọng là phải thường xuyên xem xét tiến độ dự án so với đường cơ sở hoặc phạm vi đã thỏa thuận. Điều này giúp xác định và giải quyết kịp thời các sai lệch về phạm vi. Các điểm tiếp xúc hàng tuần hoặc các cuộc họp đứng với các bên liên quan dựa trên phương pháp tiếp cận dự án đã thỏa thuận có thể thực hiện được điều này.

Scope creep là một rủi ro thực sự rất lớn đối với sự thành công của dự án. Để tránh được thực trạng này bạn cần có các biện pháp rõ ràng, xác định mục tiêu và phạm vi của dự án và chủ đông lập kế hoạch. Hy vọng rằng những chia sẻ của BAC sẽ giúp ích cho bạn. Đừng quên đón đọc các bài viết mới nhất được cập nhật tại BAC's Blog bạn nhé.

Nguồn tham khảo:
https://www.batimes.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp

BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.

CÁC KHOÁ HỌC BUSINESS ANALYST BACs.VN DÀNH CHO BẠN

Khoá học Online:

Khoá học Offline:

Tại Tp.HCM:

Tại Hà Nội:

Tham khảo lịch khai giảng TẤT CẢ các khóa học mới nhất

Ban biên tập nội dung - BAC

Click để đọc tiếp

IT Business Analyst cần trang bị kỹ năng gì trong năm 2025?

IT Business Analyst là vai trò yêu cầu nhiều kỹ năng bao gồm cả kỹ thuật và kỹ năng mềm. Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của lĩnh vực công nghệ, tiêu chuẩn về một IT Business Analyst cũng có nhiều thay đổi. Hãy cùng BAC khám phá chi tiết.
Top 5 kỹ năng mềm và kỹ thuật BA cần có để thành công trong dự án

BA đóng vai trò trung gian trong doanh nghiệp, giúp chuyển hóa nhu cầu kinh doanh thành giải pháp cụ thể. Để đảm bảo dự án vận hành suôn sẻ, BA không chỉ cần kiến thức nghiệp vụ mà còn phải sở hữu những kỹ năng, kỹ thuật then chốt.
Cách dùng Claude AI để tóm tắt văn bản, viết báo cáo cực nhanh

Cùng BAC tìm hiểu cách dùng Claude AI để tóm tắt văn bản, viết báo cáo, hỗ trợ học tập và sáng tạo nội dung cực nhanh, dễ hiểu cho người mới. Với sự trợ giúp của Claude AI, bạn có thể tiết kiệm hàng tá thời gian mà vẫn đảm bảo chất lượng công việc.
Cách dùng ChatGPT để học tiếng Anh hiệu quả trong năm 2025

Bạn có biết ChatGPT không chỉ là công cụ hỗ trợ mạnh mẽ trong công việc mà còn có thể “đóng vai” một người thầy không. BAC đã tổng hợp các bước để bạn tận dụng ChatGPT cho việc học tiếng Anh trong năm 2025, thử ngay nhé.

Bình luận

Lê Anh Tuấn

Chuyên viên HO - Kỹ thuật Ngân hàng số Eximbank

Tôi là nhân sự thuộc Trung tâm Phát triển CNTT – Khối Ngân hàng số, hiện đang đảm nhiệm vai trò kiểm thử phần mềm (tester). Việc tham gia khóa học Business Analyst đã mang lại cho tôi góc nhìn toàn diện và rõ ràng hơn về vai trò của BA trong lĩnh vực ngân hàng.

Khóa học Fundamental Business Analysis tại BAC không chỉ giúp tôi hiểu đúng bản chất công việc BA mà còn hỗ trợ phát triển tư duy nghiệp vụ – từ tiếp cận giải pháp kỹ thuật sang tập trung vào nhu cầu người dùng. Phương pháp giảng dạy kết hợp lý thuyết và thực hành thực tiễn, cùng các hoạt động mô phỏng, thảo luận nhóm đã giúp tôi nâng cao kỹ năng giao tiếp, phân tích và trình bày yêu cầu – những năng lực thiết yếu để phối hợp hiệu quả giữa các bên trong dự án công nghệ.

Xem chi tiết +
Huỳnh Cao Cường

Nhân viên HO - Kỹ thuật Ngân hàng số Eximbank

Tôi hiện đang công tác tại Trung tâm Phát triển CNTT – Khối CNTT, với vai trò là nhân sự chức năng phụ trách mảng Ngân hàng số, chuyên sâu về kiểm thử phần mềm (Tester). Trước khi tham gia khóa học Fundamental Business Analysis do BAC tổ chức, tôi từng hình dung BA chỉ đơn thuần là cầu nối giữa bộ phận kỹ thuật và nghiệp vụ.

Tuy nhiên, quá trình học đã giúp tôi nhận thức rõ hơn về bản chất và tầm quan trọng của vị trí này. BA không chỉ kết nối các bên liên quan, mà còn giữ vai trò định hình yêu cầu, đảm bảo giải pháp được thiết kế đúng mục tiêu và sát với nhu cầu thực tế. Khóa học đã trang bị cho tôi tư duy phân tích bài bản, khả năng diễn đạt yêu cầu rõ ràng, và kỹ năng phối hợp hiệu quả trong môi trường dự án đa chiều.

Với nền tảng công nghệ thông tin sẵn có, khóa học là bước chuyển hướng quan trọng giúp tôi phát triển tư duy nghiệp vụ vững chắc và sẵn sàng theo đuổi lộ trình nghề nghiệp chuyên sâu trong lĩnh vực Business Analysis tại Eximbank.

Xem chi tiết +
Nguyễn Thị Mai Bình

Business Analyst

Với một người ngoại đạo như mình thì những chuyên đề về "kỹ thuật" của BA hết sức quan trọng. Ví dụ như sử dụng các diagram để mô hình hóa requirement, viết User Story/Use case, v...v..

Đến với khóa học Fundamental Business Analysis, mình đã được gặp thầy Lộc, một người người rất nhiệt tình và có tâm. Ngoài việc chia sẻ các kinh nghiệm thực tế trên lớp thì thầy còn dành thời gian ra để tư vấn, hỗ trợ, góp ý CV cho mình. Bên cạnh đó trung tâm và anh Phụng cũng hỗ trợ gửi CV, kết nối học viên tới mạng lưới các công ty đối tác chất lượng, điều này giúp học viên như mình tìm được công việc phù hợp nhất. Cảm ơn BAC.
Xem chi tiết +

Professional Transfer Services in Batumi

Luxury Georgian Transfer Services – Tbilisi & Batumi

Airport Transfers in Georgia

IT Business Analyst cần trang bị kỹ năng gì trong năm 2025?

Top 5 kỹ năng mềm và kỹ thuật BA cần có để thành công trong dự án

Cách dùng Claude AI để tóm tắt văn bản, viết báo cáo cực nhanh

Cách dùng ChatGPT để học tiếng Anh hiệu quả trong năm 2025

CÔNG TY CỔ PHẦN ĐÀO TẠO VÀ TƯ VẤN BAC