Oct 23, 2023

5 loại tài liệu nghiệp vụ Business Analyst thường xuyên sử dụng

Nghề Business Analyst thực tế không hề đơn giản mà đòi hỏi rất nhiều kiến thức và kỹ năng chuyên môn. Đầu vào của BA thường là một lượng lớn thông tin từ các rất nhiều nguồn khác nhau. Để hiểu và phân tích thông tin này một cách hiệu quả, BA cần phải làm việc với các loại tài liệu khác nhau để phân tích và hiểu rõ yêu cầu. Trong bài viết này, cùng BAC tìm hiểu về 5 loại tài liệu nghiệp vụ Business Analyst thường xuyên sử dụng để đạt được hiệu quả trong công việc của mình nhé.

Hãy tưởng tượng bạn đang làm việc hăng say trong một dự án mới với tư cách là một nhà phân tích nghiệp vụ. Tuy nhiên, giữa biển thông tin khổng lồ và hàng loạt nhiệm vụ cấp bách trước mắt, bạn không biết mình thực sự cần làm gì, cần nên tạo những tài liệu nào để nắm bắt được những yêu cầu quan trọng. Con đường thành công thực sự nằm ở việc tận dụng sức mạnh của tài liệu, vậy đó là những tài liệu gì và cần thực hiện như thế nào? Cùng tìm hiểu ngay nhé!

1. Scope Statement (Bản mô tả phạm vi dự án)

Scope Statement là một tài liệu quan trọng và cần thiết trong quá trình phân tích yêu cầu. Nó xác định phạm vi và quy mô của dự án, đây cũng là tài liệu để định nghĩa các mục tiêu, nhiệm vụ và kết quả dự kiến. Scope Statement giúp Business Analyst và các thành viên dự án có cùng một hiểu biết về phạm vi và giới hạn của dự án, từ đó đảm bảo sự nhất quán và hiệu quả trong quá trình phân tích.

Về cơ bản, để thực hiện đặc tả yêu cầu Scope Statement, bạn cần trả lời các câu hỏi chính sau:

Doanh nghiệp đang giải quyết vấn đề gì?
Doanh nghiệp cần gì?
Phạm vi của giải pháp cho vấn đề đó là gì?
Ở góc nhìn chuyên môn, doanh nghiệp đang giải quyết vấn đề đó như thế nào?
Giải pháp cần thực hiện cụ thể như thế nào?

Trên cơ sở các câu hỏi trên, BA có thể để đi đến câu hỏi cuối cùng, đó là: Khoản đầu tư để giải quyết vấn đề đó có xứng đáng để sử dụng hay không? Và liệu dự án này có mang lại ROI hoặc lợi tức đầu tư dương hay không?

2. Business Analysis Plan (Kế hoạch phân tích nghiệp vụ)

Khi bạn đã có phạm vi, loại tài liệu yêu cầu tiếp theo là Business Analysis Plan. BA thường sẽ tạo một kế hoạch phác thảo các gợi ý, phân tích yêu cầu cũng như chỉ ra rõ ai chịu trách nhiệm về những công việc gì. Business Analysis Plan chính là tài liệu mô tả kế hoạch và phương pháp tiếp cận. Business Analysis Plan giúp định hướng và tổ chức công việc của BA, đồng thời đảm bảo sự liên kết giữa các giai đoạn trong quá trình phân tích.

3. Business Process Documentation (Tài liệu quy trình nghiệp vụ)

Với phạm vi được xác định ở Scope Statement và kế hoạch trong Business Analysis Plan đã sẵn sàng, BA sẽ biết dự án đang hướng tới đâu và đã đến lúc bắt đầu tìm hiểu chi tiết. Mặc dù có một số dự án có thể nhảy ngay vào giải pháp phần mềm hoặc các yêu cầu chức năng, nhưng hầu như BA thường cần phân tích quy trình nghiệp vụ trước thông qua Business Process Documentation.

Business Process Documentation là tài liệu mô tả chi tiết về các quy trình nghiệp vụ trong tổ chức. Nó bao gồm quy trình hiện tại, quy trình đề xuất trong tương lai và các biểu đồ quy trình. Business Process Documentation giúp BA hiểu rõ toàn cảnh về cách quy trình tổng thể diễn ra từ góc độ của các bên liên quan hoặc người dùng cuối, tạo ra sự nhìn nhận sơ bộ về các quy trình hiện tại, tương lai. Qua đó phát hiện các khuyết điểm và đề xuất cải tiến đồng thời tạo ra sự hiểu biết chung về quy trình nghiệp vụ trong dự án.

4. Functional Requirements Documentation (Tài liệu yêu cầu chức năng)

Functional Requirements còn được gọi là yêu cầu giải pháp, yêu cầu phần mềm, đôi khi là yêu cầu kỹ thuật hoặc yêu cầu hệ thống. Một trong những kỹ thuật lập mô hình yêu cầu phổ biến là use cases. Đây là một cách rất hiệu quả để nắm bắt một yêu cầu chức năng (Functional Requirements). Hơn thế nữa, việc phân tích use case có thể giúp các BA xác định các yêu cầu bị bỏ sót bằng cách hiểu rõ về những tương tác của người dùng với hệ thống.

Đôi khi, các use cases được ghi lại cùng nhau trong một loại tài liệu khác được gọi là tài liệu đặc tả yêu cầu (Software Requirements Specification - SRS), hoặc tài liệu yêu cầu chức năng (Functional Requirements Documentation - FRD), những tài liệu này cũng có thể bao gồm các yêu cầu phi chức năng. Tài liệu yêu cầu chức năng tập trung vào việc xác định yêu cầu chức năng của hệ thống hoặc ứng dụng. Nó mô tả các tính năng, chức năng và hành vi mà hệ thống cần có. Functional Requirements Documentation giúp Business Analyst và các nhà phát triển hiểu rõ các Functional Requirements, xây dựng hệ thống phù hợp với người dùng.

Trong môi trường Agile, các yêu cầu chức năng (functional requirements) thường được ghi lại trong các user stories, được sắp xếp thành product backlog. Dựa vào tài liệu, BA có thể phân tích các yêu cầu và use cases để đảm bảo rằng họ đang nắm bắt được cách tất cả các user stories khớp với nhau trong product backlog.

5. Information or Data Requirements Documentation

Loại tài liệu yêu cầu thứ năm và cuối cùng là Information or Data Requirements Documentation. Tài liệu này giúp xác định các yêu cầu về thông tin hoặc dữ liệu cần thiết thông qua mô tả các loại dữ liệu, nguồn dữ liệu, cấu trúc dữ liệu và các quy tắc xử lý chúng. Tài liệu này giúp Business Analyst hiểu rõ dữ liệu liên quan đến quy trình nghiệp vụ đồng thời đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của dữ liệu trong hệ thống.

Với tư cách BA, ngoài chức năng hướng tới người dùng của phần mềm, BA cũng nên xác định các thành phần của mô hình thông tin. Dưới đây là một số loại Data Requirements Documentation phổ biến:

Glossary
Entity relationship diagram
Data dictionary

Như vậy, thông qua bài viết trên, BAC đã giới thiệu đến bạn năm loại tài liệu và một số thông số kỹ thuật khác nhau mà bạn có thể sử dụng trong công việc. Thực tế, không phải lúc nào BA cũng tạo ra tất cả các thông số kỹ thuật này cho từng dự án. Hầu hết các BA sẽ chọn các tài liệu nghiệp vụ phù hợp nhất dựa trên tính chất của dự án và sẽ tùy chỉnh theo nhu cầu của các bên liên quan.

Hy vọng rằng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về 5 loại tài liệu mà Business Analyst thường xuyên sử dụng trong công việc của mình. Thông qua việc áp dụng và sử dụng hiệu quả các tài liệu này, BA có thể nâng cao khả năng phân tích và hiểu rõ yêu cầu kinh doanh, từ đó tạo ra các giải pháp tốt nhất cho doanh nghiệp. Tiếp tục ủng hộ BAC thông qua các bài viết hữu ích tại BAC's Blog bạn nhé.

Nguồn tham khảo:
https://www.bridging-the-gap.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp

BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.

CÁC KHOÁ HỌC BUSINESS ANALYST BACs.VN DÀNH CHO BẠN

Khoá học Online:

Khoá học Offline:

Tại Tp.HCM:

Tại Hà Nội:

Tham khảo lịch khai giảng TẤT CẢ các khóa học mới nhất

Ban biên tập nội dung - BAC

Click để đọc tiếp

Các Business Analyst cần trau dồi những công nghệ gì trong năm 2025

Đối với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ ngày này, việc không ngừng trau dồi và học hỏi là điều bắt buộc mà các Business Analyst phải làm để phát triển hơn trong lĩnh vực phân tích nghiệp vụ. Trong bài viết này, các bạn hãy cùng BAC tìm hiểu các xu hướng và các kỹ năng mới để làm hành trang trên sự nghiệp Business Analyst nhé!
Sự khác biệt giữa UAT và Usability Testing Business Analyst cần lưu ý

UAT và Usability Testing thường được mang lên bàn cân để so sánh nhưng, đây là 2 phương pháp kiểm thử khác nhau. Trong khi Usability Testing đảm bảo sự hài lòng của người dùng thì UAT lại giúp các Business Analyst xác thực chức năng. Cả hai đều là một phần không thể thiếu để cung cấp một sản phẩm chất lượng cao. Hãy cùng BAC tìm hiểu ngay nhé!
API là gì? Khám phá cầu nối giữa các ứng dụng

API là nền tảng quan trọng kết nối các ứng dụng và dịch vụ trong kỷ nguyên số, tạo ra sự linh hoạt, hiệu quả và mở rộng cho các hệ thống. Bài viết sau giới thiệu API, cách hoạt động, các kiểu kiến trúc phổ biến cùng các công cụ kiểm thử API như Postman.
Meta AI là gì và cách sử dụng Meta AI hiệu quả 2025

Meta AI là một công cụ Trí Tuệ Nhân Tạo do chính công ty mẹ của Facebook, Instagram, WhatsApp ra mắt. Đây được xem là một cuộc cách mạng sẽ làm thay đổi cách mà các doanh nghiệp và người dùng sử dụng mạng xã hội.

Bình luận

Nguyễn Thị Mai Bình

Business Analyst

Với một người ngoại đạo như mình thì những chuyên đề về "kỹ thuật" của BA hết sức quan trọng. Ví dụ như sử dụng các diagram để mô hình hóa requirement, viết User Story/Use case, v...v..

Đến với khóa học Fundamental Business Analysis, mình đã được gặp thầy Lộc, một người người rất nhiệt tình và có tâm. Ngoài việc chia sẻ các kinh nghiệm thực tế trên lớp thì thầy còn dành thời gian ra để tư vấn, hỗ trợ, góp ý CV cho mình. Bên cạnh đó trung tâm và anh Phụng cũng hỗ trợ gửi CV, kết nối học viên tới mạng lưới các công ty đối tác chất lượng, điều này giúp học viên như mình tìm được công việc phù hợp nhất. Cảm ơn BAC.
Xem chi tiết +
Phạm Quế

Business Analyst

Khoá học Product Design của BAC đã cung cấp cho tôi nhiều kiến thức và nền tảng vô cùng hữu ích. Giảng viên giảng dạy rất nhiệt tình, truyền cho chúng tôi ngọn lửa đam mê và nhiệt huyết trong ngành. Đồng thời chia sẻ các kiến thức và kỹ năng cần thiết trong bài giảng một cách dễ hiểu hơn. Số lượng học viên không quá nhiều nên chất lượng giảng giạy vô cùng tốt. Giảng viên sửa bài tập 1-1 nên bài giảng sẽ chuyên sâu hơn.
Xem chi tiết +
Nguyễn Văn Long

Chuyên viên về chế độ kế toán & Giải pháp nghiệp vụ Tài chính kế toán trong ứng dụng CNTT - Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN)

Tôi đã tham gia khóa Phân tích nghiệp vụ phần mềm cơ bản 3.0 tại BAC. Ở đây, tài liệu đào tạo cung cấp nhiều nội dung bổ ích và trình bày dễ hiểu. Giảng viên rất nhiệt tình, ngoài nội dung giảng dạy theo giáo trình còn chia sẻ nhiều kinh nghiệm thực tiễn, các câu hỏi của học viên đều được giải đáp ngay trên lớp và có minh họa từ các dự án trong thực tế. Sau tất cả, tôi cảm ơn BAC và Thầy giáo Thái Sơn.
Xem chi tiết +