Feb 28, 2024

Hướng dẫn viết Use Case hiệu quả cho Business Analyst

Việc viết use case là một phương pháp quan trọng trong phân tích và truyền đạt các yêu cầu phần mềm. Use case giúp mô tả và hiểu rõ hơn về các tương tác giữa người dùng và hệ thống để đạt được các mục tiêu cụ thể. Trong bài viết này, BAC sẽ hướng dẫn viết Use Case hiệu quả cho Business Analyst và cung cấp một số mẫu Use Case thông dụng.

1. Ý nghĩa của việc viết use case

Bạn đã bao giờ thắc mắc tại sao phải viết Use Case chưa? Việc viết use case đóng vai trò vô cùng lớn trong việc xác định rõ ràng những gì phần mềm cần thực hiện và hỗ trợ giao tiếp yêu cầu một cách hiệu quả. Use case giúp team business và bên technical có thể hiểu và cung cấp phản hồi một cách hiệu quả.

Với tư cách là nhà phân tích nghiệp vụ, use case giúp bạn giao tiếp các yêu cầu mang tính kỹ thuật với đội phát triển phần mềm. Còn đối với nhà kỹ thuật, use case giúp họ giao tiếp với các bên liên quan, xây dựng sự tham gia của các nhân tố kinh doanh. Như vậy, use case như một công cụ giao tiếp hay tiếng nói chung để thu hẹp khoảng cách và kết nối mọi người lại với nhau.

2. Use case là gì?

Use case mô tả về tương tác giữa người dùng và hệ thống để đạt được một mục tiêu cụ thể. Use case tập trung vào cách người dùng tương tác với hệ thống và một use case sẽ bao gồm một chuỗi các bước tương tác. Chúng được biểu diễn dưới dạng một luồng chính (basic flow) và có thể có các luồng thay thế (alternative flow) và luồng ngoại lệ (exception flow).

Ví dụ về một use case: "Mua khóa học"

Tên use case: Mua khóa học.
Mô tả ngắn gọn: Use case bắt đầu khi người dùng quan tâm đến một khóa học và kết thúc khi người dùng hoàn tất việc mua khóa học đó.
Nhân tố tham gia:
- Người dùng: Người muốn mua khóa học.
- Hệ thống: Hệ thống quản lý khóa học và thanh toán.

Nhìn chung, các use case thường thể hiện những điều cụ thể mà người dùng có thể thực hiện với hệ thống phần mềm và nó nắm bắt tất cả các cách mà người dùng và hệ thống đó có thể tương tác với nhau.

Chi tiết về use case bao gồm tất cả các trường hợp ngoại lệ và biến thể. Ví dụ như điều gì sẽ xảy ra nếu bạn mua một khóa học nhưng địa chỉ email không hợp lệ hoặc thông tin thẻ tín dụng không chính xác,... Tất cả những biến thể đó có thể xảy ra sai sót trong phạm vi hệ thống.

3. Hướng dẫn viết use case hiệu quả

Đặt tên use case:

Tên use case nên phản ánh mục tiêu chính của tương tác, mô tả ngắn gọn hành động của người dùng. Ví dụ: "Mua khóa học".

Viết mô tả ngắn gọn:

Mô tả ngắn gọn, súc tích giúp người đọc hiểu được mục tiêu và phạm vi của use case. Chẳng hạn như use case bắt đầu khi người dùng quan tâm đến một khóa học và kết thúc khi người dùng hoàn tất việc mua khóa học đó.

Xác định tác nhân tham gia (actors):

Tác nhân tham gia là những đối tượng có vai trò liên quan đến use case. Trong ví dụ mua khoá học thì người dùng và hệ thống quản lý khóa học và thanh toán là các nhân tố tham gia.

Xác định điều kiện tiên quyết:

Điều kiện tiên quyết chính là những điều cần phải thực hiện trước khi use case bắt đầu.

Viết luồng chính (basic flow):

Viết một chuỗi các bước tương tác giữa người dùng và hệ thống để đạt được mục tiêu. Luồng chính mô tả tất cả những bước thông thường mà người dùng thực hiện để mua khóa học.

Ví dụ cụ thể: use case mua khoá học sẽ gồm những luồng chính sau:

Người dùng xem danh sách các khóa học có sẵn.
Người dùng chọn một khóa học cụ thể.
Hệ thống hiển thị thông tin chi tiết về khóa học đó.
Người dùng xem thông tin chi tiết và quyết định mua khóa học.
Hệ thống yêu cầu người dùng cung cấp thông tin thanh toán.
Người dùng cung cấp thông tin thanh toán.
Hệ thống xác nhận thanh toán và cung cấp quyền truy cập vào khóa học.
Use case kết thúc.

Viết luồng thay thế (alternative flow):

Đôi khi, người dùng có thể thực hiện các tương tác khác, hoặc hệ thống có thể xuất hiện các tình huống đặc biệt cần xử lý. Do vậy, việc viết các luồng thay thế giúp mô tả chi tiết các tương tác và cách thức xử lý đối với các tình huống khác nhau. Ví dụ:

Người dùng không tìm thấy khóa học mong muốn:
- Người dùng thực hiện tìm kiếm lại.
- Người dùng quyết định không mua khóa học và thoát khỏi use case.
Người dùng không hoàn tất thanh toán:
- Người dùng hủy thanh toán.
- Hệ thống hủy việc mua khóa học.
Viết luồng ngoại lệ (exception flow):

Đôi khi các tình huống ngoại lệ sẽ xảy ra trong quá trình tương tác. Viết các luồng ngoại lệ giúp mô tả có thể giúp xử lý các tình huống ngoại lệ một cách tối ưu nhất. Ví dụ:

Hệ thống gặp lỗi khi xử lý thanh toán
- Hệ thống hiển thị thông báo lỗi và yêu cầu người dùng thử lại hoặc liên hệ hỗ trợ.

Viết use case là một phương pháp quan trọng để mô tả và hiểu rõ hơn về tương tác giữa người dùng và hệ thống trong phân tích và giao tiếp yêu cầu phần mềm. Bằng cách tuân thủ các bước được BAC hướng dẫn, bạn có thể hoàn toàn viết những use case hiệu quả và dễ hiểu. Cuối cùng đừng quên tham khảo thêm những kiến thức thú vị về BA tại BAC's Blog bạn nhé!

Nguồn tham khảo:
https://www.bridging-the-gap.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp

BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.

CÁC KHOÁ HỌC BUSINESS ANALYST BACs.VN DÀNH CHO BẠN

Khoá học Online:

Khoá học Offline:

Tại Tp.HCM:

Tại Hà Nội:

Tham khảo lịch khai giảng TẤT CẢ các khóa học mới nhất

Ban biên tập nội dung - BAC

Click để đọc tiếp

Các Business Analyst cần trau dồi những công nghệ gì trong năm 2025

Đối với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ ngày này, việc không ngừng trau dồi và học hỏi là điều bắt buộc mà các Business Analyst phải làm để phát triển hơn trong lĩnh vực phân tích nghiệp vụ. Trong bài viết này, các bạn hãy cùng BAC tìm hiểu các xu hướng và các kỹ năng mới để làm hành trang trên sự nghiệp Business Analyst nhé!
Sự khác biệt giữa UAT và Usability Testing Business Analyst cần lưu ý

UAT và Usability Testing thường được mang lên bàn cân để so sánh nhưng, đây là 2 phương pháp kiểm thử khác nhau. Trong khi Usability Testing đảm bảo sự hài lòng của người dùng thì UAT lại giúp các Business Analyst xác thực chức năng. Cả hai đều là một phần không thể thiếu để cung cấp một sản phẩm chất lượng cao. Hãy cùng BAC tìm hiểu ngay nhé!
API là gì? Khám phá cầu nối giữa các ứng dụng

API là nền tảng quan trọng kết nối các ứng dụng và dịch vụ trong kỷ nguyên số, tạo ra sự linh hoạt, hiệu quả và mở rộng cho các hệ thống. Bài viết sau giới thiệu API, cách hoạt động, các kiểu kiến trúc phổ biến cùng các công cụ kiểm thử API như Postman.
Meta AI là gì và cách sử dụng Meta AI hiệu quả 2025

Meta AI là một công cụ Trí Tuệ Nhân Tạo do chính công ty mẹ của Facebook, Instagram, WhatsApp ra mắt. Đây được xem là một cuộc cách mạng sẽ làm thay đổi cách mà các doanh nghiệp và người dùng sử dụng mạng xã hội.

Bình luận

Nguyễn Thị Mai Bình

Business Analyst

Với một người ngoại đạo như mình thì những chuyên đề về "kỹ thuật" của BA hết sức quan trọng. Ví dụ như sử dụng các diagram để mô hình hóa requirement, viết User Story/Use case, v...v..

Đến với khóa học Fundamental Business Analysis, mình đã được gặp thầy Lộc, một người người rất nhiệt tình và có tâm. Ngoài việc chia sẻ các kinh nghiệm thực tế trên lớp thì thầy còn dành thời gian ra để tư vấn, hỗ trợ, góp ý CV cho mình. Bên cạnh đó trung tâm và anh Phụng cũng hỗ trợ gửi CV, kết nối học viên tới mạng lưới các công ty đối tác chất lượng, điều này giúp học viên như mình tìm được công việc phù hợp nhất. Cảm ơn BAC.
Xem chi tiết +
Phạm Quế

Business Analyst

Khoá học Product Design của BAC đã cung cấp cho tôi nhiều kiến thức và nền tảng vô cùng hữu ích. Giảng viên giảng dạy rất nhiệt tình, truyền cho chúng tôi ngọn lửa đam mê và nhiệt huyết trong ngành. Đồng thời chia sẻ các kiến thức và kỹ năng cần thiết trong bài giảng một cách dễ hiểu hơn. Số lượng học viên không quá nhiều nên chất lượng giảng giạy vô cùng tốt. Giảng viên sửa bài tập 1-1 nên bài giảng sẽ chuyên sâu hơn.
Xem chi tiết +
Nguyễn Văn Long

Chuyên viên về chế độ kế toán & Giải pháp nghiệp vụ Tài chính kế toán trong ứng dụng CNTT - Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN)

Tôi đã tham gia khóa Phân tích nghiệp vụ phần mềm cơ bản 3.0 tại BAC. Ở đây, tài liệu đào tạo cung cấp nhiều nội dung bổ ích và trình bày dễ hiểu. Giảng viên rất nhiệt tình, ngoài nội dung giảng dạy theo giáo trình còn chia sẻ nhiều kinh nghiệm thực tiễn, các câu hỏi của học viên đều được giải đáp ngay trên lớp và có minh họa từ các dự án trong thực tế. Sau tất cả, tôi cảm ơn BAC và Thầy giáo Thái Sơn.
Xem chi tiết +