Aug 06, 2023

5 bước cải thiện kỹ năng giao tiếp chuyên nghiệp của Business Analyst

Business Analyst (BA) giỏi sẽ không ngừng cải thiện khả năng giao tiếp của họ tại nơi làm việc. Việc tương tác tốt với các bên liên quan, khách hàng và đồng nghiệp trong ngành là rất quan trọng. Nhiều nghiên cứu đã chứng minh sự ảnh hưởng của giao tiếp đối với cả sự thành công trong công việc. Bạn sẽ nổi bật giữa đám đông nếu bạn phát triển khả năng giao tiếp kinh doanh của mình. Dưới đây là 5 bước để bạn làm điều đó.

Kỹ năng giao tiếp là một phần quan trọng trong thời đại hiện nay

1. Phát hiện và thay đổi những thói quen xấu

Phần lớn chúng ta có thể nhận thức được việc giao tiếp kém với người khác. Làm thế nào để bạn biết khi bạn làm điều đó? Hãy tìm các điểm yếu trong giao tiếp của bạn và cố gắng khắc phục nó. Bạn có chen lời người khác khi họ đang nói không? Để giúp bạn tạm dừng trước khi nói, hãy thử hít một hơi thật sâu.

Mặt khác, bạn có giữ im lặng vì lo lắng về việc "ngu ngốc" không? Khi bạn thấy mình muốn đặt câu hỏi nhưng lại kìm nén bản thân, hãy dành chút thời gian để suy nghĩ về nó, bạn có thể viết ra, sau đó cố gắng lên tiếng. Nhiều cá nhân cảm thấy lúng túng khi đặt câu hỏi trong các cuộc họp, nhưng bạn càng làm điều đó nhiều, bạn sẽ càng bớt lo lắng.

Thay đổi tất cả các hành vi tiêu cực cùng một lúc sẽ khiến bạn choáng ngợp và dễ bỏ cuộc, vì vậy hãy tránh làm điều đó. Khi bạn đã khắc phục được một thói quen giao tiếp có vấn đề, hãy tập trung vào việc thay đổi thói quen tiếp theo. Cứ như vậy lần lượt cho đến khi bạn cảm thấy sự hiệu quả trong khả năng giao tiếp của mình.

2. Bỏ qua những quan niệm định sẵn

Mỗi mẫu thông tin mới được bộ não của chúng ta xử lý bằng cách sử dụng các bộ lọc đã có từ thời thơ ấu. Hầu hết thời gian, chúng ta không biết cách các bộ lọc đã ảnh hưởng đến việc nhận thông tin. Nói cách khác, cách bạn xử lý thông tin bị ảnh hưởng bởi tiềm thức của bạn.

Chúng ta thường nghe một cách có chọn lọc để nghe những gì chúng ta muốn nghe. Bất cứ thứ gì không phù hợp với tiêu chuẩn của chúng ta đều bị lọc bỏ. Thay vào đó, hãy cố gắng lắng nghe và quyết tâm rằng bạn sẽ học được điều gì đó từ mỗi cuộc trò chuyện.

Các BA phải lắng nghe toàn bộ cuộc trò chuyện và phân tích tất cả các sự kiện trước khi đặt câu hỏi nhằm gợi ra tất cả các tình huống và vấn đề tiềm ẩn cho từng quy trình kinh doanh đang được xem xét.

3. Hãy nhớ rằng khách hàng của bạn không có khả năng tiên đoán

Tôi chưa gặp một người nào sở hữu một quả cầu pha lê có khả năng dự đoán tương lai, dù là cá nhân hay nghề nghiệp. Nếu bạn không thể hiện kỳ vọng của mình với các bên liên quan và đồng nghiệp một cách thường xuyên và rõ ràng, thì họ sẽ không được biết đến.

Giao tiếp một cách ngắn gọn và trực tiếp là chìa khóa

Trực tiếp và ngắn gọn là một dấu hiệu của giao tiếp rõ ràng. Hãy cẩn thận thực hiện từng bước khi chỉ đường cho ai đó và chỉ bao gồm thông tin cần thiết để hoàn thành từng bước. Điều quan trọng là phải thường xuyên truyền đạt những kỳ vọng khi nói đến việc theo dõi.

Cần theo dõi thường xuyên cho đến khi bạn nhận được thông tin bạn cần. Đừng cho rằng chỉ vì bạn đang chờ đợi mà trách nhiệm của bạn đã kết thúc. Tư duy đó tạo ra giao tiếp không hiệu quả. Hãy chủ động và nhắc đi nhắc lại cho đến khi vấn đề được khắc phục.

4. Trở thành một tác nhân của sự thay đổi bằng cách sử dụng lời nói của bạn

Nói với sự đảm bảo sẽ khiến bạn trở nên thuyết phục hơn, hiệu quả hơn và là động lực mạnh mẽ để thay đổi. Với tư cách là một BA, bạn có thể đang làm việc trên các dự án yêu cầu sửa đổi lớn đối với các quy trình hiện có, điều này có thể là quá sức đối với các đơn vị kinh doanh có liên quan. Giảm bớt căng thẳng và áp dụng các thay đổi có thể cải thiện bằng cách trình bày rõ ràng và có thông tin chắc chắn về cách những thay đổi đó sẽ cải thiện quy trình.

5. Tập trung vào dữ liệu

Giao tiếp trung thực và trực tiếp là một kỹ thuật khác để nâng cao khả năng giao tiếp chuyên nghiệp của bạn. Cố gắng tránh đưa cảm xúc vào cuộc đối thoại. Cách bạn nói điều gì đó cũng quan trọng như điều bạn nói.

Tránh nói điều gì đó như "không ai ủng hộ dự án này" hoặc "mọi người đều từ chối ý tưởng đó". Các cuộc thảo luận sẽ hiệu quả và mang tính xây dựng hơn nếu bạn bám sát thực tế và không để cái tôi của mình cản trở.

Ví dụ, sử dụng khả năng giao tiếp của bạn để xác định lý do tại sao các bên liên quan khó chịu về thay đổi mà nhà tài trợ kinh doanh yêu cầu cụ thể. Để bắt đầu, chỉ cần hỏi lý do họ phản đối thay đổi. Yêu cầu mỗi người giải thích việc họ không thích nếu có ba người nói rằng họ không thích. Hãy để nhà tài trợ doanh nghiệp xem xét lại thông tin bằng cách gửi lại phản hồi cho họ.

6. Hãy lạc quan

Hãy dành ít thời gian hơn để cố gắng tìm ra ai đó để đổ lỗi cho những sai sót hoặc vấn đề phát sinh, bởi vì họ sẽ làm như vậy. Không có gì diễn ra hoàn hảo mà không gặp trở ngại. Tuy nhiên, khi chúng ta trở nên phòng thủ trước họ, chúng ta không thể tiến lên.

Chúng ta không thể thay đổi quá khứ, giống như chúng ta thiếu những quả cầu pha lê hoạt động. Nếu bạn cứ nghĩ về những sai lầm, bạn sẽ không thể bước tiếp.

Tập trung vào việc cung cấp và nhận phản hồi mang tính xây dựng nếu bạn muốn cải thiện khả năng giao tiếp chuyên nghiệp của mình. Nhận ra lỗi. Cân nhắc xem bạn hoặc nhóm của bạn có thể làm gì khác đi để đạt được kết quả tốt hơn như một cách để rút kinh nghiệm. Xác định các hành động phải được thực hiện để tiến lên. và thực hiện các bước để điều chỉnh khóa học của bạn.

Hãy nhớ rằng lòng can đảm là cơ sở để giao tiếp hiệu quả và giao tiếp hiệu quả là cơ sở để đạt được thành tích. Để tăng cường khả năng giao tiếp chuyên nghiệp, hãy chú ý đến những điểm này. Bạn sẽ không chỉ xây dựng các mối quan hệ công việc bền chặt hơn mà khả năng phân tích, khả năng đưa ra những ý tưởng tốt hơn và sự thành công của các dự án của bạn đều sẽ được cải thiện.

Mong rằng những thông tin trên sẽ hữu ích với bạn đọc. Đừng quên đón xem các bài viết mới nhất sẽ được cập nhật tại BAC's Blog.

Nguồn tham khảo:
https://www.linkedin.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp

BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.

CÁC KHOÁ HỌC BUSINESS ANALYST BACs.VN DÀNH CHO BẠN

Khoá học Online:

Khoá học Offline:

Tại Tp.HCM:

Tại Hà Nội:

Tham khảo lịch khai giảng TẤT CẢ các khóa học mới nhất

Ban biên tập nội dung - BAC

Click để đọc tiếp

Cách viết Prompt ChatGPT mang lại hiệu quả tối đa

Để có thể tận dụng tối đa sức mạnh từ các công cụ AI như ChatGPT, bạn cần học cách viết prompt. Bài viết này, BAC đã tổng hợp những cách viết Prompt ChatGPT hiệu quả mà ngay cả những người mới cũng có thể áp dụng, cùng tìm hiểu ngay nhé
8 Cách áp dụng API SaaS tăng doanh thu cho Business Analyst (Phần 2)

Một API trong mô hình SaaS có thể giúp gia tăng doanh thu bằng cách cung cấp cho khách hàng những tính năng bổ sung với mức giá hấp dẫn mà họ khó có thể từ chối. Trong bài viết này, BAC sẽ giúp các Business Analyst phân tích khái niệm “API được xem như là một sản phẩm độc lập” và chia sẻ một số ví dụ về các loại API trong SaaS có khả năng tạo ra doanh thu.
8 Cách áp dụng API SaaS tăng doanh thu cho Business Analyst (Phần 1)

Một API trong mô hình SaaS có thể giúp gia tăng doanh thu bằng cách cung cấp cho khách hàng những tính năng bổ sung với mức giá hấp dẫn mà họ khó có thể từ chối. Trong bài viết này, BAC sẽ giúp các Business Analyst phân tích khái niệm “API được xem như là một sản phẩm độc lập” và chia sẻ một số ví dụ về các loại API trong SaaS có khả năng tạo ra doanh thu.
Cách thúc đẩy khả năng giữ chân người dùng nhờ vào thiết kế UX SaaS

Thiết kế UX SaaS cho phép các Business Analysts tạo ra trải nghiệm người dùng hấp dẫn cho sản phẩm của mình. Nó giúp bạn giữ chân người dùng và chuyển đổi họ thành khách hàng trung thành. Nhờ đó, mà các BAers có thể giúp doanh nghiệp phát triển hơn trong từng dự án. Hãy cùng BAC tìm hiểu cách tiếp cận thiết kế UX SaaS một cách dễ dàng nhé!

Bình luận

Nguyễn Thị Mai Bình

Business Analyst

Với một người ngoại đạo như mình thì những chuyên đề về "kỹ thuật" của BA hết sức quan trọng. Ví dụ như sử dụng các diagram để mô hình hóa requirement, viết User Story/Use case, v...v..

Đến với khóa học Fundamental Business Analysis, mình đã được gặp thầy Lộc, một người người rất nhiệt tình và có tâm. Ngoài việc chia sẻ các kinh nghiệm thực tế trên lớp thì thầy còn dành thời gian ra để tư vấn, hỗ trợ, góp ý CV cho mình. Bên cạnh đó trung tâm và anh Phụng cũng hỗ trợ gửi CV, kết nối học viên tới mạng lưới các công ty đối tác chất lượng, điều này giúp học viên như mình tìm được công việc phù hợp nhất. Cảm ơn BAC.
Xem chi tiết +
Phạm Quế

Business Analyst

Khoá học Product Design của BAC đã cung cấp cho tôi nhiều kiến thức và nền tảng vô cùng hữu ích. Giảng viên giảng dạy rất nhiệt tình, truyền cho chúng tôi ngọn lửa đam mê và nhiệt huyết trong ngành. Đồng thời chia sẻ các kiến thức và kỹ năng cần thiết trong bài giảng một cách dễ hiểu hơn. Số lượng học viên không quá nhiều nên chất lượng giảng giạy vô cùng tốt. Giảng viên sửa bài tập 1-1 nên bài giảng sẽ chuyên sâu hơn.
Xem chi tiết +
Nguyễn Văn Long

Chuyên viên về chế độ kế toán & Giải pháp nghiệp vụ Tài chính kế toán trong ứng dụng CNTT - Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN)

Tôi đã tham gia khóa Phân tích nghiệp vụ phần mềm cơ bản 3.0 tại BAC. Ở đây, tài liệu đào tạo cung cấp nhiều nội dung bổ ích và trình bày dễ hiểu. Giảng viên rất nhiệt tình, ngoài nội dung giảng dạy theo giáo trình còn chia sẻ nhiều kinh nghiệm thực tiễn, các câu hỏi của học viên đều được giải đáp ngay trên lớp và có minh họa từ các dự án trong thực tế. Sau tất cả, tôi cảm ơn BAC và Thầy giáo Thái Sơn.
Xem chi tiết +