Jan 12, 2022

7 sai lầm thường gặp khi viết Use Cases của Business Analyst

Bạn đã bao giờ gặp trường hợp các nhà phát triển đưa ra những câu hỏi về cách hệ thống làm việc ngay cả khi bạn đã viết tài liệu chức năng trong một use case?. Use case là một công cụ yêu cầu có giá trị để nắm bắt những yêu cầu chức năng trong bối cảnh hành động của người dùng. Cùng với wireframes, chúng có thể là một công cụ để cuối cùng đưa mọi người vào cùng trang về các yêu cầu phần mềm.

Use case cần được trình bày một cách rõ ràng, cụ thể

Nhưng một số lỗi use case thường gặp sẽ làm cho use case khó hiểu và thực sự có thể tạo ra nhiều sự mơ hồ về các yêu cầu. Bạn có thể tránh nhiều khó khăn cho mọi thành viên trong nhóm bằng cách đảm bảo bản thân không mắc một số lỗi dưới đây.

1. Sử dụng ngôn ngữ người dùng

Sai lầm phổ biến nhất trong use case là chúng sử dụng ngôn ngữ của giao diện người dùng để nói về hành vi của người dùng. Ví dụ, thay vì nói “người X tạo tài khoản mới” chúng lại nói rằng “người X nhấn vào nút tạo tài khoản”.

Sử dụng giao diện người dùng chi tiết sẽ dẫn đến sự mơ hồ. Điều này là không trực quan vì “nhấn vào nút tạo tài khoản” có vẻ cụ thể hơn nhưng đôi khi tên của phần tử không xác định rõ ràng hành động người dùng đang thực hiện. Vì thế, nó tạo ra sự mơ hồ về bước thật sự mà chúng tôi cần từ người dùng để hệ thống thành công.

2. Không xác định một phản hồi hệ thống với một hành động người dùng

Sai lầm tiếp theo là từ những cá nhân không tiếp xúc nhiều với các dự án công nghệ thông tin, đó là các use case thiên về quy trình. Use case rất rõ ràng về các bước mà người dùng cần thực hiện nhưng nó thiếu hành động hệ thống tương ứng cần phải xảy ra theo từng bước của người dùng.

Trong một use case, chỉ cần mỗi bước của người dùng phải có phản hồi hoặc hành động tương ứng của người dùng. Nếu nó không có, đội ngũ phát triển của bạn không rõ hệ thống phải làm gì để giữ được phần hời. Điều này dẫn đến những giả định được đưa ra hoặc các câu hỏi được đặt ra trong quá trình thực hiện.

3. Thêm chi tiết kỹ thuật

Một lỗi phổ biến khác có xu hướng đến từ các chuyên gia tập trung vào kỹ thuật hơn, đó là use case bao gồm các chi tiết kỹ thuật không cần thiết để hiểu cách người dùng tương tác với hệ thống.

Những ví dụ phổ biến của chi tiết kỹ thuật bao gồm:

Xác định các đối tượng dữ liệu hoặc các bảng dữ liệu.
Tên của các thành phần hệ thống sẽ không hiển thị với người dùng cuối thông thường của hệ thống.
Các quy trình hoặc thủ tục do hệ thống kích hoạt cần chạy.

Bao gồm quá nhiều chi tiết kỹ thuật có thể làm rõ mọi thứ cho nhóm kỹ thuật nhưng phá vỡ quy trình của use case và khiến các bên liên quan doanh nghiệp của bạn khó hiểu và người kiểm thử của bạn để kiểm tra. Những chi tiết này được lưu tốt nhất cho một tài liệu thiết kế kỹ thuật.

4. Không phù hợp với wireframes

Mặc dù use cases có thể đứng một mình như một tài liệu yêu cầu nhưng chúng thường được tạo cùng với wireframe hiển thị luồng hoặc một luồng có thể thông qua một tập hợp các màn hình để nhận ra use case.

Wireframe thường được tạo ra cùng với use case

Việc các use case và wireframes không đồng bộ là điều rất phổ biến. Ví dụ, có thể có một chuỗi các bước không được thể hiện trong wireframe có thể thiếu các nút và trình kích hoạt cần thiết để thực hiện đầy đủ chức năng trong use case.

Sự không nhất quán trong các sản phẩm phân phối cuối cùng tạo ra nhầm lẫn vì không rõ sản phẩm có thể phân phối là nguồn yêu cầu thực sự.

5. Không rõ nơi thay thế và ngoại lệ rẽ nhánh ngoài luồng chính

Một trong những điều hữu ích của use case là chúng cho phép bạn tập trung vào quy trình cơ bản hoặc con đường độc lập với tất cả các biến thể có thể xảy ra dọc theo con đường đó. Các biến thể này gọi là luồng thay thế hoặc luồng ngoại lệ.

Khi trình bày chi tiết quy trình thay thế hoặc quy trình ngoại lệ, bạn nên xác định một bước cụ thể trong quy trình cơ bản nơi bắt đầu hoặc kích hoạt quy trình. Tương tự như vậy, khi mô tả luồng hoàn tất, bạn nên chỉ ra bước nào trong quy trình cơ bản mà luồng thu hồi trở lại.

Thói quen này giúp bạn ít bỏ lỡ các bước trong luồng cơ bản của mình. Nó cũng làm rõ cho người đọc của bạn chính xác khi nào và cách thức các thay thế và ngoại lệ được kích hoạt.

6. Bao gồm các bước ngoài phạm vi

Một use case nên có tính rời rạc, mô tả trình tự từng bước để hoàn thành một mục tiêu người dùng cụ thể, như tạo tài khoản, gửi email hoặc tạo báo cáo. Một sai lầm phổ biến là bao gồm các bước xảy ra trước điều kiện đầu tiên, sau điều kiện sau hoặc không liên quan đến mục tiêu của người dùng trong trường hợp sử dụng. Sai lầm này cho biết rằng use case cần được chia thành nhiều hơn là một use case.

Điều này có thể dẫn đến thiếu các yêu cầu khi bạn cố gắng bao gồm nhiều use case. Càng nhiều use case được bao gồm thì bạn càng có nhiều khả năng bỏ qua các bước và các đường dẫn thay thế thông qua nó.

7. Thuật ngữ không nhất quán

Một lỗi cuối cùng có thể gây ra nhầm lẫn đáng kể là khi các Business Analyst sử dụng các thuật ngữ không nhất quán. Ví dụ, một use case dùng để mô tả một quy trình các bước để xử lý một loại thông tin cụ thể.

Sự nhất quán là yếu tố quan trọng khi viết use case

Giả sử trong trường hợp này, chúng ta nói về việc tạo một bài viết mới để xuất bản trên website. Nếu bước 1 đề cập đến một bài viết dưới dạng “blog post”, thì bước 3 là một “bài viết” và bước 5 có đề cập đến một “mục nội dung đã xuất bản”, thì không rõ liệu tất cả các khái niệm này giống nhau hay khác nhau.

Không biết thuật ngữ kinh doanh, các bên liên quan về kỹ thuật của bạn rất có thể sẽ cho rằng có ba khái niệm khác nhau cần được triển khai với các yếu tố dữ liệu khác nhau và đặt câu hỏi về cách các khái niệm được liên kết.

8. Cách tránh các lỗi khi viết Use Case

Nếu bạn đang mắc các lỗi này, bạn có thể đánh mất cơ hội tạo ra các yêu cầu chức năng rõ ràng và ngắn gọn để các bên liên quan của bạn hiểu, cung cấp phản hồi và thực hiện.

Xem lại use case mới nhất của bạn cho từng lỗi được đề cập và tìm cách sửa nó. Tốt hơn hết, hãy trao đổi các use case với một người khác và xem xét công việc của nhau để tìm dấu hiệu của những lỗi kể trên. Thông thường, một người quan sát bên ngoài có thể thấy những gì chúng ta không có.

Trên đây là bài viết tổng hợp những lỗi thường gặp khi viết use case dành cho các bạn Business Analyst. Mong rằng các thông tin này đã mang đến cho bạn đọc những kiến thức hữu ích, đừng quên đón xem các bài viết mới nhất sẽ được cập nhật thường xuyên tại BAC's Blog.

Nguồn tham khảo:

https://www.bridging-the-gap.com

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp

BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.

CÁC KHOÁ HỌC BUSINESS ANALYST BACs.VN DÀNH CHO BẠN

Khoá học Online:

Khoá học Offline:

Tại Tp.HCM:

Tại Hà Nội:

Tham khảo lịch khai giảng TẤT CẢ các khóa học mới nhất

Ban biên tập nội dung - BAC

Click để đọc tiếp

Cách dùng Claude AI để tóm tắt văn bản, viết báo cáo cực nhanh

Cùng BAC tìm hiểu cách dùng Claude AI để tóm tắt văn bản, viết báo cáo, hỗ trợ học tập và sáng tạo nội dung cực nhanh, dễ hiểu cho người mới. Với sự trợ giúp của Claude AI, bạn có thể tiết kiệm hàng tá thời gian mà vẫn đảm bảo chất lượng công việc.
Cách dùng ChatGPT để học tiếng Anh hiệu quả trong năm 2025

Bạn có biết ChatGPT không chỉ là công cụ hỗ trợ mạnh mẽ trong công việc mà còn có thể “đóng vai” một người thầy không. BAC đã tổng hợp các bước để bạn tận dụng ChatGPT cho việc học tiếng Anh trong năm 2025, thử ngay nhé.
Cách viết Prompt ChatGPT mang lại hiệu quả tối đa

Để có thể tận dụng tối đa sức mạnh từ các công cụ AI như ChatGPT, bạn cần học cách viết prompt. Bài viết này, BAC đã tổng hợp những cách viết Prompt ChatGPT hiệu quả mà ngay cả những người mới cũng có thể áp dụng, cùng tìm hiểu ngay nhé
8 Cách áp dụng API SaaS tăng doanh thu cho Business Analyst (Phần 2)

Một API trong mô hình SaaS có thể giúp gia tăng doanh thu bằng cách cung cấp cho khách hàng những tính năng bổ sung với mức giá hấp dẫn mà họ khó có thể từ chối. Trong bài viết này, BAC sẽ giúp các Business Analyst phân tích khái niệm “API được xem như là một sản phẩm độc lập” và chia sẻ một số ví dụ về các loại API trong SaaS có khả năng tạo ra doanh thu.

Bình luận

Lê Anh Tuấn

Chuyên viên HO - Kỹ thuật Ngân hàng số Eximbank

Tôi là nhân sự thuộc Trung tâm Phát triển CNTT – Khối Ngân hàng số, hiện đang đảm nhiệm vai trò kiểm thử phần mềm (tester). Việc tham gia khóa học Business Analyst đã mang lại cho tôi góc nhìn toàn diện và rõ ràng hơn về vai trò của BA trong lĩnh vực ngân hàng.

Khóa học Fundamental Business Analysis tại BAC không chỉ giúp tôi hiểu đúng bản chất công việc BA mà còn hỗ trợ phát triển tư duy nghiệp vụ – từ tiếp cận giải pháp kỹ thuật sang tập trung vào nhu cầu người dùng. Phương pháp giảng dạy kết hợp lý thuyết và thực hành thực tiễn, cùng các hoạt động mô phỏng, thảo luận nhóm đã giúp tôi nâng cao kỹ năng giao tiếp, phân tích và trình bày yêu cầu – những năng lực thiết yếu để phối hợp hiệu quả giữa các bên trong dự án công nghệ.

Xem chi tiết +
Huỳnh Cao Cường

Nhân viên HO - Kỹ thuật Ngân hàng số Eximbank

Tôi hiện đang công tác tại Trung tâm Phát triển CNTT – Khối CNTT, với vai trò là nhân sự chức năng phụ trách mảng Ngân hàng số, chuyên sâu về kiểm thử phần mềm (Tester). Trước khi tham gia khóa học Fundamental Business Analysis do BAC tổ chức, tôi từng hình dung BA chỉ đơn thuần là cầu nối giữa bộ phận kỹ thuật và nghiệp vụ.

Tuy nhiên, quá trình học đã giúp tôi nhận thức rõ hơn về bản chất và tầm quan trọng của vị trí này. BA không chỉ kết nối các bên liên quan, mà còn giữ vai trò định hình yêu cầu, đảm bảo giải pháp được thiết kế đúng mục tiêu và sát với nhu cầu thực tế. Khóa học đã trang bị cho tôi tư duy phân tích bài bản, khả năng diễn đạt yêu cầu rõ ràng, và kỹ năng phối hợp hiệu quả trong môi trường dự án đa chiều.

Với nền tảng công nghệ thông tin sẵn có, khóa học là bước chuyển hướng quan trọng giúp tôi phát triển tư duy nghiệp vụ vững chắc và sẵn sàng theo đuổi lộ trình nghề nghiệp chuyên sâu trong lĩnh vực Business Analysis tại Eximbank.

Xem chi tiết +
Nguyễn Thị Mai Bình

Business Analyst

Với một người ngoại đạo như mình thì những chuyên đề về "kỹ thuật" của BA hết sức quan trọng. Ví dụ như sử dụng các diagram để mô hình hóa requirement, viết User Story/Use case, v...v..

Đến với khóa học Fundamental Business Analysis, mình đã được gặp thầy Lộc, một người người rất nhiệt tình và có tâm. Ngoài việc chia sẻ các kinh nghiệm thực tế trên lớp thì thầy còn dành thời gian ra để tư vấn, hỗ trợ, góp ý CV cho mình. Bên cạnh đó trung tâm và anh Phụng cũng hỗ trợ gửi CV, kết nối học viên tới mạng lưới các công ty đối tác chất lượng, điều này giúp học viên như mình tìm được công việc phù hợp nhất. Cảm ơn BAC.
Xem chi tiết +

Professional Transfer Services in Batumi

Luxury Georgian Transfer Services – Tbilisi & Batumi

Airport Transfers in Georgia

Cách dùng Claude AI để tóm tắt văn bản, viết báo cáo cực nhanh

Cách dùng ChatGPT để học tiếng Anh hiệu quả trong năm 2025

Cách viết Prompt ChatGPT mang lại hiệu quả tối đa

8 Cách áp dụng API SaaS tăng doanh thu cho Business Analyst (Phần 2)

CÔNG TY CỔ PHẦN ĐÀO TẠO VÀ TƯ VẤN BAC