Dec 14, 2023

Tìm hiểu các kỹ thuật và công cụ chính giúp BA tái thiết kế quy trình nghiệp vụ (BPR)

Quá trình tái thiết kế quy trình nghiệp vụ (Business Process Reengineering - BPR) giúp các doanh nghiệp cải thiện hiệu quả và hiệu suất hoạt động của họ. Trong môi trường cạnh tranh khắc nghiệt như hiện nay, sự thay đổi và cải tiến là điều cần thiết cho sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Do đó BPR sẽ trở thành một chiến lược hiệu quả để duy trì tính cạnh tranh, tiết kiệm chi phí cũng như nâng cao hiệu suất.

Nhưng sự thành công của bất kỳ quá trình BPR nào cũng đều phụ thuộc rất nhiều vào sự tham gia của các chuyên gia lành nghề, những người có thể phân tích, lập chiến lược và thực hiện các thay đổi một cách hiệu quả. Đó là lúc BA đóng một vai trò vô cùng quan trọng. Trong bài viết này, hãy cùng BAC khám phá vai trò của các chuyên gia phân tích nghiệp vụ trong quá trình tái thiết kế quy trình nghiệp vụ và tìm hiểu các kỹ thuật và công cụ chính giúp BA tái thiết kế quy trình nghiệp vụ (BPR) nhé.

1. Vai trò của Business Analyst trong quá trình tái thiết kế quy trình nghiệp vụ (BPR)

Một trong những vai trò quan trọng của Business Analyst (BA) là đảm bảo sự liên lạc hiệu quả giữa các bên liên quan trong quá trình tái thiết kế quy trình nghiệp vụ. BA giúp cung cấp thông tin và giải thích rõ ràng các yêu cầu, mục tiêu và kết quả của quá trình tái cơ cấu cho các thành viên trong tổ chức.

Nói dễ hiểu, BA đóng vai trò như sợi dây liên kết quan trọng giữa các bên liên quan cũng như những chủ sở hữu quy trình. Họ cần đảm bảo rằng các mục tiêu và mong đợi của cả hai bên đều được hiểu rõ ràng. BA sẽ chuyển đổi và chia nhỏ các mục tiêu kinh doanh cấp cao thành các cải tiến quy trình có thể thực hiện được và đưa ra cụ thể cách thức thực hiện để đạt được chúng.

Một trong những nhiệm vụ cơ bản của BA trong suốt quá trình BPR là việc tài liệu hóa quy trình nghiệp vụ hiện tại. Điều này được thực hiện thông qua việc tạo ra các bản đồ quy trình, lưu đồ tổng hợp giúp người xem dễ dàng nắm bắt được sự phức tạp của các hoạt động hiện có. Tài liệu này đóng vai trò như một kế hoạch chi tiết để phân tích và thiết kế lại, làm nổi bật các lĩnh vực có thể cải thiện và giúp tất cả các thành viên trong nhóm hình dung rõ ràng từ trạng thái hiện tại đến trạng thái trong tương lai.

Các kỹ thuật và công cụ chính giúp BA tái thiết kế quy trình nghiệp vụ (BPR)

Để quá trình BPR diễn ra hiệu quả, BA cần sử dụng bộ kỹ năng chuyên môn gồm các kỹ thuật và công cụ chuyên dụng. Những công cụ này giúp BA điều hướng và làm rõ bối cảnh cũng như những quy trình nghiệp vụ phức tạp bằng cách hỗ trợ phân tích và cải tiến. Dưới đây là một số kỹ thuật và công cụ chính mà BA thường xuyên sử dụng:

Sơ đồ quy trình và sơ đồ luồng (Process Mapping và Flowcharts) Kỹ thuật này giúp BA hình dung và biểu diễn các quy trình kinh doanh hiện tại và tương lai. Sơ đồ quy trình và biểu đồ luồng giúp hiểu rõ các bước và luồng công việc, từ đó tạo ra cơ sở để phân tích và cải tiến.
- Việc trực quan hóa trạng thái hiện tại của các quy trình thông qua sơ đồ và bản đồ quy trình là một bước thiết yếu để có thể làm mới và tối ưu hóa chúng. Cách trình bày thông qua đồ họa sẽ giúp các bên liên quan hiểu được tổng quan quy trình công việc, xác định các điểm nghẽn và định hình chính xác các yếu tố cần cải thiện.
- Gap Analysis: BA sử dụng kỹ thuật Gap Analysis nhằm xác định sự chênh lệch giữa trạng thái hiện tại và trạng thái mục tiêu mà doanh nghiệp mong muốn trong tương lai. Bằng cách xác định khoảng cách, BA có thể làm nổi bật những khác biệt, tập trung vào những thay đổi cần thiết, tìm kiếm giải pháp thích hợp để thu hẹp những khoảng cách này một cách hiệu quả.
- Phân tích SWOT: BA sử dụng phân tích SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) để đánh giá các yếu tố bên trong và bên ngoài cũng như các cơ hội và mối đe dọa bên ngoài ảnh hưởng đến quá trình tái cơ cấu. Bằng cách phân tích SWOT, BA có thể nhìn nhận toàn diện về trạng thái hiện tại và có thể bắt đầu hình dung cách cải thiện cho trạng thái tương lai. Điều này phụ thuộc vào việc tập trung vào những điểm mạnh, khắc phục nhược điểm, tận dụng cơ hội và đối phó với các mối đe dọa.

Kỹ năng xác định điểm trì trệ (Identifying Bottlenecks): Nút thắt cổ chai (Bottlenecks) có thể là những trở ngại tiềm ẩn cản trở sự tiến bộ của tổ chức. Trong phần này, cùng BAC đi sâu vào các kỹ thuật và nguyên tắc mà Business Analyst có thể sử dụng để xác định các điểm tắc nghẽn nhé:
- Phân tích nguyên nhân gốc rễ: Những điểm nghẽn thường che giấu những vấn đề cơ bản cản trở hiệu quả. BA sử dụng các kỹ thuật phân tích nguyên nhân gốc rễ để đào sâu và xác định các vấn đề cốt lõi gây ra sự chậm trễ hoặc kém hiệu quả trong quy trình. Tiếp cận bằng phương pháp này đảm bảo rằng các giải pháp được đề xuất sẽ giải quyết được nguyên nhân gốc.
- Phân tích Pareto (Quy tắc 80/20): Nguyên tắc Pareto, còn được gọi là quy tắc 80/20, cho thấy khoảng 80% kết quả đến từ 20% nguyên nhân. phân tích Pareto để xác định các yếu tố quan trọng nhất gây trì trệ trong quy trình nghiệp vụ. Cách tiếp cận chiến lược này giúp họ tập trung nỗ lực vào những yếu tố quan trọng nhất để đạt được hiệu quả cao nhất.
Bộ cung cụ hỗ trợ quá trình làm việc
- Brainstorming: BA tổ chức Brainstorming để tạo điều kiện cho sự tham gia hợp tác của các bên liên quan và chủ sở hữu quy trình. Thông qua đó để thu thập ý kiến và đề xuất từ các thành viên trong tổ chức. Phiên tòa ý tưởng giúp tạo ra các ý tưởng sáng tạo và giải pháp mới hay các phương pháp tiếp cận thay thế để giải quyết điểm tắc nghẽn hay những yếu tố kém hiệu quả đã được xác định trước.
- Mô phỏng và tạo mẫu (Simulation and Prototyping): Trước khi thực hiện các thay đổi trong hoạt động thời gian thực, BA thường sử dụng mô phỏng và tạo nguyên mẫu để kiểm tra các quy trình được thiết kế lại trong môi trường được kiểm soát. Điều này cho phép tinh chỉnh và tối ưu hóa trước khi triển khai toàn diện.
Đo lường hiệu quả bằng cách so sánh (Benchmarking): Để đảm bảo rằng các quy trình được thiết kế lại đáp ứng các tiêu chuẩn ngành và phương pháp thực hành tốt nhất, các BA thực hiện việc đo điểm chuẩn (Benchmarking). BA sử dụng kỹ thuật so sánh để so sánh quy trình kinh doanh hiện tại của tổ chức với các tiêu chuẩn và quy trình tốt nhất trong ngành. Điều này giúp xác định các điểm mạnh và yếu và tìm kiếm các cơ hội để cải thiện hiệu suất.

Như vậy, Business Analyst đóng vai trò tiên quyết trong quá trình tái thiết kế quy trình nghiệp vụ. Bằng cách sử dụng các kỹ thuật và công cụ chính như tạo sơ đồ luồng, phân tích SWOT và phân tích nguyên nhân gốc rễ, BA có thể xác định các điểm nghẽn và thiết kế lại các quy trình mang tính cạnh tranh hiệu quả có thể thúc đẩy tổ chức hướng tới mục tiêu của mình. Cùng khám phá thêm những vai trò thú vị của BA tại tại BAC's Blog nhé.

Nguồn tham khảo:
https://thebaguide.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp

BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.

CÁC KHOÁ HỌC BUSINESS ANALYST BACs.VN DÀNH CHO BẠN

Khoá học Online:

Khoá học Offline:

Tại Tp.HCM:

Tại Hà Nội:

Tham khảo lịch khai giảng TẤT CẢ các khóa học mới nhất

Ban biên tập nội dung - BAC

Click để đọc tiếp

Mục đích chính của phân tích dữ liệu là gì? Ứng dụng thực tế trong công việc

Mục đích chính của phân tích dữ liệu là gì và làm thế nào để ứng dụng trong công việc là những câu hỏi thường gặp. BAC sẽ giúp bạn tổng hợp những kiến thức nền tảng thông qua các ví dụ thực tế, gần gũi.
Bài tập phân tích dữ liệu trong kinh doanh cho người mới bắt đầu có đáp án

Bạn muốn tìm bài tập phân tích dữ liệu trong kinh doanh cho người mới bắt đầu có đáp án? Bạn là người mới và chưa biết phải bắt đầu từ đâu? Hãy để BAC giúp bạn thông qua hướng dẫn chi tiết ở đây.
Dữ liệu thứ cấp là gì? phương pháp phân tích dữ liệu thứ cấp là gì?

Nếu bạn đang tìm hiểu về phân tích dữ liệu và gặp khái niệm dữ liệu thứ cấp thì đây là bài viết dành cho bạn. BAC sẽ giúp bạn tìm hiểu tất cả thông tin như định nghĩa, đặc điểm, ưu và nhược điểm cũng như những phương pháp phân tích.
Business Analyst thời đại AI: Cơ hội, thách thức và kỹ năng cần có để không bị thay thế

Trí tuệ nhân tạo (AI) đang thay đổi ngành phát triển phần mềm, ảnh hưởng đến vai trò của Business Analyst (BA). Hãy phân tích BA cần làm gì để thích nghi ở thời đại mới

Bình luận

Lê Anh Tuấn

Chuyên viên HO - Kỹ thuật Ngân hàng số Eximbank

Tôi là nhân sự thuộc Trung tâm Phát triển CNTT – Khối Ngân hàng số, hiện đang đảm nhiệm vai trò kiểm thử phần mềm (tester). Việc tham gia khóa học Business Analyst đã mang lại cho tôi góc nhìn toàn diện và rõ ràng hơn về vai trò của BA trong lĩnh vực ngân hàng.

Khóa học Fundamental Business Analysis tại BAC không chỉ giúp tôi hiểu đúng bản chất công việc BA mà còn hỗ trợ phát triển tư duy nghiệp vụ – từ tiếp cận giải pháp kỹ thuật sang tập trung vào nhu cầu người dùng. Phương pháp giảng dạy kết hợp lý thuyết và thực hành thực tiễn, cùng các hoạt động mô phỏng, thảo luận nhóm đã giúp tôi nâng cao kỹ năng giao tiếp, phân tích và trình bày yêu cầu – những năng lực thiết yếu để phối hợp hiệu quả giữa các bên trong dự án công nghệ.

Xem chi tiết +
Huỳnh Cao Cường

Nhân viên HO - Kỹ thuật Ngân hàng số Eximbank

Tôi hiện đang công tác tại Trung tâm Phát triển CNTT – Khối CNTT, với vai trò là nhân sự chức năng phụ trách mảng Ngân hàng số, chuyên sâu về kiểm thử phần mềm (Tester). Trước khi tham gia khóa học Fundamental Business Analysis do BAC tổ chức, tôi từng hình dung BA chỉ đơn thuần là cầu nối giữa bộ phận kỹ thuật và nghiệp vụ.

Tuy nhiên, quá trình học đã giúp tôi nhận thức rõ hơn về bản chất và tầm quan trọng của vị trí này. BA không chỉ kết nối các bên liên quan, mà còn giữ vai trò định hình yêu cầu, đảm bảo giải pháp được thiết kế đúng mục tiêu và sát với nhu cầu thực tế. Khóa học đã trang bị cho tôi tư duy phân tích bài bản, khả năng diễn đạt yêu cầu rõ ràng, và kỹ năng phối hợp hiệu quả trong môi trường dự án đa chiều.

Với nền tảng công nghệ thông tin sẵn có, khóa học là bước chuyển hướng quan trọng giúp tôi phát triển tư duy nghiệp vụ vững chắc và sẵn sàng theo đuổi lộ trình nghề nghiệp chuyên sâu trong lĩnh vực Business Analysis tại Eximbank.

Xem chi tiết +
Nguyễn Thị Mai Bình

Business Analyst

Với một người ngoại đạo như mình thì những chuyên đề về "kỹ thuật" của BA hết sức quan trọng. Ví dụ như sử dụng các diagram để mô hình hóa requirement, viết User Story/Use case, v...v..

Đến với khóa học Fundamental Business Analysis, mình đã được gặp thầy Lộc, một người người rất nhiệt tình và có tâm. Ngoài việc chia sẻ các kinh nghiệm thực tế trên lớp thì thầy còn dành thời gian ra để tư vấn, hỗ trợ, góp ý CV cho mình. Bên cạnh đó trung tâm và anh Phụng cũng hỗ trợ gửi CV, kết nối học viên tới mạng lưới các công ty đối tác chất lượng, điều này giúp học viên như mình tìm được công việc phù hợp nhất. Cảm ơn BAC.
Xem chi tiết +

Professional Transfer Services in Batumi

Luxury Georgian Transfer Services – Tbilisi & Batumi

Airport Transfers in Georgia

Mục đích chính của phân tích dữ liệu là gì? Ứng dụng thực tế trong công việc

Bài tập phân tích dữ liệu trong kinh doanh cho người mới bắt đầu có đáp án

Dữ liệu thứ cấp là gì? phương pháp phân tích dữ liệu thứ cấp là gì?

Business Analyst thời đại AI: Cơ hội, thách thức và kỹ năng cần có để không bị thay thế

CÔNG TY CỔ PHẦN ĐÀO TẠO VÀ TƯ VẤN BAC