May 17, 2024

Công thức lựa chọn nhà cung cấp cho dự án triển khai phần mềm

Việc lựa chọn nhà cung cấp cho các dự án triển khai phần mềm thường được đánh giá như một quá trình vô cùng phức tạp. Tuy nhiên, với một số mẹo nhỏ bạn hoàn toàn có thể đơn giản hóa quá trình này trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn rất nhiều. Cùng BAC tìm hiểu công thức lựa chọn nhà cung cấp cho dự án triển khai phần mềm ngay trong bài viết sau nhé!

1. Làm rõ ràng và chi tiết yêu cầu dự án

Yêu cầu dự án rõ ràng là yếu tố then chốt giúp các nhà cung cấp xác định năng lực đáp ứng của họ. Những yêu cầu cần phản ánh chính xác nhất những gì doanh nghiệp muốn đạt được trong quá trình triển khai. Một bộ yêu cầu rõ ràng sẽ đóng vai trò như "kim chỉ nam" dẫn dắt các nhà cung cấp đưa ra những phản hồi phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp.

BA có thể chi tiết hoá yêu cầu dự án thông qua:

Tài liệu các yêu cầu chức năng (functional requirements) và yêu cầu phi chức năng (non-functional requirements) của dự án.
Sử dụng lưu đồ quy trình (flowchart) hoặc sơ đồ tổ chức (mindmap) để trực quan hóa các yêu cầu.
Tránh sử dụng ngôn ngữ mơ hồ hoặc các thuật ngữ chuyên ngành khó hiểu.
Thực hiện rà soát chéo (cross-check) yêu cầu với các bên liên quan để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ.

2. Sử dụng mẫu template toàn diện

Việc sử dụng mẫu template có sẵn, chẳng hạn như mẫu "Yêu cầu đề xuất dự án" (Request for Proposal - RFP), sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và đảm bảo không bỏ sót những thông tin quan trọng. Điều này đặc biệt hữu ích nếu đây là lần đầu tiên bạn triển khai RFP trong một ngành nghề hoặc tổ chức mới. Nếu tổ chức bạn chưa có mẫu template sẵn, bạn có thể tìm kiếm các mẫu RFP hoàn toàn miễn phí trên internet.

Hãy tùy chỉnh mẫu template sao cho phù hợp với dự án cụ thể của bạn với những thành phần như:

Giới thiệu về dự án
Yêu cầu chi tiết
Dịch vụ mong đợi từ nhà cung cấp
Quy trình đánh giá
Timeline dự án
Thông tin liên hệ

3. Quy định rõ ràng cách thức phản hồi

Nếu bạn không hướng dẫn rõ ràng cho nhà cung cấp về cách thức cung cấp thông tin, bạn sẽ phải mất nhiều thời gian để phân loại và sắp xếp các phản hồi được gửi về với vô vàn định dạng khác nhau.

Một số bí quyết bao gồm:

Yêu cầu nhà cung cấp gửi phản hồi theo định dạng cụ thể, chẳng hạn như định dạng RFP tiêu chuẩn hoặc dạng sheet/docs.
Cung cấp các hướng dẫn chi tiết về nội dung cần thiết có trong phản hồi.
Sử dụng các công cụ trực tuyến để thu thập và quản lý phản hồi từ nhà cung cấp.

4. Xác định thứ tự ưu tiên cho các yêu cầu

Việc truyền đạt rõ ràng những yêu cầu "bắt buộc phải có" (must-have) sẽ giúp các nhà cung cấp tập trung xây dựng phản hồi của họ dựa trên các yêu cầu quan trọng nhất.

Bạn nên phân loại yêu cầu thành các mức độ ưu tiên như: bắt buộc phải có (must-have), có lợi nhưng không bắt buộc (nice-to-have), and mong muốn sẽ có (wish-to-have). Và trong tài liệu RFP, đừng quên nhấn mạnh các yêu cầu "bắt buộc phải có" (must-have) nhé.

5. Thiết lập tiêu chí đánh giá

Tiêu chí đánh giá nên được xác định ngay từ đầu để đảm bảo tất cả thông tin cần thiết để đánh giá các nhà cung cấp đều được yêu cầu cung cấp ngay từ những bước đầu tiên.

Để thực hiện hiệu quả công việc này bạn cần:

Xác định các tiêu chí đánh giá dựa trên các yêu cầu dự án, mục tiêu kinh doanh và chiến lược dài hạn của tổ chức.

Phân hạng và xếp trọng số cho từng tiêu chí đánh giá để phản ánh mức độ quan trọng của chúng.

Sử dụng ma trận đánh giá (evaluation matrix) để so sánh và đánh giá các nhà cung cấp một cách khách quan nhất.

6. Dành thời gian cho các buổi thảo luận, hỏi đáp (Q&A)

Có rất nhiều khả năng các nhà cung cấp sẽ có những câu hỏi trong quá trình nghiên cứu yêu cầu dự án của bạn. Do đó đừng quên cung cấp thông tin liên lạc để bạn có thể giải đáp các thắc mắc của họ và đảm bảo tất cả các nhà cung cấp đều hiểu rõ các chi tiết về dự án.

7. Đánh giá kỹ lưỡng năng lực của nhà cung cấp

Việc đánh giá năng lực của nhà cung cấp là bước quan trọng để lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất cho dự án của bạn. Hãy dành thời gian để đánh giá các yếu tố sau:

Kinh nghiệm: Nhà cung cấp có kinh nghiệm triển khai các dự án tương tự hay không? Họ đã làm việc với những khách hàng nào trong ngành của bạn?
Năng lực technical: Nhà cung cấp có đội ngũ kỹ sư có chuyên môn và kinh nghiệm phù hợp với yêu cầu dự án của bạn hay không? Họ có sử dụng các công nghệ và phương pháp hay nhất trong ngành không?
Quản lý dự án: Nhà cung cấp có quy trình quản lý dự án hiệu quả không? Họ có thể đảm bảo dự án của bạn được hoàn thành đúng tiến độ, ngân sách và chất lượng hay không?
Khả năng tài chính: Nhà cung cấp có tình hình tài chính vững mạnh hay và có đủ nguồn lực để thực hiện dự án của bạn hay không?
Văn hóa doanh nghiệp: Liệu văn hóa doanh nghiệp của nhà cung cấp có phù hợp với văn hóa doanh nghiệp của bạn và hai bên có thể hợp tác hiệu quả hay không?

8. Thương lượng hợp đồng

Sau khi lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp, bạn cần đàm phán hợp đồng để đảm bảo quyền lợi của cả hai bên. Bạn có thể thuê luật sư có kinh nghiệm về luật hợp đồng để hỗ trợ bạn trong quá trình đàm phán. Hợp đồng cần rõ ràng, súc tích, dễ hiểu, bao gồm các nội dung sau:

Phạm vi công việc
Lịch trình dự án
Ngân sách dự án
Điều khoản thanh toán
Quy trình quản lý dự án
Điều khoản bảo hành
Điều khoản giải quyết tranh chấp

9. Quản lý dự án hiệu quả

Việc quản lý dự án hiệu quả là yếu tố then chốt để đảm bảo dự án triển khai phần mềm của bạn được hoàn thành thành công. Hãy theo dõi chặt chẽ tiến độ dự án, ngân sách và chất lượng công việc thông qua việc:

Giao tiếp thường xuyên với nhà cung cấp.
Sử dụng các công cụ quản lý dự án để theo dõi tiến độ công việc.
Giải quyết các vấn đề phát sinh một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Đánh giá thường xuyên hiệu suất của nhà cung cấp.

10. Bài học kinh nghiệm

Sau khi hoàn thành dự án, hãy dành thời gian để đánh giá hiệu quả của quá trình lựa chọn nhà cung cấp và rút ra bài học kinh nghiệm cho các dự án trong tương lai.Ban có thể ghi chép lại những gì diễn ra tốt và những gì cần cải thiện. Từ đó rút ra được bài học kinh nghiệm để cải thiện quy trình lựa chọn nhà cung cấp trong tương lai.

Việc lựa chọn nhà cung cấp phù hợp cho dự án triển khai phần mềm là một quyết định quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến thành công của dự án. Hy vọng các bước và mẹo được chia sẻ trong bài viết này có thể hỗ trợ bạn lựa chọn nhà cung cấp đáp ứng nhu cầu của dự án và đảm bảo dự án được hoàn thành thành công. Đừng quên đón xem các bài viết mới nhất sẽ được cập nhật thường xuyên tại BAC's Blog.

Nguồn tham khảo:
https://www.businessanalystlearnings.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp

BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.

CÁC KHOÁ HỌC BUSINESS ANALYST BACs.VN DÀNH CHO BẠN

Khoá học Online:

Khoá học Offline:

Tại Tp.HCM:

Tại Hà Nội:

Tham khảo lịch khai giảng TẤT CẢ các khóa học mới nhất

Ban biên tập nội dung - BAC

Click để đọc tiếp

Các Business Analyst cần trau dồi những công nghệ gì trong năm 2025

Đối với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ ngày này, việc không ngừng trau dồi và học hỏi là điều bắt buộc mà các Business Analyst phải làm để phát triển hơn trong lĩnh vực phân tích nghiệp vụ. Trong bài viết này, các bạn hãy cùng BAC tìm hiểu các xu hướng và các kỹ năng mới để làm hành trang trên sự nghiệp Business Analyst nhé!
Sự khác biệt giữa UAT và Usability Testing Business Analyst cần lưu ý

UAT và Usability Testing thường được mang lên bàn cân để so sánh nhưng, đây là 2 phương pháp kiểm thử khác nhau. Trong khi Usability Testing đảm bảo sự hài lòng của người dùng thì UAT lại giúp các Business Analyst xác thực chức năng. Cả hai đều là một phần không thể thiếu để cung cấp một sản phẩm chất lượng cao. Hãy cùng BAC tìm hiểu ngay nhé!
API là gì? Khám phá cầu nối giữa các ứng dụng

API là nền tảng quan trọng kết nối các ứng dụng và dịch vụ trong kỷ nguyên số, tạo ra sự linh hoạt, hiệu quả và mở rộng cho các hệ thống. Bài viết sau giới thiệu API, cách hoạt động, các kiểu kiến trúc phổ biến cùng các công cụ kiểm thử API như Postman.
Meta AI là gì và cách sử dụng Meta AI hiệu quả 2025

Meta AI là một công cụ Trí Tuệ Nhân Tạo do chính công ty mẹ của Facebook, Instagram, WhatsApp ra mắt. Đây được xem là một cuộc cách mạng sẽ làm thay đổi cách mà các doanh nghiệp và người dùng sử dụng mạng xã hội.

Bình luận

Nguyễn Thị Mai Bình

Business Analyst

Với một người ngoại đạo như mình thì những chuyên đề về "kỹ thuật" của BA hết sức quan trọng. Ví dụ như sử dụng các diagram để mô hình hóa requirement, viết User Story/Use case, v...v..

Đến với khóa học Fundamental Business Analysis, mình đã được gặp thầy Lộc, một người người rất nhiệt tình và có tâm. Ngoài việc chia sẻ các kinh nghiệm thực tế trên lớp thì thầy còn dành thời gian ra để tư vấn, hỗ trợ, góp ý CV cho mình. Bên cạnh đó trung tâm và anh Phụng cũng hỗ trợ gửi CV, kết nối học viên tới mạng lưới các công ty đối tác chất lượng, điều này giúp học viên như mình tìm được công việc phù hợp nhất. Cảm ơn BAC.
Xem chi tiết +
Phạm Quế

Business Analyst

Khoá học Product Design của BAC đã cung cấp cho tôi nhiều kiến thức và nền tảng vô cùng hữu ích. Giảng viên giảng dạy rất nhiệt tình, truyền cho chúng tôi ngọn lửa đam mê và nhiệt huyết trong ngành. Đồng thời chia sẻ các kiến thức và kỹ năng cần thiết trong bài giảng một cách dễ hiểu hơn. Số lượng học viên không quá nhiều nên chất lượng giảng giạy vô cùng tốt. Giảng viên sửa bài tập 1-1 nên bài giảng sẽ chuyên sâu hơn.
Xem chi tiết +
Nguyễn Văn Long

Chuyên viên về chế độ kế toán & Giải pháp nghiệp vụ Tài chính kế toán trong ứng dụng CNTT - Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN)

Tôi đã tham gia khóa Phân tích nghiệp vụ phần mềm cơ bản 3.0 tại BAC. Ở đây, tài liệu đào tạo cung cấp nhiều nội dung bổ ích và trình bày dễ hiểu. Giảng viên rất nhiệt tình, ngoài nội dung giảng dạy theo giáo trình còn chia sẻ nhiều kinh nghiệm thực tiễn, các câu hỏi của học viên đều được giải đáp ngay trên lớp và có minh họa từ các dự án trong thực tế. Sau tất cả, tôi cảm ơn BAC và Thầy giáo Thái Sơn.
Xem chi tiết +