May 28, 2024

5 bộ công cụ giúp BA "bứt phá" trong sự nghiệp

Business Analyst (BA) ngày càng hot và trở thành một trong những vai trò không thể thiếu của doanh nghiệp. Họ là cầu nối giữa bộ phận business và technical, đảm bảo dự án đáp ứng đúng nhu cầu khách hàng cũng như mục tiêu đề ra ban đầu. Để hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình, tất nhiên BA cần sử dụng thành thạo nhiều công cụ hỗ trợ. Bài viết này BAC sẽ giới thiệu đến bạn chi tiết nhất 5 công cụ giúp BA "bứt phá" trong sự nghiệp, kèm theo đó là những ví dụ thực tế nhất minh họa cho từng công cụ. Cùng khám phá ngay nhé.

1. Các công cụ quản lý dự án

Công cụ quản lý dự án hỗ trợ BA việc lập kế hoạch, theo dõi tiến độ, quản lý yêu cầu, phân công nhiệm vụ và kiểm soát chất lượng, ghi lại yêu cầu, quản lý sprint. Chúng giúp BA tối ưu hóa quy trình làm việc và đảm bảo dự án hoàn thành đúng hạn, đúng mục tiêu.

1.1 Jira

Ưu điểm:
- Hệ thống quản lý dự án toàn diện quy trình làm việc.
- Có khả năng tùy chỉnh cao, tích hợp đa dạng với các công cụ khác như Git, Confluence hay Slack.
- Hỗ trợ các phương pháp phát triển phần mềm như Agile Scrum, Kanban, Waterfall và nhiều phương pháp quản lý dự án khác.
- Phiên bản miễn phí có thể sử dụng cho tối đa 10 users.
Nhược điểm:
- Giao diện phức tạp, cần nhiều thời gian để làm quen.
- Giá thành khá cao cho phiên bản trả phí.

1.2 Trello

Ưu điểm
- Giao diện trực quan, dễ sử dụng, phù hợp với người mới bắt đầu.
- Hệ thống quản lý dự án dạng Kanban, giúp theo dõi tiến độ công việc hiệu quả.
- Hỗ trợ cộng tác nhóm, chia sẻ thông tin và cập nhật tiến độ dễ dàng.
- Miễn phí cho hầu hết các tính năng cơ bản.
Nhược điểm
- So với Jira, trello ít tính năng quản lý dự án nâng cao hơn
- Không phù hợp cho dự án phức tạp với nhiều yêu cầu.

2. Công cụ tạo sơ đồ và wireframe

Công cụ tạo sơ đồ giúp BA trực quan hóa thông tin, dễ dàng truyền đạt ý tưởng và giải thích quy trình, cấu trúc hệ thống cho các bên liên quan.

2.1 Draw.io

Ưu điểm
- Miễn phí, sử dụng trên nền web, không cần cài đặt phần mềm.
- Cung cấp nhiều thư viện với các mẫu, templates sơ đồ đa dạng, đáp ứng hầu hết nhu cầu sử dụng.
- Dễ sử dụng, giao diện trực quan, hỗ trợ kéo thả chuột để tạo sơ đồ.
- Hỗ trợ cộng tác nhóm, chia sẻ và chỉnh sửa sơ đồ trực tuyến.
Nhược điểm
- Ít tính năng nâng cao so với Lucidchart.
- Khả năng tùy chỉnh khá hạn chế.

2.2 Lucidchart

Ưu điểm
- Cung cấp đầy đủ các tính năng tạo sơ đồ chuyên nghiệp như sơ đồ UML, wireframe/mockup,...
- Kho thư viện templates khổng lồ, đa dạng ngành nghề và lĩnh vực.
- Khả năng tùy chỉnh cao, đáp ứng mọi yêu cầu thiết kế.
- Hỗ trợ cộng tác nhóm theo thời gian thực.
- Cung cấp phiên bản miễn phí cho cá nhân và nhóm nhỏ.
Nhược điểm
- Giá thành khá cao.
- Giao diện phức tạp hơn so với Draw.io.

3. Công cụ tạo wireframe/mockup/prototype

Các công cụ này hỗ trợ đắc lực cho BA trong việc thiết kế giao diện người dùng hiệu quả thông qua các mô phỏng UI/UX, thu thập phản hồi và hoàn thiện sản phẩm. Thông qua đó, BA hiểu rõ nhu cầu người dùng, phát hiện và sửa lỗi sớm trong giai đoạn thiết kế, tránh tốn kém chi phí sửa chữa sau này.

3.1 Figma

Ưu điểm
- Miễn phí cho bản dùng cá nhân và nhóm nhỏ.
- Giao diện trực quan, dễ sử dụng, hỗ trợ kéo thả chuột để tạo wireframe dễ dàng cho người mới.
- Cung cấp nhiều tính năng UI/UX chuyên nghiệp.
- Hỗ trợ cộng tác nhóm theo thời gian thực, chia sẻ và bình luận trực tuyến.
- Plugin đa dạng, chức năng cung cấp vô cùng phong phú
Nhược điểm
- Một số tính năng nâng cao chỉ được hỗ trợ trong phiên bản trả phí.
- Khả năng tạo prototype chưa mạnh mẽ bằng XD.

3.2 Balsamiq

Ưu điểm
- Chuyên dụng cho tạo wireframe/mockup, giao diện đơn giản, dễ sử dụng.
- Cung cấp nhiều thư viện hình ảnh, icon, component sẵn có.
- Hỗ trợ tạo prototype tương tác cơ bản với giá thành hợp lý.
Nhược điểm
- Khả năng tùy chỉnh giao diện còn nhiều hạn chế.
- Ít tính năng thiết kế nâng cao so với Figma, XD.

3.3 Adobe XD

Ưu điểm
- Cung cấp đầy đủ tính năng thiết kế giao diện người dùng cơ bản và chuyên nghiệp.
- Khả năng tạo prototype hiệu quả, mô phỏng trải nghiệm người dùng vô cùng thực tế.
- Hỗ trợ responsive design, tối ưu giao diện cho nhiều thiết bị.
- Tích hợp với các công cụ khác thuộc cùng hệ sinh thái Adobe.
Nhược điểm
- Giá thành cao cho phiên bản trả phí.
- Giao diện phức tạp hơn so với Figma, Balsamiq.

4. Công cụ hỗ trợ phân tích dữ liệu

4.1 Word

Dễ sử dụng, phổ biến, hỗ trợ BA tạo nhiều loại tài liệu khác nhau.
Hỗ trợ cộng tác nhóm, chia sẻ và chỉnh sửa tài liệu trực tuyến dễ dàng.
Cung cấp nhiều tính năng định dạng văn bản, hình ảnh, bảng biểu.

4.2 PowerPoint

Dễ sử dụng, phổ biến, hỗ trợ tạo bài thuyết trình chuyên nghiệp, giúp BA dễ dàng trình bày ý tưởng của mình, làm rõ yêu cầu và kết quả với các bên liên quan.
Cung cấp nhiều mẫu bài thuyết trình đa dạng, đẹp mắt.
Hỗ trợ chèn hình ảnh, video, âm thanh, hiệu ứng sinh động.
Trình bày trực tuyến, chia sẻ bài thuyết trình dễ dàng.

4.3 Excel

Tương đối dễ sử dụng, hỗ trợ phân tích dữ liệu đa dạng.
Cung cấp nhiều hàm, công thức tính toán, tạo biểu đồ, bảng biểu.
Hỗ trợ BA vô cùng đắc lực trong việc lọc, phân loại, trích xuất dữ liệu.
Chia sẻ dữ liệu và cộng tác nhóm trực tuyến.

5. Một số công cụ hỗ trợ khác

5.1 Lightshot: công cụ này giúp BA recap, chụp màn hình những chi tiết quan trọng của công việc.

Ưu điểm
- Miễn phí, dễ sử dụng, chụp ảnh màn hình nhanh chóng.
- Hỗ trợ chỉnh sửa ảnh chụp, chèn chú thích, ghi chú.
- Chia sẻ ảnh chụp qua mạng xã hội, email.
Nhược điểm
- Ít tính năng hơn các công cụ chụp ảnh màn hình trả phí.

5.2 Windows + G

Ưu điểm
- Miễn phí, dễ sử dụng, đơn giản để ghi lại màn hình.
- Hỗ trợ ghi âm thanh, ghi webcam.
- Lưu video dưới dạng MP4.
Nhược điểm
- Ít tính năng hơn các công cụ ghi màn hình trả phí.
- Chất lượng video chưa thực sự cao.

5.3 Telegram/Zalo

Ưu điểm
- Miễn phí, hỗ trợ giao tiếp nhóm và chia sẻ file nhanh chóng.
- Tạo nhóm, kênh để trao đổi thông tin, cập nhật tiến độ công việc.
- Giúp BA giao tiếp hiệu quả thông qua tin nhắn, cuộc họp.
Nhược điểm
- Tính bảo mật chưa cao.
- Giao diện có thể rối mắt với nhiều nhóm, kênh.

5.4 Google Meet/Microsoft Teams

Ưu điểm
- Hỗ trợ họp trực tuyến, chia sẻ màn hình, làm việc và thảo luận nhóm hiệu quả.
- Tích hợp với các ứng dụng khác trong bộ công cụ văn phòng điển hình như bảng trắng, bút vẽ...
- Hỗ trợ ghi âm, ghi hình cuộc họp.
- Bảo mật cao, đảm bảo tính riêng tư cho dữ liệu.
Nhược điểm
- Phiên bản miễn phí có giới hạn tính năng.
- Cần kết nối internet để sử dụng.

Như vậy, việc lựa chọn và sử dụng thành thạo các công cụ hỗ trợ công việc vô cùng quan trọng với BA. Không chỉ họ mà tất cả nhân viên đều nên kết hợp sử dụng nhiều công cụ khác nhau để tối ưu hóa hiệu quả công việc, cần cập nhật kiến thức và kỹ năng thường xuyên để bắt kịp xu hướng công nghệ mới. Bài viết này BAC đã giới thiệu đến bạn chi tiết 5 bộ công cụ, ứng dụng giúp BA "bứt phá" trong sự nghiệp.

Ngoài 5 công cụ được đề cập, còn rất nhiều công cụ hữu ích khác dành cho BA, tùy thuộc vào nhu cầu và sở thích của mỗi người. Việc trau dồi kiến thức và kỹ năng sử dụng công cụ thành thạo sẽ giúp BA nâng cao hiệu quả công việc. Chúc các bạn thành công và đừng quên ủng hộ BAC's Blog nhé.

Nguồn tham khảo:
Internet

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp

BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.

CÁC KHOÁ HỌC BUSINESS ANALYST BACs.VN DÀNH CHO BẠN

Khoá học Online:

Khoá học Offline:

Tại Tp.HCM:

Tại Hà Nội:

Tham khảo lịch khai giảng TẤT CẢ các khóa học mới nhất

Ban biên tập nội dung - BAC

Click để đọc tiếp

Các Business Analyst cần trau dồi những công nghệ gì trong năm 2025

Đối với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ ngày này, việc không ngừng trau dồi và học hỏi là điều bắt buộc mà các Business Analyst phải làm để phát triển hơn trong lĩnh vực phân tích nghiệp vụ. Trong bài viết này, các bạn hãy cùng BAC tìm hiểu các xu hướng và các kỹ năng mới để làm hành trang trên sự nghiệp Business Analyst nhé!
Sự khác biệt giữa UAT và Usability Testing Business Analyst cần lưu ý

UAT và Usability Testing thường được mang lên bàn cân để so sánh nhưng, đây là 2 phương pháp kiểm thử khác nhau. Trong khi Usability Testing đảm bảo sự hài lòng của người dùng thì UAT lại giúp các Business Analyst xác thực chức năng. Cả hai đều là một phần không thể thiếu để cung cấp một sản phẩm chất lượng cao. Hãy cùng BAC tìm hiểu ngay nhé!
API là gì? Khám phá cầu nối giữa các ứng dụng

API là nền tảng quan trọng kết nối các ứng dụng và dịch vụ trong kỷ nguyên số, tạo ra sự linh hoạt, hiệu quả và mở rộng cho các hệ thống. Bài viết sau giới thiệu API, cách hoạt động, các kiểu kiến trúc phổ biến cùng các công cụ kiểm thử API như Postman.
Meta AI là gì và cách sử dụng Meta AI hiệu quả 2025

Meta AI là một công cụ Trí Tuệ Nhân Tạo do chính công ty mẹ của Facebook, Instagram, WhatsApp ra mắt. Đây được xem là một cuộc cách mạng sẽ làm thay đổi cách mà các doanh nghiệp và người dùng sử dụng mạng xã hội.

Bình luận

Nguyễn Thị Mai Bình

Business Analyst

Với một người ngoại đạo như mình thì những chuyên đề về "kỹ thuật" của BA hết sức quan trọng. Ví dụ như sử dụng các diagram để mô hình hóa requirement, viết User Story/Use case, v...v..

Đến với khóa học Fundamental Business Analysis, mình đã được gặp thầy Lộc, một người người rất nhiệt tình và có tâm. Ngoài việc chia sẻ các kinh nghiệm thực tế trên lớp thì thầy còn dành thời gian ra để tư vấn, hỗ trợ, góp ý CV cho mình. Bên cạnh đó trung tâm và anh Phụng cũng hỗ trợ gửi CV, kết nối học viên tới mạng lưới các công ty đối tác chất lượng, điều này giúp học viên như mình tìm được công việc phù hợp nhất. Cảm ơn BAC.
Xem chi tiết +
Phạm Quế

Business Analyst

Khoá học Product Design của BAC đã cung cấp cho tôi nhiều kiến thức và nền tảng vô cùng hữu ích. Giảng viên giảng dạy rất nhiệt tình, truyền cho chúng tôi ngọn lửa đam mê và nhiệt huyết trong ngành. Đồng thời chia sẻ các kiến thức và kỹ năng cần thiết trong bài giảng một cách dễ hiểu hơn. Số lượng học viên không quá nhiều nên chất lượng giảng giạy vô cùng tốt. Giảng viên sửa bài tập 1-1 nên bài giảng sẽ chuyên sâu hơn.
Xem chi tiết +
Nguyễn Văn Long

Chuyên viên về chế độ kế toán & Giải pháp nghiệp vụ Tài chính kế toán trong ứng dụng CNTT - Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN)

Tôi đã tham gia khóa Phân tích nghiệp vụ phần mềm cơ bản 3.0 tại BAC. Ở đây, tài liệu đào tạo cung cấp nhiều nội dung bổ ích và trình bày dễ hiểu. Giảng viên rất nhiệt tình, ngoài nội dung giảng dạy theo giáo trình còn chia sẻ nhiều kinh nghiệm thực tiễn, các câu hỏi của học viên đều được giải đáp ngay trên lớp và có minh họa từ các dự án trong thực tế. Sau tất cả, tôi cảm ơn BAC và Thầy giáo Thái Sơn.
Xem chi tiết +