May 24, 2021

10 bước trình bày yêu cầu cho Business Analyst

Một bản business requirement là một tài liệu chính thức đề cập đến nhu cầu của các bên liên quan đối với dự án hoặc sản phẩm. Không có định dạng tiêu chuẩn để trình bày requirement nhưng bạn nên có các mục mô tả sản phẩm hoặc dự án đầy đủ, chi tiết để thảo luận, phân tích, lập tài liệu và xác nhận. Một số cách trình bày requirement:

A table or a spreadsheet
A diagram (workflow)
A graph
A model ( entity-relationship diagram)
A prototype or simulation
A structured sentence or text template

1. Các bước trình bày business requirement

Yêu cầu cần được trình bày rõ ràng, mạch lạc

Bước 1: Phân loại yêu cầu
- Đặt yêu cầu cụ thể cho các danh mục liên quan.
- Đối với các bên liên quan về kỹ thuật, cần có loại yêu cầu kỹ thuật, đối với các bên liên quan phi kỹ thuật, cần có yêu cầu chung.
- Mỗi tổ chức nên tìm ra loại nào phù hợp với tiêu chuẩn của họ.
- Việc phân loại cũng có thể dựa trên các loại của chúng (chức năng so với kinh doanh). Mặc dù, điều này không áp dụng cho tất cả các trường hợp.

Bước 2: Tập hợp và sắp xếp các yêu cầu theo trình tự hợp lý. Vì vậy, khi các bên liên quan xem xét các yêu cầu, có thể dễ dàng điều hướng và xác định các mục còn thiếu.
Bước 3: Chuẩn bị một danh sách các yêu cầu cần được các bên liên quan xem xết.
Bước 4: Nếu yêu cầu truy xuất nguồn gốc khó khăn hãy sử dụng các số nhận diện duy nhất để dễ dàng trong việc truy nguồn.
Bước 5: Trong những tình huống nhất định, bạn có thể phải trình bày cùng một yêu cầu theo những cách khác nhau cho các bên liên quan khác nhau. Ví dụ, một bên thích định dạng đồ họa trong khi bên khác thích định dạng có cấu trúc.
Bước 6: Chuẩn bị một danh mục cho tất cả các yêu cầu, nó giúp các bên liên quan dễ theo dõi.
Bước 7: Sử dụng các công cụ giúp trình bày và phân loại các yêu cầu.
Bước 8: Trong tài liệu yêu cầu của bạn, hãy loại bỏ tất cả các yêu cầu không cần thiết và sắp xếp các tài liệu theo quy trình.
Bước 9: Ánh xạ các yêu cầu bạn đã thu thập được cho một bước cụ thể trong quy trình, điều này giúp người đánh giá liên hệ yêu cầu với quy trình.
Bước 10: Sử dụng một bảng để trình bày các yêu cầu phức tạp, dùng các gạch đầu dòng để làm nổi bật khía cạnh chính của yêu cầu.

2. Một số mẹo trình bày

Business Analyst cần hiểu được ngữ cảnh của người xem

Để giúp các bên liên quan dễ dàng theo dõi các yêu cầu, dưới đây là một số mẹo dành cho các Business Analyst.

Yêu cầu phân loại thì mất nhiều thời gian và có thể không khả thi đối với mọi tổ chức để tạo danh mục mới mỗi lần. Cách tốt nhất là có một bộ tiêu chuẩn gồm các danh mục có thể dùng phổ biến bởi các Business Analyst, các bên liên quan, các chuyên gia chủ đề và cả các nhóm kỹ thuật.
Các yêu cầu của bạn chuẩn bị phải phù hợp với hoàn cảnh của người xem. Hiểu được rằng ai là người quan trọng, người có ảnh hưởng và người đưa ra quyết định (Các bên liên quan, kỹ thuật, nhà phát triển…).
Xác định một yêu cầu tại một thời điểm. Mỗi yêu cầu nên là một trọng tâm.
Không sử dụng các từ viết tắt để tránh gây mơ hồ.
Không đề cập đến một yêu cầu chưa được xác định.
Tránh trùng lặp và mâu thuẫn.
Chia yêu cầu phức tạp thành các mục nhỏ có thể quản lý và xem xét được.
Không mô tả cách hệ thống làm việc mà chỉ đề cập hệ thống sẽ làm gì.

Mong rằng với những thông tin được BAC chia sẻ trên đây đã mang đến cho bạn đọc các kiến thức hữu ích. Đừng quên đón đọc các bài viết mới nhất sẽ được cập nhật thường xuyên tại BAC's Blog để không bỏ lỡ những nội dung quan trọng trong lĩnh vực dữ liệu.

Nguồn tham khảo: Internet

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp

BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.

CÁC KHOÁ HỌC BUSINESS ANALYST BACs.VN DÀNH CHO BẠN

Khoá học Online:

Khoá học Offline:

Tại Tp.HCM:

Tại Hà Nội:

Tham khảo lịch khai giảng TẤT CẢ các khóa học mới nhất.

Ban biên tập nội dung - BAC

Click để đọc tiếp

Roadmap Business Analyst

Business Analyst (BA) là cầu nối quan trọng giữa nhu cầu kinh doanh và giải pháp kỹ thuật, đảm bảo mọi khía cạnh vận hành hiệu quả. Trong bài viết này, hãy cùng BAC khám phá các công việc chính của một BA dựa theo nhiệm vụ cụ thể, con đường thăng tiến lên vị trí BA Manager.
Data analyst là gì? Mô tả công việc, kỹ năng và nhiều hơn thế nữa

Dữ liệu thô sẽ không có giá trị nếu thiếu đi việc trực quan hóa dữ liệu. Đây là lý do mà Data Analyst (các nhà phân tích dữ liệu) ra đời và chuyển thể hàng trăm nghìn dữ liệu thô thành những thông tin có giá trị, giúp cho các tổ chức ra quyết định một cách sáng suốt.
Từ phân tích đến hành động: Nhà phân tích kinh doanh và giải pháp bền vững

Khi người tiêu dùng ngày càng nhận thức rõ hơn về tác động môi trường mà các doanh nghiệp để lại, chúng ta cũng bắt đầu đòi hỏi sự minh bạch và hành động có trách nhiệm từ họ.
Bí quyết thúc đẩy đổi mới: Phân tích kinh doanh và vai trò phát triển sản phẩm mới

Để có một sản phẩm thành công trước khi ra mắt cần có kế hoạch tỉ mỉ, có sự thấu hiểu sâu sắc về thị trường và quy trình thực thi hiệu quả. Khi đó, phân tích nghiệp vụ chính là điểm giao thoa của tất cả những yếu tố này.

Bình luận

Nguyễn Thị Mai Bình

Business Analyst

Với một người ngoại đạo như mình thì những chuyên đề về "kỹ thuật" của BA hết sức quan trọng. Ví dụ như sử dụng các diagram để mô hình hóa requirement, viết User Story/Use case, v...v..

Đến với khóa học Fundamental Business Analysis, mình đã được gặp thầy Lộc, một người người rất nhiệt tình và có tâm. Ngoài việc chia sẻ các kinh nghiệm thực tế trên lớp thì thầy còn dành thời gian ra để tư vấn, hỗ trợ, góp ý CV cho mình. Bên cạnh đó trung tâm và anh Phụng cũng hỗ trợ gửi CV, kết nối học viên tới mạng lưới các công ty đối tác chất lượng, điều này giúp học viên như mình tìm được công việc phù hợp nhất. Cảm ơn BAC.
Xem chi tiết +
Phạm Quế

Business Analyst

Khoá học Product Design của BAC đã cung cấp cho tôi nhiều kiến thức và nền tảng vô cùng hữu ích. Giảng viên giảng dạy rất nhiệt tình, truyền cho chúng tôi ngọn lửa đam mê và nhiệt huyết trong ngành. Đồng thời chia sẻ các kiến thức và kỹ năng cần thiết trong bài giảng một cách dễ hiểu hơn. Số lượng học viên không quá nhiều nên chất lượng giảng giạy vô cùng tốt. Giảng viên sửa bài tập 1-1 nên bài giảng sẽ chuyên sâu hơn.
Xem chi tiết +
Nguyễn Văn Long

Chuyên viên về chế độ kế toán & Giải pháp nghiệp vụ Tài chính kế toán trong ứng dụng CNTT - Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN)

Tôi đã tham gia khóa Phân tích nghiệp vụ phần mềm cơ bản 3.0 tại BAC. Ở đây, tài liệu đào tạo cung cấp nhiều nội dung bổ ích và trình bày dễ hiểu. Giảng viên rất nhiệt tình, ngoài nội dung giảng dạy theo giáo trình còn chia sẻ nhiều kinh nghiệm thực tiễn, các câu hỏi của học viên đều được giải đáp ngay trên lớp và có minh họa từ các dự án trong thực tế. Sau tất cả, tôi cảm ơn BAC và Thầy giáo Thái Sơn.
Xem chi tiết +