Dec 26, 2020

5 bí quyết xây dựng một cuộc họp hiệu quả dành cho Business Analyst

Điều hành một cuộc họp là kỹ năng không thể thiếu của Business Analyst (BA). Bạn chính là người tạo điều kiện cho các tất cả các loại cuộc họp và tất cả các cấp độ khác nhau của các bên liên quan với tư cách là một BA, cuộc họp đánh giá yêu cầu, cuộc họp giải quyết vấn đề, cuộc họp lập kế hoạch….

Hôm nay, BAC xin chia sẻ đến bạn đọc 5 bí quyết xây dựng một cuộc họp hiệu quả có thể cải thiện hiệu suất công việc và khuyến khích hoạt động từ các bên liên quan. Từ đó, công việc của bạn sẽ trở nên thú vị hơn và mở ra nhiều cơ hội trong tương lai.

1. Tạo một Agenda

Agenda hay một chương trình làm việc, một kế hoạch cụ thể cho cuộc họp. Bạn sẽ liệt kê những người được mời, mục đích của cuộc họp là gì, bạn hy vọng sẽ đạt được điều gì sau cuộc họp. Nhờ đó, bạn có thể cho mọi người biết được tầm quan trọng của cuộc họp và những gì họ có thể đạt được khi xuất hiện ở đó.

Một bước nữa của agenda là bạn có thể liên kết chương trình làm việc với tiến trình của dự án. Bằng cách này, bạn sẽ quyết định được mức độ ưu tiên của từng công việc trong dự án và giúp tăng hiệu quả vận hành của toàn bộ tiến trình.

Các bên liên quan sẽ dễ dàng nhận ra lý do vì sao họ đầu tư thời gian quý giá của mình cho cuộc họp này và những giá trị mà họ sẽ nhận được. Đây chắc chắn là bí quyết đầu tiên để có một cuộc họp hiệu quả.

2. Chuẩn bị các tài liệu liên quan

Đây không phải là một công việc bắt buộc, bạn có thể tự mình đặt ra các câu hỏi ngay từ đầu dự án. Tuy nhiên, việc chuẩn bị các tài liệu liên quan có thể là một bản nháp hoặc tài liệu đang hoạt động sẽ giúp cuộc họp thêm phần sinh động và nhận được sự đánh giá cao từ các bên liên quan. Một vài tài liệu về quy trình nghiệp vụ như use case, wireframe, data model sẽ giúp bạn tổ chức cấu trúc của cuộc họp.

3. Thiết lập các giai đoạn cho cuộc họp

Việc thiết lập các giai đoạn cho một cuộc họp là điều rất quan trọng. Nó sẽ giúp cuộc họp tiến về phía trước và không bị chuyển hướng khi có quá nhiều ý kiến và mọi người muốn khám phá nhiều hơn, vì chúng ta có thể quay trở lại các ý kiến này sau khi cuộc họp kết thúc.

Có một số câu hỏi sẽ giúp bạn đặt ra các giai đoạn phù hợp cho nội dung cuộc họp. Ví dụ, những người xuất hiện trong cuộc họp là ai? Bạn hy vọng mọi người sẽ đóng góp những điều gì? Bạn muốn tóm tắt lại cuộc thảo luận này và tiến hành dự án như thế nào?.

4. Giữ cuộc họp đi đúng hướng

Nếu như việc đặt ra các giai đoạn cho cuộc họp không thể giữ mọi người ngừng đi quá sâu vào các cuộc thảo luận không cần thiết, hãy lập tức quay trở lại mục đích cuộc họp. Bạn có thể dùng những câu nói lịch sự như “đây không phải điều quan trọng ảnh hướng đến kết quả của cuộc họp này và chúng ta có thể quay lại sau”.

Lúc này, bạn cần thể hiện được khả năng lãnh đạo của mình như là một BA thực thụ để có thể giữ cuộc họp đi đúng hướng. Kết quả cuộc họp là minh chứng cụ thể nhất cho một cuộc họp thành công và giống như những câu hỏi ở các phần trước mục đích của cuộc họp là gì? Bạn và các bên liên quan sẽ nhận được gì sau cuộc họp?....

5. Tóm tắt

Khi kết thúc một cuộc họp, mọi người thường có xu hướng bị “lạc” hoặc quên mất những điều quan trọng. Tóm tắt chính là cách giúp bạn đánh dấu và gợi nhớ lại cho mọi người về những điều đã đạt được trong cuộc họp. Bạn có thể gửi bản tóm tắt cuộc họp cho mọi người sau cuộc họp để đảm bảo tất cả đều nắm được những nội dung quan trọng.

Trên đây là những bí quyết để có một cuộc họp hoàn hảo dành cho các BA những người thường xuyên phải tham gia các cuộc họp. Hiện nay, bạn đọc có thể tham gia khóa học BA tại BAC để được trang bị những kiến thức từ cơ bản đến nâng cao trong lĩnh vực BA và đừng quên theo dõi các bài viết mới nhất tại website bacs.vn.

Nguồn tham khảo:
https://www.bridging-the-gap.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp

BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.

CÁC KHOÁ HỌC BUSINESS ANALYST BACs.VN DÀNH CHO BẠN

Khoá học Online:

Khoá học Offline:

Tại Tp.HCM:

Tại Hà Nội:

Tham khảo lịch khai giảng TẤT CẢ các khóa học mới nhất.

Ban biên tập nội dung - BAC

Click để đọc tiếp

Roadmap Business Analyst

Business Analyst (BA) là cầu nối quan trọng giữa nhu cầu kinh doanh và giải pháp kỹ thuật, đảm bảo mọi khía cạnh vận hành hiệu quả. Trong bài viết này, hãy cùng BAC khám phá các công việc chính của một BA dựa theo nhiệm vụ cụ thể, con đường thăng tiến lên vị trí BA Manager.
Data analyst là gì? Mô tả công việc, kỹ năng và nhiều hơn thế nữa

Dữ liệu thô sẽ không có giá trị nếu thiếu đi việc trực quan hóa dữ liệu. Đây là lý do mà Data Analyst (các nhà phân tích dữ liệu) ra đời và chuyển thể hàng trăm nghìn dữ liệu thô thành những thông tin có giá trị, giúp cho các tổ chức ra quyết định một cách sáng suốt.
Từ phân tích đến hành động: Nhà phân tích kinh doanh và giải pháp bền vững

Khi người tiêu dùng ngày càng nhận thức rõ hơn về tác động môi trường mà các doanh nghiệp để lại, chúng ta cũng bắt đầu đòi hỏi sự minh bạch và hành động có trách nhiệm từ họ.
Bí quyết thúc đẩy đổi mới: Phân tích kinh doanh và vai trò phát triển sản phẩm mới

Để có một sản phẩm thành công trước khi ra mắt cần có kế hoạch tỉ mỉ, có sự thấu hiểu sâu sắc về thị trường và quy trình thực thi hiệu quả. Khi đó, phân tích nghiệp vụ chính là điểm giao thoa của tất cả những yếu tố này.

Bình luận

Nguyễn Thị Mai Bình

Business Analyst

Với một người ngoại đạo như mình thì những chuyên đề về "kỹ thuật" của BA hết sức quan trọng. Ví dụ như sử dụng các diagram để mô hình hóa requirement, viết User Story/Use case, v...v..

Đến với khóa học Fundamental Business Analysis, mình đã được gặp thầy Lộc, một người người rất nhiệt tình và có tâm. Ngoài việc chia sẻ các kinh nghiệm thực tế trên lớp thì thầy còn dành thời gian ra để tư vấn, hỗ trợ, góp ý CV cho mình. Bên cạnh đó trung tâm và anh Phụng cũng hỗ trợ gửi CV, kết nối học viên tới mạng lưới các công ty đối tác chất lượng, điều này giúp học viên như mình tìm được công việc phù hợp nhất. Cảm ơn BAC.
Xem chi tiết +
Phạm Quế

Business Analyst

Khoá học Product Design của BAC đã cung cấp cho tôi nhiều kiến thức và nền tảng vô cùng hữu ích. Giảng viên giảng dạy rất nhiệt tình, truyền cho chúng tôi ngọn lửa đam mê và nhiệt huyết trong ngành. Đồng thời chia sẻ các kiến thức và kỹ năng cần thiết trong bài giảng một cách dễ hiểu hơn. Số lượng học viên không quá nhiều nên chất lượng giảng giạy vô cùng tốt. Giảng viên sửa bài tập 1-1 nên bài giảng sẽ chuyên sâu hơn.
Xem chi tiết +
Nguyễn Văn Long

Chuyên viên về chế độ kế toán & Giải pháp nghiệp vụ Tài chính kế toán trong ứng dụng CNTT - Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN)

Tôi đã tham gia khóa Phân tích nghiệp vụ phần mềm cơ bản 3.0 tại BAC. Ở đây, tài liệu đào tạo cung cấp nhiều nội dung bổ ích và trình bày dễ hiểu. Giảng viên rất nhiệt tình, ngoài nội dung giảng dạy theo giáo trình còn chia sẻ nhiều kinh nghiệm thực tiễn, các câu hỏi của học viên đều được giải đáp ngay trên lớp và có minh họa từ các dự án trong thực tế. Sau tất cả, tôi cảm ơn BAC và Thầy giáo Thái Sơn.
Xem chi tiết +