Mar 09, 2021

5 kỹ năng cần thiết để trở thành một "siêu anh hùng" Business Analyst

Theo bạn, liệu một người tuy luôn im lặng, gần như là vô hình trong nhóm, nhưng luôn nghe và làm theo người quản lý dự án, giống như là một cái bóng, thì có thực sự tác động lên các dự án mà người đó đang tham gia hay không?

1. Hãy hình dung thế này:

Một công ty dịch vụ tài chính tuyển dụng một số lượng người cố vấn, dành phần lớn thời gian của họ để tương tác qua điện thoại với các khách hàng hiện tại, cũng như các khách hàng tiềm năng. Công ty sử dụng hệ thống phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM) để thu thập các thông tin liên quan đến khách hàng mà có thể cần thiết trong một cuộc hội thoại, ví dụ như ghi chú, địa chỉ và những ngày quan trọng của khách. Công ty thực hiện một dự án, muốn thêm danh mục đầu tư của khách hàng và các thông tin liên quan khác vào hệ thống CRM đó.

Người phân tích nghiệp vụ (BA) trong dự án đã định nghĩa một cách cẩn thận tất cả các trường bổ sung và sắp xếp chúng theo một cách rõ ràng và hợp lý. Người phát triển (Developer) nắm rõ những yêu cầu và triển khai thực hiện. Hệ thống được tạo ra dễ dàng vượt qua giai đoạn kiểm tra của người đảm bảo chất lượng (QA) và nhanh chóng được ứng dụng. Cứ ngỡ người dùng sẽ dễ dàng sử dụng, không ngờ họ đã cố gắng nhưng không hề hiệu quả!

Vấn đề không nằm ở phần hệ thống, các truy vấn được thực hiện khá nhanh, các thông tin được hiển thị chính xác trên màn hình. Để có được các thông tin liên quan, các cố vấn phải thực hiện thêm nhiều bước đi sâu vào và nó thực sự rất khó thực hiện và tốn thời gian hơn… đối với khách hàng trên điện thoại. Vậy nên, cuối cùng cố vấn đành lấy lý do để tra cứu thông tin và điện thoại lại cho khách hàng. Có chuyện gì đã xảy ra??

Hệ thống cung cấp các thông tin liên quan, thời gian phản hồi đầy đủ và tất cả các biểu mẫu được trình bày đẹp. Vậy thì có phải do yêu cầu nghiệp vụ (business requirements) đã được ghi lại không chính xác?không? Hoặc do doanh nghiệp đã nhầm lẫn khi yêu cầu bổ sung thông tin danh mục đầu tư??

2. Một người lãnh đạo

Trước đây, khi từng là trưởng nhóm đội phát triển, tôi nhận thấy rằng, để diễn giải được nhu cầu của khách hàng, một người BA với một cây bút có thể tạo nên nhiều giá trị hơn (hoặc ngược lại) so với các Developers với những cái máy tính hiện đại nhất. Và trường hợp đó vẫn đúng ở thời điểm hiện tại. Chúng tôi có một đội nhóm chức năng chéo, tự động kiểu tra, xác thực tính hợp lý của các yêu cầu. Nhưng một người BA, có thể dễ dàng hướng toàn bộ nhóm đi sai đường. Như tôi đã đề cập trước đó, hầu như các doanh nghiệp đều có xu hướng thể hiện các yêu cầu của mình dưới dạng các giải pháp. Và một người BA giỏi sẽ biết cách để tìm kiếm mục đích thật sự phía sau, tìm hiểu xem người dùng thực hiện các công việc hằng ngày như thế nào và đưa ra các giải pháp tốt hơn. Trong ví dụ của chúng tôi, việc quan sát các cố vấn trò chuyện với khách hàng có thể cung cấp các chi tiết quan trọng và giúp đỡ rất nhiều trong việc thiết kế nên một hệ thống hữu ích hơn.

3. "BA bên phía bạn có ổn không đó?"

Khách hàng thường hỏi những câu giống vậy khi họ cần thay thế một người BA khác, và rất nhiều lần, đây thật sự là một quyết định khó khăn. Một người BA cần thời gian để bắt kịp tiến độ dự án, vậy nên sẽ chậm trễ công việc nếu thay thế bằng một BA khác. Việc tham gia các khóa học và đào tạo kỹ năng có thể giúp ích ở một mức độ nào đó, nhưng hầu hết các phẩm chất quan trọng làm nên một người BA giỏi thì rất khó để phát triển. Một lỗi từ phía BA có thể tốn gần hàng triệu USD khi dẫn một nhóm lớn đi sai đường, hoặc là khi một giải pháp sai lầm được triển khai... Giả sử một số yêu cầu quan trọng bị bỏ sót ngay từ đầu dự án, và sau đó được phát hiện trong quá trình thực hiện và được người chịu trách nhiệm sản phẩm (PM) xem như là một yêu cầu mới. Điều này khiến cho dự án bị chậm trễ, tốn kém hơn và gây ra nhiều lãng phí trong quá trình thực hiện. Vậy nên, chúng tôi cung cấp bảng tiêu chuẩn đánh giá cho khách hàng để họ đánh giá kỹ năng của một BA, cũng như sử dụng như là thước đo mức độ rủi ro của của yêu cầu liên quan mà họ có thể gặp trong dự án của mình.

4. Năm(5) kỹ năng quan trọng nhất của một BA

Dưới đây là danh sách các kỹ năng quan trọng nhất của 1 BA cần có. Nếu thiếu đi 1 hoặc nhiều kỹ năng bên dưới, có thể dự án của bạn đang gặp nguy hiểm đó.

4.1 Kỹ năng số 1: Chú ý đến những chi tiết nhỏ

Không có gì phải ngạc nhiên cả. Có vẻ như việc thiếu 1 cột trong bảng báo cáo chỉ là một điều gì đó nhỏ nhoi, nhưng chúng ta có thể sẽ mất vài tuần để bổ sung vào đó, đặc biệt khi lớp truy cập dữ liệu đã được hoàn thành. Hoặc thiếu một khu vực tìm kiếm có thể làm mất nhiều tuần, hoặc nhiều tháng trên cơ sở người dùng của bạn. Vậy nên, hệ thống cần phải chặt chẽ và yêu cầu nghiệp vụ phải được nắm bắt chính xác và không còn sự thay đổi nào.

4.2 Kỹ năng số 2: Kỹ năng tự quản lý

Kỹ năng quản lý thời gian, tự giác hoàn thành các công việc, tập trung vào những điều quan trọng trước, tìm cách giải quyết với khách hàng khi họ cảm thấy tiến độ có vẻ chậm hơn so với dự kiến,... Việc sắp xếp các mức độ ưu tiên là điều mà các doanh nghiệp hiện nay đang thực hiện, và chúng ta cũng không thể xem nhẹ việc tập trung và đưa ra quyết định rằng công việc nào quan trọng hơn cần hoàn thành trước theo cam kết, nhất là đối với một đơn vị lớn hoặc một nhà cung cấp .

4.3 Kỹ năng số 3: Kỹ năng đồng cảm, đặt câu hỏi và điều phối cuộc họp

Một người BA giỏi cần có các khả năng tiến hành một cuộc họp hiệu quả. Họ cần làm rõ một vấn đề để có thể đi đến mục tiêu chính của khách hàng, đặc biệt là với các mục tiêu có thể đo lường được. Thay vì chỉ tập trung vào mỗi việc ghi chú, BA cần biết cách điều phối các cuộc họp và làm rõ các ý tưởng.

4.4 Kỹ năng số 4: Kỹ năng nghiên cứu người dùng

Ở bất kỳ giai đoạn tìm hiểu yêu cầu nào đi nữa, quan sát chính là một kỹ năng rất quan trọng. Nếu như chúng ta quan sát đúng những gì cần được quan sát, ta sẽ không tốn nhiều thời gian, ví dụ như quan sát người dùng doanh nghiệp tương tác với hệ thống như thế nào, chú ý kỹ vào môi trường làm việc như: tiếng ồn, nhiệt độ, ánh sáng, mức độ căng thẳng, gián đoạn, … để có thể tạo ra sự khác biệt giữa một người dùng hiệu quả và một người dùng từ chối sử dụng hệ thống của bạn, một hệ thống thành công và một hệ thống không thành công.

4.5 Kỹ năng số 5: Kỹ năng giao tiếp

Đây là một kỹ năng tất yếu, nhưng lại thường xuyên bị bỏ qua nên thường gây ra hậu quả nghiêm trọng. Sẽ là một điểm cộng lớn nếu tài liệu yêu cầu được soạn thảo kỹ lưỡng hoặc câu chuyện người dùng được kể chi tiết. Nhưng sẽ không thể nào thiếu được khả năng truyền đạt ý tưởng một cách hiệu quả của một người BA cho nhóm phát triển (Development Team) và nhà cung cấp bên ngoài. Việc tạo ra các bản mẫu, sơ đồ, bố cục website cũng rất cần thiết. Nhất là trong môi trường có tiến độ nhanh nơi mà tài liệu được tối ưu hóa và các developers có thể dễ dàng tìm ra.

Đến đây là tạm hết rồi. Hy vọng có thể giúp các bạn dễ dàng hình dung vai trò của một BA, sự khác biệt to lớn giữa một BA mang lại được nhiều lợi ích cho một dự án là như thế nào và làm thế nào để phân biệt được giữa một BA giỏi và một BA còn phải học hỏi thêm.

Nguồn tham khảo: cio.com

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp

BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.

CÁC KHOÁ HỌC BUSINESS ANALYST BACs.VN DÀNH CHO BẠN

Khoá học Online:

Khoá học Offline:

Tại Tp.HCM:

Tại Hà Nội:

Tham khảo lịch khai giảng TẤT CẢ các khóa học mới nhất.

Ban biên tập nội dung - BAC

Click để đọc tiếp

Cách viết Prompt ChatGPT mang lại hiệu quả tối đa

Để có thể tận dụng tối đa sức mạnh từ các công cụ AI như ChatGPT, bạn cần học cách viết prompt. Bài viết này, BAC đã tổng hợp những cách viết Prompt ChatGPT hiệu quả mà ngay cả những người mới cũng có thể áp dụng, cùng tìm hiểu ngay nhé
8 Cách áp dụng API SaaS tăng doanh thu cho Business Analyst (Phần 2)

Một API trong mô hình SaaS có thể giúp gia tăng doanh thu bằng cách cung cấp cho khách hàng những tính năng bổ sung với mức giá hấp dẫn mà họ khó có thể từ chối. Trong bài viết này, BAC sẽ giúp các Business Analyst phân tích khái niệm “API được xem như là một sản phẩm độc lập” và chia sẻ một số ví dụ về các loại API trong SaaS có khả năng tạo ra doanh thu.
8 Cách áp dụng API SaaS tăng doanh thu cho Business Analyst (Phần 1)

Một API trong mô hình SaaS có thể giúp gia tăng doanh thu bằng cách cung cấp cho khách hàng những tính năng bổ sung với mức giá hấp dẫn mà họ khó có thể từ chối. Trong bài viết này, BAC sẽ giúp các Business Analyst phân tích khái niệm “API được xem như là một sản phẩm độc lập” và chia sẻ một số ví dụ về các loại API trong SaaS có khả năng tạo ra doanh thu.
Cách thúc đẩy khả năng giữ chân người dùng nhờ vào thiết kế UX SaaS

Thiết kế UX SaaS cho phép các Business Analysts tạo ra trải nghiệm người dùng hấp dẫn cho sản phẩm của mình. Nó giúp bạn giữ chân người dùng và chuyển đổi họ thành khách hàng trung thành. Nhờ đó, mà các BAers có thể giúp doanh nghiệp phát triển hơn trong từng dự án. Hãy cùng BAC tìm hiểu cách tiếp cận thiết kế UX SaaS một cách dễ dàng nhé!

Bình luận

Nguyễn Thị Mai Bình

Business Analyst

Với một người ngoại đạo như mình thì những chuyên đề về "kỹ thuật" của BA hết sức quan trọng. Ví dụ như sử dụng các diagram để mô hình hóa requirement, viết User Story/Use case, v...v..

Đến với khóa học Fundamental Business Analysis, mình đã được gặp thầy Lộc, một người người rất nhiệt tình và có tâm. Ngoài việc chia sẻ các kinh nghiệm thực tế trên lớp thì thầy còn dành thời gian ra để tư vấn, hỗ trợ, góp ý CV cho mình. Bên cạnh đó trung tâm và anh Phụng cũng hỗ trợ gửi CV, kết nối học viên tới mạng lưới các công ty đối tác chất lượng, điều này giúp học viên như mình tìm được công việc phù hợp nhất. Cảm ơn BAC.
Xem chi tiết +
Phạm Quế

Business Analyst

Khoá học Product Design của BAC đã cung cấp cho tôi nhiều kiến thức và nền tảng vô cùng hữu ích. Giảng viên giảng dạy rất nhiệt tình, truyền cho chúng tôi ngọn lửa đam mê và nhiệt huyết trong ngành. Đồng thời chia sẻ các kiến thức và kỹ năng cần thiết trong bài giảng một cách dễ hiểu hơn. Số lượng học viên không quá nhiều nên chất lượng giảng giạy vô cùng tốt. Giảng viên sửa bài tập 1-1 nên bài giảng sẽ chuyên sâu hơn.
Xem chi tiết +
Nguyễn Văn Long

Chuyên viên về chế độ kế toán & Giải pháp nghiệp vụ Tài chính kế toán trong ứng dụng CNTT - Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN)

Tôi đã tham gia khóa Phân tích nghiệp vụ phần mềm cơ bản 3.0 tại BAC. Ở đây, tài liệu đào tạo cung cấp nhiều nội dung bổ ích và trình bày dễ hiểu. Giảng viên rất nhiệt tình, ngoài nội dung giảng dạy theo giáo trình còn chia sẻ nhiều kinh nghiệm thực tiễn, các câu hỏi của học viên đều được giải đáp ngay trên lớp và có minh họa từ các dự án trong thực tế. Sau tất cả, tôi cảm ơn BAC và Thầy giáo Thái Sơn.
Xem chi tiết +