Dec 23, 2024

Cách để BA truy xuất yêu cầu hiệu quả

Trong các dự án, đặc biệt là các dự án phức tạp, thường sẽ có một số lượng lớn các yêu cầu hoặc công việc cần phải hoàn thành để đảm bảo bàn giao thành công sản phẩm cuối cùng. Càng phức tạp về sản phẩm và dự án thì càng nhiều yêu cầu mà BA cần phải xử lý. Hơn nữa, trong quá trình phát triển, các yêu cầu thường xuyên thay đổi và chuyển qua lại giữa các phòng ban.

Truy xuất yêu cầu là quá trình theo dõi từng yêu cầu và đảm bảo chúng được liên kết xuyên suốt vòng đời của dự án, từ khi bắt đầu cho đến khi kết thúc. Cùng BAC tìm hiểu sâu hơn về tầm quan trọng và lợi ích của truy xuất yêu cầu, đồng thời giải thích về ma trận truy xuất yêu cầu (RTM) - một trong những công cụ quan trọng trong quá trình này.

1. Truy xuất yêu cầu (Requirements Traceability) là gì?

Truy xuất yêu cầu (Requirements Traceability) là phương pháp thường được sử dụng bởi BA hoặc quản lý dự án để thiết lập và duy trì các liên kết hai chiều giữa các sản phẩm dự án khác nhau, bao gồm yêu cầu (requirements), nhu cầu doanh nghiệp (business needs), thiết kế (design) và kiểm thử (testing).

Thông qua quá trình này, BA sẽ xác định nguồn gốc của mỗi yêu cầu, cả theo hướng tiến và lùi, và mối quan hệ của chúng với các yêu cầu khác. Bằng cách này, mỗi yêu cầu có thể được quản lý và phê duyệt phù hợp xuyên suốt vòng đời dự án.

Mục tiêu chính của truy xuất yêu cầu là đảm bảo rằng mỗi yêu cầu được theo dõi và xác nhận chính xác, từ đó có thể được căn chỉnh với mục tiêu tổng thể của dự án và kỳ vọng của các bên liên quan. Ngoài ra, truy xuất yêu cầu còn giúp BA phát hiện các chức năng bị thiếu hoặc xác định các chức năng đã được thực hiện nhưng không được hỗ trợ bởi yêu cầu dự án.

Bằng cách sử dụng truy xuất yêu cầu, BA có thể hiểu rõ hơn về mối quan hệ giữa nhu cầu nghiệp vụ và giải pháp, từ đó lập kế hoạch, ưu tiên và phân bổ yêu cầu một cách hợp lý.

2. Lợi ích và tầm quan trọng của truy xuất yêu cầu

Xác nhận yêu cầu: Truy xuất giúp đảm bảo rằng tất cả các yêu cầu đều hợp lệ, được xác định rõ ràng và phù hợp với kỳ vọng của các bên liên quan và mục tiêu dự án.
Quản lý thay đổi: Truy xuất chính xác giúp đánh giá tác động của những thay đổi tiềm năng một cách hiệu quả. Với mỗi yêu cầu được theo dõi, BA có thể dễ dàng nhận diện các mục tiêu kinh doanh liên quan và các yếu tố ảnh hưởng khác.
Giảm rủi ro: Truy xuất yêu cầu giúp xác định và giảm thiểu rủi ro từ sớm trong vòng đời dự án. Bằng cách hiểu rõ mối quan hệ giữa các yêu cầu, truy xuất yêu cầu giúp tăng cường khả năng kiểm soát các yếu tố này.
Ưu tiên yêu cầu: Truy xuất giúp BA hiểu được mối quan hệ giữa các yêu cầu và từ đó đưa ra quyết định ưu tiên tốt hơn dựa trên nhu cầu doanh nghiệp.
Tuân thủ và kiểm tra: Truy xuất giúp quá trình kiểm tra và tuân thủ diễn ra suôn sẻ, vì nó hỗ trợ việc tuân thủ các tiêu chuẩn ngành và quy định pháp lý.
Cải thiện giao tiếp: Truy xuất yêu cầu cung cấp một sự hiểu biết chung về các yêu cầu, giúp cải thiện giao tiếp giữa các bên liên quan trong dự án.

Quyết định tốt hơn: Hiểu rõ các mối quan hệ giữa các yêu cầu giúp nâng cao khả năng ra quyết định xuyên suốt quá trình dự án.
Kiểm tra hiệu quả: Truy xuất giúp đảm bảo rằng tất cả các yêu cầu được xác nhận trước khi triển khai, từ đó đảm bảo kiểm tra toàn diện và hiệu quả.
Nhất quán giữa các yêu cầu: Truy xuất giúp nhận diện và sửa chữa những sự không nhất quán giữa các yêu cầu và các yếu tố liên quan khác trong dự án.

3. Những thách thức và hạn chế khác của truy xuất yêu cầu

Truy xuất yêu cầu là một quá trình hiệu quả, nhưng cũng có một số thách thức và hạn chế mà BA có thể phải vượt qua như:

Các quan điểm khác nhau trong tổ chức: Các bên liên quan trong tổ chức có thể có các quan điểm khác nhau về cách thức và lý do thực hiện truy xuất yêu cầu. BA cần giải thích và giúp các bên liên quan hiểu rõ lợi ích của quá trình truy xuất toàn diện.
Chi phí thực hiện: Việc triển khai truy xuất yêu cầu có thể đắt đỏ, đặc biệt đối với các dự án phức tạp, khi cần phải chi tiêu cho một loạt các công tác liên quan như: đào tạo, phát triển chính sách, duy trì dữ liệu truy xuất và các tác vụ khác.
Quản lý thay đổi: Quản lý thay đổi trong truy xuất yêu cầu có thể gặp khó khăn, vì việc này đòi hỏi phải hiểu rõ sự thay đổi và phạm vi tác động của nó đối với toàn bộ chu trình dự án.
Yêu cầu không đầy đủ: Truy xuất yêu cầu chỉ hiệu quả khi tất cả các yêu cầu dự án được ghi nhận đầy đủ và chính xác. Tuy nhiên, điều này có thể gặp khó khăn khi các yêu cầu của các bên liên quan không rõ ràng hoặc thay đổi liên tục.

4. Truy xuất yêu cầu trong thực tiễn

Để tăng hiệu quả của quá trình truy xuất yêu cầu, BA nên áp dụng các thực tiễn sau:

Bắt đầu sớm: Quá trình truy xuất yêu cầu nên được bắt đầu ngay từ đầu dự án để không bỏ sót yêu cầu nào.
Sử dụng mã nhận dạng duy nhất: Cung cấp mã nhận dạng duy nhất (unique identifier) cho mỗi yêu cầu và các artefacts liên quan để việc theo dõi và tham chiếu trở nên dễ dàng hơn.
Cập nhật liên tục: Để truy xuất yêu cầu thực sự hiệu quả, BA cần liên tục cập nhật dữ liệu truy xuất để phản ánh các thay đổi.
Rà soát định kỳ: Đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của các liên kết truy xuất thông qua các đợt rà soát định kỳ.
Liên kết với các bên liên quan: Mời các bên liên quan tham gia vào quá trình truy xuất yêu cầu và giải thích rõ mục tiêu của quá trình này để tăng cơ hội thành công.

5. Ma trận truy xuất yêu cầu (RTM) là gì?

Ma trận truy xuất yêu cầu (RTM) là một trong những công cụ quan trọng mà nhà phân tích nghiệp vụ có thể sử dụng để quản lý và theo dõi yêu cầu trong suốt chu trình dự án. Nó cung cấp một cái nhìn có cấu trúc về các yêu cầu, trạng thái xác nhận của chúng, và các artefacts hạ nguồn.

Ma trận truy xuất yêu cầu theo dõi các yêu cầu khi chúng diễn ra tại các giai đoạn phát triển sản phẩm, từ giai đoạn khởi tạo cho đến khi hoàn thành. RTM giúp các tổ chức và nhà phân tích nghiệp vụ đảm bảo rằng sản phẩm phù hợp với mục tiêu đã đặt ra và đáp ứng các tiêu chuẩn yêu cầu.

6. Các loại ma trận truy xuất yêu cầu (RTM)

Ma trận truy xuất xuôi (Forward Traceability Matrix): Liên kết yêu cầu với các artefacts hạ nguồn như thiết kế, trường hợp kiểm thử hoặc triển khai.
Ma trận truy xuất ngược (Backward Traceability Matrix): Liên kết các artefacts hạ nguồn với các yêu cầu nguồn.
Ma trận truy xuất hai chiều (Bi-Directional Traceability Matrix): Kết hợp cả truy xuất xuôi và ngược để cung cấp cái nhìn toàn diện về các mối quan hệ yêu cầu.

Ma trận Truy xuất Yêu cầu (RTM) là công cụ giúp nhà phân tích nghiệp vụ dễ dàng theo dõi, quản lý và xác thực các yêu cầu xuyên suốt vòng đời của dự án, đồng thời đảm bảo rằng các yêu cầu đã được đáp ứng một cách chính xác và đầy đủ. Tuy nhiên, việc áp dụng truy xuất yêu cầu cũng không thiếu thử thách.

Các nhà phân tích nghiệp vụ cần kiên nhẫn, sáng tạo và chủ động trong việc áp dụng các công cụ và kỹ thuật truy xuất yêu cầu để đảm bảo rằng các yêu cầu của dự án không bị bỏ sót và dự án có thể hoàn thành đúng hạn với chất lượng cao nhất. Hy vọng rằng những chia sẻ của BAC sẽ giúp ích cho bạn. Đừng quên đón đọc các bài viết mới nhất được cập nhật tại BAC's Blog bạn nhé.

Nguồn tham khảo:
https://businessanalystmentor.com

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp

BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.

CÁC KHOÁ HỌC BUSINESS ANALYST BACs.VN DÀNH CHO BẠN

Khoá học Online:

Khoá học Offline:

Tại Tp.HCM:

Tại Hà Nội:

Tham khảo lịch khai giảng TẤT CẢ các khóa học mới nhất

Ban biên tập nội dung - BAC

Click để đọc tiếp

Mục đích chính của phân tích dữ liệu là gì? Ứng dụng thực tế trong công việc

Mục đích chính của phân tích dữ liệu là gì và làm thế nào để ứng dụng trong công việc là những câu hỏi thường gặp. BAC sẽ giúp bạn tổng hợp những kiến thức nền tảng thông qua các ví dụ thực tế, gần gũi.
Bài tập phân tích dữ liệu trong kinh doanh cho người mới bắt đầu có đáp án

Bạn muốn tìm bài tập phân tích dữ liệu trong kinh doanh cho người mới bắt đầu có đáp án? Bạn là người mới và chưa biết phải bắt đầu từ đâu? Hãy để BAC giúp bạn thông qua hướng dẫn chi tiết ở đây.
Dữ liệu thứ cấp là gì? phương pháp phân tích dữ liệu thứ cấp là gì?

Nếu bạn đang tìm hiểu về phân tích dữ liệu và gặp khái niệm dữ liệu thứ cấp thì đây là bài viết dành cho bạn. BAC sẽ giúp bạn tìm hiểu tất cả thông tin như định nghĩa, đặc điểm, ưu và nhược điểm cũng như những phương pháp phân tích.
Business Analyst thời đại AI: Cơ hội, thách thức và kỹ năng cần có để không bị thay thế

Trí tuệ nhân tạo (AI) đang thay đổi ngành phát triển phần mềm, ảnh hưởng đến vai trò của Business Analyst (BA). Hãy phân tích BA cần làm gì để thích nghi ở thời đại mới

Bình luận

Lê Anh Tuấn

Chuyên viên HO - Kỹ thuật Ngân hàng số Eximbank

Tôi là nhân sự thuộc Trung tâm Phát triển CNTT – Khối Ngân hàng số, hiện đang đảm nhiệm vai trò kiểm thử phần mềm (tester). Việc tham gia khóa học Business Analyst đã mang lại cho tôi góc nhìn toàn diện và rõ ràng hơn về vai trò của BA trong lĩnh vực ngân hàng.

Khóa học Fundamental Business Analysis tại BAC không chỉ giúp tôi hiểu đúng bản chất công việc BA mà còn hỗ trợ phát triển tư duy nghiệp vụ – từ tiếp cận giải pháp kỹ thuật sang tập trung vào nhu cầu người dùng. Phương pháp giảng dạy kết hợp lý thuyết và thực hành thực tiễn, cùng các hoạt động mô phỏng, thảo luận nhóm đã giúp tôi nâng cao kỹ năng giao tiếp, phân tích và trình bày yêu cầu – những năng lực thiết yếu để phối hợp hiệu quả giữa các bên trong dự án công nghệ.

Xem chi tiết +
Huỳnh Cao Cường

Nhân viên HO - Kỹ thuật Ngân hàng số Eximbank

Tôi hiện đang công tác tại Trung tâm Phát triển CNTT – Khối CNTT, với vai trò là nhân sự chức năng phụ trách mảng Ngân hàng số, chuyên sâu về kiểm thử phần mềm (Tester). Trước khi tham gia khóa học Fundamental Business Analysis do BAC tổ chức, tôi từng hình dung BA chỉ đơn thuần là cầu nối giữa bộ phận kỹ thuật và nghiệp vụ.

Tuy nhiên, quá trình học đã giúp tôi nhận thức rõ hơn về bản chất và tầm quan trọng của vị trí này. BA không chỉ kết nối các bên liên quan, mà còn giữ vai trò định hình yêu cầu, đảm bảo giải pháp được thiết kế đúng mục tiêu và sát với nhu cầu thực tế. Khóa học đã trang bị cho tôi tư duy phân tích bài bản, khả năng diễn đạt yêu cầu rõ ràng, và kỹ năng phối hợp hiệu quả trong môi trường dự án đa chiều.

Với nền tảng công nghệ thông tin sẵn có, khóa học là bước chuyển hướng quan trọng giúp tôi phát triển tư duy nghiệp vụ vững chắc và sẵn sàng theo đuổi lộ trình nghề nghiệp chuyên sâu trong lĩnh vực Business Analysis tại Eximbank.

Xem chi tiết +
Nguyễn Thị Mai Bình

Business Analyst

Với một người ngoại đạo như mình thì những chuyên đề về "kỹ thuật" của BA hết sức quan trọng. Ví dụ như sử dụng các diagram để mô hình hóa requirement, viết User Story/Use case, v...v..

Đến với khóa học Fundamental Business Analysis, mình đã được gặp thầy Lộc, một người người rất nhiệt tình và có tâm. Ngoài việc chia sẻ các kinh nghiệm thực tế trên lớp thì thầy còn dành thời gian ra để tư vấn, hỗ trợ, góp ý CV cho mình. Bên cạnh đó trung tâm và anh Phụng cũng hỗ trợ gửi CV, kết nối học viên tới mạng lưới các công ty đối tác chất lượng, điều này giúp học viên như mình tìm được công việc phù hợp nhất. Cảm ơn BAC.
Xem chi tiết +

Professional Transfer Services in Batumi

Luxury Georgian Transfer Services – Tbilisi & Batumi

Airport Transfers in Georgia

Professional Transfer Services in Batumi

Luxury Georgian Transfer Services – Tbilisi & Batumi

Airport Transfers in Georgia

Professional Transfer Services in Batumi

Luxury Georgian Transfer Services – Tbilisi & Batumi

Airport Transfers in Georgia

Professional Transfer Services in Batumi

Luxury Georgian Transfer Services – Tbilisi & Batumi

Airport Transfers in Georgia

Mục đích chính của phân tích dữ liệu là gì? Ứng dụng thực tế trong công việc

Bài tập phân tích dữ liệu trong kinh doanh cho người mới bắt đầu có đáp án

Dữ liệu thứ cấp là gì? phương pháp phân tích dữ liệu thứ cấp là gì?

Business Analyst thời đại AI: Cơ hội, thách thức và kỹ năng cần có để không bị thay thế

CÔNG TY CỔ PHẦN ĐÀO TẠO VÀ TƯ VẤN BAC