Mar 04, 2025

Dấu hiệu nhận biết và cách khắc phục dự án phân tích nghiệp vụ đang thất bại?

Trong lĩnh vực phân tích nghiệp vụ, BA thường tập trung vào cách thực hiện mọi thứ đúng đắn để thúc đẩy thành công cho dự án. Tuy nhiên, thực tế không phải lúc nào cũng hoàn hảo. Mọi người có thể mắc sai lầm, bỏ sót điều quan trọng trong dự án và dẫn đến thất bại. Việc nhận biết sớm các dấu hiệu cảnh báo có thể giúp chúng ta xử lý kịp thời và đưa dự án trở lại đúng hướng. Bài viết sau, cùng BAC thảo luận về những dấu hiệu nhận biết và cách khắc phục dự án phân tích nghiệp vụ đang thất bại nhé!

1. Dấu hiệu cảnh báo sớm sự thất bại của dự án

1.1. Mục tiêu và mục đích không rõ ràng

Một dự án thiếu các mục tiêu và cột mốc rõ ràng dễ dẫn đến thất bại. Trong các dự án phân tích nghiệp vụ, mục tiêu cần được xác định rõ ràng, có thể đo lường và đạt được. Nếu mục tiêu mơ hồ hoặc không rõ ràng, có thể dẫn đến hiểu lầm và thiếu sự đồng thuận giữa các thành viên và các bên liên quan.

1.2. Lập kế hoạch không đầy đủ

Lập kế hoạch cẩn thận là yếu tố then chốt cho sự thành công của bất kỳ dự án nào. Thiếu lập kế hoạch có thể dẫn đến bỏ lỡ các cột mốc quan trọng, vượt ngân sách và lãng phí tài nguyên. Đây là dấu hiệu cảnh báo lớn về khả năng thất bại của dự án phân tích nghiệp vụ.

1.3. Giao tiếp nhóm kém hiệu quả

Giao tiếp hiệu quả là nền tảng của làm việc nhóm tốt và thành công của dự án. Giao tiếp kém có thể dẫn đến hiểu lầm, thiếu sự đồng thuận và trì hoãn trong việc hoàn thành dự án. Nếu các nhóm không giao tiếp hiệu quả, điều này sẽ nhanh chóng dẫn đến thất bại của dự án.

1.4. Phạm vi dự án mở rộng không kiểm soát (Scope Creep)

Phạm vi dự án mở rộng xảy ra khi yêu cầu vượt quá phạm vi công việc ban đầu. Điều này có thể dẫn đến trì hoãn, tăng chi phí và mất tập trung vào mục tiêu lớn. Việc đặt ra ranh giới rõ ràng về phạm vi của giải pháp rất quan trọng, nếu không dự án có thể trở nên xa vời và khó kiểm soát.

1.5. Thiếu sự tham gia của các bên liên quan

Nếu bạn cảm thấy các bên liên quan không quan tâm hoặc không muốn tham gia vào sáng kiến của bạn, có thể bạn đang gặp phải tình trạng thiếu sự tham gia của các bên liên quan. Dấu hiệu rõ ràng của vấn đề này biểu hiện như các bên liên quan không sẵn lòng gặp gỡ, thiếu quyền truy cập vào hệ thống hoặc báo cáo quan trọng hay sự phản đối trong các cuộc họp, thảo luận nhóm.

1.6. Deadline không thực tế

Khi đặt ra deadline và cột mốc cho dự án, hãy đảm bảo chúng tuân theo mô hình SMART (Specific - Cụ thể, Measurable - Đo lường được, Actionable - Có thể đạt được, Relevant - Thực tế, Time-Bound - Thời hạn rõ ràng). Nếu deadline không thực tế và liên tục bị bỏ lỡ, sẽ rất khó để giữ dự án đi đúng hướng. Điều này có thể dẫn đến sự trì trệ, chán nản và giảm tinh thần của team.

2. Những dấu hiệu cảnh báo muộn sự thất bại của dự án

Nếu bạn không nhận ra các dấu hiệu cảnh báo sớm, có một số dấu hiệu cảnh báo muộn thường dễ nhận thấy hơn. Tuy nhiên, các dự án gặp phải những dấu hiệu này thường rất khó khắc phục (mặc dù không phải là không thể).

2.1. Bỏ lỡ deadline

Khi các deadline quan trọng bị bỏ lỡ liên tục, đó là dấu hiệu rõ ràng rằng dự án đang gặp vấn đề nghiêm trọng. Điều này có thể dẫn đến mất niềm tin từ các bên liên quan và ảnh hưởng tiêu cực đến tinh thần của nhóm.

2.2. Vượt ngân sách

Nếu dự án liên tục vượt ngân sách dự kiến, đó là dấu hiệu cho thấy việc quản lý tài chính không hiệu quả, dẫn đến thiếu tài nguyên cho các hoạt động quan trọng và cuối cùng gây ra thất bại dự án.

2.3. Chất lượng đầu ra kém

Các bên liên quan mong đợi các sản phẩm chất lượng khi đầu tư thời gian, tài nguyên và tiền bạc vào một sáng kiến. Khi kết quả không đáp ứng kỳ vọng, đó là một thất vọng lớn và có thể dẫn đến mất niềm tin vào khả năng của team trong việc cung cấp giải pháp có giá trị trong tương lai.

3. Cách khắc phục khi dự án có dấu hiệu thất bại

Khi nhận thấy các dấu hiệu cảnh báo, điều quan trọng là hành động nhanh chóng để đưa dự án trở lại đúng hướng. Dưới đây là một số bước có thể thực hiện:

3.1. Đánh giá lại mục tiêu và phạm vi dự án

Xác định lại các mục tiêu và phạm vi dự án để đảm bảo tất cả các bên liên quan đều hiểu rõ và đồng thuận về những gì cần đạt được.

3.2. Tăng cường giao tiếp

Thiết lập các kênh giao tiếp hiệu quả giữa các thành viên trong nhóm và các bên liên quan để đảm bảo mọi người đều được thông báo và có thể đóng góp ý kiến.

3.3. Điều chỉnh kế hoạch và lịch trình

Xem xét lại kế hoạch và lịch trình dự án để đảm bảo chúng thực tế và có thể đạt được. Việc này bao gồm công tác điều chỉnh các cột mốc, phân bổ lại tài nguyên hoặc thậm chí thay đổi phạm vi dự án.

3.4. Quản lý rủi ro chủ động

Xác định và quản lý các rủi ro tiềm ẩn có thể ảnh hưởng đến dự án điển hình như lập kế hoạch cho các tình huống không mong muốn và chuẩn bị các biện pháp giảm thiểu phù hợp.

3.5. Tăng cường sự tham gia của các bên liên quan

Đảm bảo các bên liên quan được tham gia đầy đủ vào quá trình ra quyết định và có cơ hội đóng góp ý kiến nhằm tăng cường sự hỗ trợ và cam kết đối với dự án.

3.6. Quản lý Scope Creep

Nếu sáng kiến của bạn đang gặp phải tình trạng mở rộng phạm vi, bạn cần thiết lập các yêu cầu rõ ràng, xác định ranh giới dự án và kiểm soát các thay đổi một cách chặt chẽ. Nếu có những ý tưởng hoặc đề xuất bổ sung xuất hiện, hãy ghi nhận chúng để lưu trữ lại, nhưng đồng thời đảm bảo rằng các bên liên quan và những người khác hiểu rằng chúng sẽ được xem xét trong các giai đoạn tiếp theo của dự án.

3.7. Thực hiện phân tích nguyên nhân gốc rễ

Để cứu vãn một dự án phân tích nghiệp vụ đang thất bại, BA nên bình tĩnh phân tích nguyên nhân gốc rễ bằng cách xác định các nguyên nhân cơ bản dẫn đến thất bại, nhận diện các dấu hiệu cảnh báo và xây dựng một kế hoạch để giải quyết chúng.

3.8. Đánh giá lại nhu cầu của các bên liên quan

Nếu sự không hài lòng của các bên liên quan ngày càng trở nên phổ biến, BA cần đánh giá lại nhu cầu và mong đợi của họ. BA có thể trao đổi trực tiếp, thu thập phản hồi và xây dựng kế hoạch để đáp ứng những mối quan tâm đó. Đôi khi, chỉ cần nhắc nhở họ về giá trị của giải pháp đang được triển khai cũng đủ để họ cảm thấy yên tâm. Một số người có thể đã nghĩ ra những ý tưởng mới cho giải pháp, và họ có thể hài lòng khi biết rằng ý tưởng của họ được lắng nghe và sẽ được xem xét trong các giai đoạn tiếp theo của dự án.

3.9. Đánh giá các sản phẩm bàn giao

Chất lượng kém của các sản phẩm bàn giao làm giảm niềm tin vào dự án. BA nên thiết lập các tiêu chuẩn chất lượng rõ ràng với nhóm của mình, thực hiện kiểm tra chất lượng định kỳ và áp dụng các quy trình kiểm soát chất lượng hiệu quả hơn.

3.10. Phân bổ lại nguồn lực

Nếu nguyên nhân chính dẫn đến thất bại của dự án là do thiếu nguồn lực, bạn cần xem xét cách phân bổ lại chúng một cách hiệu quả. Hãy xác định các khía cạnh quan trọng của dự án và ưu tiên sử dụng nguồn lực hợp lý. Nếu cần bổ sung nhân lực hoặc tài nguyên, hãy xem xét kỹ lưỡng trước khi triển khai, đảm bảo rằng nhu cầu đó là thực sự cần thiết. Vì mọi thứ đều đi kèm với chi phí! Một phương án khác là xem xét lại kế hoạch của bạn để tìm cách giảm phạm vi giải pháp mà vẫn đạt được kết quả mong muốn.

3.11. Tìm kiếm sự hỗ trợ từ bên ngoài

Nếu nhóm dự án không thể cứu vãn một dự án phân tích nghiệp vụ đang thất bại, hãy nhận biết khi nào bạn cần tìm kiếm sự hỗ trợ bên ngoài. Có thể thuê chuyên gia tư vấn hoặc những người có kinh nghiệm để cung cấp hướng dẫn và hỗ trợ. Đôi khi, bạn chỉ cần một lời khuyên. Hãy nghĩ đến một người cố vấn hoặc đồng nghiệp mà bạn ngưỡng mộ hoặc đã từng làm việc cùng. Thực chất hầu hết mọi người đều sẵn lòng chia sẻ kinh nghiệm của họ!

Không ai mong muốn phải đối mặt với thực tế rằng một dự án mà mình đang tham gia có dấu hiệu thất bại hoặc đang trên đường đi đến thất bại. Nhưng việc thừa nhận và chấp nhận tình hình là bước đầu tiên để xoay chuyển tình thế, khắc phục vấn đề hoặc ít nhất là cứu vãn những gì có thể. Nếu bạn phát hiện ra các dấu hiệu cảnh báo sớm và hành động kịp thời, đôi khi bạn có thể giảm thiểu tác động xuống mức thấp nhất, thậm chí không gây ra hậu quả nào đáng kể.

Và quan trọng nhất, nếu bạn rơi vào tình huống này, hãy nhớ rằng ai cũng có thể mắc sai lầm. Ngay cả những chuyên gia giỏi nhất cũng từng gặp thất bại. Hãy học hỏi từ nó và tiếp tục tiến về phía trước bạn nhé. Đừng quên đón xem các bài viết mới nhất sẽ được cập nhật thường xuyên tại BAC's Blog.

Nguồn tham khảo:
https://thebaguide.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp

BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.

CÁC KHOÁ HỌC BUSINESS ANALYST BACs.VN DÀNH CHO BẠN

Khoá học Online:

Khoá học Offline:

Tại Tp.HCM:

Tại Hà Nội:

Tham khảo lịch khai giảng TẤT CẢ các khóa học mới nhất

Ban biên tập nội dung - BAC

Click để đọc tiếp

Các Business Analyst cần trau dồi những công nghệ gì trong năm 2025

Đối với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ ngày này, việc không ngừng trau dồi và học hỏi là điều bắt buộc mà các Business Analyst phải làm để phát triển hơn trong lĩnh vực phân tích nghiệp vụ. Trong bài viết này, các bạn hãy cùng BAC tìm hiểu các xu hướng và các kỹ năng mới để làm hành trang trên sự nghiệp Business Analyst nhé!
Sự khác biệt giữa UAT và Usability Testing Business Analyst cần lưu ý

UAT và Usability Testing thường được mang lên bàn cân để so sánh nhưng, đây là 2 phương pháp kiểm thử khác nhau. Trong khi Usability Testing đảm bảo sự hài lòng của người dùng thì UAT lại giúp các Business Analyst xác thực chức năng. Cả hai đều là một phần không thể thiếu để cung cấp một sản phẩm chất lượng cao. Hãy cùng BAC tìm hiểu ngay nhé!
API là gì? Khám phá cầu nối giữa các ứng dụng

API là nền tảng quan trọng kết nối các ứng dụng và dịch vụ trong kỷ nguyên số, tạo ra sự linh hoạt, hiệu quả và mở rộng cho các hệ thống. Bài viết sau giới thiệu API, cách hoạt động, các kiểu kiến trúc phổ biến cùng các công cụ kiểm thử API như Postman.
Meta AI là gì và cách sử dụng Meta AI hiệu quả 2025

Meta AI là một công cụ Trí Tuệ Nhân Tạo do chính công ty mẹ của Facebook, Instagram, WhatsApp ra mắt. Đây được xem là một cuộc cách mạng sẽ làm thay đổi cách mà các doanh nghiệp và người dùng sử dụng mạng xã hội.

Bình luận

Nguyễn Thị Mai Bình

Business Analyst

Với một người ngoại đạo như mình thì những chuyên đề về "kỹ thuật" của BA hết sức quan trọng. Ví dụ như sử dụng các diagram để mô hình hóa requirement, viết User Story/Use case, v...v..

Đến với khóa học Fundamental Business Analysis, mình đã được gặp thầy Lộc, một người người rất nhiệt tình và có tâm. Ngoài việc chia sẻ các kinh nghiệm thực tế trên lớp thì thầy còn dành thời gian ra để tư vấn, hỗ trợ, góp ý CV cho mình. Bên cạnh đó trung tâm và anh Phụng cũng hỗ trợ gửi CV, kết nối học viên tới mạng lưới các công ty đối tác chất lượng, điều này giúp học viên như mình tìm được công việc phù hợp nhất. Cảm ơn BAC.
Xem chi tiết +
Phạm Quế

Business Analyst

Khoá học Product Design của BAC đã cung cấp cho tôi nhiều kiến thức và nền tảng vô cùng hữu ích. Giảng viên giảng dạy rất nhiệt tình, truyền cho chúng tôi ngọn lửa đam mê và nhiệt huyết trong ngành. Đồng thời chia sẻ các kiến thức và kỹ năng cần thiết trong bài giảng một cách dễ hiểu hơn. Số lượng học viên không quá nhiều nên chất lượng giảng giạy vô cùng tốt. Giảng viên sửa bài tập 1-1 nên bài giảng sẽ chuyên sâu hơn.
Xem chi tiết +
Nguyễn Văn Long

Chuyên viên về chế độ kế toán & Giải pháp nghiệp vụ Tài chính kế toán trong ứng dụng CNTT - Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN)

Tôi đã tham gia khóa Phân tích nghiệp vụ phần mềm cơ bản 3.0 tại BAC. Ở đây, tài liệu đào tạo cung cấp nhiều nội dung bổ ích và trình bày dễ hiểu. Giảng viên rất nhiệt tình, ngoài nội dung giảng dạy theo giáo trình còn chia sẻ nhiều kinh nghiệm thực tiễn, các câu hỏi của học viên đều được giải đáp ngay trên lớp và có minh họa từ các dự án trong thực tế. Sau tất cả, tôi cảm ơn BAC và Thầy giáo Thái Sơn.
Xem chi tiết +