May 12, 2023

Kinh nghiệm làm việc từ xa của một Business Analyst

Kỷ nguyên mới do đại dịch coronavirus gây ra đã mang đến nhiều thay đổi cho thế giới kinh doanh. Một trong những chủ đề phổ biến nhất trong những năm gần đây là chuyển đổi kỹ thuật số, nhưng có lẽ không một ai có thể dự đoán rằng sự tốc độ chuyển đổi này sẽ tăng lên do virus. Các doanh nhân thấy mình đang ở trong một mô hình cuộc sống mới và một thế giới kinh doanh nơi họ phải xác định những cách thức kinh doanh mới bằng cách đặt câu hỏi về tất cả những thói quen đã thay đổi của khách hàng. Bài viết sau đây, BAC sẽ chia sẻ giúp bạn những kinh nghiệm làm việc từ xa của một Business Analyst. Mặc dù thời điểm hiện tại mọi thứ đã trở lại bình thường, nhưng tương lai giống như covid19 không ai lường trước được đúng không nào? Dù làm việc trực tiếp hay online bạn có thể áp dụng những mẹo này vào các cuộc họp trực tuyến với các bên liên quan khi cần thiết.

Ưu điểm khi làm việc từ xa

Khái niệm “làm việc từ xa”, vốn là điều cấm kỵ trong nhiều lĩnh vực, đã trở thành hình thức làm việc bình thường mới trong công việc. Đây là một quá trình chuyển đổi bắt buộc và hóa ra nhiều công việc hàng ngày thực sự có thể được giải quyết từ xa.

Một bài báo đăng trên Harvard Business Review Thổ Nhĩ Kỳ, Julian Birkinshaw, Jordan Cohen và Pawel Stache đã thực hiện một cuộc khảo sát về làm việc từ xa và theo cuộc khảo sát này:

Thời gian cách ly giúp tập trung vào những gì thực sự quan trọng. Nhân viên đã dành ít hơn 12% thời gian cho các cuộc họp lớn và thêm 9% thời gian cho các cuộc họp mà họ tương tác với khách hàng hoặc đối tác dự án.
Thời gian làm việc từ xa giúp nhân viên có trách nhiệm với công việc mình đảm nhiệm hàng ngày.
Trong thời gian làm việc từ xa, nhân viên thấy công việc của họ có giá trị hơn. Họ tin rằng công việc của họ có giá trị hơn cho cả bản thân và công ty.
Ngoài những kết quả này, mặc dù khoảng thời gian họ dành cho các lĩnh vực đào tạo và phát triển trong giai đoạn này tăng 7%, thì thời gian họ dành cho việc quản lý đồng nghiệp lại giảm 12%.

Xem xét dữ liệu thu thập được của cuộc khảo sát này, chúng tôi có thể nói rằng nhân viên đã cải thiện năng lực chủ động trong việc đưa ra sáng kiến cá nhân và họ đã bắt đầu tổ chức các cuộc họp để có thể tương tác với các bên liên quan của dự án nhiều hơn trước đây.

Để chuyển giao những quan điểm của chúng tôi về làm việc từ xa trong việc phân tích nghiệp vụ; có những ưu điểm đã được đề cập, nhưng cũng có một số khía cạnh đáng lo ngại. Ví dụ điển hình như việc không thể giao tiếp xã hội, gián đoạn giao tiếp do thiếu tương tác trực tiếp, khó khăn trong việc xác định các yêu cầu của một dự án mới trong môi trường trực tuyến, các vấn đề về thích ứng của các thành viên mới trong nhóm và các vấn đề về động lực của các thành viên nhóm hiện tại.

Kinh nghiệm làm việc từ xa hiệu quả

Điều quan trọng là phải thay đổi quan điểm với tư cách là một nhà phân tích nghiệp vụ để dự án có thể phát triển theo lộ trình của riêng nó trong quá trình làm việc từ xa. Để giúp bạn giải quyết vấn đề này, chúng tôi đã liệt kê những việc bạn có thể làm:

Đừng là người quản lý, hãy là một nhà hoạch định, một người điều phối:

Liệu bạn có không nghĩ rằng từ "quản lý" đã lỗi thời? Giờ đây, điều quan trọng hơn là xử lý và tiếp thêm năng lượng của các bên liên quan trong dự án với tư cách như trưởng đàn nhạc, để tính toán thời điểm họ tương tác, đảm bảo tuân theo chiến lược vĩ mô thay vì quản lý vi mô – những điều này đặc biệt quan trọng trong bối cảnh làm việc từ xa nơi cuộc sống kinh doanh và cá nhân đan xen lẫn nhau. Để thu thập thêm thông tin về chủ đề này, bạn có thể khám phá cuốn sách của Rosenfeld Media “Orchestrating Experiences”.

Học cách nhấn mạnh:

Chúng ta không thể phủ nhận rằng có rất nhiều tiện nghi khi làm việc từ xa nhưng một số người có thể không có được những tiện ích đó. Vì vậy, bằng cách đồng cảm với họ, bạn có thể quyết định giờ họp hiệu quả nhất của mọi người và tạo thời gian tối ưu hóa cho họ.

Nghỉ giải lao hiệu quả:

Khi làm việc từ xa, một số thành viên trong nhóm của bạn có thể cảm thấy cô đơn và đôi khi gặp phải những thay đổi trong cam kết của họ đối với dự án. Với tư cách là nhà phân tích nghiệp vụ, bạn có thể tổ chức các buổi giải lao nhỏ không liên quan đến công việc, đồng thời tăng cường tương tác và tạo động lực nhằm thiết lập các mối quan hệ, giao tiếp hiệu quả và gắn kết với các bên liên quan.

Sử dụng công cụ trực quan trực tuyến (Visualizer Online):

Có rất nhiều công cụ cộng tác dựa trên đám mây như Creately, Mural, Lucidchart,... Những công cụ này có giao diện khá đơn giản và dễ sử dụng. Bạn có thể đảm bảo sự hiểu biết chung giữa các bên liên quan bằng các kỹ thuật phân tích kinh doanh như sơ đồ hoạt động (activity diagram), bản đồ thấu cảm (empathy mapping) và khung phạm vi (scope canvas), bạn có thể vẽ/hình dung các kỹ thuật của các công cụ này. Thay vì viết một trang tài liệu đầy đủ thì chỉ cần một hình ảnh trực quan có thể giúp mọi người hiểu dễ dàng hơn rất nhiều và sự hiểu biết đó sẽ tồn tại lâu hơn. Bởi lẽ, mọi người hầu hết đều không thích đọc tài liệu dài, phải không nào?

Tổ chức các cuộc họp hiệu quả:

Các cuộc họp trực tuyến có thể bị trì hoãn không cần thiết do các vấn đề kỹ thuật và số lượng lớn người tham gia. Là một nhà phân tích nghiệp vụ, bạn cần xác định trước loại đầu ra mà bạn đang chờ đợi. Nếu không, chủ đề có thể bị phân tán và bạn sẽ không nhận được gì ngoài việc lãng phí hàng giờ. Bạn cần sàng lọc và lựa chọn những người tham gia cuộc họp để không mất trọng tâm chính. Bạn cần tạo các cuộc họp tập trung hơn trong môi trường trực tuyến để đạt được mục tiêu dễ dàng hơn trong môi trường phân tích nghiệp vụ.

Tham gia các sự kiện trực tuyến nơi bạn có thể cải thiện bản thân:

Ưu điểm lớn nhất của làm việc từ xa là không phải dành nhiều thời gian cho việc lưu thông. Ngoài ra, bạn có thể tạo một lịch trình làm việc linh hoạt hơn trong ngày. Để biến điều này thành cơ hội và giúp bạn tiến xa hơn, bạn có thể tham gia vào các hoạt động sẽ đưa bạn tiến thêm một bước, cả về mặt cá nhân và nghề nghiệp. Bạn có thể đăng ký đào tạo trực tuyến hoặc các hội nghị ảo để mở rộng mạng lưới của mình.

Hy vọng những kiến thức thú vị về kinh nghiệm làm việc từ xa của một Business Analyst đã ít nhiều giúp ích cho bạn trong cuộc sống và công việc. Hãy ủng hộ BAC bằng việc thường xuyên truy cập BAC's Blog để tham khảo nhiều bài viết thú vị hơn nhé!

Nguồn tham khảo:

https://ba-works.com

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp

BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.

CÁC KHOÁ HỌC BUSINESS ANALYST BACs.VN DÀNH CHO BẠN

Khoá học Online:

Khoá học Offline:

Tại Tp.HCM:

Tại Hà Nội:

Tham khảo lịch khai giảng TẤT CẢ các khóa học mới nhất

Ban biên tập nội dung - BAC

Click để đọc tiếp

Cách viết Prompt ChatGPT mang lại hiệu quả tối đa

Để có thể tận dụng tối đa sức mạnh từ các công cụ AI như ChatGPT, bạn cần học cách viết prompt. Bài viết này, BAC đã tổng hợp những cách viết Prompt ChatGPT hiệu quả mà ngay cả những người mới cũng có thể áp dụng, cùng tìm hiểu ngay nhé
8 Cách áp dụng API SaaS tăng doanh thu cho Business Analyst (Phần 2)

Một API trong mô hình SaaS có thể giúp gia tăng doanh thu bằng cách cung cấp cho khách hàng những tính năng bổ sung với mức giá hấp dẫn mà họ khó có thể từ chối. Trong bài viết này, BAC sẽ giúp các Business Analyst phân tích khái niệm “API được xem như là một sản phẩm độc lập” và chia sẻ một số ví dụ về các loại API trong SaaS có khả năng tạo ra doanh thu.
8 Cách áp dụng API SaaS tăng doanh thu cho Business Analyst (Phần 1)

Một API trong mô hình SaaS có thể giúp gia tăng doanh thu bằng cách cung cấp cho khách hàng những tính năng bổ sung với mức giá hấp dẫn mà họ khó có thể từ chối. Trong bài viết này, BAC sẽ giúp các Business Analyst phân tích khái niệm “API được xem như là một sản phẩm độc lập” và chia sẻ một số ví dụ về các loại API trong SaaS có khả năng tạo ra doanh thu.
Cách thúc đẩy khả năng giữ chân người dùng nhờ vào thiết kế UX SaaS

Thiết kế UX SaaS cho phép các Business Analysts tạo ra trải nghiệm người dùng hấp dẫn cho sản phẩm của mình. Nó giúp bạn giữ chân người dùng và chuyển đổi họ thành khách hàng trung thành. Nhờ đó, mà các BAers có thể giúp doanh nghiệp phát triển hơn trong từng dự án. Hãy cùng BAC tìm hiểu cách tiếp cận thiết kế UX SaaS một cách dễ dàng nhé!

Bình luận

Nguyễn Thị Mai Bình

Business Analyst

Với một người ngoại đạo như mình thì những chuyên đề về "kỹ thuật" của BA hết sức quan trọng. Ví dụ như sử dụng các diagram để mô hình hóa requirement, viết User Story/Use case, v...v..

Đến với khóa học Fundamental Business Analysis, mình đã được gặp thầy Lộc, một người người rất nhiệt tình và có tâm. Ngoài việc chia sẻ các kinh nghiệm thực tế trên lớp thì thầy còn dành thời gian ra để tư vấn, hỗ trợ, góp ý CV cho mình. Bên cạnh đó trung tâm và anh Phụng cũng hỗ trợ gửi CV, kết nối học viên tới mạng lưới các công ty đối tác chất lượng, điều này giúp học viên như mình tìm được công việc phù hợp nhất. Cảm ơn BAC.
Xem chi tiết +
Phạm Quế

Business Analyst

Khoá học Product Design của BAC đã cung cấp cho tôi nhiều kiến thức và nền tảng vô cùng hữu ích. Giảng viên giảng dạy rất nhiệt tình, truyền cho chúng tôi ngọn lửa đam mê và nhiệt huyết trong ngành. Đồng thời chia sẻ các kiến thức và kỹ năng cần thiết trong bài giảng một cách dễ hiểu hơn. Số lượng học viên không quá nhiều nên chất lượng giảng giạy vô cùng tốt. Giảng viên sửa bài tập 1-1 nên bài giảng sẽ chuyên sâu hơn.
Xem chi tiết +
Nguyễn Văn Long

Chuyên viên về chế độ kế toán & Giải pháp nghiệp vụ Tài chính kế toán trong ứng dụng CNTT - Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN)

Tôi đã tham gia khóa Phân tích nghiệp vụ phần mềm cơ bản 3.0 tại BAC. Ở đây, tài liệu đào tạo cung cấp nhiều nội dung bổ ích và trình bày dễ hiểu. Giảng viên rất nhiệt tình, ngoài nội dung giảng dạy theo giáo trình còn chia sẻ nhiều kinh nghiệm thực tiễn, các câu hỏi của học viên đều được giải đáp ngay trên lớp và có minh họa từ các dự án trong thực tế. Sau tất cả, tôi cảm ơn BAC và Thầy giáo Thái Sơn.
Xem chi tiết +