Mar 28, 2020

Writing Skills for Business Analyst (BA)

#1. Hãy bắt đầu với WHY - Tại sao BA hay phải viết?

- Quy trình làm requirements có 4 công đoạn phối hợp lẫn nhau (elicitation - analysis - specification - validation) thì Viết là bước to đùng trong đó.
- Nhiều stakeholder liên quan, lại “tam sao thất bản”, cứ phải viết ra cho cụ thể, cho rõ nghĩa
- Làm “baseline” cho các việc khác (design, code, test)
- Với một số người thì Viết cũng là một cách học, nhất là khi lượng thông tin nhiều lên
- (bạn nào có thêm lí do khác bổ sung nhé)

#2. Khi mới đi làm, mình thường bắt đầu với WHAT

- Viết cái gì, dẫn đến những việc đầu tiên thường là:
- Có template không? Hỏi xung quanh ai đã làm rồi cho tôi xem? Chưa có thì tạm “xào” qua một cái
- Tìm cách điền thông tin vào các mục trong template

#3. Sau đó đến WHO

- Ai cần dùng đến tài liệu này? Tức là stakeholder nào.
- Liệt kê các stakeholder, từ quan trọng cho tới ít quan trọng hơn. Tham khảo sơ đồ củ hành trong BABOK.
- Đặc tính và mối quan tâm của từng loại stakeholder. <== Tại sao cần có bước này? Để trả lời câu hỏi tôi viết cho Có hay tôi viết cho họ dùng. Không biết họ quan tâm gì thì viết ra chắc gì họ đã dùng. Nếu không ai dùng thì viết làm gì cho mất công (có khi còn làm khó nhau, kiểu chuyền bóng sửa lưng / làm khó đồng đội).

[onion diagram]

Không nhìn thấy chữ BA trong hình nhưng người BA xuất hiện trong cả 4 vòng tròn.
- Là thành viên trong development team
- Phải đặt vào vị trí end-user lúc phân tích và phát triển requirements
- Thường xuyên họp hành với mấy ông đại diện cho end-user. Nhờ bước nhận biết stakeholder ở trên, phần này sẽ nhẹ gánh hơn.
- Đôi lúc phải gặp mấy ông làm luật, làm chính sách, hay cần nghiên cứu xu thế, thông tư, và những mục tiêu xa hơn

#4. Nghĩ tới đây rồi, giờ mới là HOW

- Viết dư lào?
- Viết trên Word hay excel? Tớ thường bắt đầu từ notepad / textpad hay notes trên mobile,… hay bất cứ cái gì tiện tay nhất.
- Gạch đầu dòng các ý tưởng trước

[notes]

- Nếu là tài liệu dự án thì xây dựng bộ khung / cấu trúc tài liệu. Có thể dùng template sẵn nếu có nhưng lưu ý bạn cần nắm vững từng mục trong template đó, mục nào không chắc thì xoá hết đã (cần thì đưa vào sau). Mục nào chắc chắn phải có nhưng chưa kịp làm thì dùng “TBD”, “TBC”,… để người đọc biết chỗ đó sẽ bổ sung sau.
- Viết từ trên xuống dưới, cũng có thể từ dưới lên trên, từ sơ bộ đến chi tiết. Nếu bạn là team lead, phải viết minh hoạ cho người khác dùng, có thể viết thật chi tiết một vài mục (minh hoạ mà) và bỏ qua những phần khác.

Ôn lại này,
- Khi mới đi làm thì: What - How - Who (và quên mất Why, còn When thì cứ từ từ)
- Đi làm một thời gian thì: How - What - Who (vì đã biết sơ sơ về What rồi)
- Nhưng phải là: Why - những thứ còn lại. Dùng why để bắt đầu, cũng dùng why để lý giải cho những cái khác, và cũng vẫn why để làm động lực viết.

#5. Một vài nguyên tắc khác

- Nếu là requirements cho dự án, xác định rõ mức độ reqs nào (business - users - software). Mỗi kiểu sẽ lại có cách viết khác nhau.
- Viết reqs sẽ khác với viết guidelines / manuals (hướng dẫn, dẫn dắt), khác với viết email (có xưng hô), khác với viết proposals, khác với viết báo, viết CV, và càng khác với viết truyện, viết sách. Cố gắng phân biệt khác nhau trong những cái này, dù đều là viết. Muốn viết tốt còn cần đọc nhiều nữa.
- Sử dụng thuật ngữ, ngôn ngữ đúng ngữ cảnh. Đừng quên… gúc gồ, vd: “business analyst resume examples” nếu bạn muốn viết CV tốt.
- Nhớ là “requirements” tức là đề bài, nghề của BA xoay quanh việc tìm cách đặt ra đúng đề bài và diễn đạt cho hợp lý. Có đề bài tốt sẽ có những thứ khác tốt.
- Cũng đừng quên đặt mình vào vị trí người đọc để rà soát, chỉnh sửa. Nếu là requirements thì sử dụng “perspective-based review”, nhờ vào củ hành mà.
- Về requirements thì còn một loạt nguyên tắc riêng cho reqs nữa, ví dụ correct, complete, verifiable / testable, feasible, free-implementation,… Chắc dành dịp khác cho phần này.

Chúc anh em thành công nhé.

CÁC KHOÁ HỌC BUSINESS ANALYST BACs.VN DÀNH CHO BẠN

Khoá học Online:

Khoá học Offline:

Tại Tp.HCM:

Tại Hà Nội:

Tham khảo lịch khai giảng TẤT CẢ các khóa học mới nhất.

Chia sẻ của anh Thái Sơn - Biên tập nội dung bởi BAC

Click để đọc tiếp

Cách viết Prompt ChatGPT mang lại hiệu quả tối đa

Để có thể tận dụng tối đa sức mạnh từ các công cụ AI như ChatGPT, bạn cần học cách viết prompt. Bài viết này, BAC đã tổng hợp những cách viết Prompt ChatGPT hiệu quả mà ngay cả những người mới cũng có thể áp dụng, cùng tìm hiểu ngay nhé
8 Cách áp dụng API SaaS tăng doanh thu cho Business Analyst (Phần 2)

Một API trong mô hình SaaS có thể giúp gia tăng doanh thu bằng cách cung cấp cho khách hàng những tính năng bổ sung với mức giá hấp dẫn mà họ khó có thể từ chối. Trong bài viết này, BAC sẽ giúp các Business Analyst phân tích khái niệm “API được xem như là một sản phẩm độc lập” và chia sẻ một số ví dụ về các loại API trong SaaS có khả năng tạo ra doanh thu.
8 Cách áp dụng API SaaS tăng doanh thu cho Business Analyst (Phần 1)

Một API trong mô hình SaaS có thể giúp gia tăng doanh thu bằng cách cung cấp cho khách hàng những tính năng bổ sung với mức giá hấp dẫn mà họ khó có thể từ chối. Trong bài viết này, BAC sẽ giúp các Business Analyst phân tích khái niệm “API được xem như là một sản phẩm độc lập” và chia sẻ một số ví dụ về các loại API trong SaaS có khả năng tạo ra doanh thu.
Cách thúc đẩy khả năng giữ chân người dùng nhờ vào thiết kế UX SaaS

Thiết kế UX SaaS cho phép các Business Analysts tạo ra trải nghiệm người dùng hấp dẫn cho sản phẩm của mình. Nó giúp bạn giữ chân người dùng và chuyển đổi họ thành khách hàng trung thành. Nhờ đó, mà các BAers có thể giúp doanh nghiệp phát triển hơn trong từng dự án. Hãy cùng BAC tìm hiểu cách tiếp cận thiết kế UX SaaS một cách dễ dàng nhé!

Bình luận

Nguyễn Thị Mai Bình

Business Analyst

Với một người ngoại đạo như mình thì những chuyên đề về "kỹ thuật" của BA hết sức quan trọng. Ví dụ như sử dụng các diagram để mô hình hóa requirement, viết User Story/Use case, v...v..

Đến với khóa học Fundamental Business Analysis, mình đã được gặp thầy Lộc, một người người rất nhiệt tình và có tâm. Ngoài việc chia sẻ các kinh nghiệm thực tế trên lớp thì thầy còn dành thời gian ra để tư vấn, hỗ trợ, góp ý CV cho mình. Bên cạnh đó trung tâm và anh Phụng cũng hỗ trợ gửi CV, kết nối học viên tới mạng lưới các công ty đối tác chất lượng, điều này giúp học viên như mình tìm được công việc phù hợp nhất. Cảm ơn BAC.
Xem chi tiết +
Phạm Quế

Business Analyst

Khoá học Product Design của BAC đã cung cấp cho tôi nhiều kiến thức và nền tảng vô cùng hữu ích. Giảng viên giảng dạy rất nhiệt tình, truyền cho chúng tôi ngọn lửa đam mê và nhiệt huyết trong ngành. Đồng thời chia sẻ các kiến thức và kỹ năng cần thiết trong bài giảng một cách dễ hiểu hơn. Số lượng học viên không quá nhiều nên chất lượng giảng giạy vô cùng tốt. Giảng viên sửa bài tập 1-1 nên bài giảng sẽ chuyên sâu hơn.
Xem chi tiết +
Nguyễn Văn Long

Chuyên viên về chế độ kế toán & Giải pháp nghiệp vụ Tài chính kế toán trong ứng dụng CNTT - Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN)

Tôi đã tham gia khóa Phân tích nghiệp vụ phần mềm cơ bản 3.0 tại BAC. Ở đây, tài liệu đào tạo cung cấp nhiều nội dung bổ ích và trình bày dễ hiểu. Giảng viên rất nhiệt tình, ngoài nội dung giảng dạy theo giáo trình còn chia sẻ nhiều kinh nghiệm thực tiễn, các câu hỏi của học viên đều được giải đáp ngay trên lớp và có minh họa từ các dự án trong thực tế. Sau tất cả, tôi cảm ơn BAC và Thầy giáo Thái Sơn.
Xem chi tiết +