Mar 28, 2020

Writing Skills for Business Analyst (BA)

#1. Hãy bắt đầu với WHY - Tại sao BA hay phải viết?

- Quy trình làm requirements có 4 công đoạn phối hợp lẫn nhau (elicitation - analysis - specification - validation) thì Viết là bước to đùng trong đó.
- Nhiều stakeholder liên quan, lại “tam sao thất bản”, cứ phải viết ra cho cụ thể, cho rõ nghĩa
- Làm “baseline” cho các việc khác (design, code, test)
- Với một số người thì Viết cũng là một cách học, nhất là khi lượng thông tin nhiều lên
- (bạn nào có thêm lí do khác bổ sung nhé)

#2. Khi mới đi làm, mình thường bắt đầu với WHAT

- Viết cái gì, dẫn đến những việc đầu tiên thường là:
- Có template không? Hỏi xung quanh ai đã làm rồi cho tôi xem? Chưa có thì tạm “xào” qua một cái
- Tìm cách điền thông tin vào các mục trong template

#3. Sau đó đến WHO

- Ai cần dùng đến tài liệu này? Tức là stakeholder nào.
- Liệt kê các stakeholder, từ quan trọng cho tới ít quan trọng hơn. Tham khảo sơ đồ củ hành trong BABOK.
- Đặc tính và mối quan tâm của từng loại stakeholder. <== Tại sao cần có bước này? Để trả lời câu hỏi tôi viết cho Có hay tôi viết cho họ dùng. Không biết họ quan tâm gì thì viết ra chắc gì họ đã dùng. Nếu không ai dùng thì viết làm gì cho mất công (có khi còn làm khó nhau, kiểu chuyền bóng sửa lưng / làm khó đồng đội).

[onion diagram]

Không nhìn thấy chữ BA trong hình nhưng người BA xuất hiện trong cả 4 vòng tròn.
- Là thành viên trong development team
- Phải đặt vào vị trí end-user lúc phân tích và phát triển requirements
- Thường xuyên họp hành với mấy ông đại diện cho end-user. Nhờ bước nhận biết stakeholder ở trên, phần này sẽ nhẹ gánh hơn.
- Đôi lúc phải gặp mấy ông làm luật, làm chính sách, hay cần nghiên cứu xu thế, thông tư, và những mục tiêu xa hơn

#4. Nghĩ tới đây rồi, giờ mới là HOW

- Viết dư lào?
- Viết trên Word hay excel? Tớ thường bắt đầu từ notepad / textpad hay notes trên mobile,… hay bất cứ cái gì tiện tay nhất.
- Gạch đầu dòng các ý tưởng trước

[notes]

- Nếu là tài liệu dự án thì xây dựng bộ khung / cấu trúc tài liệu. Có thể dùng template sẵn nếu có nhưng lưu ý bạn cần nắm vững từng mục trong template đó, mục nào không chắc thì xoá hết đã (cần thì đưa vào sau). Mục nào chắc chắn phải có nhưng chưa kịp làm thì dùng “TBD”, “TBC”,… để người đọc biết chỗ đó sẽ bổ sung sau.
- Viết từ trên xuống dưới, cũng có thể từ dưới lên trên, từ sơ bộ đến chi tiết. Nếu bạn là team lead, phải viết minh hoạ cho người khác dùng, có thể viết thật chi tiết một vài mục (minh hoạ mà) và bỏ qua những phần khác.

Ôn lại này,
- Khi mới đi làm thì: What - How - Who (và quên mất Why, còn When thì cứ từ từ)
- Đi làm một thời gian thì: How - What - Who (vì đã biết sơ sơ về What rồi)
- Nhưng phải là: Why - những thứ còn lại. Dùng why để bắt đầu, cũng dùng why để lý giải cho những cái khác, và cũng vẫn why để làm động lực viết.

#5. Một vài nguyên tắc khác

- Nếu là requirements cho dự án, xác định rõ mức độ reqs nào (business - users - software). Mỗi kiểu sẽ lại có cách viết khác nhau.
- Viết reqs sẽ khác với viết guidelines / manuals (hướng dẫn, dẫn dắt), khác với viết email (có xưng hô), khác với viết proposals, khác với viết báo, viết CV, và càng khác với viết truyện, viết sách. Cố gắng phân biệt khác nhau trong những cái này, dù đều là viết. Muốn viết tốt còn cần đọc nhiều nữa.
- Sử dụng thuật ngữ, ngôn ngữ đúng ngữ cảnh. Đừng quên… gúc gồ, vd: “business analyst resume examples” nếu bạn muốn viết CV tốt.
- Nhớ là “requirements” tức là đề bài, nghề của BA xoay quanh việc tìm cách đặt ra đúng đề bài và diễn đạt cho hợp lý. Có đề bài tốt sẽ có những thứ khác tốt.
- Cũng đừng quên đặt mình vào vị trí người đọc để rà soát, chỉnh sửa. Nếu là requirements thì sử dụng “perspective-based review”, nhờ vào củ hành mà.
- Về requirements thì còn một loạt nguyên tắc riêng cho reqs nữa, ví dụ correct, complete, verifiable / testable, feasible, free-implementation,… Chắc dành dịp khác cho phần này.

Chúc anh em thành công nhé.

CÁC KHOÁ HỌC BUSINESS ANALYST BACs.VN DÀNH CHO BẠN

Khoá học Online:

Khoá học Offline:

Tại Tp.HCM:

Tại Hà Nội:

Tham khảo lịch khai giảng TẤT CẢ các khóa học mới nhất.

Chia sẻ của anh Thái Sơn - Biên tập nội dung bởi BAC

Click để đọc tiếp

IT Business Analyst cần trang bị kỹ năng gì trong năm 2025?

IT Business Analyst là vai trò yêu cầu nhiều kỹ năng bao gồm cả kỹ thuật và kỹ năng mềm. Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của lĩnh vực công nghệ, tiêu chuẩn về một IT Business Analyst cũng có nhiều thay đổi. Hãy cùng BAC khám phá chi tiết.
Top 5 kỹ năng mềm và kỹ thuật BA cần có để thành công trong dự án

BA đóng vai trò trung gian trong doanh nghiệp, giúp chuyển hóa nhu cầu kinh doanh thành giải pháp cụ thể. Để đảm bảo dự án vận hành suôn sẻ, BA không chỉ cần kiến thức nghiệp vụ mà còn phải sở hữu những kỹ năng, kỹ thuật then chốt.
Cách dùng Claude AI để tóm tắt văn bản, viết báo cáo cực nhanh

Cùng BAC tìm hiểu cách dùng Claude AI để tóm tắt văn bản, viết báo cáo, hỗ trợ học tập và sáng tạo nội dung cực nhanh, dễ hiểu cho người mới. Với sự trợ giúp của Claude AI, bạn có thể tiết kiệm hàng tá thời gian mà vẫn đảm bảo chất lượng công việc.
Cách dùng ChatGPT để học tiếng Anh hiệu quả trong năm 2025

Bạn có biết ChatGPT không chỉ là công cụ hỗ trợ mạnh mẽ trong công việc mà còn có thể “đóng vai” một người thầy không. BAC đã tổng hợp các bước để bạn tận dụng ChatGPT cho việc học tiếng Anh trong năm 2025, thử ngay nhé.

Bình luận

Lê Anh Tuấn

Chuyên viên HO - Kỹ thuật Ngân hàng số Eximbank

Tôi là nhân sự thuộc Trung tâm Phát triển CNTT – Khối Ngân hàng số, hiện đang đảm nhiệm vai trò kiểm thử phần mềm (tester). Việc tham gia khóa học Business Analyst đã mang lại cho tôi góc nhìn toàn diện và rõ ràng hơn về vai trò của BA trong lĩnh vực ngân hàng.

Khóa học Fundamental Business Analysis tại BAC không chỉ giúp tôi hiểu đúng bản chất công việc BA mà còn hỗ trợ phát triển tư duy nghiệp vụ – từ tiếp cận giải pháp kỹ thuật sang tập trung vào nhu cầu người dùng. Phương pháp giảng dạy kết hợp lý thuyết và thực hành thực tiễn, cùng các hoạt động mô phỏng, thảo luận nhóm đã giúp tôi nâng cao kỹ năng giao tiếp, phân tích và trình bày yêu cầu – những năng lực thiết yếu để phối hợp hiệu quả giữa các bên trong dự án công nghệ.

Xem chi tiết +
Huỳnh Cao Cường

Nhân viên HO - Kỹ thuật Ngân hàng số Eximbank

Tôi hiện đang công tác tại Trung tâm Phát triển CNTT – Khối CNTT, với vai trò là nhân sự chức năng phụ trách mảng Ngân hàng số, chuyên sâu về kiểm thử phần mềm (Tester). Trước khi tham gia khóa học Fundamental Business Analysis do BAC tổ chức, tôi từng hình dung BA chỉ đơn thuần là cầu nối giữa bộ phận kỹ thuật và nghiệp vụ.

Tuy nhiên, quá trình học đã giúp tôi nhận thức rõ hơn về bản chất và tầm quan trọng của vị trí này. BA không chỉ kết nối các bên liên quan, mà còn giữ vai trò định hình yêu cầu, đảm bảo giải pháp được thiết kế đúng mục tiêu và sát với nhu cầu thực tế. Khóa học đã trang bị cho tôi tư duy phân tích bài bản, khả năng diễn đạt yêu cầu rõ ràng, và kỹ năng phối hợp hiệu quả trong môi trường dự án đa chiều.

Với nền tảng công nghệ thông tin sẵn có, khóa học là bước chuyển hướng quan trọng giúp tôi phát triển tư duy nghiệp vụ vững chắc và sẵn sàng theo đuổi lộ trình nghề nghiệp chuyên sâu trong lĩnh vực Business Analysis tại Eximbank.

Xem chi tiết +
Nguyễn Thị Mai Bình

Business Analyst

Với một người ngoại đạo như mình thì những chuyên đề về "kỹ thuật" của BA hết sức quan trọng. Ví dụ như sử dụng các diagram để mô hình hóa requirement, viết User Story/Use case, v...v..

Đến với khóa học Fundamental Business Analysis, mình đã được gặp thầy Lộc, một người người rất nhiệt tình và có tâm. Ngoài việc chia sẻ các kinh nghiệm thực tế trên lớp thì thầy còn dành thời gian ra để tư vấn, hỗ trợ, góp ý CV cho mình. Bên cạnh đó trung tâm và anh Phụng cũng hỗ trợ gửi CV, kết nối học viên tới mạng lưới các công ty đối tác chất lượng, điều này giúp học viên như mình tìm được công việc phù hợp nhất. Cảm ơn BAC.
Xem chi tiết +

Professional Transfer Services in Batumi

Luxury Georgian Transfer Services – Tbilisi & Batumi

Airport Transfers in Georgia

IT Business Analyst cần trang bị kỹ năng gì trong năm 2025?

Top 5 kỹ năng mềm và kỹ thuật BA cần có để thành công trong dự án

Cách dùng Claude AI để tóm tắt văn bản, viết báo cáo cực nhanh

Cách dùng ChatGPT để học tiếng Anh hiệu quả trong năm 2025

CÔNG TY CỔ PHẦN ĐÀO TẠO VÀ TƯ VẤN BAC