Dec 23, 2024

Cách để BA truy xuất yêu cầu hiệu quả

Trong các dự án, đặc biệt là các dự án phức tạp, thường sẽ có một số lượng lớn các yêu cầu hoặc công việc cần phải hoàn thành để đảm bảo bàn giao thành công sản phẩm cuối cùng. Càng phức tạp về sản phẩm và dự án thì càng nhiều yêu cầu mà BA cần phải xử lý. Hơn nữa, trong quá trình phát triển, các yêu cầu thường xuyên thay đổi và chuyển qua lại giữa các phòng ban.

Truy xuất yêu cầu là quá trình theo dõi từng yêu cầu và đảm bảo chúng được liên kết xuyên suốt vòng đời của dự án, từ khi bắt đầu cho đến khi kết thúc. Cùng BAC tìm hiểu sâu hơn về tầm quan trọng và lợi ích của truy xuất yêu cầu, đồng thời giải thích về ma trận truy xuất yêu cầu (RTM) - một trong những công cụ quan trọng trong quá trình này.

1. Truy xuất yêu cầu (Requirements Traceability) là gì?

Truy xuất yêu cầu (Requirements Traceability) là phương pháp thường được sử dụng bởi BA hoặc quản lý dự án để thiết lập và duy trì các liên kết hai chiều giữa các sản phẩm dự án khác nhau, bao gồm yêu cầu (requirements), nhu cầu doanh nghiệp (business needs), thiết kế (design) và kiểm thử (testing).

Thông qua quá trình này, BA sẽ xác định nguồn gốc của mỗi yêu cầu, cả theo hướng tiến và lùi, và mối quan hệ của chúng với các yêu cầu khác. Bằng cách này, mỗi yêu cầu có thể được quản lý và phê duyệt phù hợp xuyên suốt vòng đời dự án.

Mục tiêu chính của truy xuất yêu cầu là đảm bảo rằng mỗi yêu cầu được theo dõi và xác nhận chính xác, từ đó có thể được căn chỉnh với mục tiêu tổng thể của dự án và kỳ vọng của các bên liên quan. Ngoài ra, truy xuất yêu cầu còn giúp BA phát hiện các chức năng bị thiếu hoặc xác định các chức năng đã được thực hiện nhưng không được hỗ trợ bởi yêu cầu dự án.

Bằng cách sử dụng truy xuất yêu cầu, BA có thể hiểu rõ hơn về mối quan hệ giữa nhu cầu nghiệp vụ và giải pháp, từ đó lập kế hoạch, ưu tiên và phân bổ yêu cầu một cách hợp lý.

2. Lợi ích và tầm quan trọng của truy xuất yêu cầu

Xác nhận yêu cầu: Truy xuất giúp đảm bảo rằng tất cả các yêu cầu đều hợp lệ, được xác định rõ ràng và phù hợp với kỳ vọng của các bên liên quan và mục tiêu dự án.
Quản lý thay đổi: Truy xuất chính xác giúp đánh giá tác động của những thay đổi tiềm năng một cách hiệu quả. Với mỗi yêu cầu được theo dõi, BA có thể dễ dàng nhận diện các mục tiêu kinh doanh liên quan và các yếu tố ảnh hưởng khác.
Giảm rủi ro: Truy xuất yêu cầu giúp xác định và giảm thiểu rủi ro từ sớm trong vòng đời dự án. Bằng cách hiểu rõ mối quan hệ giữa các yêu cầu, truy xuất yêu cầu giúp tăng cường khả năng kiểm soát các yếu tố này.
Ưu tiên yêu cầu: Truy xuất giúp BA hiểu được mối quan hệ giữa các yêu cầu và từ đó đưa ra quyết định ưu tiên tốt hơn dựa trên nhu cầu doanh nghiệp.
Tuân thủ và kiểm tra: Truy xuất giúp quá trình kiểm tra và tuân thủ diễn ra suôn sẻ, vì nó hỗ trợ việc tuân thủ các tiêu chuẩn ngành và quy định pháp lý.
Cải thiện giao tiếp: Truy xuất yêu cầu cung cấp một sự hiểu biết chung về các yêu cầu, giúp cải thiện giao tiếp giữa các bên liên quan trong dự án.

Quyết định tốt hơn: Hiểu rõ các mối quan hệ giữa các yêu cầu giúp nâng cao khả năng ra quyết định xuyên suốt quá trình dự án.
Kiểm tra hiệu quả: Truy xuất giúp đảm bảo rằng tất cả các yêu cầu được xác nhận trước khi triển khai, từ đó đảm bảo kiểm tra toàn diện và hiệu quả.
Nhất quán giữa các yêu cầu: Truy xuất giúp nhận diện và sửa chữa những sự không nhất quán giữa các yêu cầu và các yếu tố liên quan khác trong dự án.

3. Những thách thức và hạn chế khác của truy xuất yêu cầu

Truy xuất yêu cầu là một quá trình hiệu quả, nhưng cũng có một số thách thức và hạn chế mà BA có thể phải vượt qua như:

Các quan điểm khác nhau trong tổ chức: Các bên liên quan trong tổ chức có thể có các quan điểm khác nhau về cách thức và lý do thực hiện truy xuất yêu cầu. BA cần giải thích và giúp các bên liên quan hiểu rõ lợi ích của quá trình truy xuất toàn diện.
Chi phí thực hiện: Việc triển khai truy xuất yêu cầu có thể đắt đỏ, đặc biệt đối với các dự án phức tạp, khi cần phải chi tiêu cho một loạt các công tác liên quan như: đào tạo, phát triển chính sách, duy trì dữ liệu truy xuất và các tác vụ khác.
Quản lý thay đổi: Quản lý thay đổi trong truy xuất yêu cầu có thể gặp khó khăn, vì việc này đòi hỏi phải hiểu rõ sự thay đổi và phạm vi tác động của nó đối với toàn bộ chu trình dự án.
Yêu cầu không đầy đủ: Truy xuất yêu cầu chỉ hiệu quả khi tất cả các yêu cầu dự án được ghi nhận đầy đủ và chính xác. Tuy nhiên, điều này có thể gặp khó khăn khi các yêu cầu của các bên liên quan không rõ ràng hoặc thay đổi liên tục.

4. Truy xuất yêu cầu trong thực tiễn

Để tăng hiệu quả của quá trình truy xuất yêu cầu, BA nên áp dụng các thực tiễn sau:

Bắt đầu sớm: Quá trình truy xuất yêu cầu nên được bắt đầu ngay từ đầu dự án để không bỏ sót yêu cầu nào.
Sử dụng mã nhận dạng duy nhất: Cung cấp mã nhận dạng duy nhất (unique identifier) cho mỗi yêu cầu và các artefacts liên quan để việc theo dõi và tham chiếu trở nên dễ dàng hơn.
Cập nhật liên tục: Để truy xuất yêu cầu thực sự hiệu quả, BA cần liên tục cập nhật dữ liệu truy xuất để phản ánh các thay đổi.
Rà soát định kỳ: Đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của các liên kết truy xuất thông qua các đợt rà soát định kỳ.
Liên kết với các bên liên quan: Mời các bên liên quan tham gia vào quá trình truy xuất yêu cầu và giải thích rõ mục tiêu của quá trình này để tăng cơ hội thành công.

5. Ma trận truy xuất yêu cầu (RTM) là gì?

Ma trận truy xuất yêu cầu (RTM) là một trong những công cụ quan trọng mà nhà phân tích nghiệp vụ có thể sử dụng để quản lý và theo dõi yêu cầu trong suốt chu trình dự án. Nó cung cấp một cái nhìn có cấu trúc về các yêu cầu, trạng thái xác nhận của chúng, và các artefacts hạ nguồn.

Ma trận truy xuất yêu cầu theo dõi các yêu cầu khi chúng diễn ra tại các giai đoạn phát triển sản phẩm, từ giai đoạn khởi tạo cho đến khi hoàn thành. RTM giúp các tổ chức và nhà phân tích nghiệp vụ đảm bảo rằng sản phẩm phù hợp với mục tiêu đã đặt ra và đáp ứng các tiêu chuẩn yêu cầu.

6. Các loại ma trận truy xuất yêu cầu (RTM)

Ma trận truy xuất xuôi (Forward Traceability Matrix): Liên kết yêu cầu với các artefacts hạ nguồn như thiết kế, trường hợp kiểm thử hoặc triển khai.
Ma trận truy xuất ngược (Backward Traceability Matrix): Liên kết các artefacts hạ nguồn với các yêu cầu nguồn.
Ma trận truy xuất hai chiều (Bi-Directional Traceability Matrix): Kết hợp cả truy xuất xuôi và ngược để cung cấp cái nhìn toàn diện về các mối quan hệ yêu cầu.

Ma trận Truy xuất Yêu cầu (RTM) là công cụ giúp nhà phân tích nghiệp vụ dễ dàng theo dõi, quản lý và xác thực các yêu cầu xuyên suốt vòng đời của dự án, đồng thời đảm bảo rằng các yêu cầu đã được đáp ứng một cách chính xác và đầy đủ. Tuy nhiên, việc áp dụng truy xuất yêu cầu cũng không thiếu thử thách.

Các nhà phân tích nghiệp vụ cần kiên nhẫn, sáng tạo và chủ động trong việc áp dụng các công cụ và kỹ thuật truy xuất yêu cầu để đảm bảo rằng các yêu cầu của dự án không bị bỏ sót và dự án có thể hoàn thành đúng hạn với chất lượng cao nhất. Hy vọng rằng những chia sẻ của BAC sẽ giúp ích cho bạn. Đừng quên đón đọc các bài viết mới nhất được cập nhật tại BAC's Blog bạn nhé.

Nguồn tham khảo:
https://businessanalystmentor.com

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp

BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.

CÁC KHOÁ HỌC BUSINESS ANALYST BACs.VN DÀNH CHO BẠN

Khoá học Online:

Khoá học Offline:

Tại Tp.HCM:

Tại Hà Nội:

Tham khảo lịch khai giảng TẤT CẢ các khóa học mới nhất

Ban biên tập nội dung - BAC

Click để đọc tiếp

Các Business Analyst cần trau dồi những công nghệ gì trong năm 2025

Đối với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ ngày này, việc không ngừng trau dồi và học hỏi là điều bắt buộc mà các Business Analyst phải làm để phát triển hơn trong lĩnh vực phân tích nghiệp vụ. Trong bài viết này, các bạn hãy cùng BAC tìm hiểu các xu hướng và các kỹ năng mới để làm hành trang trên sự nghiệp Business Analyst nhé!
Sự khác biệt giữa UAT và Usability Testing Business Analyst cần lưu ý

UAT và Usability Testing thường được mang lên bàn cân để so sánh nhưng, đây là 2 phương pháp kiểm thử khác nhau. Trong khi Usability Testing đảm bảo sự hài lòng của người dùng thì UAT lại giúp các Business Analyst xác thực chức năng. Cả hai đều là một phần không thể thiếu để cung cấp một sản phẩm chất lượng cao. Hãy cùng BAC tìm hiểu ngay nhé!
API là gì? Khám phá cầu nối giữa các ứng dụng

API là nền tảng quan trọng kết nối các ứng dụng và dịch vụ trong kỷ nguyên số, tạo ra sự linh hoạt, hiệu quả và mở rộng cho các hệ thống. Bài viết sau giới thiệu API, cách hoạt động, các kiểu kiến trúc phổ biến cùng các công cụ kiểm thử API như Postman.
Meta AI là gì và cách sử dụng Meta AI hiệu quả 2025

Meta AI là một công cụ Trí Tuệ Nhân Tạo do chính công ty mẹ của Facebook, Instagram, WhatsApp ra mắt. Đây được xem là một cuộc cách mạng sẽ làm thay đổi cách mà các doanh nghiệp và người dùng sử dụng mạng xã hội.

Bình luận

Nguyễn Thị Mai Bình

Business Analyst

Với một người ngoại đạo như mình thì những chuyên đề về "kỹ thuật" của BA hết sức quan trọng. Ví dụ như sử dụng các diagram để mô hình hóa requirement, viết User Story/Use case, v...v..

Đến với khóa học Fundamental Business Analysis, mình đã được gặp thầy Lộc, một người người rất nhiệt tình và có tâm. Ngoài việc chia sẻ các kinh nghiệm thực tế trên lớp thì thầy còn dành thời gian ra để tư vấn, hỗ trợ, góp ý CV cho mình. Bên cạnh đó trung tâm và anh Phụng cũng hỗ trợ gửi CV, kết nối học viên tới mạng lưới các công ty đối tác chất lượng, điều này giúp học viên như mình tìm được công việc phù hợp nhất. Cảm ơn BAC.
Xem chi tiết +
Phạm Quế

Business Analyst

Khoá học Product Design của BAC đã cung cấp cho tôi nhiều kiến thức và nền tảng vô cùng hữu ích. Giảng viên giảng dạy rất nhiệt tình, truyền cho chúng tôi ngọn lửa đam mê và nhiệt huyết trong ngành. Đồng thời chia sẻ các kiến thức và kỹ năng cần thiết trong bài giảng một cách dễ hiểu hơn. Số lượng học viên không quá nhiều nên chất lượng giảng giạy vô cùng tốt. Giảng viên sửa bài tập 1-1 nên bài giảng sẽ chuyên sâu hơn.
Xem chi tiết +
Nguyễn Văn Long

Chuyên viên về chế độ kế toán & Giải pháp nghiệp vụ Tài chính kế toán trong ứng dụng CNTT - Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN)

Tôi đã tham gia khóa Phân tích nghiệp vụ phần mềm cơ bản 3.0 tại BAC. Ở đây, tài liệu đào tạo cung cấp nhiều nội dung bổ ích và trình bày dễ hiểu. Giảng viên rất nhiệt tình, ngoài nội dung giảng dạy theo giáo trình còn chia sẻ nhiều kinh nghiệm thực tiễn, các câu hỏi của học viên đều được giải đáp ngay trên lớp và có minh họa từ các dự án trong thực tế. Sau tất cả, tôi cảm ơn BAC và Thầy giáo Thái Sơn.
Xem chi tiết +