Jul 19, 2022

Cách làm việc với các bên liên quan “không hợp tác” dành cho Business Analyst

Khi các nhà phân tích kinh doanh (Business Analyst) cải thiện quy trình kinh doanh, không có gì lạ khi bạn gặp phải các bên liên quan nghi ngờ điều đó và tin rằng bất kể điều gì hoặc giải pháp nào sẽ không hiệu quả với họ. Dưới đây chính 5 cách để bạn làm việc với họ.

1. Xây dựng mối quan hệ cá nhân

Đầu tiên là xây dựng mối quan hệ cá nhân. Đảm bảo rằng bạn đang dành một chút thời gian để đầu tư vào mối quan hệ với bên liên quan đó. Không chỉ với tư cách là “một bên liên quan”, mà còn với tư cách là một con người.

Xây dựng mối quan hệ giúp cuộc trò chuyện hiệu quả hơn

Một mối quan hệ công việc không nhất thiết phải giống như hai bạn là bạn thân và đi uống cà phê mỗi ngày, mà là bạn quan tâm đến họ như một con người và rằng bạn không chỉ ở đó vì nhu cầu của một dự án, mà là bạn có mối quan hệ với họ bên ngoài bối cảnh của dự án cụ thể.

Điều đó sẽ giúp xây dựng lòng tin và làm trơn tru các bánh xe để có nhiều cuộc trò chuyện hơn, các cuộc trò chuyện sâu sắc hơn và một cơ sở thực sự của sự tin tưởng và hiểu biết.

2. Hiểu quy trình kinh doanh hiện tại của họ

Hãy dành thời gian để hiểu quy trình hiện tại của họ. Quy trình kinh doanh hiện tại của họ, có thể là giấy tờ, họ đang ghi chép những gì, họ quản lý thông tin như thế nào, đặc biệt là khi đó là sự chống lại công nghệ, họ thích sử dụng giấy tờ thủ công và tại sao giấy lại dễ dàng hơn đối với họ? Tại sao họ cảm thấy dễ dàng hơn? Nhu cầu đó phục vụ điều gì?

Bạn chỉ cần hiểu nó và không cần cố gắng thay đổi, cải thiện hoặc làm bất cứ điều gì với nó. Tôi muốn đảm bảo rằng, bất kể chúng tôi đưa ra giải pháp nào, nó đều đáp ứng được nhu cầu, quy trình, cách làm việc của bạn. Bởi vì, có lẽ, họ giỏi những gì họ làm và đó là lý do tại sao họ đảm nhận những vai trò mà họ đảm nhận và có thể là lý do tại sao họ cũng có một chút phản kháng. Hãy dành một chút thời gian và hiểu điều đó là một cách tuyệt vời để củng cố mối quan hệ với bên liên quan.

3. Tập trung vào các vấn đề của họ

Tập trung vào vấn đề của họ. Họ thất vọng vì điều gì? Trong kịch bản mà BA đưa ra với chúng tôi, có vẻ như có, có thể, một số thất vọng vì họ đã đi du lịch rất nhiều. Họ có tất cả những ghi chú giấy này ở trong tủ hồ sơ mà họ không thể dễ dàng tham khảo.

Đó có phải là một điểm khiến họ thất vọng hay không?
Họ có cách giải quyết vấn đề đó không? Nếu vậy, nó là cái gì? Sự thất vọng của họ là gì?
Nếu hệ thống có thể làm một việc cho họ, nó sẽ là gì? Điều gì sẽ thay đổi thái độ cho họ?

Đôi khi, nếu bạn đang giao dịch với các bên liên quan cấp cao hơn và có nhiều quyền lực trong tổ chức nhưng chưa thực sự tham gia vào dự án cho đến nay, đây là nơi bạn có thể sử dụng một chút ảnh hưởng mà bạn có với tư cách là Business Analyst.

Bạn đang giải quyết một vấn đề mà họ quan tâm, mà họ muốn được giải quyết và bạn đang đưa nó vào bối cảnh của dự án và bạn đang đặt vấn đề đó ra. Nếu chúng tôi có thể giải quyết vấn đề này, chúng tôi cũng sẽ giải quyết tất cả những vấn đề lớn hơn về bức tranh này, đó có lẽ là lý do tại sao dự án được bắt đầu ngay từ đầu.

4. Chia sẻ chiến thắng

Chia sẻ những chiến thắng để mọi người công nhận

Khi bạn làm điều này, thì bạn cũng muốn chia sẻ chiến thắng. Đây là một chút ở trên và xa hơn. Bây giờ bạn thấy những nhân viên bán hàng khác đang làm việc và sử dụng CRM, khi dự án của bạn bắt đầu được triển khai, nếu bạn vẫn gặp phải sự phản đối, hãy chia sẻ chiến thắng.

Những người đang sử dụng hệ thống một cách hiệu quả là ai?
Quy trình của họ là gì?
Họ đã tổ chức công việc của họ khác nhau như thế nào?

Chia sẻ những chiến thắng và điều chỉnh. Nó ảnh hưởng đến doanh số bán hàng hoặc số lượng của họ như thế nào? Bất kể điều gì có thể quan trọng đối với bên liên quan, hãy chia sẻ những chiến thắng đó. Khi bạn thấy ai đó thành công, hãy chia sẻ điều đó rộng rãi hơn để mọi người bắt đầu thấy mọi người đang sử dụng hệ thống và có kết quả, đồng thời họ đang giải quyết những vấn đề này.

5. Hỗ trợ từ cấp cao hơn

Cuối cùng, với tư cách là một Business Analyst, chúng tôi có ảnh hưởng, chúng tôi không có thẩm quyền. Chúng tôi không thể sa thải mọi người, không thể loại bỏ giấy của họ. Chúng tôi không thể làm bất cứ điều gì cụ thể để khiến mọi người làm bất cứ điều gì, không ai có thể bắt bạn làm bất cứ điều gì. Nhưng với tư cách là Business Analyst, chúng tôi không thể sử dụng quyền hạn trực tiếp.

Đôi khi chúng ta phải có sự tham gia của các bên liên quan cấp cao hơn. Điều đó có thể được chuyển đến giám đốc, phó chủ tịch hoặc người quản lý. Ai là người đó lên cấp từ người đó chống. Họ tùy thuộc vào việc cho biết vấn đề cần giải quyết của dự án này hay không, nếu lợi tức đầu tư của việc sử dụng hệ thống mới này là rất quan trọng đối với công ty, thì chúng tôi sẽ xác định các chỉ số hiệu suất của mình vào đó.

Hy vọng rằng với 5 mẹo này, các bạn Business Analyst có thể cải thiện hiệu quả làm việc với các bên liên quan. Để không bỏ lỡ những kiến thức quan trọng, đừng quên đón xem các bài viết mới nhất sẽ được cập nhật thường xuyên tại BAC's Blog.

Nguồn tham khảo:
https://www.bridging-the-gap.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp

BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.

CÁC KHOÁ HỌC BUSINESS ANALYST BACs.VN DÀNH CHO BẠN

Khoá học Online:

Khoá học Offline:

Tại Tp.HCM:

Tại Hà Nội:

Tham khảo lịch khai giảng TẤT CẢ các khóa học mới nhất

Ban biên tập nội dung - BAC

Click để đọc tiếp

Roadmap Business Analyst

Business Analyst (BA) là cầu nối quan trọng giữa nhu cầu kinh doanh và giải pháp kỹ thuật, đảm bảo mọi khía cạnh vận hành hiệu quả. Trong bài viết này, hãy cùng BAC khám phá các công việc chính của một BA dựa theo nhiệm vụ cụ thể, con đường thăng tiến lên vị trí BA Manager.
Data analyst là gì? Mô tả công việc, kỹ năng và nhiều hơn thế nữa

Dữ liệu thô sẽ không có giá trị nếu thiếu đi việc trực quan hóa dữ liệu. Đây là lý do mà Data Analyst (các nhà phân tích dữ liệu) ra đời và chuyển thể hàng trăm nghìn dữ liệu thô thành những thông tin có giá trị, giúp cho các tổ chức ra quyết định một cách sáng suốt.
Từ phân tích đến hành động: Nhà phân tích kinh doanh và giải pháp bền vững

Khi người tiêu dùng ngày càng nhận thức rõ hơn về tác động môi trường mà các doanh nghiệp để lại, chúng ta cũng bắt đầu đòi hỏi sự minh bạch và hành động có trách nhiệm từ họ.
Bí quyết thúc đẩy đổi mới: Phân tích kinh doanh và vai trò phát triển sản phẩm mới

Để có một sản phẩm thành công trước khi ra mắt cần có kế hoạch tỉ mỉ, có sự thấu hiểu sâu sắc về thị trường và quy trình thực thi hiệu quả. Khi đó, phân tích nghiệp vụ chính là điểm giao thoa của tất cả những yếu tố này.

Bình luận

Nguyễn Thị Mai Bình

Business Analyst

Với một người ngoại đạo như mình thì những chuyên đề về "kỹ thuật" của BA hết sức quan trọng. Ví dụ như sử dụng các diagram để mô hình hóa requirement, viết User Story/Use case, v...v..

Đến với khóa học Fundamental Business Analysis, mình đã được gặp thầy Lộc, một người người rất nhiệt tình và có tâm. Ngoài việc chia sẻ các kinh nghiệm thực tế trên lớp thì thầy còn dành thời gian ra để tư vấn, hỗ trợ, góp ý CV cho mình. Bên cạnh đó trung tâm và anh Phụng cũng hỗ trợ gửi CV, kết nối học viên tới mạng lưới các công ty đối tác chất lượng, điều này giúp học viên như mình tìm được công việc phù hợp nhất. Cảm ơn BAC.
Xem chi tiết +
Phạm Quế

Business Analyst

Khoá học Product Design của BAC đã cung cấp cho tôi nhiều kiến thức và nền tảng vô cùng hữu ích. Giảng viên giảng dạy rất nhiệt tình, truyền cho chúng tôi ngọn lửa đam mê và nhiệt huyết trong ngành. Đồng thời chia sẻ các kiến thức và kỹ năng cần thiết trong bài giảng một cách dễ hiểu hơn. Số lượng học viên không quá nhiều nên chất lượng giảng giạy vô cùng tốt. Giảng viên sửa bài tập 1-1 nên bài giảng sẽ chuyên sâu hơn.
Xem chi tiết +
Nguyễn Văn Long

Chuyên viên về chế độ kế toán & Giải pháp nghiệp vụ Tài chính kế toán trong ứng dụng CNTT - Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN)

Tôi đã tham gia khóa Phân tích nghiệp vụ phần mềm cơ bản 3.0 tại BAC. Ở đây, tài liệu đào tạo cung cấp nhiều nội dung bổ ích và trình bày dễ hiểu. Giảng viên rất nhiệt tình, ngoài nội dung giảng dạy theo giáo trình còn chia sẻ nhiều kinh nghiệm thực tiễn, các câu hỏi của học viên đều được giải đáp ngay trên lớp và có minh họa từ các dự án trong thực tế. Sau tất cả, tôi cảm ơn BAC và Thầy giáo Thái Sơn.
Xem chi tiết +