Mar 10, 2023

Cách chuẩn bị tài liệu yêu cầu trong 4 bước cho Business Analyst

Bạn đã gặp các bên liên quan của mình và thu thập thông tin về quy trình kinh doanh, nhu cầu kinh doanh hoặc cách thức hoạt động của hệ thống hiện nay. Làm thế nào để bạn thực sự biến điều này thành tài liệu yêu cầu? Dưới đây là 4 bước để giúp các bạn làm điều đó.

Lập tài liệu yêu cầu là công việc của mọi Business Analyst

1. Ghi chú tài liệu cuộc họp

Thay vì ngồi xuống và cố gắng dịch những gì bạn vừa nghe thành tài liệu có thể sử dụng được. Trước tiên bạn nên nhập các ghi chú cuộc họp đại diện hơn cho cách viết “dòng ý thức”. Đọc qua các ghi chú viết tay của bạn và nhập không chỉ những gì bạn quản lý để viết ra giấy mà còn mọi thứ khác mà những lời nhắc này kích hoạt. Mục tiêu đầu tiên của bạn là viết ra giấy “những gì bạn đã nghe” và sau đó là “những gì bạn đang nghĩ”. Bạn có thể dùng sử dụng dấu ngoặc đơn hoặc dấu ngoặc vuông để chỉ ra hàm ý của những gì đã nghe.

2. Đặt câu hỏi tiếp theo

Nếu bạn tìm thấy những lỗ hổng lớn, bạn sẽ muốn quay lại gặp các chuyên gia về chủ đề của mình và hỏi một số câu hỏi tiếp theo. Nếu câu hỏi của bạn dành riêng cho một tính năng hoặc bạn không mong đợi câu trả lời có hàm ý quan trọng, thì bạn có thể hỏi những câu hỏi đó trong quá trình xác thực. Đảm bảo nắm bắt những câu hỏi đó để bạn không bỏ lỡ chúng, trong danh sách các vấn đề về yêu cầu hoặc trong tài liệu bạn đang tạo.

3. Phân tích và tài liệu

Bây giờ là lúc bắt đầu phân tích thông tin mà bạn đã thu thập được. Sử dụng một mẫu có cấu trúc có thể giúp bạn phân tích không gian vấn đề. Bạn có thể dùng Use Case vì việc bố trí chức năng theo trình tự các bước, với các đường dẫn thay thế và luồng ngoại lệ để suy nghĩ thấu đáo về tất cả các tình huống có thể xảy ra và xác định các lỗ hổng trong suy nghĩ của mình. Nhưng có nhiều định dạng tài liệu yêu cầu khác nhau mà BA có thể chọn. Chọn một trong số đó giải quyết tốt nhất vấn đề sẽ được giải quyết bởi dự án của bạn.

Khi bạn đã soạn thảo tài liệu và trước khi bắt đầu gửi nó đi để xem xét, hãy để nó nghỉ ngơi trong một hoặc hai ngày. Quay trở lại với một góc nhìn mới mẻ với tư cách là một người đọc tài liệu mới tiềm năng. Hãy đặt những câu hỏi như:

Tài liệu có rõ ràng không?
Bạn có thể đạt được sự hiểu biết về hệ thống?
Bạn có thể thêm vào nó khi hệ thống thay đổi hoặc bạn tìm hiểu thêm về dự án không?

4. Xác thực tài liệu

Khi bạn đã có một bản nháp sẵn sàng để sử dụng, bạn sẽ muốn xác thực tài liệu của mình với các chuyên gia về chủ đề của bạn. Hoạt động này kết thúc vòng lặp (đối với họ và đối với bạn) bằng cách trình bày lại chi tiết những gì bạn hiểu. Nếu các chuyên gia về chủ đề của bạn chưa quen với loại tài liệu này, bạn có thể muốn tổ chức một buổi hướng dẫn ngắn gọn về tài liệu là gì và nó sẽ được sử dụng như thế nào.

Luôn thẳng thắn về loại phản hồi mà bạn mong đợi và rất cởi mở với những nhận xét như “bạn không hiểu đúng”. Trong hầu hết các trường hợp, tôi khuyên bạn nên xem qua tài liệu một cách ngắn gọn trực tiếp hoặc qua điện thoại và đây là thời điểm tuyệt vời để đặt các câu hỏi tiếp theo nhỏ hơn của bạn.

Không có gì khiến cuộc thảo luận diễn ra suôn sẻ như việc bạn thừa nhận rằng bạn đã không nắm bắt được tất cả các chi tiết trong cuộc thảo luận ban đầu. Nó làm cho mọi người cởi mở hơn để cung cấp thông tin phản hồi. Đôi khi, bạn và nhóm của bạn sẽ xác định một số lỗ hổng quan trọng cần được lấp đầy. Các lỗ hổng quan trọng được lấp đầy tốt nhất trong các phiên khơi gợi mới, không phải trong cuộc họp xác nhận. Vì vậy, hãy sao lưu, tiến hành phiên khơi gợi và tìm cách quay lại bốn bước.

Mong rằng với 4 bước này, các bạn đã có thể tự mình chuẩn bị tài liệu yêu cầu sau mỗi cuộc họp. Đừng quên đón xem các bài viết mới nhất sẽ được cập nhật tại BAC's Blog.

Nguồn tham khảo:

https://www.bridging-the-gap.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp

BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.

CÁC KHOÁ HỌC BUSINESS ANALYST BACs.VN DÀNH CHO BẠN

Khoá học Online:

Khoá học Offline:

Tại Tp.HCM:

Tại Hà Nội:

Tham khảo lịch khai giảng TẤT CẢ các khóa học mới nhất

Ban biên tập nội dung - BAC

Click để đọc tiếp

IT Business Analyst cần trang bị kỹ năng gì trong năm 2025?

IT Business Analyst là vai trò yêu cầu nhiều kỹ năng bao gồm cả kỹ thuật và kỹ năng mềm. Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của lĩnh vực công nghệ, tiêu chuẩn về một IT Business Analyst cũng có nhiều thay đổi. Hãy cùng BAC khám phá chi tiết.
Top 5 kỹ năng mềm và kỹ thuật BA cần có để thành công trong dự án

Business Analyst (BA) đóng vai trò trung gian giữa đội ngũ kỹ thuật và các bên liên quan trong doanh nghiệp, giúp chuyển hóa nhu cầu kinh doanh thành giải pháp cụ thể. Để đảm bảo dự án vận hành suôn sẻ, một BA không chỉ cần kiến thức nghiệp vụ mà còn phải sở hữu những kỹ năng mềm và kỹ thuật then chốt.
Cách dùng Claude AI để tóm tắt văn bản, viết báo cáo cực nhanh

Cùng BAC tìm hiểu cách dùng Claude AI để tóm tắt văn bản, viết báo cáo, hỗ trợ học tập và sáng tạo nội dung cực nhanh, dễ hiểu cho người mới. Với sự trợ giúp của Claude AI, bạn có thể tiết kiệm hàng tá thời gian mà vẫn đảm bảo chất lượng công việc.
Cách dùng ChatGPT để học tiếng Anh hiệu quả trong năm 2025

Bạn có biết ChatGPT không chỉ là công cụ hỗ trợ mạnh mẽ trong công việc mà còn có thể “đóng vai” một người thầy không. BAC đã tổng hợp các bước để bạn tận dụng ChatGPT cho việc học tiếng Anh trong năm 2025, thử ngay nhé.

Bình luận

Lê Anh Tuấn

Chuyên viên HO - Kỹ thuật Ngân hàng số Eximbank

Tôi là nhân sự thuộc Trung tâm Phát triển CNTT – Khối Ngân hàng số, hiện đang đảm nhiệm vai trò kiểm thử phần mềm (tester). Việc tham gia khóa học Business Analyst đã mang lại cho tôi góc nhìn toàn diện và rõ ràng hơn về vai trò của BA trong lĩnh vực ngân hàng.

Khóa học Fundamental Business Analysis tại BAC không chỉ giúp tôi hiểu đúng bản chất công việc BA mà còn hỗ trợ phát triển tư duy nghiệp vụ – từ tiếp cận giải pháp kỹ thuật sang tập trung vào nhu cầu người dùng. Phương pháp giảng dạy kết hợp lý thuyết và thực hành thực tiễn, cùng các hoạt động mô phỏng, thảo luận nhóm đã giúp tôi nâng cao kỹ năng giao tiếp, phân tích và trình bày yêu cầu – những năng lực thiết yếu để phối hợp hiệu quả giữa các bên trong dự án công nghệ.

Xem chi tiết +
Huỳnh Cao Cường

Nhân viên HO - Kỹ thuật Ngân hàng số Eximbank

Tôi hiện đang công tác tại Trung tâm Phát triển CNTT – Khối CNTT, với vai trò là nhân sự chức năng phụ trách mảng Ngân hàng số, chuyên sâu về kiểm thử phần mềm (Tester). Trước khi tham gia khóa học Fundamental Business Analysis do BAC tổ chức, tôi từng hình dung BA chỉ đơn thuần là cầu nối giữa bộ phận kỹ thuật và nghiệp vụ.

Tuy nhiên, quá trình học đã giúp tôi nhận thức rõ hơn về bản chất và tầm quan trọng của vị trí này. BA không chỉ kết nối các bên liên quan, mà còn giữ vai trò định hình yêu cầu, đảm bảo giải pháp được thiết kế đúng mục tiêu và sát với nhu cầu thực tế. Khóa học đã trang bị cho tôi tư duy phân tích bài bản, khả năng diễn đạt yêu cầu rõ ràng, và kỹ năng phối hợp hiệu quả trong môi trường dự án đa chiều.

Với nền tảng công nghệ thông tin sẵn có, khóa học là bước chuyển hướng quan trọng giúp tôi phát triển tư duy nghiệp vụ vững chắc và sẵn sàng theo đuổi lộ trình nghề nghiệp chuyên sâu trong lĩnh vực Business Analysis tại Eximbank.

Xem chi tiết +
Nguyễn Thị Mai Bình

Business Analyst

Với một người ngoại đạo như mình thì những chuyên đề về "kỹ thuật" của BA hết sức quan trọng. Ví dụ như sử dụng các diagram để mô hình hóa requirement, viết User Story/Use case, v...v..

Đến với khóa học Fundamental Business Analysis, mình đã được gặp thầy Lộc, một người người rất nhiệt tình và có tâm. Ngoài việc chia sẻ các kinh nghiệm thực tế trên lớp thì thầy còn dành thời gian ra để tư vấn, hỗ trợ, góp ý CV cho mình. Bên cạnh đó trung tâm và anh Phụng cũng hỗ trợ gửi CV, kết nối học viên tới mạng lưới các công ty đối tác chất lượng, điều này giúp học viên như mình tìm được công việc phù hợp nhất. Cảm ơn BAC.
Xem chi tiết +

Professional Transfer Services in Batumi

Luxury Georgian Transfer Services – Tbilisi & Batumi

Airport Transfers in Georgia

IT Business Analyst cần trang bị kỹ năng gì trong năm 2025?

Top 5 kỹ năng mềm và kỹ thuật BA cần có để thành công trong dự án

Cách dùng Claude AI để tóm tắt văn bản, viết báo cáo cực nhanh

Cách dùng ChatGPT để học tiếng Anh hiệu quả trong năm 2025

CÔNG TY CỔ PHẦN ĐÀO TẠO VÀ TƯ VẤN BAC