Aug 16, 2024

Tìm hiểu các quy trình tạo ra một sơ đồ ngữ cảnh

Đối với một Business Analyst bạn cần phải lập rất nhiều sơ đồ khác nhau để vạch ra quá trình thực hiện dự án cũng như tìm kiếm được vấn đề mà dự án có thể mắc phải. Trong một dự án lớn, các BAers không thể tránh được khối lượng lớn công việc nên việc vẽ ra một sơ đồ ngữ cảnh là điều hết sức cần thiết.

1. Sơ đồ ngữ cảnh là gì?

Một đồ họa đơn giản minh họa luồng thông tin trong hệ thống được gọi là sơ đồ ngữ cảnh. Một hệ thống có thể là bất kỳ tập hợp các đối tượng nào hợp tác như một đơn vị để tạo thành một tổng thể tích hợp, chẳng hạn như các chương trình phần mềm hoặc cộng đồng trực tuyến.

Sơ đồ này hữu ích với người quản lý, các bên liên quan trong dự án đặc biệt là nhà phân tích nghiệp vụ. Họ cần sơ đồ này để hiểu rõ hơn về cách thông tin hoạt động của hệ thống dù cho họ không quen thuộc với tất cả các chi tiết kỹ thuật của hệ thống đó. Mục đích của sơ đồ ngữ cảnh là đơn giản hóa các hệ thống phức tạp, giúp những người không phải chuyên gia cũng có thể hiểu được, đồng thời làm nổi bật phạm vi và các tương tác chính của hệ thống. Một số lợi ích đặc trưng của sơ đồ ngữ cảnh:

Đơn giản hóa sự hiểu biết
Giảm sự phụ thuộc vào thuật ngữ kỹ thuật
Thúc đẩy giao tiếp tốt hơn giữa các thành viên trong nhóm

2. Các thành phần chính trong một sơ đồ ngữ cảnh

Trong một sơ đồ ngữ cảnh sẽ được thành 3 phần chính:

Quy trình: Biểu tượng cho các chức năng hoặc hoạt động chính.
Các thực thể bên ngoài: Biểu thị các yếu tố bên ngoài hệ thống tương tác với hệ thống, chẳng hạn như người dùng, hệ thống khác hoặc nguồn dữ liệu.
Luồng dữ liệu: Minh họa sự di chuyển của thông tin giữa các quy trình và các thực thể bên ngoài, với các mũi tên chỉ hướng và nhãn mô tả dữ liệu đang được trao đổi.

3. Sự khác biệt giữa sơ đồ ngữ cảnh và sơ đồ luồng dữ liệu

Sự khác biệt lớn nhất giữa sơ đồ ngữ cảnh (Context diagrams) và sơ đồ luồng dữ liệu (Data flow diagrams - DFDs) đó là trong khi sơ đồ ngữ cảnh giúp người dùng cái nhìn tổng quan về cấu trúc và luồng thông tin của hệ thống thì sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) đi sâu hơn vào các hoạt động nội bộ và chuyển động dữ liệu chi tiết.

Có thể nói rằng để hiểu rõ được cấu trúc của một hệ thống thì sơ đồ ngữ cảnh là một lựa chọn hoàn hảo. Nó làm nổi bật từng quy trình và minh họa cách thông tin di chuyển từ bước này sang bước tiếp theo mà không đi sâu vào các tính năng cụ thể.

Mặc khác, DFDs phức tạp hơn vì nó được cấu trúc trên nhiều cấp độ, cung cấp phân tích chi tiết về các quy trình hệ thống, cho phép phân tích toàn diện về cách thức từng bộ phận hoạt động trong toàn bộ. Ví dụ, DFDs cấp độ 1 xem xét một bộ phận của toàn bộ hệ thống, cung cấp thông tin chi tiết về bộ phận cụ thể đó. DFD cấp độ 2 cho thấy toàn bộ hệ thống hoạt động như thế nào, cung cấp thông tin chi tiết về các hoạt động và chức năng của nó.

4. Cách tạo sơ đồ ngữ cảnh trong 5 bước

4.1. Chọn quy trình

Xác định quy trình chính thiết lập cách hệ thống giao tiếp với các thực thể bên ngoài. Đó phải là chức năng hoặc hoạt động chính xác định mục đích của hệ thống, chẳng hạn như hoạt động chính hoặc nhiệm vụ quan trọng. Đây sẽ là phần chính của sơ đồ ngữ cảnh của bạn.

4.2. Xác định các thực thể bên ngoài

Xác định ai hoặc cái gì bên ngoài hệ thống ảnh hưởng đến hoạt động của nó, từ khách hàng đến hệ thống bên ngoài. Các thực thể bên ngoài là người dùng, hệ thống khác hoặc nguồn dữ liệu bên ngoài hệ thống giúp hệ thống hoạt động. Các ví dụ phổ biến có thể bao gồm khách hàng, nhà cung cấp hoặc hệ thống bên ngoài. Lập danh sách các thực thể bên ngoài này và quan sát luồng dữ liệu giữa chúng và các quy trình được sử dụng.

4.3. Xác định luồng dữ liệu

Nhận biết và lập sơ đồ luồng thông tin giữa các thực thể bên ngoài và quy trình. Xem xét đầu vào và đầu ra mà quy trình tạo ra cho các thực thể bên ngoài. Để hiển thị hướng của luồng dữ liệu, hãy sử dụng các mũi tên dẫn từ nguồn (thực thể bên ngoài) đến đích (một quy trình) hoặc ngược lại.

Việc đánh dấu các mũi tên này để chỉ định loại dữ liệu được trao đổi. Bước này giúp minh họa cách thông tin di chuyển giữa quy trình và các thực thể bên ngoài, thể hiện luồng dữ liệu trong sơ đồ ngữ cảnh của bạn.

4.4. Tạo sơ đồ

Bắt đầu bằng cách vẽ một vòng tròn ở giữa, tượng trưng cho quy trình cốt lõi mà bạn đã chọn.Bao quanh hình tròn này bằng các hình chữ nhật để mô tả các thực thể bên ngoài mà bạn đã xác định.Sử dụng các mũi tên để kết nối quy trình và các thực thể bên ngoài, chỉ ra hướng của luồng dữ liệu. Ghi nhãn các mũi tên này để chỉ rõ loại thông tin được trao đổi. Cuối cùng, vẽ một ranh giới xung quanh toàn bộ sơ đồ để phân biệt hệ thống với môi trường bên ngoài.

Một lưu ý nhỏ là bạn nên giữ cho sơ đồ đơn giản và tập trung vào các tương tác cấp cao, tránh các chi tiết không cần thiết. Bước này chuyển đổi thông tin thành biểu diễn trực quan truyền đạt bối cảnh của hệ thống cho mọi người liên quan.

4.5. Đánh giá và tinh chỉnh

Nhận thông tin đầu vào từ các thành viên trong nhóm hoặc các bên liên quan trên sơ đồ ngữ cảnh của bạn để tìm ra lỗi hoặc một số cải tiến tiềm năng. Sau đó, bạn sẽ thực hiện các điều chỉnh đối với sơ đồ ngữ cảnh của mình dựa trên bất kỳ thông tin đầu vào nào từ nhóm của bạn hoặc các sửa đổi hệ thống. Hãy đảm bảo sơ đồ này chính xác và phù hợp bằng cách xem xét và cải thiện nó.

5. Một số ví dụ cho sơ đồ ngữ cảnh

5.1. Sơ đồ ngữ cảnh cho việc phân bổ tài nguyên

Sơ đồ ngữ cảnh có thể hiển thị cách một dự án sử dụng các nguồn lực như con người, thiết bị và vật liệu. Bằng cách minh họa cách các yếu tố này kết nối với các nhiệm vụ và nhóm khác nhau, người quản lý dự án có thể phân chia chúng và đảm bảo các nguồn lực cần thiết sẵn sàng khi cần.

5.2. Sơ đồ ngữ cảnh cho việc đánh giá rủi ro

Biểu đồ ngữ cảnh giúp tìm và hiểu các rủi ro của dự án. Nó giúp rút ra cách các phần khác nhau của dự án và các yếu tố bên ngoài kết nối với nhau. Điều này có thể giúp bạn phát hiện các rủi ro có thể xảy ra và nguồn gốc của chúng.

5.3. Sơ đồ ngữ cảnh cho việc báo cáo dự án

Các chỉ số hiệu suất chính (KPI), các bên liên quan của dự án và mục tiêu của dự án đều được mô tả trong sơ đồ ngữ cảnh. Bằng cách hiển thị trạng thái, tiến độ và hiệu suất mục tiêu của dự án, điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc báo cáo dự án.

Khi các dự án phát triển, sơ đồ ngữ cảnh cũng sẽ phát triển theo. Vì vậy, bạn hãy tạo thói quen xem lại và cập nhật sơ đồ của bạn một cách nhất quán. Điều này đảm bảo chúng luôn chính xác, cung cấp hình ảnh hiện tại về ngữ cảnh của hệ thống. Hy vọng rằng những chia sẻ của BAC sẽ giúp ích cho bạn. Đừng quên đón đọc các bài viết mới nhất được cập nhật tại BAC's Blog bạn nhé.

Nguồn tham khảo:
https://www.figma.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp

BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.

CÁC KHOÁ HỌC BUSINESS ANALYST BACs.VN DÀNH CHO BẠN

Khoá học Online:

Khoá học Offline:

Tại Tp.HCM:

Tại Hà Nội:

Tham khảo lịch khai giảng TẤT CẢ các khóa học mới nhất

Ban biên tập nội dung - BAC

Click để đọc tiếp

Top 5 kỹ năng mềm và kỹ thuật BA cần có để thành công trong dự án

Business Analyst (BA) đóng vai trò trung gian giữa đội ngũ kỹ thuật và các bên liên quan trong doanh nghiệp, giúp chuyển hóa nhu cầu kinh doanh thành giải pháp cụ thể. Để đảm bảo dự án vận hành suôn sẻ, một BA không chỉ cần kiến thức nghiệp vụ mà còn phải sở hữu những kỹ năng mềm và kỹ thuật then chốt.
Cách dùng Claude AI để tóm tắt văn bản, viết báo cáo cực nhanh

Cùng BAC tìm hiểu cách dùng Claude AI để tóm tắt văn bản, viết báo cáo, hỗ trợ học tập và sáng tạo nội dung cực nhanh, dễ hiểu cho người mới. Với sự trợ giúp của Claude AI, bạn có thể tiết kiệm hàng tá thời gian mà vẫn đảm bảo chất lượng công việc.
Cách dùng ChatGPT để học tiếng Anh hiệu quả trong năm 2025

Bạn có biết ChatGPT không chỉ là công cụ hỗ trợ mạnh mẽ trong công việc mà còn có thể “đóng vai” một người thầy không. BAC đã tổng hợp các bước để bạn tận dụng ChatGPT cho việc học tiếng Anh trong năm 2025, thử ngay nhé.
Cách viết Prompt ChatGPT mang lại hiệu quả tối đa

Để có thể tận dụng tối đa sức mạnh từ các công cụ AI như ChatGPT, bạn cần học cách viết prompt. Bài viết này, BAC đã tổng hợp những cách viết Prompt ChatGPT hiệu quả mà ngay cả những người mới cũng có thể áp dụng, cùng tìm hiểu ngay nhé

Bình luận

Lê Anh Tuấn

Chuyên viên HO - Kỹ thuật Ngân hàng số Eximbank

Tôi là nhân sự thuộc Trung tâm Phát triển CNTT – Khối Ngân hàng số, hiện đang đảm nhiệm vai trò kiểm thử phần mềm (tester). Việc tham gia khóa học Business Analyst đã mang lại cho tôi góc nhìn toàn diện và rõ ràng hơn về vai trò của BA trong lĩnh vực ngân hàng.

Khóa học Fundamental Business Analysis tại BAC không chỉ giúp tôi hiểu đúng bản chất công việc BA mà còn hỗ trợ phát triển tư duy nghiệp vụ – từ tiếp cận giải pháp kỹ thuật sang tập trung vào nhu cầu người dùng. Phương pháp giảng dạy kết hợp lý thuyết và thực hành thực tiễn, cùng các hoạt động mô phỏng, thảo luận nhóm đã giúp tôi nâng cao kỹ năng giao tiếp, phân tích và trình bày yêu cầu – những năng lực thiết yếu để phối hợp hiệu quả giữa các bên trong dự án công nghệ.

Xem chi tiết +
Huỳnh Cao Cường

Nhân viên HO - Kỹ thuật Ngân hàng số Eximbank

Tôi hiện đang công tác tại Trung tâm Phát triển CNTT – Khối CNTT, với vai trò là nhân sự chức năng phụ trách mảng Ngân hàng số, chuyên sâu về kiểm thử phần mềm (Tester). Trước khi tham gia khóa học Fundamental Business Analysis do BAC tổ chức, tôi từng hình dung BA chỉ đơn thuần là cầu nối giữa bộ phận kỹ thuật và nghiệp vụ.

Tuy nhiên, quá trình học đã giúp tôi nhận thức rõ hơn về bản chất và tầm quan trọng của vị trí này. BA không chỉ kết nối các bên liên quan, mà còn giữ vai trò định hình yêu cầu, đảm bảo giải pháp được thiết kế đúng mục tiêu và sát với nhu cầu thực tế. Khóa học đã trang bị cho tôi tư duy phân tích bài bản, khả năng diễn đạt yêu cầu rõ ràng, và kỹ năng phối hợp hiệu quả trong môi trường dự án đa chiều.

Với nền tảng công nghệ thông tin sẵn có, khóa học là bước chuyển hướng quan trọng giúp tôi phát triển tư duy nghiệp vụ vững chắc và sẵn sàng theo đuổi lộ trình nghề nghiệp chuyên sâu trong lĩnh vực Business Analysis tại Eximbank.

Xem chi tiết +
Nguyễn Thị Mai Bình

Business Analyst

Với một người ngoại đạo như mình thì những chuyên đề về "kỹ thuật" của BA hết sức quan trọng. Ví dụ như sử dụng các diagram để mô hình hóa requirement, viết User Story/Use case, v...v..

Đến với khóa học Fundamental Business Analysis, mình đã được gặp thầy Lộc, một người người rất nhiệt tình và có tâm. Ngoài việc chia sẻ các kinh nghiệm thực tế trên lớp thì thầy còn dành thời gian ra để tư vấn, hỗ trợ, góp ý CV cho mình. Bên cạnh đó trung tâm và anh Phụng cũng hỗ trợ gửi CV, kết nối học viên tới mạng lưới các công ty đối tác chất lượng, điều này giúp học viên như mình tìm được công việc phù hợp nhất. Cảm ơn BAC.
Xem chi tiết +

Professional Transfer Services in Batumi

Luxury Georgian Transfer Services – Tbilisi & Batumi

Airport Transfers in Georgia

Top 5 kỹ năng mềm và kỹ thuật BA cần có để thành công trong dự án

Cách dùng Claude AI để tóm tắt văn bản, viết báo cáo cực nhanh

Cách dùng ChatGPT để học tiếng Anh hiệu quả trong năm 2025

Cách viết Prompt ChatGPT mang lại hiệu quả tối đa

CÔNG TY CỔ PHẦN ĐÀO TẠO VÀ TƯ VẤN BAC