Mar 10, 2023

Cách chuẩn bị tài liệu yêu cầu trong 4 bước cho Business Analyst

Bạn đã gặp các bên liên quan của mình và thu thập thông tin về quy trình kinh doanh, nhu cầu kinh doanh hoặc cách thức hoạt động của hệ thống hiện nay. Làm thế nào để bạn thực sự biến điều này thành tài liệu yêu cầu? Dưới đây là 4 bước để giúp các bạn làm điều đó.

Lập tài liệu yêu cầu là công việc của mọi Business Analyst

1. Ghi chú tài liệu cuộc họp

Thay vì ngồi xuống và cố gắng dịch những gì bạn vừa nghe thành tài liệu có thể sử dụng được. Trước tiên bạn nên nhập các ghi chú cuộc họp đại diện hơn cho cách viết “dòng ý thức”. Đọc qua các ghi chú viết tay của bạn và nhập không chỉ những gì bạn quản lý để viết ra giấy mà còn mọi thứ khác mà những lời nhắc này kích hoạt. Mục tiêu đầu tiên của bạn là viết ra giấy “những gì bạn đã nghe” và sau đó là “những gì bạn đang nghĩ”. Bạn có thể dùng sử dụng dấu ngoặc đơn hoặc dấu ngoặc vuông để chỉ ra hàm ý của những gì đã nghe.

2. Đặt câu hỏi tiếp theo

Nếu bạn tìm thấy những lỗ hổng lớn, bạn sẽ muốn quay lại gặp các chuyên gia về chủ đề của mình và hỏi một số câu hỏi tiếp theo. Nếu câu hỏi của bạn dành riêng cho một tính năng hoặc bạn không mong đợi câu trả lời có hàm ý quan trọng, thì bạn có thể hỏi những câu hỏi đó trong quá trình xác thực. Đảm bảo nắm bắt những câu hỏi đó để bạn không bỏ lỡ chúng, trong danh sách các vấn đề về yêu cầu hoặc trong tài liệu bạn đang tạo.

3. Phân tích và tài liệu

Bây giờ là lúc bắt đầu phân tích thông tin mà bạn đã thu thập được. Sử dụng một mẫu có cấu trúc có thể giúp bạn phân tích không gian vấn đề. Bạn có thể dùng Use Case vì việc bố trí chức năng theo trình tự các bước, với các đường dẫn thay thế và luồng ngoại lệ để suy nghĩ thấu đáo về tất cả các tình huống có thể xảy ra và xác định các lỗ hổng trong suy nghĩ của mình. Nhưng có nhiều định dạng tài liệu yêu cầu khác nhau mà BA có thể chọn. Chọn một trong số đó giải quyết tốt nhất vấn đề sẽ được giải quyết bởi dự án của bạn.

Khi bạn đã soạn thảo tài liệu và trước khi bắt đầu gửi nó đi để xem xét, hãy để nó nghỉ ngơi trong một hoặc hai ngày. Quay trở lại với một góc nhìn mới mẻ với tư cách là một người đọc tài liệu mới tiềm năng. Hãy đặt những câu hỏi như:

Tài liệu có rõ ràng không?
Bạn có thể đạt được sự hiểu biết về hệ thống?
Bạn có thể thêm vào nó khi hệ thống thay đổi hoặc bạn tìm hiểu thêm về dự án không?

4. Xác thực tài liệu

Khi bạn đã có một bản nháp sẵn sàng để sử dụng, bạn sẽ muốn xác thực tài liệu của mình với các chuyên gia về chủ đề của bạn. Hoạt động này kết thúc vòng lặp (đối với họ và đối với bạn) bằng cách trình bày lại chi tiết những gì bạn hiểu. Nếu các chuyên gia về chủ đề của bạn chưa quen với loại tài liệu này, bạn có thể muốn tổ chức một buổi hướng dẫn ngắn gọn về tài liệu là gì và nó sẽ được sử dụng như thế nào.

Luôn thẳng thắn về loại phản hồi mà bạn mong đợi và rất cởi mở với những nhận xét như “bạn không hiểu đúng”. Trong hầu hết các trường hợp, tôi khuyên bạn nên xem qua tài liệu một cách ngắn gọn trực tiếp hoặc qua điện thoại và đây là thời điểm tuyệt vời để đặt các câu hỏi tiếp theo nhỏ hơn của bạn.

Không có gì khiến cuộc thảo luận diễn ra suôn sẻ như việc bạn thừa nhận rằng bạn đã không nắm bắt được tất cả các chi tiết trong cuộc thảo luận ban đầu. Nó làm cho mọi người cởi mở hơn để cung cấp thông tin phản hồi. Đôi khi, bạn và nhóm của bạn sẽ xác định một số lỗ hổng quan trọng cần được lấp đầy. Các lỗ hổng quan trọng được lấp đầy tốt nhất trong các phiên khơi gợi mới, không phải trong cuộc họp xác nhận. Vì vậy, hãy sao lưu, tiến hành phiên khơi gợi và tìm cách quay lại bốn bước.

Mong rằng với 4 bước này, các bạn đã có thể tự mình chuẩn bị tài liệu yêu cầu sau mỗi cuộc họp. Đừng quên đón xem các bài viết mới nhất sẽ được cập nhật tại BAC's Blog.

Nguồn tham khảo:

https://www.bridging-the-gap.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp

BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.

CÁC KHOÁ HỌC BUSINESS ANALYST BACs.VN DÀNH CHO BẠN

Khoá học Online:

Khoá học Offline:

Tại Tp.HCM:

Tại Hà Nội:

Tham khảo lịch khai giảng TẤT CẢ các khóa học mới nhất

Ban biên tập nội dung - BAC

Click để đọc tiếp

Cách viết Prompt ChatGPT mang lại hiệu quả tối đa

Để có thể tận dụng tối đa sức mạnh từ các công cụ AI như ChatGPT, bạn cần học cách viết prompt. Bài viết này, BAC đã tổng hợp những cách viết Prompt ChatGPT hiệu quả mà ngay cả những người mới cũng có thể áp dụng, cùng tìm hiểu ngay nhé
8 Cách áp dụng API SaaS tăng doanh thu cho Business Analyst (Phần 2)

Một API trong mô hình SaaS có thể giúp gia tăng doanh thu bằng cách cung cấp cho khách hàng những tính năng bổ sung với mức giá hấp dẫn mà họ khó có thể từ chối. Trong bài viết này, BAC sẽ giúp các Business Analyst phân tích khái niệm “API được xem như là một sản phẩm độc lập” và chia sẻ một số ví dụ về các loại API trong SaaS có khả năng tạo ra doanh thu.
8 Cách áp dụng API SaaS tăng doanh thu cho Business Analyst (Phần 1)

Một API trong mô hình SaaS có thể giúp gia tăng doanh thu bằng cách cung cấp cho khách hàng những tính năng bổ sung với mức giá hấp dẫn mà họ khó có thể từ chối. Trong bài viết này, BAC sẽ giúp các Business Analyst phân tích khái niệm “API được xem như là một sản phẩm độc lập” và chia sẻ một số ví dụ về các loại API trong SaaS có khả năng tạo ra doanh thu.
Cách thúc đẩy khả năng giữ chân người dùng nhờ vào thiết kế UX SaaS

Thiết kế UX SaaS cho phép các Business Analysts tạo ra trải nghiệm người dùng hấp dẫn cho sản phẩm của mình. Nó giúp bạn giữ chân người dùng và chuyển đổi họ thành khách hàng trung thành. Nhờ đó, mà các BAers có thể giúp doanh nghiệp phát triển hơn trong từng dự án. Hãy cùng BAC tìm hiểu cách tiếp cận thiết kế UX SaaS một cách dễ dàng nhé!

Bình luận

Nguyễn Thị Mai Bình

Business Analyst

Với một người ngoại đạo như mình thì những chuyên đề về "kỹ thuật" của BA hết sức quan trọng. Ví dụ như sử dụng các diagram để mô hình hóa requirement, viết User Story/Use case, v...v..

Đến với khóa học Fundamental Business Analysis, mình đã được gặp thầy Lộc, một người người rất nhiệt tình và có tâm. Ngoài việc chia sẻ các kinh nghiệm thực tế trên lớp thì thầy còn dành thời gian ra để tư vấn, hỗ trợ, góp ý CV cho mình. Bên cạnh đó trung tâm và anh Phụng cũng hỗ trợ gửi CV, kết nối học viên tới mạng lưới các công ty đối tác chất lượng, điều này giúp học viên như mình tìm được công việc phù hợp nhất. Cảm ơn BAC.
Xem chi tiết +
Phạm Quế

Business Analyst

Khoá học Product Design của BAC đã cung cấp cho tôi nhiều kiến thức và nền tảng vô cùng hữu ích. Giảng viên giảng dạy rất nhiệt tình, truyền cho chúng tôi ngọn lửa đam mê và nhiệt huyết trong ngành. Đồng thời chia sẻ các kiến thức và kỹ năng cần thiết trong bài giảng một cách dễ hiểu hơn. Số lượng học viên không quá nhiều nên chất lượng giảng giạy vô cùng tốt. Giảng viên sửa bài tập 1-1 nên bài giảng sẽ chuyên sâu hơn.
Xem chi tiết +
Nguyễn Văn Long

Chuyên viên về chế độ kế toán & Giải pháp nghiệp vụ Tài chính kế toán trong ứng dụng CNTT - Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN)

Tôi đã tham gia khóa Phân tích nghiệp vụ phần mềm cơ bản 3.0 tại BAC. Ở đây, tài liệu đào tạo cung cấp nhiều nội dung bổ ích và trình bày dễ hiểu. Giảng viên rất nhiệt tình, ngoài nội dung giảng dạy theo giáo trình còn chia sẻ nhiều kinh nghiệm thực tiễn, các câu hỏi của học viên đều được giải đáp ngay trên lớp và có minh họa từ các dự án trong thực tế. Sau tất cả, tôi cảm ơn BAC và Thầy giáo Thái Sơn.
Xem chi tiết +