May 28, 2024

5 bộ công cụ giúp BA "bứt phá" trong sự nghiệp

Business Analyst (BA) ngày càng hot và trở thành một trong những vai trò không thể thiếu của doanh nghiệp. Họ là cầu nối giữa bộ phận business và technical, đảm bảo dự án đáp ứng đúng nhu cầu khách hàng cũng như mục tiêu đề ra ban đầu. Để hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình, tất nhiên BA cần sử dụng thành thạo nhiều công cụ hỗ trợ. Bài viết này BAC sẽ giới thiệu đến bạn chi tiết nhất 5 công cụ giúp BA "bứt phá" trong sự nghiệp, kèm theo đó là những ví dụ thực tế nhất minh họa cho từng công cụ. Cùng khám phá ngay nhé.

1. Các công cụ quản lý dự án

Công cụ quản lý dự án hỗ trợ BA việc lập kế hoạch, theo dõi tiến độ, quản lý yêu cầu, phân công nhiệm vụ và kiểm soát chất lượng, ghi lại yêu cầu, quản lý sprint. Chúng giúp BA tối ưu hóa quy trình làm việc và đảm bảo dự án hoàn thành đúng hạn, đúng mục tiêu.

1.1 Jira

Ưu điểm:
- Hệ thống quản lý dự án toàn diện quy trình làm việc.
- Có khả năng tùy chỉnh cao, tích hợp đa dạng với các công cụ khác như Git, Confluence hay Slack.
- Hỗ trợ các phương pháp phát triển phần mềm như Agile Scrum, Kanban, Waterfall và nhiều phương pháp quản lý dự án khác.
- Phiên bản miễn phí có thể sử dụng cho tối đa 10 users.
Nhược điểm:
- Giao diện phức tạp, cần nhiều thời gian để làm quen.
- Giá thành khá cao cho phiên bản trả phí.

1.2 Trello

Ưu điểm
- Giao diện trực quan, dễ sử dụng, phù hợp với người mới bắt đầu.
- Hệ thống quản lý dự án dạng Kanban, giúp theo dõi tiến độ công việc hiệu quả.
- Hỗ trợ cộng tác nhóm, chia sẻ thông tin và cập nhật tiến độ dễ dàng.
- Miễn phí cho hầu hết các tính năng cơ bản.
Nhược điểm
- So với Jira, trello ít tính năng quản lý dự án nâng cao hơn
- Không phù hợp cho dự án phức tạp với nhiều yêu cầu.

2. Công cụ tạo sơ đồ và wireframe

Công cụ tạo sơ đồ giúp BA trực quan hóa thông tin, dễ dàng truyền đạt ý tưởng và giải thích quy trình, cấu trúc hệ thống cho các bên liên quan.

2.1 Draw.io

Ưu điểm
- Miễn phí, sử dụng trên nền web, không cần cài đặt phần mềm.
- Cung cấp nhiều thư viện với các mẫu, templates sơ đồ đa dạng, đáp ứng hầu hết nhu cầu sử dụng.
- Dễ sử dụng, giao diện trực quan, hỗ trợ kéo thả chuột để tạo sơ đồ.
- Hỗ trợ cộng tác nhóm, chia sẻ và chỉnh sửa sơ đồ trực tuyến.
Nhược điểm
- Ít tính năng nâng cao so với Lucidchart.
- Khả năng tùy chỉnh khá hạn chế.

2.2 Lucidchart

Ưu điểm
- Cung cấp đầy đủ các tính năng tạo sơ đồ chuyên nghiệp như sơ đồ UML, wireframe/mockup,...
- Kho thư viện templates khổng lồ, đa dạng ngành nghề và lĩnh vực.
- Khả năng tùy chỉnh cao, đáp ứng mọi yêu cầu thiết kế.
- Hỗ trợ cộng tác nhóm theo thời gian thực.
- Cung cấp phiên bản miễn phí cho cá nhân và nhóm nhỏ.
Nhược điểm
- Giá thành khá cao.
- Giao diện phức tạp hơn so với Draw.io.

3. Công cụ tạo wireframe/mockup/prototype

Các công cụ này hỗ trợ đắc lực cho BA trong việc thiết kế giao diện người dùng hiệu quả thông qua các mô phỏng UI/UX, thu thập phản hồi và hoàn thiện sản phẩm. Thông qua đó, BA hiểu rõ nhu cầu người dùng, phát hiện và sửa lỗi sớm trong giai đoạn thiết kế, tránh tốn kém chi phí sửa chữa sau này.

3.1 Figma

Ưu điểm
- Miễn phí cho bản dùng cá nhân và nhóm nhỏ.
- Giao diện trực quan, dễ sử dụng, hỗ trợ kéo thả chuột để tạo wireframe dễ dàng cho người mới.
- Cung cấp nhiều tính năng UI/UX chuyên nghiệp.
- Hỗ trợ cộng tác nhóm theo thời gian thực, chia sẻ và bình luận trực tuyến.
- Plugin đa dạng, chức năng cung cấp vô cùng phong phú
Nhược điểm
- Một số tính năng nâng cao chỉ được hỗ trợ trong phiên bản trả phí.
- Khả năng tạo prototype chưa mạnh mẽ bằng XD.

3.2 Balsamiq

Ưu điểm
- Chuyên dụng cho tạo wireframe/mockup, giao diện đơn giản, dễ sử dụng.
- Cung cấp nhiều thư viện hình ảnh, icon, component sẵn có.
- Hỗ trợ tạo prototype tương tác cơ bản với giá thành hợp lý.
Nhược điểm
- Khả năng tùy chỉnh giao diện còn nhiều hạn chế.
- Ít tính năng thiết kế nâng cao so với Figma, XD.

3.3 Adobe XD

Ưu điểm
- Cung cấp đầy đủ tính năng thiết kế giao diện người dùng cơ bản và chuyên nghiệp.
- Khả năng tạo prototype hiệu quả, mô phỏng trải nghiệm người dùng vô cùng thực tế.
- Hỗ trợ responsive design, tối ưu giao diện cho nhiều thiết bị.
- Tích hợp với các công cụ khác thuộc cùng hệ sinh thái Adobe.
Nhược điểm
- Giá thành cao cho phiên bản trả phí.
- Giao diện phức tạp hơn so với Figma, Balsamiq.

4. Công cụ hỗ trợ phân tích dữ liệu

4.1 Word

Dễ sử dụng, phổ biến, hỗ trợ BA tạo nhiều loại tài liệu khác nhau.
Hỗ trợ cộng tác nhóm, chia sẻ và chỉnh sửa tài liệu trực tuyến dễ dàng.
Cung cấp nhiều tính năng định dạng văn bản, hình ảnh, bảng biểu.

4.2 PowerPoint

Dễ sử dụng, phổ biến, hỗ trợ tạo bài thuyết trình chuyên nghiệp, giúp BA dễ dàng trình bày ý tưởng của mình, làm rõ yêu cầu và kết quả với các bên liên quan.
Cung cấp nhiều mẫu bài thuyết trình đa dạng, đẹp mắt.
Hỗ trợ chèn hình ảnh, video, âm thanh, hiệu ứng sinh động.
Trình bày trực tuyến, chia sẻ bài thuyết trình dễ dàng.

4.3 Excel

Tương đối dễ sử dụng, hỗ trợ phân tích dữ liệu đa dạng.
Cung cấp nhiều hàm, công thức tính toán, tạo biểu đồ, bảng biểu.
Hỗ trợ BA vô cùng đắc lực trong việc lọc, phân loại, trích xuất dữ liệu.
Chia sẻ dữ liệu và cộng tác nhóm trực tuyến.

5. Một số công cụ hỗ trợ khác

5.1 Lightshot: công cụ này giúp BA recap, chụp màn hình những chi tiết quan trọng của công việc.

Ưu điểm
- Miễn phí, dễ sử dụng, chụp ảnh màn hình nhanh chóng.
- Hỗ trợ chỉnh sửa ảnh chụp, chèn chú thích, ghi chú.
- Chia sẻ ảnh chụp qua mạng xã hội, email.
Nhược điểm
- Ít tính năng hơn các công cụ chụp ảnh màn hình trả phí.

5.2 Windows + G

Ưu điểm
- Miễn phí, dễ sử dụng, đơn giản để ghi lại màn hình.
- Hỗ trợ ghi âm thanh, ghi webcam.
- Lưu video dưới dạng MP4.
Nhược điểm
- Ít tính năng hơn các công cụ ghi màn hình trả phí.
- Chất lượng video chưa thực sự cao.

5.3 Telegram/Zalo

Ưu điểm
- Miễn phí, hỗ trợ giao tiếp nhóm và chia sẻ file nhanh chóng.
- Tạo nhóm, kênh để trao đổi thông tin, cập nhật tiến độ công việc.
- Giúp BA giao tiếp hiệu quả thông qua tin nhắn, cuộc họp.
Nhược điểm
- Tính bảo mật chưa cao.
- Giao diện có thể rối mắt với nhiều nhóm, kênh.

5.4 Google Meet/Microsoft Teams

Ưu điểm
- Hỗ trợ họp trực tuyến, chia sẻ màn hình, làm việc và thảo luận nhóm hiệu quả.
- Tích hợp với các ứng dụng khác trong bộ công cụ văn phòng điển hình như bảng trắng, bút vẽ...
- Hỗ trợ ghi âm, ghi hình cuộc họp.
- Bảo mật cao, đảm bảo tính riêng tư cho dữ liệu.
Nhược điểm
- Phiên bản miễn phí có giới hạn tính năng.
- Cần kết nối internet để sử dụng.

Như vậy, việc lựa chọn và sử dụng thành thạo các công cụ hỗ trợ công việc vô cùng quan trọng với BA. Không chỉ họ mà tất cả nhân viên đều nên kết hợp sử dụng nhiều công cụ khác nhau để tối ưu hóa hiệu quả công việc, cần cập nhật kiến thức và kỹ năng thường xuyên để bắt kịp xu hướng công nghệ mới. Bài viết này BAC đã giới thiệu đến bạn chi tiết 5 bộ công cụ, ứng dụng giúp BA "bứt phá" trong sự nghiệp.

Ngoài 5 công cụ được đề cập, còn rất nhiều công cụ hữu ích khác dành cho BA, tùy thuộc vào nhu cầu và sở thích của mỗi người. Việc trau dồi kiến thức và kỹ năng sử dụng công cụ thành thạo sẽ giúp BA nâng cao hiệu quả công việc. Chúc các bạn thành công và đừng quên ủng hộ BAC's Blog nhé.

Nguồn tham khảo:
Internet

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp

BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.

CÁC KHOÁ HỌC BUSINESS ANALYST BACs.VN DÀNH CHO BẠN

Khoá học Online:

Khoá học Offline:

Tại Tp.HCM:

Tại Hà Nội:

Tham khảo lịch khai giảng TẤT CẢ các khóa học mới nhất

Ban biên tập nội dung - BAC

Click để đọc tiếp

Mục đích chính của phân tích dữ liệu là gì? Ứng dụng thực tế trong công việc

Mục đích chính của phân tích dữ liệu là gì và làm thế nào để ứng dụng trong công việc là những câu hỏi thường gặp. BAC sẽ giúp bạn tổng hợp những kiến thức nền tảng thông qua các ví dụ thực tế, gần gũi.
Bài tập phân tích dữ liệu trong kinh doanh cho người mới bắt đầu có đáp án

Bạn muốn tìm bài tập phân tích dữ liệu trong kinh doanh cho người mới bắt đầu có đáp án? Bạn là người mới và chưa biết phải bắt đầu từ đâu? Hãy để BAC giúp bạn thông qua hướng dẫn chi tiết ở đây.
Dữ liệu thứ cấp là gì? phương pháp phân tích dữ liệu thứ cấp là gì?

Nếu bạn đang tìm hiểu về phân tích dữ liệu và gặp khái niệm dữ liệu thứ cấp thì đây là bài viết dành cho bạn. BAC sẽ giúp bạn tìm hiểu tất cả thông tin như định nghĩa, đặc điểm, ưu và nhược điểm cũng như những phương pháp phân tích.
Business Analyst thời đại AI: Cơ hội, thách thức và kỹ năng cần có để không bị thay thế

Trí tuệ nhân tạo (AI) đang thay đổi ngành phát triển phần mềm, ảnh hưởng đến vai trò của Business Analyst (BA). Hãy phân tích BA cần làm gì để thích nghi ở thời đại mới

Bình luận

Lê Anh Tuấn

Chuyên viên HO - Kỹ thuật Ngân hàng số Eximbank

Tôi là nhân sự thuộc Trung tâm Phát triển CNTT – Khối Ngân hàng số, hiện đang đảm nhiệm vai trò kiểm thử phần mềm (tester). Việc tham gia khóa học Business Analyst đã mang lại cho tôi góc nhìn toàn diện và rõ ràng hơn về vai trò của BA trong lĩnh vực ngân hàng.

Khóa học Fundamental Business Analysis tại BAC không chỉ giúp tôi hiểu đúng bản chất công việc BA mà còn hỗ trợ phát triển tư duy nghiệp vụ – từ tiếp cận giải pháp kỹ thuật sang tập trung vào nhu cầu người dùng. Phương pháp giảng dạy kết hợp lý thuyết và thực hành thực tiễn, cùng các hoạt động mô phỏng, thảo luận nhóm đã giúp tôi nâng cao kỹ năng giao tiếp, phân tích và trình bày yêu cầu – những năng lực thiết yếu để phối hợp hiệu quả giữa các bên trong dự án công nghệ.

Xem chi tiết +
Huỳnh Cao Cường

Nhân viên HO - Kỹ thuật Ngân hàng số Eximbank

Tôi hiện đang công tác tại Trung tâm Phát triển CNTT – Khối CNTT, với vai trò là nhân sự chức năng phụ trách mảng Ngân hàng số, chuyên sâu về kiểm thử phần mềm (Tester). Trước khi tham gia khóa học Fundamental Business Analysis do BAC tổ chức, tôi từng hình dung BA chỉ đơn thuần là cầu nối giữa bộ phận kỹ thuật và nghiệp vụ.

Tuy nhiên, quá trình học đã giúp tôi nhận thức rõ hơn về bản chất và tầm quan trọng của vị trí này. BA không chỉ kết nối các bên liên quan, mà còn giữ vai trò định hình yêu cầu, đảm bảo giải pháp được thiết kế đúng mục tiêu và sát với nhu cầu thực tế. Khóa học đã trang bị cho tôi tư duy phân tích bài bản, khả năng diễn đạt yêu cầu rõ ràng, và kỹ năng phối hợp hiệu quả trong môi trường dự án đa chiều.

Với nền tảng công nghệ thông tin sẵn có, khóa học là bước chuyển hướng quan trọng giúp tôi phát triển tư duy nghiệp vụ vững chắc và sẵn sàng theo đuổi lộ trình nghề nghiệp chuyên sâu trong lĩnh vực Business Analysis tại Eximbank.

Xem chi tiết +
Nguyễn Thị Mai Bình

Business Analyst

Với một người ngoại đạo như mình thì những chuyên đề về "kỹ thuật" của BA hết sức quan trọng. Ví dụ như sử dụng các diagram để mô hình hóa requirement, viết User Story/Use case, v...v..

Đến với khóa học Fundamental Business Analysis, mình đã được gặp thầy Lộc, một người người rất nhiệt tình và có tâm. Ngoài việc chia sẻ các kinh nghiệm thực tế trên lớp thì thầy còn dành thời gian ra để tư vấn, hỗ trợ, góp ý CV cho mình. Bên cạnh đó trung tâm và anh Phụng cũng hỗ trợ gửi CV, kết nối học viên tới mạng lưới các công ty đối tác chất lượng, điều này giúp học viên như mình tìm được công việc phù hợp nhất. Cảm ơn BAC.
Xem chi tiết +

Professional Transfer Services in Batumi

Luxury Georgian Transfer Services – Tbilisi & Batumi

Airport Transfers in Georgia

Mục đích chính của phân tích dữ liệu là gì? Ứng dụng thực tế trong công việc

Bài tập phân tích dữ liệu trong kinh doanh cho người mới bắt đầu có đáp án

Dữ liệu thứ cấp là gì? phương pháp phân tích dữ liệu thứ cấp là gì?

Business Analyst thời đại AI: Cơ hội, thách thức và kỹ năng cần có để không bị thay thế

CÔNG TY CỔ PHẦN ĐÀO TẠO VÀ TƯ VẤN BAC