Apr 15, 2024

22 mô hình trực quan mà Business Analyst sử dụng (Phần 2)

Mô hình trực quan là một công cụ mạnh mẽ giúp các nhà phân tích kinh doanh (BA - Business Analyst) hiểu và trình bày thông tin phức tạp một cách dễ hiểu và trực quan. Phần trước chúng tôi đã giới thiệu cho bạn 11 loại mô hình trực quan đầu tiên mà một nhà phân tích nghiệp vụ thường sử dụng, bây giờ hãy cùng nhau tìm hiểu những loại công cụ còn lại nhé!

12. Bảng tổ chức (Organizational Chart)

Chức năng: Bảng tổ chức giúp bạn hiểu cấu trúc tổ chức của một công ty hoặc một phần trong công ty đó. Nó có thể được sử dụng để xem xét các bên liên quan hoặc để tổ chức lại nhóm làm việc khi có thay đổi trong tổ chức.

Hình dạng: Bảng tổ chức bao gồm các ô đại diện cho mỗi nhân viên. Các đường nối từ quản lý đến nhân viên và thể hiện cấp bậc trong tổ chức. Nó có thể hiển thị các bộ phận, nhóm, chức năng hoặc người đảm nhận các vai trò cụ thể.

13. Báo cáo hiệu suất (Performance Report)

Một báo cáo hiệu suất giúp các bên quan sát được hiệu quả dự án tốt nhất

Chức năng: Báo cáo hiệu suất thể hiện kết quả từ một dự án, giai đoạn dự án hoặc hoạt động nghiệp vụ. Nhìn vào dữ liệu quá khứ có thể giúp các bên liên quan đưa ra quyết định nhanh hơn và thông minh hơn về các bước tiếp theo, đảm bảo rằng tổ chức đang học hỏi từ các hoạt động và kết quả của chính mình.

Hình dạng: Thường thì, một Báo cáo hiệu suất được biểu diễn dưới dạng ma trận. Mỗi dòng đại diện cho một yếu tố quan trọng của dự án, giai đoạn hoặc hoạt động. Các cột được sử dụng để xác định các chỉ số phù hợp. Các ô được điền với các chỉ số cho mỗi yếu tố.

14. Sơ đồ quy trình (Process Flow Diagram)

Chức năng: Sơ đồ quy trình là một cách trực quan giúp các bên liên quan hiểu về các quy trình cơ bản của tổ chức, làm rõ cách thức thực hiện công việc và đánh giá được cách mà giá trị được cung cấp. Nó cũng đặt các hoạt động yêu cầu khác vào ngữ cảnh. Ví dụ, một biểu đồ quy trình nghiệp vụ có thể giúp tạo điều kiện thuận lợi cho việc xem xét ca sử dụng hiệu quả hơn bằng cách cung cấp bối cảnh về cách chức năng của hệ thống sẽ hỗ trợ quy trình nghiệp vụ.

Hình dạng: Giống như Biểu đồ Hoạt động, Sơ đồ quy trình tồn tại dưới nhiều dạng khác nhau. Hầu hết các BA tạo ra các biểu đồ luồng công việc đơn giản mà hiển thị toàn bộ quy trình nghiệp vụ từ đầu đến cuối. Một vài BA sử dụng BPMN (Business Process Modeling Notation) để tạo ra các biểu đồ hình thức hóa hơn.

15. Báo cáo cải thiện tiến độ quy trình (Process Improvement Progress Report)

Chức năng: Khi chúng ta cải thiện quy trình nghiệp vụ, chúng ta kỳ vọng sẽ thấy kết quả. Nhưng làm thế nào để truyền đạt sự thay đổi và kết quả đến các bên điều hành? Thông thường, một danh sách bullet point được tạo ra để xác định những thay đổi và cải thiện. Để trực quan hơn, một Báo cáo Cải thiện Tiến độ Quy trình sẽ biểu thị sự cải thiện quy trình hoặc tiến trình kỹ thuật một cách trực quan như là kết quả của dự án.

Báo cáo Cải thiện Tiến độ Quy trình sẽ biểu thị sự cải thiện quy trình

Hình dạng: Một Báo cáo cải thiện tiến độ quy trình bao gồm mô hình của quá khứ, hiện tại và tình trạng kỳ vọng trong tương lai của quy trình và sử dụng các gợi ý trực quan, như mã màu, để hiển thị các thay đổi.

16. Mô hình phạm vi (Scope Model)

Chức năng: Câu hỏi căn bản cần trả lời trong mọi dự án là phạm vi dự án bao gồm và không bao gồm cái gì. Một mô hình phạm vi là bản trình bày trực quan các tính năng, quy trình hoặc chức năng nằm trong phạm vi của một dự án, giải pháp hoặc hệ thống cụ thể.

Hình dạng: Mô hình phạm vi có thể có nhiều dạng mẫu và cách bạn quyết định trong sắp xếp chúng với nhau thường phụ thuộc vào những yếu tố dự án quyết định phạm vi. Yêu cầu tích hợp kỹ thuật thường được biểu diễn bởi một Biểu đồ Bối cảnh Hệ thống (System Context Diagram - chi tiết hơn ở phần sau). Những nhu cầu nghiệp vụ cần được trình bày bởi một quy trình nghiệp vụ cấp cao. Những dự án quyết định bởi tính năng, ví dụ như một sản phẩm dành cho người dùng cuối, thường đi kèm với một biểu đồ trực quan về chức năng.

17. Sơ đồ Các bên liên quan (Stakeholder Map):

Chức năng: Một sơ đồ các bên liên quan là một sơ đồ trực quan mô tả mối quan hệ giữa các bên liên quan với giải pháp và với nhau. Sơ đồ các bên liên quan trực quan hóa những cấu trúc tạm thời được thiết lập cho một dự án để chỉ ra ai chịu trách nhiệm cho việc gì và các tài liệu khác nhau được xem xét, phê duyệt và sẵn sàng triển khai.

Hình dạng: Một bản đồ các bên liên quan không giống Sơ đồ Tổ chức (Organization Chart), ngoại trừ nó mô tả cấu trúc đội nhóm tạm thời được thiết lập để vận hành một dự án thay vì một một cấu trúc cố định để vận hành một tổ chức. Nó có thể rất hữu ích trong việc làm rõ vai trò và trách nhiệm của các bên liên quan và xác định những khoảng trống trong kế hoạch phân tích nghiệp vụ.

18. Phân tích SWOT (SWOT analysis):

Chức năng: Khi các bên liên quan còn đang vướng trong việc đưa ra cách giải quyết vấn đề, cho dù đó là vấn đề nhỏ trong dự án hoặc là một vấn đề chiến lược mà tổ chức đang gặp phải. Một mô hình SWOT (Điểm mạnh - Điểm yếu - Cơ hội - Rủi ro) có thể xoá đi sự nghi ngờ và mở đường cho việc ra quyết định cải thiện.

Phân tích SWOT cung cấp nhiều góc nhìn từ các khía cạnh khác nhau

Hình dạng: Một phân tích SWOT bao gồm 4 ô, mỗi ô là một trong các yếu tố: Điểm mạnh, Điểm yếu, Cơ hội và Rủi ro. Trong mỗi mục, sử dụng bullet point để liệt kê các thông tin phù hợp.

19. Sơ đồ Kiến trúc Hệ thống (System Architecture Diagram):

Chức năng: Một sơ đồ kiến trúc hệ thống chỉ ra những thành phần trong hệ thống và cách chúng ta tương tác như là một phần của giải pháp. Điều này có thể giúp chỉ ra làm thế nào để tổ chức những yêu cầu chi tiết một cách tốt nhất. Nó cũng có thể giúp bạn truyền đạt những ràng buộc của giải pháp đối với các bên liên quan hoặc giúp họ hiểu tại sao những yêu cầu rõ ràng cần được định rõ.

Hình dạng: Một Sơ đồ Kiến trúc Hệ thống bao gồm một yếu tố cho mỗi thành phần công nghệ chính. Các đường được sử dụng để kết nối các thành phần tương tác hoặc tích hợp. Các cấu trúc trực quan có thể được sử dụng để liên kết các thành phần kỹ thuật với các tính năng mà người dùng nhìn thấy.

20. Sơ đồ Bối cảnh Hệ thống (System Context Diagram):

Chức năng: Trong thế giới hội nhập ngày nay, rất khó để làm việc với một hệ thống mà không ảnh hưởng đến các hệ thống khác. Một sơ đồ bối cảnh hệ thống là một công cụ hữu ích để xác nhận phạm vi với doanh nghiệp và các bên kĩ thuật liên quan và đảm bảo bạn xác định được tất cả những yêu cầu tích hợp cần thiết trong phân tích của mình.

Hình dạng: Một sơ đồ bối cảnh hệ thống bao gồm một ô trung tâm dành cho hệ thống cơ bản và những ô hoặc hình tròn bổ sung dành cho mỗi hệ thống có thể bị ảnh hưởng. Những đường kẻ được vẽ để xác định những điểm hội nhập và chỉ định loại thông tin được truyền từ một hệ thống sang hệ thống khác.

21. Sơ đồ Trường hợp Sử dụng (Use Case Diagram):

Chức năng: Sơ đồ Use Case hữu ích đối với những dự án có nhiều trường hợp sử dụng để có được bức tranh tổng quan về việc ai sẽ sử dụng hệ thống và người đó có thể thực hiện những chức năng nào. Sơ đồ có thể được sử dụng để xây dựng bối cảnh trước khi họp xem xét trường hợp sử dụng cá nhân hoặc để xác nhận phạm vi chức năng của hệ thống.

Hình dạng: Một biểu đồ Use case là một biểu đồ UML (Unified Modeling Language - Ngôn ngữ mô hình hóa thống nhất) chỉ ra các tác nhân, trường hợp sử sự và mối quan hệ giữa chúng. Các tác nhân được biểu diễn bởi các tính năng, trường hợp sử dụng thông qua các hình oval và mối quan hệ thể hiện thông qua những đường nối.

22. Khung giao diện người dùng (User Interface Wireframe)

Chức năng: Một khung giao diện người dùng (khung UI) là một biểu đồ trực quan về cách mà một màn hình cụ thể được triển khai như một phần của một giải pháp phần mềm. Chúng hữu ích trong việc tạo ra các cuộc trò chuyện “đúng, nhưng” và thu thập những thông tin mà các bên liên quan không nghĩ đến cho đến khi họ thấy một ứng dụng trông như thế nào.

UI wireframe cho phép người dùng hình dung được giao diện sản phẩm và cách tương tác với sản phẩm

Hình dạng: UI wireframe, thường được gọi là Prototype hoặc Mock-Up, có thể thay đổi về độ chân thực, hoặc mức độ mà việc trình bày của UI được dự kiến sẽ được thực hiện trong ứng dụng cuối cùng.

Một prototype UI có độ chân thực thấp có thể hiển thị bố cục chung của màn hình nhưng không phải là các yếu tố UI cụ thể.
Một prototype UI có độ chân thực trung bình sẽ hiển thị các yếu tố UI trên màn hình nhưng có thể không đại diện cho giao diện thực tế.
Một prototype UI có độ chân thực cao, thường được gọi là rendering, sẽ đại diện chính xác cho cách giao diện người dùng sẽ trông và cảm nhận khi triển khai.

Trong số 22 mô hình trực quan này, bạn có thể sử dụng cái nào ngay bây giờ?

Mặc dù bạn không sử dụng tất cả các mô hình trực quan này trong mọi dự án cụ thể, hy vọng bạn đã nhận ra một số mô hình mà có vẻ như chúng có thể mang lại giá trị thực tiễn ngay trên dự án mà bạn đang làm việc hiện tại.

Những mô hình trực quan này là các công cụ vô giá để thiết lập bối cảnh, giải quyết các thách thức giao tiếp và tạo ra sự rõ ràng - vì vậy lần tới khi bạn cảm thấy quá trình yêu cầu của mình dừng lại, hãy xem xét mô hình trực quan nào bạn có thể sử dụng để làm cho quá trình trở lại nhanh chóng hơn nhé.

Hy vọng những thông tin được BAC tổng hợp trên đây sẽ giúp các bạn có thêm kiến thức hữu ích. Đừng quên đón xem các bài viết mới nhất sẽ được cập nhật thường xuyên tại BAC's Blog.

Nguồn tham khảo:
https://www.bridging-the-gap.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp

BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.

CÁC KHOÁ HỌC BUSINESS ANALYST BACs.VN DÀNH CHO BẠN

Khoá học Online:

Khoá học Offline:

Tại Tp.HCM:

Tại Hà Nội:

Tham khảo lịch khai giảng TẤT CẢ các khóa học mới nhất

Ban biên tập nội dung - BAC

Click để đọc tiếp

Các Business Analyst cần trau dồi những công nghệ gì trong năm 2025

Đối với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ ngày này, việc không ngừng trau dồi và học hỏi là điều bắt buộc mà các Business Analyst phải làm để phát triển hơn trong lĩnh vực phân tích nghiệp vụ. Trong bài viết này, các bạn hãy cùng BAC tìm hiểu các xu hướng và các kỹ năng mới để làm hành trang trên sự nghiệp Business Analyst nhé!
Sự khác biệt giữa UAT và Usability Testing Business Analyst cần lưu ý

UAT và Usability Testing thường được mang lên bàn cân để so sánh nhưng, đây là 2 phương pháp kiểm thử khác nhau. Trong khi Usability Testing đảm bảo sự hài lòng của người dùng thì UAT lại giúp các Business Analyst xác thực chức năng. Cả hai đều là một phần không thể thiếu để cung cấp một sản phẩm chất lượng cao. Hãy cùng BAC tìm hiểu ngay nhé!
API là gì? Khám phá cầu nối giữa các ứng dụng

API là nền tảng quan trọng kết nối các ứng dụng và dịch vụ trong kỷ nguyên số, tạo ra sự linh hoạt, hiệu quả và mở rộng cho các hệ thống. Bài viết sau giới thiệu API, cách hoạt động, các kiểu kiến trúc phổ biến cùng các công cụ kiểm thử API như Postman.
Meta AI là gì và cách sử dụng Meta AI hiệu quả 2025

Meta AI là một công cụ Trí Tuệ Nhân Tạo do chính công ty mẹ của Facebook, Instagram, WhatsApp ra mắt. Đây được xem là một cuộc cách mạng sẽ làm thay đổi cách mà các doanh nghiệp và người dùng sử dụng mạng xã hội.

Bình luận

Nguyễn Thị Mai Bình

Business Analyst

Với một người ngoại đạo như mình thì những chuyên đề về "kỹ thuật" của BA hết sức quan trọng. Ví dụ như sử dụng các diagram để mô hình hóa requirement, viết User Story/Use case, v...v..

Đến với khóa học Fundamental Business Analysis, mình đã được gặp thầy Lộc, một người người rất nhiệt tình và có tâm. Ngoài việc chia sẻ các kinh nghiệm thực tế trên lớp thì thầy còn dành thời gian ra để tư vấn, hỗ trợ, góp ý CV cho mình. Bên cạnh đó trung tâm và anh Phụng cũng hỗ trợ gửi CV, kết nối học viên tới mạng lưới các công ty đối tác chất lượng, điều này giúp học viên như mình tìm được công việc phù hợp nhất. Cảm ơn BAC.
Xem chi tiết +
Phạm Quế

Business Analyst

Khoá học Product Design của BAC đã cung cấp cho tôi nhiều kiến thức và nền tảng vô cùng hữu ích. Giảng viên giảng dạy rất nhiệt tình, truyền cho chúng tôi ngọn lửa đam mê và nhiệt huyết trong ngành. Đồng thời chia sẻ các kiến thức và kỹ năng cần thiết trong bài giảng một cách dễ hiểu hơn. Số lượng học viên không quá nhiều nên chất lượng giảng giạy vô cùng tốt. Giảng viên sửa bài tập 1-1 nên bài giảng sẽ chuyên sâu hơn.
Xem chi tiết +
Nguyễn Văn Long

Chuyên viên về chế độ kế toán & Giải pháp nghiệp vụ Tài chính kế toán trong ứng dụng CNTT - Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN)

Tôi đã tham gia khóa Phân tích nghiệp vụ phần mềm cơ bản 3.0 tại BAC. Ở đây, tài liệu đào tạo cung cấp nhiều nội dung bổ ích và trình bày dễ hiểu. Giảng viên rất nhiệt tình, ngoài nội dung giảng dạy theo giáo trình còn chia sẻ nhiều kinh nghiệm thực tiễn, các câu hỏi của học viên đều được giải đáp ngay trên lớp và có minh họa từ các dự án trong thực tế. Sau tất cả, tôi cảm ơn BAC và Thầy giáo Thái Sơn.
Xem chi tiết +