Jul 19, 2022

Cách làm việc với các bên liên quan “không hợp tác” dành cho Business Analyst

Khi các nhà phân tích kinh doanh (Business Analyst) cải thiện quy trình kinh doanh, không có gì lạ khi bạn gặp phải các bên liên quan nghi ngờ điều đó và tin rằng bất kể điều gì hoặc giải pháp nào sẽ không hiệu quả với họ. Dưới đây chính 5 cách để bạn làm việc với họ.

1. Xây dựng mối quan hệ cá nhân

Đầu tiên là xây dựng mối quan hệ cá nhân. Đảm bảo rằng bạn đang dành một chút thời gian để đầu tư vào mối quan hệ với bên liên quan đó. Không chỉ với tư cách là “một bên liên quan”, mà còn với tư cách là một con người.

Xây dựng mối quan hệ giúp cuộc trò chuyện hiệu quả hơn

Một mối quan hệ công việc không nhất thiết phải giống như hai bạn là bạn thân và đi uống cà phê mỗi ngày, mà là bạn quan tâm đến họ như một con người và rằng bạn không chỉ ở đó vì nhu cầu của một dự án, mà là bạn có mối quan hệ với họ bên ngoài bối cảnh của dự án cụ thể.

Điều đó sẽ giúp xây dựng lòng tin và làm trơn tru các bánh xe để có nhiều cuộc trò chuyện hơn, các cuộc trò chuyện sâu sắc hơn và một cơ sở thực sự của sự tin tưởng và hiểu biết.

2. Hiểu quy trình kinh doanh hiện tại của họ

Hãy dành thời gian để hiểu quy trình hiện tại của họ. Quy trình kinh doanh hiện tại của họ, có thể là giấy tờ, họ đang ghi chép những gì, họ quản lý thông tin như thế nào, đặc biệt là khi đó là sự chống lại công nghệ, họ thích sử dụng giấy tờ thủ công và tại sao giấy lại dễ dàng hơn đối với họ? Tại sao họ cảm thấy dễ dàng hơn? Nhu cầu đó phục vụ điều gì?

Bạn chỉ cần hiểu nó và không cần cố gắng thay đổi, cải thiện hoặc làm bất cứ điều gì với nó. Tôi muốn đảm bảo rằng, bất kể chúng tôi đưa ra giải pháp nào, nó đều đáp ứng được nhu cầu, quy trình, cách làm việc của bạn. Bởi vì, có lẽ, họ giỏi những gì họ làm và đó là lý do tại sao họ đảm nhận những vai trò mà họ đảm nhận và có thể là lý do tại sao họ cũng có một chút phản kháng. Hãy dành một chút thời gian và hiểu điều đó là một cách tuyệt vời để củng cố mối quan hệ với bên liên quan.

3. Tập trung vào các vấn đề của họ

Tập trung vào vấn đề của họ. Họ thất vọng vì điều gì? Trong kịch bản mà BA đưa ra với chúng tôi, có vẻ như có, có thể, một số thất vọng vì họ đã đi du lịch rất nhiều. Họ có tất cả những ghi chú giấy này ở trong tủ hồ sơ mà họ không thể dễ dàng tham khảo.

Đó có phải là một điểm khiến họ thất vọng hay không?
Họ có cách giải quyết vấn đề đó không? Nếu vậy, nó là cái gì? Sự thất vọng của họ là gì?
Nếu hệ thống có thể làm một việc cho họ, nó sẽ là gì? Điều gì sẽ thay đổi thái độ cho họ?

Đôi khi, nếu bạn đang giao dịch với các bên liên quan cấp cao hơn và có nhiều quyền lực trong tổ chức nhưng chưa thực sự tham gia vào dự án cho đến nay, đây là nơi bạn có thể sử dụng một chút ảnh hưởng mà bạn có với tư cách là Business Analyst.

Bạn đang giải quyết một vấn đề mà họ quan tâm, mà họ muốn được giải quyết và bạn đang đưa nó vào bối cảnh của dự án và bạn đang đặt vấn đề đó ra. Nếu chúng tôi có thể giải quyết vấn đề này, chúng tôi cũng sẽ giải quyết tất cả những vấn đề lớn hơn về bức tranh này, đó có lẽ là lý do tại sao dự án được bắt đầu ngay từ đầu.

4. Chia sẻ chiến thắng

Chia sẻ những chiến thắng để mọi người công nhận

Khi bạn làm điều này, thì bạn cũng muốn chia sẻ chiến thắng. Đây là một chút ở trên và xa hơn. Bây giờ bạn thấy những nhân viên bán hàng khác đang làm việc và sử dụng CRM, khi dự án của bạn bắt đầu được triển khai, nếu bạn vẫn gặp phải sự phản đối, hãy chia sẻ chiến thắng.

Những người đang sử dụng hệ thống một cách hiệu quả là ai?
Quy trình của họ là gì?
Họ đã tổ chức công việc của họ khác nhau như thế nào?

Chia sẻ những chiến thắng và điều chỉnh. Nó ảnh hưởng đến doanh số bán hàng hoặc số lượng của họ như thế nào? Bất kể điều gì có thể quan trọng đối với bên liên quan, hãy chia sẻ những chiến thắng đó. Khi bạn thấy ai đó thành công, hãy chia sẻ điều đó rộng rãi hơn để mọi người bắt đầu thấy mọi người đang sử dụng hệ thống và có kết quả, đồng thời họ đang giải quyết những vấn đề này.

5. Hỗ trợ từ cấp cao hơn

Cuối cùng, với tư cách là một Business Analyst, chúng tôi có ảnh hưởng, chúng tôi không có thẩm quyền. Chúng tôi không thể sa thải mọi người, không thể loại bỏ giấy của họ. Chúng tôi không thể làm bất cứ điều gì cụ thể để khiến mọi người làm bất cứ điều gì, không ai có thể bắt bạn làm bất cứ điều gì. Nhưng với tư cách là Business Analyst, chúng tôi không thể sử dụng quyền hạn trực tiếp.

Đôi khi chúng ta phải có sự tham gia của các bên liên quan cấp cao hơn. Điều đó có thể được chuyển đến giám đốc, phó chủ tịch hoặc người quản lý. Ai là người đó lên cấp từ người đó chống. Họ tùy thuộc vào việc cho biết vấn đề cần giải quyết của dự án này hay không, nếu lợi tức đầu tư của việc sử dụng hệ thống mới này là rất quan trọng đối với công ty, thì chúng tôi sẽ xác định các chỉ số hiệu suất của mình vào đó.

Hy vọng rằng với 5 mẹo này, các bạn Business Analyst có thể cải thiện hiệu quả làm việc với các bên liên quan. Để không bỏ lỡ những kiến thức quan trọng, đừng quên đón xem các bài viết mới nhất sẽ được cập nhật thường xuyên tại BAC's Blog.

Nguồn tham khảo:
https://www.bridging-the-gap.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp

BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.

CÁC KHOÁ HỌC BUSINESS ANALYST BACs.VN DÀNH CHO BẠN

Khoá học Online:

Khoá học Offline:

Tại Tp.HCM:

Tại Hà Nội:

Tham khảo lịch khai giảng TẤT CẢ các khóa học mới nhất

Ban biên tập nội dung - BAC

Click để đọc tiếp

Lộ trình nghề nghiệp Business Analyst: Từ fresher đến BA Lead - Bạn đang ở đâu trên hành trình này?

BA là nghề hot trong lĩnh vực công nghệ và chuyển đổi số có vai trò cầu nối giữa kỹ thuật và kinh doanh giúp doanh nghiệp nhận diện rõ vấn đề và đề xuất các giải pháp phù hợp
So sánh CBAP với CCBA đâu mới là chứng chỉ dành cho bạn?

Nếu bạn đang phân vân giữa hai chứng chỉ CBAP và CCBA thì bài viết này của BAC chính xác là câu trả lời dành cho bạn. Hãy dành ít phút để tìm hiểu cũng như kiểm tra năng lực hiện tại của bản thân. Và bạn sẽ tìm được đáp án chính xác nhất cho câu hỏi của mình.
7 lợi ích của việc sở hữu chứng chỉ CBAP trong năm 2025

Chứng chỉ CBAP mang đến nhiều lợi ích cho các Business Analyst (nhà phân tích nghiệp vụ). Bên cạnh sự công nhận, thu nhập, những cách cửa cơ hội thì sự tự tin, trình độ và sự kết nối với cộng đồng những người có cùng mục tiêu với bạn cũng rất đáng chú ý.
Roadmap Business Analyst

Business Analyst (BA) là cầu nối quan trọng giữa nhu cầu kinh doanh và giải pháp kỹ thuật, đảm bảo mọi khía cạnh vận hành hiệu quả. Trong bài viết này, hãy cùng BAC khám phá các công việc chính của một BA dựa theo nhiệm vụ cụ thể, con đường thăng tiến lên vị trí BA Manager.

Bình luận

Lê Anh Tuấn

Chuyên viên HO - Kỹ thuật Ngân hàng số Eximbank

Tôi là nhân sự thuộc Trung tâm Phát triển CNTT – Khối Ngân hàng số, hiện đang đảm nhiệm vai trò kiểm thử phần mềm (tester). Việc tham gia khóa học Business Analyst đã mang lại cho tôi góc nhìn toàn diện và rõ ràng hơn về vai trò của BA trong lĩnh vực ngân hàng.

Khóa học Fundamental Business Analysis tại BAC không chỉ giúp tôi hiểu đúng bản chất công việc BA mà còn hỗ trợ phát triển tư duy nghiệp vụ – từ tiếp cận giải pháp kỹ thuật sang tập trung vào nhu cầu người dùng. Phương pháp giảng dạy kết hợp lý thuyết và thực hành thực tiễn, cùng các hoạt động mô phỏng, thảo luận nhóm đã giúp tôi nâng cao kỹ năng giao tiếp, phân tích và trình bày yêu cầu – những năng lực thiết yếu để phối hợp hiệu quả giữa các bên trong dự án công nghệ.

Xem chi tiết +
Huỳnh Cao Cường

Nhân viên HO - Kỹ thuật Ngân hàng số Eximbank

Tôi hiện đang công tác tại Trung tâm Phát triển CNTT – Khối CNTT, với vai trò là nhân sự chức năng phụ trách mảng Ngân hàng số, chuyên sâu về kiểm thử phần mềm (Tester). Trước khi tham gia khóa học Fundamental Business Analysis do BAC tổ chức, tôi từng hình dung BA chỉ đơn thuần là cầu nối giữa bộ phận kỹ thuật và nghiệp vụ.

Tuy nhiên, quá trình học đã giúp tôi nhận thức rõ hơn về bản chất và tầm quan trọng của vị trí này. BA không chỉ kết nối các bên liên quan, mà còn giữ vai trò định hình yêu cầu, đảm bảo giải pháp được thiết kế đúng mục tiêu và sát với nhu cầu thực tế. Khóa học đã trang bị cho tôi tư duy phân tích bài bản, khả năng diễn đạt yêu cầu rõ ràng, và kỹ năng phối hợp hiệu quả trong môi trường dự án đa chiều.

Với nền tảng công nghệ thông tin sẵn có, khóa học là bước chuyển hướng quan trọng giúp tôi phát triển tư duy nghiệp vụ vững chắc và sẵn sàng theo đuổi lộ trình nghề nghiệp chuyên sâu trong lĩnh vực Business Analysis tại Eximbank.

Xem chi tiết +
Nguyễn Thị Mai Bình

Business Analyst

Với một người ngoại đạo như mình thì những chuyên đề về "kỹ thuật" của BA hết sức quan trọng. Ví dụ như sử dụng các diagram để mô hình hóa requirement, viết User Story/Use case, v...v..

Đến với khóa học Fundamental Business Analysis, mình đã được gặp thầy Lộc, một người người rất nhiệt tình và có tâm. Ngoài việc chia sẻ các kinh nghiệm thực tế trên lớp thì thầy còn dành thời gian ra để tư vấn, hỗ trợ, góp ý CV cho mình. Bên cạnh đó trung tâm và anh Phụng cũng hỗ trợ gửi CV, kết nối học viên tới mạng lưới các công ty đối tác chất lượng, điều này giúp học viên như mình tìm được công việc phù hợp nhất. Cảm ơn BAC.
Xem chi tiết +

Professional Transfer Services in Batumi

Luxury Georgian Transfer Services – Tbilisi & Batumi

Airport Transfers in Georgia

Lộ trình nghề nghiệp Business Analyst: Từ fresher đến BA Lead - Bạn đang ở đâu trên hành trình này?

So sánh CBAP với CCBA đâu mới là chứng chỉ dành cho bạn?

7 lợi ích của việc sở hữu chứng chỉ CBAP trong năm 2025

Roadmap Business Analyst

CÔNG TY CỔ PHẦN ĐÀO TẠO VÀ TƯ VẤN BAC