Aug 01, 2024

7 bước viết tài liệu BRD mà Business Analyst cần biết

Business Requirements Document (BRD) là một bước quan trọng trong quy trình quản lý dự án. Tài liệu này bao gồm tất cả yêu cầu của một dự án kinh doanh. Nhờ đó, BRD giúp tất cả các bên liên quan hiểu rõ mọi khía cạnh, rủi ro và thuận lợi của dự án. Bài viết này chúng ta sẽ cùng đi qua 7 bước để viết một tài liệu BRD trong thực tế.

Một mẫu phân tích các đối tượng trong tài liệu BRD

1. Sử dụng một mẫu BRD

Mẫu BRD sẽ giúp hợp lý hóa quy trình tạo tài liệu. Đây là mẫu BRD đơn giản mà bạn có thể sử dụng:

Title Page: Tiêu đề trang sẽ bao gồm tên dự án, tác giả, ngày tháng và phiên bản kiểm soát.
Table of Contents: Mục lục là nơi đánh số trang cho từng phần, hỗ trợ việc tìm kiếm.
Executive Summary: Tóm tắt điều hành sẽ tổng hợp ngắn gọn các thông tin dự án.
Project Scope: Phạm vi dự án liệt kê chi tiết về phạm vi của toàn bộ dự án
Business Objectives: Mục tiêu dự án gồm mục đích và các mục tiêu cụ thể.
Functional Requirements: Yêu cầu chức năng sẽ liệt kê những việc hệ thống nên làm.
Non-functional Requirements: Yêu cầu phi chức năng gồm các vấn đề về hiệu suất, khả năng sử dụng và độ tin cậy.
Stakeholder Analysis: Phân tích các bên liên quan tìm ra vai trò của họ trong dự án.
Assumptions and Constraints: Giả định và ràng buộc tổng hợp tất cả giả định và ràng buộc có thể có
Glossary: Thuật ngữ giúp định nghĩa các thuật ngữ chính được dùng trong tài liệu.

2. Viết Executive Summary

Yêu cầu đối với bản tóm tắt điều hành là phải ngắn gọn và đi vào trọng tâm. Nó phải bao gồm mục đích, mục tiêu của dự án và tổng quan ngắn gọn về những gì có trong BRD.

Ví dụ: Tóm tắt điều hành của tài liệu này sẽ phác thảo các yêu cầu kinh doanh đối với hệ thống quản lý khách hàng mới. Mục đích của dự án này là cải thiện việc quản lý quan hệ khách hàng thông qua một giải pháp phần mềm mới. Hệ thống sẽ giúp hợp lý hóa các tương tác từ khách hàng, tăng cường khả năng quản lý dữ liệu và cải thiện mức độ hài lòng.

3. Xác định phạm vi của dự án

Làm rõ những gì bên trong và bên ngoài dự án sẽ quản lý kỳ vọng và ngăn chặn phạm vi leo thang. Một ví dụ cụ thể cho phạm vi dự án như sau:

Ví dụ: Phạm vi dự án bao gồm việc phát triển một hệ thống quản lý khách hàng mới với các chức năng như quản lý dữ liệu khách hàng, theo dõi tương tác và báo cáo.

4. Phác thảo mục tiêu kinh doanh

Liệt kê tất cả các mục tiêu cụ thể có thể đo lường mà dự án hướng tới. Ví dụ như tăng điểm hài lòng của khách hàng lên 15% hay giảm thời gian phản hồi của khách hàng xuống 25%.

5. Phân loại chi tiết các yêu cầu

Tách các yêu cầu thành hay loại là yêu cầu chức năng và yêu cầu phi chức năng. Trong đó, yêu cầu chức năng sẽ mô tả hệ thống nên làm gì, yêu cầu phi chức năng thể hiện cách hệ thống sẽ hoạt động.

Ví dụ:

Yêu cầu chức năng

Hệ thống sẽ cho phép người dùng thêm, cập nhật và xóa hồ sơ khách hàng.

Hệ thống cung cấp chức năng tìm kiếm để định vị hồ sơ khách hàng.

Hệ thống sẽ tạo báo cáo hàng tháng về tương tác của khách hàng.

Yêu cầu phi chức năng

Hệ thống luôn trong trạng thái sẵn sàng.

Hệ thống sẽ hỗ trợ cùng lúc 500 người dùng.

Hệ thống phải cung cấp giao diện thân thiện với người dùng.

6. Tiến hành phân tích các bên liên quan

Xác định tất cả các bên liên quan tham gia vào dự án, vai trò và lợi ích của họ. Ví dụ:

Nhà tài trợ dự án: Chịu trách nhiệm tài trợ và hỗ trợ dự án.
Quản lý dự án: Giám sát việc thực hiện và bàn giao dự án.
Người dùng cuối: Sử dụng hệ thống và đưa ra phản hồi.
Phòng CNTT: Chịu trách nhiệm triển khai và bảo trì hệ thống

7. Danh mục giả định và ràng buộc

Ghi lại mọi giả định được đưa ra trong quá trình lập kế hoạch và mọi ràng buộc có thể ảnh hưởng đến dự án. Ví dụ:

Giả định:

Dự án sẽ có ngân sách và nguồn lực cần thiết.

Người dùng sẽ được đào tạo đầy đủ về hệ thống mới.

Hạn chế:

Dự án phải được hoàn thành trong vòng sáu tháng.

Hệ thống phải tuân thủ các quy định bảo vệ dữ liệu

8. Các thành phần chính trong tài liệu BRD

Tóm tắt điều hành: Tổng quan về dự án, bao gồm mục đích và mục tiêu.
Phạm vi dự án: Những gì được bao gồm và loại trừ khỏi dự án.
Mục tiêu kinh doanh: Tất cả mục tiêu dự án hướng tới.
Yêu cầu: Bao gồm yêu cầu chức năng và phi chức năng.
Phân tích các bên liên quan:Tất cả các bên liên quan trong dự án.
Giả định và ràng buộc: Mọi giả định và mọi ràng buộc có thể ảnh hưởng đến dự án.
Thuật ngữ: Giải thích các thuật ngữ kỹ thuật hoặc biệt ngữ được sử dụng trong tài liệu.

Trên đây là những gì bạn cần biết để viết một tài liệu BRD hoàn chỉnh. Tất nhiên, sẽ có một số sự điều chỉnh tùy theo hoàn cảnh nhưng những thành phần trên .Đừng quên đón xem các bài viết mới nhất sẽ được cập nhật thường xuyên tại BAC's Blog.

Nguồn tham khảo:
https://www.bacareers.in/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp

BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.

CÁC KHOÁ HỌC BUSINESS ANALYST BACs.VN DÀNH CHO BẠN

Khoá học Online:

Khoá học Offline:

Tại Tp.HCM:

Tại Hà Nội:

Tham khảo lịch khai giảng TẤT CẢ các khóa học mới nhất

Ban biên tập nội dung - BAC

Click để đọc tiếp

Các Business Analyst cần trau dồi những công nghệ gì trong năm 2025

Đối với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ ngày này, việc không ngừng trau dồi và học hỏi là điều bắt buộc mà các Business Analyst phải làm để phát triển hơn trong lĩnh vực phân tích nghiệp vụ. Trong bài viết này, các bạn hãy cùng BAC tìm hiểu các xu hướng và các kỹ năng mới để làm hành trang trên sự nghiệp Business Analyst nhé!
Sự khác biệt giữa UAT và Usability Testing Business Analyst cần lưu ý

UAT và Usability Testing thường được mang lên bàn cân để so sánh nhưng, đây là 2 phương pháp kiểm thử khác nhau. Trong khi Usability Testing đảm bảo sự hài lòng của người dùng thì UAT lại giúp các Business Analyst xác thực chức năng. Cả hai đều là một phần không thể thiếu để cung cấp một sản phẩm chất lượng cao. Hãy cùng BAC tìm hiểu ngay nhé!
API là gì? Khám phá cầu nối giữa các ứng dụng

API là nền tảng quan trọng kết nối các ứng dụng và dịch vụ trong kỷ nguyên số, tạo ra sự linh hoạt, hiệu quả và mở rộng cho các hệ thống. Bài viết sau giới thiệu API, cách hoạt động, các kiểu kiến trúc phổ biến cùng các công cụ kiểm thử API như Postman.
Meta AI là gì và cách sử dụng Meta AI hiệu quả 2025

Meta AI là một công cụ Trí Tuệ Nhân Tạo do chính công ty mẹ của Facebook, Instagram, WhatsApp ra mắt. Đây được xem là một cuộc cách mạng sẽ làm thay đổi cách mà các doanh nghiệp và người dùng sử dụng mạng xã hội.

Bình luận

Nguyễn Thị Mai Bình

Business Analyst

Với một người ngoại đạo như mình thì những chuyên đề về "kỹ thuật" của BA hết sức quan trọng. Ví dụ như sử dụng các diagram để mô hình hóa requirement, viết User Story/Use case, v...v..

Đến với khóa học Fundamental Business Analysis, mình đã được gặp thầy Lộc, một người người rất nhiệt tình và có tâm. Ngoài việc chia sẻ các kinh nghiệm thực tế trên lớp thì thầy còn dành thời gian ra để tư vấn, hỗ trợ, góp ý CV cho mình. Bên cạnh đó trung tâm và anh Phụng cũng hỗ trợ gửi CV, kết nối học viên tới mạng lưới các công ty đối tác chất lượng, điều này giúp học viên như mình tìm được công việc phù hợp nhất. Cảm ơn BAC.
Xem chi tiết +
Phạm Quế

Business Analyst

Khoá học Product Design của BAC đã cung cấp cho tôi nhiều kiến thức và nền tảng vô cùng hữu ích. Giảng viên giảng dạy rất nhiệt tình, truyền cho chúng tôi ngọn lửa đam mê và nhiệt huyết trong ngành. Đồng thời chia sẻ các kiến thức và kỹ năng cần thiết trong bài giảng một cách dễ hiểu hơn. Số lượng học viên không quá nhiều nên chất lượng giảng giạy vô cùng tốt. Giảng viên sửa bài tập 1-1 nên bài giảng sẽ chuyên sâu hơn.
Xem chi tiết +
Nguyễn Văn Long

Chuyên viên về chế độ kế toán & Giải pháp nghiệp vụ Tài chính kế toán trong ứng dụng CNTT - Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN)

Tôi đã tham gia khóa Phân tích nghiệp vụ phần mềm cơ bản 3.0 tại BAC. Ở đây, tài liệu đào tạo cung cấp nhiều nội dung bổ ích và trình bày dễ hiểu. Giảng viên rất nhiệt tình, ngoài nội dung giảng dạy theo giáo trình còn chia sẻ nhiều kinh nghiệm thực tiễn, các câu hỏi của học viên đều được giải đáp ngay trên lớp và có minh họa từ các dự án trong thực tế. Sau tất cả, tôi cảm ơn BAC và Thầy giáo Thái Sơn.
Xem chi tiết +