Oct 26, 2015

Kỹ thuật sáng tạo nhóm: Quản lý những tình huống thu thập yêu cầu

Kỹ thuật sáng tạo nhóm (Group Creativity Techniques) là những giải pháp cho việc thu hút những ý tưởng từ một nhóm gồm các bên liên quan và có thể rất hữu ích trong những buổi thu thập yêu cầu.

Dưới đây là sơ lược một vài kỹ thuật gợi mở nhóm có thể hữu ích cho dự án (Chi tiết từng kỹ thuật sẽ được bàn đến ở các bài viết sau):

1. Động não (Brainstorming)

Những phản hồi mạnh mẽ từ tất cả thành viên mà không có lời phê bình, chỉ trích nào. Đánh giá những ý tưởng còn mơ hồ cho đến khi tất cả ý tưởng được thu thập lại. Với kỹ thuật này, những ý tưởng ngông cuồng, táo bạo luôn được khuyến khích và các thành viên tham gia có thể dựa vào ý tưởng của các thành viên khác.

Tuy nhiên, hạn chế của kỹ thuật này, đó là, khi trong nhóm xuất hiện một vài cá nhân có vị trí, trình độ, uy tín khác biệt thì sẽ gây ảnh hưởng đến những người khác. Vì vậy trong trường hợp này cần sử dụng kỹ thuật: Động não tổng lực. Để khắc phục hạn chế của động não thông thường, người chủ trì cho các thành viên viết ra giấy ý tưởng của mình trước khi nhóm tổ chức trình bày.

2. Kỹ thuật Nhóm danh nghĩa (Nominal Group Technique - NGT)

Với kỹ thuật này, mỗi thành viên sẽ viết ra những ý tưởng của họ, sau đó các ý tưởng được tập hợp và nhóm sẽ phân tích, đánh giá chúng. Những ý tưởng này có thể được liệt kê trên một bảng cho đến khi tất cả chúng được nắm bắt. Các thành viên sau đó tiến hành đặt câu hỏi để làm rõ những gì mà ý tưởng thể hiện. Một cuộc bỏ phiếu bầu cho những ý tưởng được thực hiện để xác định ý tưởng nào là phổ biến hoặc được chấp nhận rộng rãi (bình chọn độ ưu tiên cho chúng).

Kỹ thuật này cho phép nhóm nhanh chóng đi đến sự đồng tâm nhất trí. Đây là kỹ thuật làm việc nhóm mang lại lợi ích rất lớn từ công nghệ mạng nội bộ, nghĩa là sử dụng các máy tính nối mạng cho các thành viên để họ có thể đưa ra các ý kiến mà không biết tác giả là ai. Đồng thời họ có thể thấy các ý kiến được thu thập lại của nhóm. Công nghệ này nâng cao tính rành mạch của quá trình.

3. Kỹ thuật Sơ đồ tư duy (Mind-mapping Technique)

Đây là kỹ thuật có thể được sử dụng cùng với kỹ thuật “Động não”. Những ý tưởng từ mỗi thành viên được phối hợp lại trên một sơ đồ trực quan với màu sắc, hình ảnh và các ký hiệu để đọc sơ đồ một cách dễ dàng, thể hiện được mối liên hệ giữa chúng.

4. Sơ đồ các mối quan hệ (Affinity Diagram)

Cho phép nhóm tổ chức những ý tưởng của mình thành những loại khác nhau phục vụ cho việc xem và phân tích chúng. Kỹ thuật này cho phép nhìn thấy dễ dàng hơn các yêu cầu, vấn đề cần được bổ sung thêm vào.

5. Kỹ thuật Delphi (Delphi Technique)

Chuyên gia trong một vấn đề nào đó được tư vấn, ước chừng độ khoảng 15 – 20 người. Những bảng câu hỏi có cấu trúc sau đó được gửi đến mỗi thành viên mà không có bất kỳ sự tương tác trực tiếp nào giữa họ. Một bản tóm tắt những phản hồi sẽ được chuẩn bị và gửi đến mỗi chuyên gia. Nhiều vòng bảng câu hỏi có thể được gửi đi và những phản hồi từ các chuyên gia có thể thay đổi dựa trên bản tóm tắt mà họ đã xem cho đến khi có được sự đồng thuận.

Kỹ thuật này tương tự kỹ thuật "Động não", khác biệt chỉ là các thành viên tham gia không biết nhau, do đó kỹ thuật này thích hợp nếu các thành viên ở xa nhau. Hơn nữa, do thành viên là "vô danh" nên kỹ thuật này hạn chế nhược điểm của kỹ thuật "Động não" là một vài cá nhân (chẳng hạn sếp) sẽ có ảnh hưởng đến suy nghĩ của các thành viên khác.

6. Devil’s Advocacy (tạm dịch là Biện hộ cho Chúa quỷ)

Với kỹ thuật này, một thành viên được chọn vào vai như một người phê bình, đi kèm với những vấn đề tiềm năng có thể đưa ra một quyết định lựa chọn.

“Người devil’s advocate đóng vai phe địch, tấn công phe ta, để phe ta tập đỡ đòn và phản công. Không có devil’s advocate thì trăm trận trăm thua, vì khi lâm trận ta sẽ đụng quá nhiều bất ngờ bí hiểm.

Phản biện là tiến trình tự nhiên của sáng tạo. Không thể sáng tạo được, nếu ta không phản biện. Phản biện là hai võ sinh tập đấu trên sân đấu. Học võ mà không tập đấu thì chỉ có võ mồm. Nhưng, nếu học võ mồm chính thống, thì vẫn phải học phản biện là chính.”.

(Trích từ bài viết Phản biện như thế nào? của Trần Đình Hoành trên website dotchuoinon.com)

7. Kỹ thuật Bể cá (Fishbowling)

Một biến thể phổ biến của kỹ thuật Bể cá là nơi mà tất cả thành viên ngồi lại với nhau thành một vòng tròn với một người trung tâm. Người này sẽ đưa ra những đề nghị về một vấn đề và các thành viên khác sẽ đặt câu hỏi cho người đó về đề nghị vừa đưa ra hoặc nói lên quan điểm của mình. Tất cả những quan điểm được thể hiện trong kỹ thuật này và một quan điểm, hay đề nghị với sự đồng thuận lớn nhất được chọnvào cuối buổi.

Có nhiều biến thể khác nhau cho kỹ thuật Bể cá. Tuy nhiên, trong một vài trường hợp, các thành viên trong một nhóm sẽ tách đôi ra: bên trong và bên ngoài bể cá. Những thành viên trong bể cá tham gia vào một cuộc trò chuyện có cấu trúc một người nói, nhiều người nghe. Những thành viên bên ngoài bể cá theo dõi cuộc trò chuyện và có thể thay phiên tham gia vào bể cá nếu họ có những đóng góp nào đó.

8. Hội thảo (Workshops)

Một lợi ích chỉ có ở buổi Hội thảo về yêu cầu (Requirements Workshop) đó là cho phép Chuyên viên phân tích nghiệp vụ (Business Analyst – BA) giải quyết những mâu thuẫn trong yêu cầu nghiệp vụ, tiến hành phân tích các bên liên quan và đạt được việc xác thực những yêu cầu ngay lập tức, tất cả chỉ trong một buổi hội thảo. Theo cuốn BABOK, những yếu tố đặc biệt cần thiết cho một Workshop là khám phá, chọn lọc, ưu tiên và xác định phạm vi yêu cầu.

Theo bạn, có những kỹ thuật nào khác nữa nên được đưa vào danh sách này?

Nguồn: http://businessanalystlearnings.com/

CÁC KHOÁ HỌC BUSINESS ANALYST BACs.VN DÀNH CHO BẠN

Khoá học Online:

Khoá học Offline:

Tại Tp.HCM:

Tại Hà Nội:

Tham khảo lịch khai giảng TẤT CẢ các khóa học mới nhất.

Ban biên tập nội dung BAC.

Click để đọc tiếp

Cách viết Prompt ChatGPT mang lại hiệu quả tối đa

Để có thể tận dụng tối đa sức mạnh từ các công cụ AI như ChatGPT, bạn cần học cách viết prompt. Bài viết này, BAC đã tổng hợp những cách viết Prompt ChatGPT hiệu quả mà ngay cả những người mới cũng có thể áp dụng, cùng tìm hiểu ngay nhé
8 Cách áp dụng API SaaS tăng doanh thu cho Business Analyst (Phần 2)

Một API trong mô hình SaaS có thể giúp gia tăng doanh thu bằng cách cung cấp cho khách hàng những tính năng bổ sung với mức giá hấp dẫn mà họ khó có thể từ chối. Trong bài viết này, BAC sẽ giúp các Business Analyst phân tích khái niệm “API được xem như là một sản phẩm độc lập” và chia sẻ một số ví dụ về các loại API trong SaaS có khả năng tạo ra doanh thu.
8 Cách áp dụng API SaaS tăng doanh thu cho Business Analyst (Phần 1)

Một API trong mô hình SaaS có thể giúp gia tăng doanh thu bằng cách cung cấp cho khách hàng những tính năng bổ sung với mức giá hấp dẫn mà họ khó có thể từ chối. Trong bài viết này, BAC sẽ giúp các Business Analyst phân tích khái niệm “API được xem như là một sản phẩm độc lập” và chia sẻ một số ví dụ về các loại API trong SaaS có khả năng tạo ra doanh thu.
Cách thúc đẩy khả năng giữ chân người dùng nhờ vào thiết kế UX SaaS

Thiết kế UX SaaS cho phép các Business Analysts tạo ra trải nghiệm người dùng hấp dẫn cho sản phẩm của mình. Nó giúp bạn giữ chân người dùng và chuyển đổi họ thành khách hàng trung thành. Nhờ đó, mà các BAers có thể giúp doanh nghiệp phát triển hơn trong từng dự án. Hãy cùng BAC tìm hiểu cách tiếp cận thiết kế UX SaaS một cách dễ dàng nhé!

Bình luận

Nguyễn Thị Mai Bình

Business Analyst

Với một người ngoại đạo như mình thì những chuyên đề về "kỹ thuật" của BA hết sức quan trọng. Ví dụ như sử dụng các diagram để mô hình hóa requirement, viết User Story/Use case, v...v..

Đến với khóa học Fundamental Business Analysis, mình đã được gặp thầy Lộc, một người người rất nhiệt tình và có tâm. Ngoài việc chia sẻ các kinh nghiệm thực tế trên lớp thì thầy còn dành thời gian ra để tư vấn, hỗ trợ, góp ý CV cho mình. Bên cạnh đó trung tâm và anh Phụng cũng hỗ trợ gửi CV, kết nối học viên tới mạng lưới các công ty đối tác chất lượng, điều này giúp học viên như mình tìm được công việc phù hợp nhất. Cảm ơn BAC.
Xem chi tiết +
Phạm Quế

Business Analyst

Khoá học Product Design của BAC đã cung cấp cho tôi nhiều kiến thức và nền tảng vô cùng hữu ích. Giảng viên giảng dạy rất nhiệt tình, truyền cho chúng tôi ngọn lửa đam mê và nhiệt huyết trong ngành. Đồng thời chia sẻ các kiến thức và kỹ năng cần thiết trong bài giảng một cách dễ hiểu hơn. Số lượng học viên không quá nhiều nên chất lượng giảng giạy vô cùng tốt. Giảng viên sửa bài tập 1-1 nên bài giảng sẽ chuyên sâu hơn.
Xem chi tiết +
Nguyễn Văn Long

Chuyên viên về chế độ kế toán & Giải pháp nghiệp vụ Tài chính kế toán trong ứng dụng CNTT - Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN)

Tôi đã tham gia khóa Phân tích nghiệp vụ phần mềm cơ bản 3.0 tại BAC. Ở đây, tài liệu đào tạo cung cấp nhiều nội dung bổ ích và trình bày dễ hiểu. Giảng viên rất nhiệt tình, ngoài nội dung giảng dạy theo giáo trình còn chia sẻ nhiều kinh nghiệm thực tiễn, các câu hỏi của học viên đều được giải đáp ngay trên lớp và có minh họa từ các dự án trong thực tế. Sau tất cả, tôi cảm ơn BAC và Thầy giáo Thái Sơn.
Xem chi tiết +