Oct 23, 2023

5 loại tài liệu nghiệp vụ Business Analyst thường xuyên sử dụng

Nghề Business Analyst thực tế không hề đơn giản mà đòi hỏi rất nhiều kiến thức và kỹ năng chuyên môn. Đầu vào của BA thường là một lượng lớn thông tin từ các rất nhiều nguồn khác nhau. Để hiểu và phân tích thông tin này một cách hiệu quả, BA cần phải làm việc với các loại tài liệu khác nhau để phân tích và hiểu rõ yêu cầu. Trong bài viết này, cùng BAC tìm hiểu về 5 loại tài liệu nghiệp vụ Business Analyst thường xuyên sử dụng để đạt được hiệu quả trong công việc của mình nhé.

Hãy tưởng tượng bạn đang làm việc hăng say trong một dự án mới với tư cách là một nhà phân tích nghiệp vụ. Tuy nhiên, giữa biển thông tin khổng lồ và hàng loạt nhiệm vụ cấp bách trước mắt, bạn không biết mình thực sự cần làm gì, cần nên tạo những tài liệu nào để nắm bắt được những yêu cầu quan trọng. Con đường thành công thực sự nằm ở việc tận dụng sức mạnh của tài liệu, vậy đó là những tài liệu gì và cần thực hiện như thế nào? Cùng tìm hiểu ngay nhé!

1. Scope Statement (Bản mô tả phạm vi dự án)

Scope Statement là một tài liệu quan trọng và cần thiết trong quá trình phân tích yêu cầu. Nó xác định phạm vi và quy mô của dự án, đây cũng là tài liệu để định nghĩa các mục tiêu, nhiệm vụ và kết quả dự kiến. Scope Statement giúp Business Analyst và các thành viên dự án có cùng một hiểu biết về phạm vi và giới hạn của dự án, từ đó đảm bảo sự nhất quán và hiệu quả trong quá trình phân tích.

Về cơ bản, để thực hiện đặc tả yêu cầu Scope Statement, bạn cần trả lời các câu hỏi chính sau:

Doanh nghiệp đang giải quyết vấn đề gì?
Doanh nghiệp cần gì?
Phạm vi của giải pháp cho vấn đề đó là gì?
Ở góc nhìn chuyên môn, doanh nghiệp đang giải quyết vấn đề đó như thế nào?
Giải pháp cần thực hiện cụ thể như thế nào?

Trên cơ sở các câu hỏi trên, BA có thể để đi đến câu hỏi cuối cùng, đó là: Khoản đầu tư để giải quyết vấn đề đó có xứng đáng để sử dụng hay không? Và liệu dự án này có mang lại ROI hoặc lợi tức đầu tư dương hay không?

2. Business Analysis Plan (Kế hoạch phân tích nghiệp vụ)

Khi bạn đã có phạm vi, loại tài liệu yêu cầu tiếp theo là Business Analysis Plan. BA thường sẽ tạo một kế hoạch phác thảo các gợi ý, phân tích yêu cầu cũng như chỉ ra rõ ai chịu trách nhiệm về những công việc gì. Business Analysis Plan chính là tài liệu mô tả kế hoạch và phương pháp tiếp cận. Business Analysis Plan giúp định hướng và tổ chức công việc của BA, đồng thời đảm bảo sự liên kết giữa các giai đoạn trong quá trình phân tích.

3. Business Process Documentation (Tài liệu quy trình nghiệp vụ)

Với phạm vi được xác định ở Scope Statement và kế hoạch trong Business Analysis Plan đã sẵn sàng, BA sẽ biết dự án đang hướng tới đâu và đã đến lúc bắt đầu tìm hiểu chi tiết. Mặc dù có một số dự án có thể nhảy ngay vào giải pháp phần mềm hoặc các yêu cầu chức năng, nhưng hầu như BA thường cần phân tích quy trình nghiệp vụ trước thông qua Business Process Documentation.

Business Process Documentation là tài liệu mô tả chi tiết về các quy trình nghiệp vụ trong tổ chức. Nó bao gồm quy trình hiện tại, quy trình đề xuất trong tương lai và các biểu đồ quy trình. Business Process Documentation giúp BA hiểu rõ toàn cảnh về cách quy trình tổng thể diễn ra từ góc độ của các bên liên quan hoặc người dùng cuối, tạo ra sự nhìn nhận sơ bộ về các quy trình hiện tại, tương lai. Qua đó phát hiện các khuyết điểm và đề xuất cải tiến đồng thời tạo ra sự hiểu biết chung về quy trình nghiệp vụ trong dự án.

4. Functional Requirements Documentation (Tài liệu yêu cầu chức năng)

Functional Requirements còn được gọi là yêu cầu giải pháp, yêu cầu phần mềm, đôi khi là yêu cầu kỹ thuật hoặc yêu cầu hệ thống. Một trong những kỹ thuật lập mô hình yêu cầu phổ biến là use cases. Đây là một cách rất hiệu quả để nắm bắt một yêu cầu chức năng (Functional Requirements). Hơn thế nữa, việc phân tích use case có thể giúp các BA xác định các yêu cầu bị bỏ sót bằng cách hiểu rõ về những tương tác của người dùng với hệ thống.

Đôi khi, các use cases được ghi lại cùng nhau trong một loại tài liệu khác được gọi là tài liệu đặc tả yêu cầu (Software Requirements Specification - SRS), hoặc tài liệu yêu cầu chức năng (Functional Requirements Documentation - FRD), những tài liệu này cũng có thể bao gồm các yêu cầu phi chức năng. Tài liệu yêu cầu chức năng tập trung vào việc xác định yêu cầu chức năng của hệ thống hoặc ứng dụng. Nó mô tả các tính năng, chức năng và hành vi mà hệ thống cần có. Functional Requirements Documentation giúp Business Analyst và các nhà phát triển hiểu rõ các Functional Requirements, xây dựng hệ thống phù hợp với người dùng.

Trong môi trường Agile, các yêu cầu chức năng (functional requirements) thường được ghi lại trong các user stories, được sắp xếp thành product backlog. Dựa vào tài liệu, BA có thể phân tích các yêu cầu và use cases để đảm bảo rằng họ đang nắm bắt được cách tất cả các user stories khớp với nhau trong product backlog.

5. Information or Data Requirements Documentation

Loại tài liệu yêu cầu thứ năm và cuối cùng là Information or Data Requirements Documentation. Tài liệu này giúp xác định các yêu cầu về thông tin hoặc dữ liệu cần thiết thông qua mô tả các loại dữ liệu, nguồn dữ liệu, cấu trúc dữ liệu và các quy tắc xử lý chúng. Tài liệu này giúp Business Analyst hiểu rõ dữ liệu liên quan đến quy trình nghiệp vụ đồng thời đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của dữ liệu trong hệ thống.

Với tư cách BA, ngoài chức năng hướng tới người dùng của phần mềm, BA cũng nên xác định các thành phần của mô hình thông tin. Dưới đây là một số loại Data Requirements Documentation phổ biến:

Glossary
Entity relationship diagram
Data dictionary

Như vậy, thông qua bài viết trên, BAC đã giới thiệu đến bạn năm loại tài liệu và một số thông số kỹ thuật khác nhau mà bạn có thể sử dụng trong công việc. Thực tế, không phải lúc nào BA cũng tạo ra tất cả các thông số kỹ thuật này cho từng dự án. Hầu hết các BA sẽ chọn các tài liệu nghiệp vụ phù hợp nhất dựa trên tính chất của dự án và sẽ tùy chỉnh theo nhu cầu của các bên liên quan.

Hy vọng rằng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về 5 loại tài liệu mà Business Analyst thường xuyên sử dụng trong công việc của mình. Thông qua việc áp dụng và sử dụng hiệu quả các tài liệu này, BA có thể nâng cao khả năng phân tích và hiểu rõ yêu cầu kinh doanh, từ đó tạo ra các giải pháp tốt nhất cho doanh nghiệp. Tiếp tục ủng hộ BAC thông qua các bài viết hữu ích tại BAC's Blog bạn nhé.

Nguồn tham khảo:
https://www.bridging-the-gap.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp

BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.

CÁC KHOÁ HỌC BUSINESS ANALYST BACs.VN DÀNH CHO BẠN

Khoá học Online:

Khoá học Offline:

Tại Tp.HCM:

Tại Hà Nội:

Tham khảo lịch khai giảng TẤT CẢ các khóa học mới nhất

Ban biên tập nội dung - BAC

Click để đọc tiếp

10 Thuật ngữ AI ai cũng nên biết

Khám phá 10 thuật ngữ quan trọng nhất trong lĩnh vực trí tuệ nhân tạo (AI) cùng BAC – từ AI, Machine Learning đến Generative AI, Copilot và hơn thế nữa. Bài viết được biên dịch từ nguồn Microsoft, giúp bạn hiểu rõ cách công nghệ này hoạt động và đang thay đổi thế giới. Một tài liệu nhập môn hoàn hảo cho người mới, chuyên viên công nghệ hay bất kỳ ai muốn bắt kịp làn sóng chuyển đổi số.
Học AI từ con số 0: Lộ trình đơn giản cho người mới bắt đầu

Khám phá lộ trình học AI đơn giản cho người mới bắt đầu cùng BAC. Bạn không cần giỏi lập trình để có thể học AI và trở thành chuyên gia. Những kiến thức này hoàn toàn có thể được tiếp thu và ứng dụng thực tế bởi tất cả mọi người.
Gemini là gì? So sánh Gemini và ChatGPT cho người mới bắt đầu

Gemini là gì? So sánh nhanh Gemini và ChatGPT một cách đơn giản, giúp người mới bắt đầu học AI chọn công cụ phù hợp để học tập, làm việc và sáng tạo nội dung. Mỗi công cụ đều có ưu và nhược điểm riêng, hãy cùng BAC khám phá chi tiết.
AI là gì? Giải thích đơn giản cho người mới bắt đầu

Bài viết này sẽ giúp các bạn tìm hiểu AI theo hướng đơn giản nhất. Bằng cách giải thích ngắn gọn, cô động, súc tích và dễ hiểu, BAC sẽ cho bạn lý giải về cụm từ “AI”. Qua đó, bạn không chỉ hiểu mà còn biết lý do vì sao mình phải học AI.

Bình luận

Lê Anh Tuấn

Chuyên viên HO - Kỹ thuật Ngân hàng số Eximbank

Tôi là nhân sự thuộc Trung tâm Phát triển CNTT – Khối Ngân hàng số, hiện đang đảm nhiệm vai trò kiểm thử phần mềm (tester). Việc tham gia khóa học Business Analyst đã mang lại cho tôi góc nhìn toàn diện và rõ ràng hơn về vai trò của BA trong lĩnh vực ngân hàng.

Khóa học Fundamental Business Analysis tại BAC không chỉ giúp tôi hiểu đúng bản chất công việc BA mà còn hỗ trợ phát triển tư duy nghiệp vụ – từ tiếp cận giải pháp kỹ thuật sang tập trung vào nhu cầu người dùng. Phương pháp giảng dạy kết hợp lý thuyết và thực hành thực tiễn, cùng các hoạt động mô phỏng, thảo luận nhóm đã giúp tôi nâng cao kỹ năng giao tiếp, phân tích và trình bày yêu cầu – những năng lực thiết yếu để phối hợp hiệu quả giữa các bên trong dự án công nghệ.

Xem chi tiết +
Huỳnh Cao Cường

Nhân viên HO - Kỹ thuật Ngân hàng số Eximbank

Tôi hiện đang công tác tại Trung tâm Phát triển CNTT – Khối CNTT, với vai trò là nhân sự chức năng phụ trách mảng Ngân hàng số, chuyên sâu về kiểm thử phần mềm (Tester). Trước khi tham gia khóa học Fundamental Business Analysis do BAC tổ chức, tôi từng hình dung BA chỉ đơn thuần là cầu nối giữa bộ phận kỹ thuật và nghiệp vụ.

Tuy nhiên, quá trình học đã giúp tôi nhận thức rõ hơn về bản chất và tầm quan trọng của vị trí này. BA không chỉ kết nối các bên liên quan, mà còn giữ vai trò định hình yêu cầu, đảm bảo giải pháp được thiết kế đúng mục tiêu và sát với nhu cầu thực tế. Khóa học đã trang bị cho tôi tư duy phân tích bài bản, khả năng diễn đạt yêu cầu rõ ràng, và kỹ năng phối hợp hiệu quả trong môi trường dự án đa chiều.

Với nền tảng công nghệ thông tin sẵn có, khóa học là bước chuyển hướng quan trọng giúp tôi phát triển tư duy nghiệp vụ vững chắc và sẵn sàng theo đuổi lộ trình nghề nghiệp chuyên sâu trong lĩnh vực Business Analysis tại Eximbank.

Xem chi tiết +
Nguyễn Thị Mai Bình

Business Analyst

Với một người ngoại đạo như mình thì những chuyên đề về "kỹ thuật" của BA hết sức quan trọng. Ví dụ như sử dụng các diagram để mô hình hóa requirement, viết User Story/Use case, v...v..

Đến với khóa học Fundamental Business Analysis, mình đã được gặp thầy Lộc, một người người rất nhiệt tình và có tâm. Ngoài việc chia sẻ các kinh nghiệm thực tế trên lớp thì thầy còn dành thời gian ra để tư vấn, hỗ trợ, góp ý CV cho mình. Bên cạnh đó trung tâm và anh Phụng cũng hỗ trợ gửi CV, kết nối học viên tới mạng lưới các công ty đối tác chất lượng, điều này giúp học viên như mình tìm được công việc phù hợp nhất. Cảm ơn BAC.
Xem chi tiết +

Professional Transfer Services in Batumi

Luxury Georgian Transfer Services – Tbilisi & Batumi

Airport Transfers in Georgia

10 Thuật ngữ AI ai cũng nên biết

Học AI từ con số 0: Lộ trình đơn giản cho người mới bắt đầu

Gemini là gì? So sánh Gemini và ChatGPT cho người mới bắt đầu

AI là gì? Giải thích đơn giản cho người mới bắt đầu

CÔNG TY CỔ PHẦN ĐÀO TẠO VÀ TƯ VẤN BAC