Apr 15, 2024

22 mô hình trực quan mà Business Analyst sử dụng (Phần 2)

Mô hình trực quan là một công cụ mạnh mẽ giúp các nhà phân tích kinh doanh (BA - Business Analyst) hiểu và trình bày thông tin phức tạp một cách dễ hiểu và trực quan. Phần trước chúng tôi đã giới thiệu cho bạn 11 loại mô hình trực quan đầu tiên mà một nhà phân tích nghiệp vụ thường sử dụng, bây giờ hãy cùng nhau tìm hiểu những loại công cụ còn lại nhé!

12. Bảng tổ chức (Organizational Chart)

Chức năng: Bảng tổ chức giúp bạn hiểu cấu trúc tổ chức của một công ty hoặc một phần trong công ty đó. Nó có thể được sử dụng để xem xét các bên liên quan hoặc để tổ chức lại nhóm làm việc khi có thay đổi trong tổ chức.

Hình dạng: Bảng tổ chức bao gồm các ô đại diện cho mỗi nhân viên. Các đường nối từ quản lý đến nhân viên và thể hiện cấp bậc trong tổ chức. Nó có thể hiển thị các bộ phận, nhóm, chức năng hoặc người đảm nhận các vai trò cụ thể.

13. Báo cáo hiệu suất (Performance Report)

Một báo cáo hiệu suất giúp các bên quan sát được hiệu quả dự án tốt nhất

Chức năng: Báo cáo hiệu suất thể hiện kết quả từ một dự án, giai đoạn dự án hoặc hoạt động nghiệp vụ. Nhìn vào dữ liệu quá khứ có thể giúp các bên liên quan đưa ra quyết định nhanh hơn và thông minh hơn về các bước tiếp theo, đảm bảo rằng tổ chức đang học hỏi từ các hoạt động và kết quả của chính mình.

Hình dạng: Thường thì, một Báo cáo hiệu suất được biểu diễn dưới dạng ma trận. Mỗi dòng đại diện cho một yếu tố quan trọng của dự án, giai đoạn hoặc hoạt động. Các cột được sử dụng để xác định các chỉ số phù hợp. Các ô được điền với các chỉ số cho mỗi yếu tố.

14. Sơ đồ quy trình (Process Flow Diagram)

Chức năng: Sơ đồ quy trình là một cách trực quan giúp các bên liên quan hiểu về các quy trình cơ bản của tổ chức, làm rõ cách thức thực hiện công việc và đánh giá được cách mà giá trị được cung cấp. Nó cũng đặt các hoạt động yêu cầu khác vào ngữ cảnh. Ví dụ, một biểu đồ quy trình nghiệp vụ có thể giúp tạo điều kiện thuận lợi cho việc xem xét ca sử dụng hiệu quả hơn bằng cách cung cấp bối cảnh về cách chức năng của hệ thống sẽ hỗ trợ quy trình nghiệp vụ.

Hình dạng: Giống như Biểu đồ Hoạt động, Sơ đồ quy trình tồn tại dưới nhiều dạng khác nhau. Hầu hết các BA tạo ra các biểu đồ luồng công việc đơn giản mà hiển thị toàn bộ quy trình nghiệp vụ từ đầu đến cuối. Một vài BA sử dụng BPMN (Business Process Modeling Notation) để tạo ra các biểu đồ hình thức hóa hơn.

15. Báo cáo cải thiện tiến độ quy trình (Process Improvement Progress Report)

Chức năng: Khi chúng ta cải thiện quy trình nghiệp vụ, chúng ta kỳ vọng sẽ thấy kết quả. Nhưng làm thế nào để truyền đạt sự thay đổi và kết quả đến các bên điều hành? Thông thường, một danh sách bullet point được tạo ra để xác định những thay đổi và cải thiện. Để trực quan hơn, một Báo cáo Cải thiện Tiến độ Quy trình sẽ biểu thị sự cải thiện quy trình hoặc tiến trình kỹ thuật một cách trực quan như là kết quả của dự án.

Báo cáo Cải thiện Tiến độ Quy trình sẽ biểu thị sự cải thiện quy trình

Hình dạng: Một Báo cáo cải thiện tiến độ quy trình bao gồm mô hình của quá khứ, hiện tại và tình trạng kỳ vọng trong tương lai của quy trình và sử dụng các gợi ý trực quan, như mã màu, để hiển thị các thay đổi.

16. Mô hình phạm vi (Scope Model)

Chức năng: Câu hỏi căn bản cần trả lời trong mọi dự án là phạm vi dự án bao gồm và không bao gồm cái gì. Một mô hình phạm vi là bản trình bày trực quan các tính năng, quy trình hoặc chức năng nằm trong phạm vi của một dự án, giải pháp hoặc hệ thống cụ thể.

Hình dạng: Mô hình phạm vi có thể có nhiều dạng mẫu và cách bạn quyết định trong sắp xếp chúng với nhau thường phụ thuộc vào những yếu tố dự án quyết định phạm vi. Yêu cầu tích hợp kỹ thuật thường được biểu diễn bởi một Biểu đồ Bối cảnh Hệ thống (System Context Diagram - chi tiết hơn ở phần sau). Những nhu cầu nghiệp vụ cần được trình bày bởi một quy trình nghiệp vụ cấp cao. Những dự án quyết định bởi tính năng, ví dụ như một sản phẩm dành cho người dùng cuối, thường đi kèm với một biểu đồ trực quan về chức năng.

17. Sơ đồ Các bên liên quan (Stakeholder Map):

Chức năng: Một sơ đồ các bên liên quan là một sơ đồ trực quan mô tả mối quan hệ giữa các bên liên quan với giải pháp và với nhau. Sơ đồ các bên liên quan trực quan hóa những cấu trúc tạm thời được thiết lập cho một dự án để chỉ ra ai chịu trách nhiệm cho việc gì và các tài liệu khác nhau được xem xét, phê duyệt và sẵn sàng triển khai.

Hình dạng: Một bản đồ các bên liên quan không giống Sơ đồ Tổ chức (Organization Chart), ngoại trừ nó mô tả cấu trúc đội nhóm tạm thời được thiết lập để vận hành một dự án thay vì một một cấu trúc cố định để vận hành một tổ chức. Nó có thể rất hữu ích trong việc làm rõ vai trò và trách nhiệm của các bên liên quan và xác định những khoảng trống trong kế hoạch phân tích nghiệp vụ.

18. Phân tích SWOT (SWOT analysis):

Chức năng: Khi các bên liên quan còn đang vướng trong việc đưa ra cách giải quyết vấn đề, cho dù đó là vấn đề nhỏ trong dự án hoặc là một vấn đề chiến lược mà tổ chức đang gặp phải. Một mô hình SWOT (Điểm mạnh - Điểm yếu - Cơ hội - Rủi ro) có thể xoá đi sự nghi ngờ và mở đường cho việc ra quyết định cải thiện.

Phân tích SWOT cung cấp nhiều góc nhìn từ các khía cạnh khác nhau

Hình dạng: Một phân tích SWOT bao gồm 4 ô, mỗi ô là một trong các yếu tố: Điểm mạnh, Điểm yếu, Cơ hội và Rủi ro. Trong mỗi mục, sử dụng bullet point để liệt kê các thông tin phù hợp.

19. Sơ đồ Kiến trúc Hệ thống (System Architecture Diagram):

Chức năng: Một sơ đồ kiến trúc hệ thống chỉ ra những thành phần trong hệ thống và cách chúng ta tương tác như là một phần của giải pháp. Điều này có thể giúp chỉ ra làm thế nào để tổ chức những yêu cầu chi tiết một cách tốt nhất. Nó cũng có thể giúp bạn truyền đạt những ràng buộc của giải pháp đối với các bên liên quan hoặc giúp họ hiểu tại sao những yêu cầu rõ ràng cần được định rõ.

Hình dạng: Một Sơ đồ Kiến trúc Hệ thống bao gồm một yếu tố cho mỗi thành phần công nghệ chính. Các đường được sử dụng để kết nối các thành phần tương tác hoặc tích hợp. Các cấu trúc trực quan có thể được sử dụng để liên kết các thành phần kỹ thuật với các tính năng mà người dùng nhìn thấy.

20. Sơ đồ Bối cảnh Hệ thống (System Context Diagram):

Chức năng: Trong thế giới hội nhập ngày nay, rất khó để làm việc với một hệ thống mà không ảnh hưởng đến các hệ thống khác. Một sơ đồ bối cảnh hệ thống là một công cụ hữu ích để xác nhận phạm vi với doanh nghiệp và các bên kĩ thuật liên quan và đảm bảo bạn xác định được tất cả những yêu cầu tích hợp cần thiết trong phân tích của mình.

Hình dạng: Một sơ đồ bối cảnh hệ thống bao gồm một ô trung tâm dành cho hệ thống cơ bản và những ô hoặc hình tròn bổ sung dành cho mỗi hệ thống có thể bị ảnh hưởng. Những đường kẻ được vẽ để xác định những điểm hội nhập và chỉ định loại thông tin được truyền từ một hệ thống sang hệ thống khác.

21. Sơ đồ Trường hợp Sử dụng (Use Case Diagram):

Chức năng: Sơ đồ Use Case hữu ích đối với những dự án có nhiều trường hợp sử dụng để có được bức tranh tổng quan về việc ai sẽ sử dụng hệ thống và người đó có thể thực hiện những chức năng nào. Sơ đồ có thể được sử dụng để xây dựng bối cảnh trước khi họp xem xét trường hợp sử dụng cá nhân hoặc để xác nhận phạm vi chức năng của hệ thống.

Hình dạng: Một biểu đồ Use case là một biểu đồ UML (Unified Modeling Language - Ngôn ngữ mô hình hóa thống nhất) chỉ ra các tác nhân, trường hợp sử sự và mối quan hệ giữa chúng. Các tác nhân được biểu diễn bởi các tính năng, trường hợp sử dụng thông qua các hình oval và mối quan hệ thể hiện thông qua những đường nối.

22. Khung giao diện người dùng (User Interface Wireframe)

Chức năng: Một khung giao diện người dùng (khung UI) là một biểu đồ trực quan về cách mà một màn hình cụ thể được triển khai như một phần của một giải pháp phần mềm. Chúng hữu ích trong việc tạo ra các cuộc trò chuyện “đúng, nhưng” và thu thập những thông tin mà các bên liên quan không nghĩ đến cho đến khi họ thấy một ứng dụng trông như thế nào.

UI wireframe cho phép người dùng hình dung được giao diện sản phẩm và cách tương tác với sản phẩm

Hình dạng: UI wireframe, thường được gọi là Prototype hoặc Mock-Up, có thể thay đổi về độ chân thực, hoặc mức độ mà việc trình bày của UI được dự kiến sẽ được thực hiện trong ứng dụng cuối cùng.

Một prototype UI có độ chân thực thấp có thể hiển thị bố cục chung của màn hình nhưng không phải là các yếu tố UI cụ thể.
Một prototype UI có độ chân thực trung bình sẽ hiển thị các yếu tố UI trên màn hình nhưng có thể không đại diện cho giao diện thực tế.
Một prototype UI có độ chân thực cao, thường được gọi là rendering, sẽ đại diện chính xác cho cách giao diện người dùng sẽ trông và cảm nhận khi triển khai.

Trong số 22 mô hình trực quan này, bạn có thể sử dụng cái nào ngay bây giờ?

Mặc dù bạn không sử dụng tất cả các mô hình trực quan này trong mọi dự án cụ thể, hy vọng bạn đã nhận ra một số mô hình mà có vẻ như chúng có thể mang lại giá trị thực tiễn ngay trên dự án mà bạn đang làm việc hiện tại.

Những mô hình trực quan này là các công cụ vô giá để thiết lập bối cảnh, giải quyết các thách thức giao tiếp và tạo ra sự rõ ràng - vì vậy lần tới khi bạn cảm thấy quá trình yêu cầu của mình dừng lại, hãy xem xét mô hình trực quan nào bạn có thể sử dụng để làm cho quá trình trở lại nhanh chóng hơn nhé.

Hy vọng những thông tin được BAC tổng hợp trên đây sẽ giúp các bạn có thêm kiến thức hữu ích. Đừng quên đón xem các bài viết mới nhất sẽ được cập nhật thường xuyên tại BAC's Blog.

Nguồn tham khảo:
https://www.bridging-the-gap.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp

BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.

CÁC KHOÁ HỌC BUSINESS ANALYST BACs.VN DÀNH CHO BẠN

Khoá học Online:

Khoá học Offline:

Tại Tp.HCM:

Tại Hà Nội:

Tham khảo lịch khai giảng TẤT CẢ các khóa học mới nhất

Ban biên tập nội dung - BAC

Click để đọc tiếp

Mục đích chính của phân tích dữ liệu là gì? Ứng dụng thực tế trong công việc

Mục đích chính của phân tích dữ liệu là gì và làm thế nào để ứng dụng trong công việc là những câu hỏi thường gặp. BAC sẽ giúp bạn tổng hợp những kiến thức nền tảng thông qua các ví dụ thực tế, gần gũi.
Bài tập phân tích dữ liệu trong kinh doanh cho người mới bắt đầu có đáp án

Bạn muốn tìm bài tập phân tích dữ liệu trong kinh doanh cho người mới bắt đầu có đáp án? Bạn là người mới và chưa biết phải bắt đầu từ đâu? Hãy để BAC giúp bạn thông qua hướng dẫn chi tiết ở đây.
Dữ liệu thứ cấp là gì? phương pháp phân tích dữ liệu thứ cấp là gì?

Nếu bạn đang tìm hiểu về phân tích dữ liệu và gặp khái niệm dữ liệu thứ cấp thì đây là bài viết dành cho bạn. BAC sẽ giúp bạn tìm hiểu tất cả thông tin như định nghĩa, đặc điểm, ưu và nhược điểm cũng như những phương pháp phân tích.
Business Analyst thời đại AI: Cơ hội, thách thức và kỹ năng cần có để không bị thay thế

Trí tuệ nhân tạo (AI) đang thay đổi ngành phát triển phần mềm, ảnh hưởng đến vai trò của Business Analyst (BA). Hãy phân tích BA cần làm gì để thích nghi ở thời đại mới

Bình luận

Lê Anh Tuấn

Chuyên viên HO - Kỹ thuật Ngân hàng số Eximbank

Tôi là nhân sự thuộc Trung tâm Phát triển CNTT – Khối Ngân hàng số, hiện đang đảm nhiệm vai trò kiểm thử phần mềm (tester). Việc tham gia khóa học Business Analyst đã mang lại cho tôi góc nhìn toàn diện và rõ ràng hơn về vai trò của BA trong lĩnh vực ngân hàng.

Khóa học Fundamental Business Analysis tại BAC không chỉ giúp tôi hiểu đúng bản chất công việc BA mà còn hỗ trợ phát triển tư duy nghiệp vụ – từ tiếp cận giải pháp kỹ thuật sang tập trung vào nhu cầu người dùng. Phương pháp giảng dạy kết hợp lý thuyết và thực hành thực tiễn, cùng các hoạt động mô phỏng, thảo luận nhóm đã giúp tôi nâng cao kỹ năng giao tiếp, phân tích và trình bày yêu cầu – những năng lực thiết yếu để phối hợp hiệu quả giữa các bên trong dự án công nghệ.

Xem chi tiết +
Huỳnh Cao Cường

Nhân viên HO - Kỹ thuật Ngân hàng số Eximbank

Tôi hiện đang công tác tại Trung tâm Phát triển CNTT – Khối CNTT, với vai trò là nhân sự chức năng phụ trách mảng Ngân hàng số, chuyên sâu về kiểm thử phần mềm (Tester). Trước khi tham gia khóa học Fundamental Business Analysis do BAC tổ chức, tôi từng hình dung BA chỉ đơn thuần là cầu nối giữa bộ phận kỹ thuật và nghiệp vụ.

Tuy nhiên, quá trình học đã giúp tôi nhận thức rõ hơn về bản chất và tầm quan trọng của vị trí này. BA không chỉ kết nối các bên liên quan, mà còn giữ vai trò định hình yêu cầu, đảm bảo giải pháp được thiết kế đúng mục tiêu và sát với nhu cầu thực tế. Khóa học đã trang bị cho tôi tư duy phân tích bài bản, khả năng diễn đạt yêu cầu rõ ràng, và kỹ năng phối hợp hiệu quả trong môi trường dự án đa chiều.

Với nền tảng công nghệ thông tin sẵn có, khóa học là bước chuyển hướng quan trọng giúp tôi phát triển tư duy nghiệp vụ vững chắc và sẵn sàng theo đuổi lộ trình nghề nghiệp chuyên sâu trong lĩnh vực Business Analysis tại Eximbank.

Xem chi tiết +
Nguyễn Thị Mai Bình

Business Analyst

Với một người ngoại đạo như mình thì những chuyên đề về "kỹ thuật" của BA hết sức quan trọng. Ví dụ như sử dụng các diagram để mô hình hóa requirement, viết User Story/Use case, v...v..

Đến với khóa học Fundamental Business Analysis, mình đã được gặp thầy Lộc, một người người rất nhiệt tình và có tâm. Ngoài việc chia sẻ các kinh nghiệm thực tế trên lớp thì thầy còn dành thời gian ra để tư vấn, hỗ trợ, góp ý CV cho mình. Bên cạnh đó trung tâm và anh Phụng cũng hỗ trợ gửi CV, kết nối học viên tới mạng lưới các công ty đối tác chất lượng, điều này giúp học viên như mình tìm được công việc phù hợp nhất. Cảm ơn BAC.
Xem chi tiết +

Professional Transfer Services in Batumi

Luxury Georgian Transfer Services – Tbilisi & Batumi

Airport Transfers in Georgia

Mục đích chính của phân tích dữ liệu là gì? Ứng dụng thực tế trong công việc

Bài tập phân tích dữ liệu trong kinh doanh cho người mới bắt đầu có đáp án

Dữ liệu thứ cấp là gì? phương pháp phân tích dữ liệu thứ cấp là gì?

Business Analyst thời đại AI: Cơ hội, thách thức và kỹ năng cần có để không bị thay thế

CÔNG TY CỔ PHẦN ĐÀO TẠO VÀ TƯ VẤN BAC