Dec 05, 2023

4 phương pháp quản trị thời gian của những nhà quản lý chuyên nghiệp

Hiện nay, không chỉ có những người quản lý dự án mới cần học các phương pháp quản trị thời gian, mà ai trong chúng ta cũng cần phải biết cách thức phân bổ thời gian hiệu quả cho các công việc khác nhau cả ở môi trường làm việc lẫn trong đời sống hằng ngày. Vậy nên trong bài viết này, BAC sẽ cùng bạn tìm hiểu về 4 phương pháp quản trị thời gian được các nhà quản lý áp dụng.

Phương pháp quản lý thời gian hiệu quả

1. Phương pháp ma trận Eisenhower:

Từ khi được “Xây dựng” bởi tổng thống thứ 34 của nước Mỹ Dwight D. Eisenhower, ma trận quản lý thời gian mang tên Eisenhower được sử dụng rộng rãi bởi sự đơn giản mà hiệu quả của nó. Đây là phương pháp mà ông Eisenhower nghĩ ra dành cho các nhà quản lý có khối lượng công việc lớn, khó sắp xếp thứ tự công việc ưu tiên hay bất kỳ ai bận rộn nhiều việc nhưng chưa đạt được hiệu suất mong đợi. Với ma trận Eisenhower, bạn có thể sắp xếp cũng như sàng lọc ra những công việc nào cần thiết, khẩn cấp theo thứ tự ưu tiên và loại bỏ đi những việc không quan trọng. Từ đó hiệu suất công việc của bạn sẽ được tối ưu hóa.

Cách áp dụng ma trận Eisenhower:

Để áp dụng phương pháp này, trước tiên bạn phải liệt kê ra những công việc, dự án mà bạn phải làm và kể cả những công việc không cần thiết nhưng vẫn vướng bận thời gian suy nghĩ. Sau đó, sắp xếp các công việc lại dựa trên tính quan trọng và mức độ khẩn cấp của chúng :

Công việc gấp và quan trọng (cần thực hiện ngay lập tức).
Công việc gấp nhưng không quan trọng (có thể bàn giao cho người khác / tìm sự trợ giúp).
Công việc không gấp nhưng quan trọng (có thể thực hiện từ từ).
Công việc không gấp và cũng không quan trọng (có thể bỏ qua).

Ma trận Eisenhower

2. Phương pháp “Quả cà chua” Pomodoro:

Đây là phương pháp quản lý thời gian được ra đời vào năm 1980 bởi một CEO người Ý tên Francesco Cirillo. Từ thời là sinh viên, ông nhận ra sự tập trung sẽ bị giảm sút sau khi làm việc trong một khoảng thời gian dài liên tục. Điều này khiến ông hoàn thành công việc hay làm bài tập kém hiệu quả và tốn rất nhiều thời gian. Sau đó, ông đưa ra giải pháp nghỉ ngắn giữa các phiên làm việc thay vì phải làm việc liên tục trong một thời gian dài. Pomodoro là một phương pháp quản trị thời gian để nâng cao tối đa sự tập trung trong công việc. Trong tiếng Ý, Pomodoro có nghĩa là quả cà chua.

Cách áp dụng phương pháp Pomodoro:

Cụ thể thì Pomodoro có quy chế thời gian là 25 - 5 - 25. Nghĩa là sẽ làm việc liên tục trong 25 phút và nghỉ ngơi thư giãn trong 5 phút. Sau khi lặp lại quy trình làm việc - nghỉ ngơi như vậy 4 lần thì bạn có thể nghỉ ngơi dài hơn (khoảng từ 10 - 30 phút). Ngoài ra, để có thể thực hiện được thành công phương pháp “Quả Cà Chua” này, bạn cũng cần lưu ý vài điều như sau:

Trong 1 Pomodoro ( tức 1 lượt làm việc 25 phút và thư giãn 5 phút), nếu bạn buộc phải gián đoạn thì Pomodoro sẽ phải tính lại từ đầu.
Chỉ tập trung làm đúng 1 công việc trong thời gian làm việc đã định (không multitask).
Nếu công việc xong trước 25 phút thì bạn có thể sử dụng thời gian còn lại để kiểm tra lại cũng như tối ưu hóa công việc vừa hoàn thành.
Trong khoảng thời gian nghỉ 5 phút, bạn phải thực sự nghỉ ngơi hoàn toàn bằng các hoạt động như đi dạo, ngồi thiền hít thở, massage đầu và tay hoặc làm các hoạt động thư giãn không phải suy nghĩ khác bất kỳ. Tránh tuyệt đối việc sử dụng Internet, xem phim, đọc truyện…Bởi đây là những thứ kích thích hưng phấn, suy nghĩ của bạn.

Phương pháp Pomodoro

3. Quản trị thời gian nhờ công nghệ:

Ở thời đại 4.0, các nhà quản lý có thể sử dụng các phương tiện công nghệ để tối ưu hóa việc quản trị thời gian của 1 nhóm làm việc nói chung và cá nhân nói riêng. Đặc biệt, trong môi trường làm việc nhiều nhân viên tại các doanh nghiệp, việc áp dụng công nghệ vào quản lý thời gian sẽ thống nhất được văn hóa cũng như thời gian làm việc chung của tất cả nhân viên.

Phương pháp quản trị thời gian nhờ công nghệ hiện nay được xem là phương pháp tiên tiến nhất cho các doanh nghiệp hiện đại. Đối với các nhà quản lý của doanh nghiệp, với khối lượng công việc và thông tin đồ sộ cần lưu trữ thì sử dụng phần mềm quản lý sẽ mang lại hiệu quả cao nhất. Khi sử dụng các phần mềm quản lý nói chung và quản lý thời gian nói riêng, người quản lý có thể dễ dàng sắp xếp, truy xuất các thông tin. Hơn hết, nhờ những phần mềm quản lý hiện đại này, người quản quản lý cũng sẽ có được cái nhìn trực quan, nắm được tiến độ hoạt động tổng thể của cả nhóm làm việc.

4. Quản trị thời gian thông qua timeline, schedule:

Các nhà quản lý thường có khối lượng công việc lớn và nhiều các vấn đề phát sinh cần họ giải quyết gấp, nên thứ tự công việc cần làm lại trở nên rắc rối đối với họ. Với những nhà quản lý dự án ở các doanh nghiệp lớn, thì việc bị phân tán tư tưởng cũng như suy nghĩ nhiều công việc cùng một lúc là khó tránh khỏi. Vậy nên để hạn chế những khoảng thời gian mất tập trung do có nhiều công việc dồn lại cùng lúc, nhà quản lý cần sử dụng các công cụ hỗ trợ quản lý thời gian như thời gian biểu, đặt deadline cho từng hạng mục công việc theo từng giờ, từng ngày hay từng tháng.

Ví dụ: có thể sử dụng biểu đồ Gantt trên Trang Tính của Google để theo dõi tiến độ, deadline của mỗi công việc. Như vậy có thể tránh được vấn đề dành thời gian quá lâu và sa đà vào một việc bất kỳ. Bên cạnh đó thì trên Google cũng có sẵn chương trình Calendar, ứng dụng này của Google cho phép bạn cài đặt nhắc hẹn, lên lịch trình kế hoạch theo từng ngày.

Bài viết trên hy vọng có thể giải đáp được những thắc mắc của bạn đọc về các phương pháp quản trị thời gian hiệu quả của các nhà quản lý. Nếu bạn có quan tâm về những kiến thức liên quan đến lĩnh vực quản trị dự án thì hy vọng rằng những chia sẻ của BAC sẽ giúp ích cho bạn. Đừng quên đón đọc các bài viết mới nhất được cập nhật mới nhất tại BAC's Blog nhé.

Nguồn tham khảo:

https://www.eisenhower.me/eisenhower-matrix/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp

BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.

CÁC KHOÁ HỌC BUSINESS ANALYST BACs.VN DÀNH CHO BẠN

Khoá học Online:

Khoá học Offline:

Tại Tp.HCM:

Tại Hà Nội:

Tham khảo lịch khai giảng TẤT CẢ các khóa học mới nhất

Ban biên tập nội dung - BAC

Click để đọc tiếp

Cách dùng Claude AI để tóm tắt văn bản, viết báo cáo cực nhanh

Cùng BAC tìm hiểu cách dùng Claude AI để tóm tắt văn bản, viết báo cáo, hỗ trợ học tập và sáng tạo nội dung cực nhanh, dễ hiểu cho người mới. Với sự trợ giúp của Claude AI, bạn có thể tiết kiệm hàng tá thời gian mà vẫn đảm bảo chất lượng công việc.
Cách dùng ChatGPT để học tiếng Anh hiệu quả trong năm 2025

Bạn có biết ChatGPT không chỉ là công cụ hỗ trợ mạnh mẽ trong công việc mà còn có thể “đóng vai” một người thầy không. BAC đã tổng hợp các bước để bạn tận dụng ChatGPT cho việc học tiếng Anh trong năm 2025, thử ngay nhé.
Cách viết Prompt ChatGPT mang lại hiệu quả tối đa

Để có thể tận dụng tối đa sức mạnh từ các công cụ AI như ChatGPT, bạn cần học cách viết prompt. Bài viết này, BAC đã tổng hợp những cách viết Prompt ChatGPT hiệu quả mà ngay cả những người mới cũng có thể áp dụng, cùng tìm hiểu ngay nhé
8 Cách áp dụng API SaaS tăng doanh thu cho Business Analyst (Phần 2)

Một API trong mô hình SaaS có thể giúp gia tăng doanh thu bằng cách cung cấp cho khách hàng những tính năng bổ sung với mức giá hấp dẫn mà họ khó có thể từ chối. Trong bài viết này, BAC sẽ giúp các Business Analyst phân tích khái niệm “API được xem như là một sản phẩm độc lập” và chia sẻ một số ví dụ về các loại API trong SaaS có khả năng tạo ra doanh thu.

Bình luận

Lê Anh Tuấn

Chuyên viên HO - Kỹ thuật Ngân hàng số Eximbank

Tôi là nhân sự thuộc Trung tâm Phát triển CNTT – Khối Ngân hàng số, hiện đang đảm nhiệm vai trò kiểm thử phần mềm (tester). Việc tham gia khóa học Business Analyst đã mang lại cho tôi góc nhìn toàn diện và rõ ràng hơn về vai trò của BA trong lĩnh vực ngân hàng.

Khóa học Fundamental Business Analysis tại BAC không chỉ giúp tôi hiểu đúng bản chất công việc BA mà còn hỗ trợ phát triển tư duy nghiệp vụ – từ tiếp cận giải pháp kỹ thuật sang tập trung vào nhu cầu người dùng. Phương pháp giảng dạy kết hợp lý thuyết và thực hành thực tiễn, cùng các hoạt động mô phỏng, thảo luận nhóm đã giúp tôi nâng cao kỹ năng giao tiếp, phân tích và trình bày yêu cầu – những năng lực thiết yếu để phối hợp hiệu quả giữa các bên trong dự án công nghệ.

Xem chi tiết +
Huỳnh Cao Cường

Nhân viên HO - Kỹ thuật Ngân hàng số Eximbank

Tôi hiện đang công tác tại Trung tâm Phát triển CNTT – Khối CNTT, với vai trò là nhân sự chức năng phụ trách mảng Ngân hàng số, chuyên sâu về kiểm thử phần mềm (Tester). Trước khi tham gia khóa học Fundamental Business Analysis do BAC tổ chức, tôi từng hình dung BA chỉ đơn thuần là cầu nối giữa bộ phận kỹ thuật và nghiệp vụ.

Tuy nhiên, quá trình học đã giúp tôi nhận thức rõ hơn về bản chất và tầm quan trọng của vị trí này. BA không chỉ kết nối các bên liên quan, mà còn giữ vai trò định hình yêu cầu, đảm bảo giải pháp được thiết kế đúng mục tiêu và sát với nhu cầu thực tế. Khóa học đã trang bị cho tôi tư duy phân tích bài bản, khả năng diễn đạt yêu cầu rõ ràng, và kỹ năng phối hợp hiệu quả trong môi trường dự án đa chiều.

Với nền tảng công nghệ thông tin sẵn có, khóa học là bước chuyển hướng quan trọng giúp tôi phát triển tư duy nghiệp vụ vững chắc và sẵn sàng theo đuổi lộ trình nghề nghiệp chuyên sâu trong lĩnh vực Business Analysis tại Eximbank.

Xem chi tiết +
Nguyễn Thị Mai Bình

Business Analyst

Với một người ngoại đạo như mình thì những chuyên đề về "kỹ thuật" của BA hết sức quan trọng. Ví dụ như sử dụng các diagram để mô hình hóa requirement, viết User Story/Use case, v...v..

Đến với khóa học Fundamental Business Analysis, mình đã được gặp thầy Lộc, một người người rất nhiệt tình và có tâm. Ngoài việc chia sẻ các kinh nghiệm thực tế trên lớp thì thầy còn dành thời gian ra để tư vấn, hỗ trợ, góp ý CV cho mình. Bên cạnh đó trung tâm và anh Phụng cũng hỗ trợ gửi CV, kết nối học viên tới mạng lưới các công ty đối tác chất lượng, điều này giúp học viên như mình tìm được công việc phù hợp nhất. Cảm ơn BAC.
Xem chi tiết +