Sep 09, 2021

Những lưu ý khi viết Email

Cách mà bạn soạn và gửi một email có thể sẽ được đánh giá bởi các Sếp, đối tác, đồng nghiệp,... Thậm chí, chính nội dung và hình thức trình bày trong email sẽ ảnh hưởng đến sự thành công trong cuộc thương thảo quan trọng của bạn đó. Vậy thì, trong quá trình viết email, chúng ta cần lưu ý những điều gì?

1. Sử dụng một địa chỉ Email chuyên nghiệp để gửi mail

Nếu bạn đang làm việc cho một cơ quan nào đó thì nên sử dụng đuôi email của tổ chức đó để tạo cảm giác tin cậy và chuyên nghiệp (ví dụ: @bacs.vn). Tuy nhiên, nếu làm việc một cách độc lập (freelancer), bạn nên cân nhắc nhiều hơn trong việc đặt riêng cho mình một tên email. Tuyệt đối tránh những email với những biệt danh quá “teen” như “batboy@...” hay “co_gai_mong_mo@...”

2. Nghĩ kỹ trước khi quyết định "Reply All" (Trả lời tất cả)

Trong công việc, bạn có thể sẽ nhận được những email được gửi cho nhiều người một lúc. Nhưng nhớ rằng không phải ai cũng cần nhận một lúc 20 lá thư phản hồi xếp lớp với nhau. Để tránh gây phiền hà cho người nhận, hãy cân nhắc kỹ trước khi lựa chọn “Reply All”, trừ khi bạn thực sự nghĩ rằng tất cả mọi người trong danh sách cần phải nhận được email đó.

3. Hạn chế dùng dấu chấm than, thán từ

Nhiều người có thói quen đặt rất nhiều dấu chấm than sau mỗi câu viết của họ, dẫn đến đoạn email trở nên quá "cảm xúc" và đôi khi tạo cảm giác như người viết đang ra lệnh cho người đọc. Bạn chỉ nên sử dụng dấu chấm than khi thật cần thiết. Nếu muốn sử dụng, bạn chỉ nên dùng một dấu chấm than một lần duy nhất để thể hiện sự phấn khích và hạn chế thể hiện việc mất kiểm soát cảm xúc của bản thân.

Ngoài ra, những "thán từ" nhằm biểu diễn cảm xúc có thể làm người nhận hiểu sai ý nghĩa của email bạn gửi. Một ví dụ đơn giản như “Tôi muốn có bản báo cáo này ngay liền và lập tức” sẽ khiến người đọc hiểu rằng bạn đang vô cùng giận dữ.

4. Hài hước đúng chỗ

Những điều dễ khiến ta thấy buồn cười khi nói nhưng lại có thể trở nên cợt nhả và không còn hài hước khi được viết ra và dễ gây hiểu lầm. Vì thế, với những trao đổi đòi hỏi tính chuyên nghiệp, tốt hơn là không nên để sự hài hước, những câu bông đùa trong email của mình.

5. Để ý đến khác biệt văn hóa

Khi viết email, hãy điều chỉnh thông điệp của bạn dựa trên nền văn hóa của người nhận và mức độ bạn hiểu rõ về họ để tránh những bất đồng trong giao tiếp. Một quy tắc cốt lõi cần ghi nhớ là, đối với những nền văn hóa phụ thuộc nhiều vào ngữ cảnh (high-context culture), chẳng hạn như Nhật, Ả Rập hay Trung Quốc thì mọi người luôn muốn hiểu rõ về bạn trước khi quyết định hợp tác làm ăn. Khi trao đổi qua email với các đối tác đến từ những quốc gia này, hãy cố gắng cung cấp nhiều thông tin chính xác liên quan đến bạn, đi kèm việc giới thiệu về bản thân và hỏi thăm sức khỏe. Ngược lại, đối với các nền văn hóa ít phụ thuộc vào ngữ cảnh (low-context culture) như Đức, Mỹ hay Scandinavian, bạn có thể đi thẳng vào vấn đề ngay lập tức, với lối diễn giải càng súc tích càng tốt.

6. Đọc lại Email trước khi gửi

Lỗi chính tả là một trong những điều nên hạn chế khi viết email, bởi vì chỉ với vài lỗi chính tả nhỏ thì người nhận có thể đánh giá bạn là cẩu thả và thiếu chuyên nghiệp, gây bất lợi cho công việc. Đừng phụ thuộc quá nhiều vào trình kiểm tra sửa lỗi chính tả tự động của máy tính mà hãy dành thời gian đọc lại một vài lần email trước khi nhấn nút “Send”. Thêm vào đó, khi đọc lại email sẽ giúp bạn kiểm tra được các thông tin mà bạn muốn đề cập đến. Thật chẳng hay ho gì khi gửi đi gửi lại một email về một vấn đề chỉ để bổ sung thông tin mà email trước đó gửi còn thiếu...

7. Chỉ nhập địa chỉ sau khi đã soạn xong Email

Không hiếm lần email bị vô tình gửi đi trong khi bạn vẫn chưa viết xong và chưa kiểm tra lại chính tả. Do vậy, hãy để dành thao tác nhập địa chỉ email người nhận cho đến khi bạn đã thực sự chắc chắn với nội dung vừa soạn thảo. Ngoài ra, bạn cũng nên rèn luyện thói quen xóa địa chỉ gửi đến khi đang trả lời một email và chỉ khi nào chắc chắn là email đã sẵn sàng thì mới thêm vào địa chỉ người nhận.

8. Lưu ý cách trình bày Email

Cách trình bày một email là điều bạn nên thành thạo trong lòng bàn tay để thể hiện sự chuyên nghiệp của mình. Với những email có nội dung quan trọng và nhiều thông tin, hãy bôi đậm phần lời chào (kính gửi) để xác nhận rõ đối tượng cần đọc email này, bôi đậm những phần thông tin trọng tâm và đừng quên dãn cách các dòng trình bày trong email, giúp người đọc dễ dàng nắm bắt các ý chính. Ngoài ra, bạn nên tránh viết dài và chi chít chữ mà không có các đoạn cách dòng, khiến người đọc không có cảm tình ngay từ “cái nhìn đầu tiên”.

9. Giữ đầu óc thoải mái và tinh thần điềm tĩnh khi viết Email

Để tránh những sự cố đáng tiếc xảy ra, lời khuyên dành cho bạn đó là hãy giữ tinh thần thoải mái thì hãy duyệt gửi đối với những email quan trọng. Đặc biệt, bạn không nên phản hồi email khi giận dữ vì có thể sẽ gây ra những hậu quả khó lường. Có thể đọc thành tiếng nội dung của thư, nếu bạn cảm thấy giọng điệu của bạn khi đọc có phần quá "chua chát, dữ dội" thì có nghĩa người nhận cũng sẽ cảm thấy điều tương tự và bạn nên chỉnh sửa lại cho phù hợp.

10. Không viết tắt hoặc sử dụng từ viết tắt

Những email chuyên nghiệp không bao giờ có sự xuất hiện của chữ viết tắt hay biểu tượng cảm xúc. Bởi làm vậy người nhận sẽ cảm thấy bạn không lịch sự, thiếu tế nhị. Ngoài ra, bạn cũng nên nhớ viết hoa ký tự đầu tiên và tên riêng để thể hiện sự tôn trọng của mình với người nhận nhé!

11. Ngắn gọn và lịch sự

Nếu email của bạn dài hơn 2 hoặc 3 đoạn văn thì hãy nghĩ đến việc rút gọn lại nội dung. Hoặc một giải pháp thay thế khác đó là dùng file đính kèm.

12. Nhớ xin chào và cảm ơn

Thưa gửi, cảm ơn đều là những vấn đề cơ bản cần phải có trong một email chuyên nghiệp. Nó thể hiện sự tôn trọng và lịch sự của bạn dành cho người nhận email.

13. Quy tắc 48 giờ

Cố gắng trả lời các email quan trọng trong vòng 24-48 giờ. Nếu bạn cần nhiều thời gian hơn để thu thập thông tin hay đưa ra quyết định thì hãy gửi một phản hồi ngắn giải thích sự chậm trễ. Điều đó sẽ cho người nhận biết được rằng bạn đã nhận được email của họ và đang trong quá trình giải quyết, cân nhắc vấn đề.

Trên đây là những lưu ý mà BAC đã tổng hợp và dành tặng cho bạn. Mong rằng các bài viết sẽ hữu ích và kênh BAC'S Blog sẽ là kênh tổng hợp thông tin bổ ích cho các bạn. Bạn có thể tham khảo thêm bài viết:

Trung tâm BAC - Sân chơi lành mạnh để các bạn đam mê về công nghệ thông tin nói chung và nghề BA nói riêng cùng nhau tìm hiểu và khám phá những điều thú vị về nghề, qua đó chuẩn bị một số kiến thức chuyên môn cho công việc trong tương lai.

Để tham khảo và đăng ký các khoá học trong tháng, bạn có thể click vào đây: Check lịch khai giảng. Nếu cần tư vấn hỗ trợ những vấn đề liên quan đến khóa học, bộ phận CSKH của chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn qua Email: info@bacs.vn ; bac.trainingba@gmail.com hoặc số Hotline: 0909310768.

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp

BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.

CÁC KHOÁ HỌC BUSINESS ANALYST BACs.VN DÀNH CHO BẠN

Khoá học Online:

Khoá học Offline:

Tại Tp.HCM:

Tại Hà Nội:

Tham khảo lịch khai giảng TẤT CẢ các khóa học mới nhất

Ban biên tập nội dung - BAC

Click để đọc tiếp

Cách dùng Claude AI để tóm tắt văn bản, viết báo cáo cực nhanh

Cùng BAC tìm hiểu cách dùng Claude AI để tóm tắt văn bản, viết báo cáo, hỗ trợ học tập và sáng tạo nội dung cực nhanh, dễ hiểu cho người mới. Với sự trợ giúp của Claude AI, bạn có thể tiết kiệm hàng tá thời gian mà vẫn đảm bảo chất lượng công việc.
Cách dùng ChatGPT để học tiếng Anh hiệu quả trong năm 2025

Bạn có biết ChatGPT không chỉ là công cụ hỗ trợ mạnh mẽ trong công việc mà còn có thể “đóng vai” một người thầy không. BAC đã tổng hợp các bước để bạn tận dụng ChatGPT cho việc học tiếng Anh trong năm 2025, thử ngay nhé.
Cách viết Prompt ChatGPT mang lại hiệu quả tối đa

Để có thể tận dụng tối đa sức mạnh từ các công cụ AI như ChatGPT, bạn cần học cách viết prompt. Bài viết này, BAC đã tổng hợp những cách viết Prompt ChatGPT hiệu quả mà ngay cả những người mới cũng có thể áp dụng, cùng tìm hiểu ngay nhé
8 Cách áp dụng API SaaS tăng doanh thu cho Business Analyst (Phần 2)

Một API trong mô hình SaaS có thể giúp gia tăng doanh thu bằng cách cung cấp cho khách hàng những tính năng bổ sung với mức giá hấp dẫn mà họ khó có thể từ chối. Trong bài viết này, BAC sẽ giúp các Business Analyst phân tích khái niệm “API được xem như là một sản phẩm độc lập” và chia sẻ một số ví dụ về các loại API trong SaaS có khả năng tạo ra doanh thu.

Bình luận

Lê Anh Tuấn

Chuyên viên HO - Kỹ thuật Ngân hàng số Eximbank

Tôi là nhân sự thuộc Trung tâm Phát triển CNTT – Khối Ngân hàng số, hiện đang đảm nhiệm vai trò kiểm thử phần mềm (tester). Việc tham gia khóa học Business Analyst đã mang lại cho tôi góc nhìn toàn diện và rõ ràng hơn về vai trò của BA trong lĩnh vực ngân hàng.

Khóa học Fundamental Business Analysis tại BAC không chỉ giúp tôi hiểu đúng bản chất công việc BA mà còn hỗ trợ phát triển tư duy nghiệp vụ – từ tiếp cận giải pháp kỹ thuật sang tập trung vào nhu cầu người dùng. Phương pháp giảng dạy kết hợp lý thuyết và thực hành thực tiễn, cùng các hoạt động mô phỏng, thảo luận nhóm đã giúp tôi nâng cao kỹ năng giao tiếp, phân tích và trình bày yêu cầu – những năng lực thiết yếu để phối hợp hiệu quả giữa các bên trong dự án công nghệ.

Xem chi tiết +
Huỳnh Cao Cường

Nhân viên HO - Kỹ thuật Ngân hàng số Eximbank

Tôi hiện đang công tác tại Trung tâm Phát triển CNTT – Khối CNTT, với vai trò là nhân sự chức năng phụ trách mảng Ngân hàng số, chuyên sâu về kiểm thử phần mềm (Tester). Trước khi tham gia khóa học Fundamental Business Analysis do BAC tổ chức, tôi từng hình dung BA chỉ đơn thuần là cầu nối giữa bộ phận kỹ thuật và nghiệp vụ.

Tuy nhiên, quá trình học đã giúp tôi nhận thức rõ hơn về bản chất và tầm quan trọng của vị trí này. BA không chỉ kết nối các bên liên quan, mà còn giữ vai trò định hình yêu cầu, đảm bảo giải pháp được thiết kế đúng mục tiêu và sát với nhu cầu thực tế. Khóa học đã trang bị cho tôi tư duy phân tích bài bản, khả năng diễn đạt yêu cầu rõ ràng, và kỹ năng phối hợp hiệu quả trong môi trường dự án đa chiều.

Với nền tảng công nghệ thông tin sẵn có, khóa học là bước chuyển hướng quan trọng giúp tôi phát triển tư duy nghiệp vụ vững chắc và sẵn sàng theo đuổi lộ trình nghề nghiệp chuyên sâu trong lĩnh vực Business Analysis tại Eximbank.

Xem chi tiết +
Nguyễn Thị Mai Bình

Business Analyst

Với một người ngoại đạo như mình thì những chuyên đề về "kỹ thuật" của BA hết sức quan trọng. Ví dụ như sử dụng các diagram để mô hình hóa requirement, viết User Story/Use case, v...v..

Đến với khóa học Fundamental Business Analysis, mình đã được gặp thầy Lộc, một người người rất nhiệt tình và có tâm. Ngoài việc chia sẻ các kinh nghiệm thực tế trên lớp thì thầy còn dành thời gian ra để tư vấn, hỗ trợ, góp ý CV cho mình. Bên cạnh đó trung tâm và anh Phụng cũng hỗ trợ gửi CV, kết nối học viên tới mạng lưới các công ty đối tác chất lượng, điều này giúp học viên như mình tìm được công việc phù hợp nhất. Cảm ơn BAC.
Xem chi tiết +