Jan 16, 2022

5 bước giúp bạn quản lý thời gian thành công

Quản lý thời gian là quy trình lập kế hoạch và thực hiện kiểm soát có ý thức thời gian dành cho các hoạt động cụ thể, đặc biệt là để tăng hiệu quả và năng suất. Những kỹ thuật quản trị thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn cải thiện cách làm việc của bản thân. Quản lý thời gian đề cập đến việc quản trị thời gian một cách hiệu quả để thời gian được phân bổ một cách hiệu quả. Dưới đây là 5 bước sẽ giúp bạn làm điều đó.

Quản lý thời gian hiệu quả mang đến nhiều lợi ích

1. Nghiên cứu - nghiên cứu sử dụng thời gian

Để xác định thời lượng dành cho các hoạt động khác nhau và cách dùng nó, bạn có thể duy trì viết nhật ký hằng ngày và lập kế hoạch thời gian, phân tích thời gian dành cho từng hoạt động cụ thể. Bạn cũng nên lập kế hoạch số giờ cần thiết cho các hoạt động khác nhau (hằng ngày và hằng tháng).

Các nghiên cứu sử dụng thời gian bao gồm việc quan sát một cách có hệ thống và ghi nhận thời gian chết đối với các hoạt động được thực hiện bởi các cá nhân đang nghiên cứu. Việc ghi nhật ký thời gian có thể do cá nhân có liên quan tự thực hiện (bằng cách ghi nhật ký chi tiết với ghi chú về việc sử dụng thời gian thực tế) hoặc tốt nhất là một người khác.

Thời gian có thể được ghi chính xác trong khoảng từ năm đến mười phút. Người quản lý nên phân loại tất cả các hoạt động đã ghi để xác định tỷ lệ tổng thời gian làm việc được dành cho mỗi loại hoạt động để có một bức tranh tương đối đầy đủ về mô hình sử dụng thời gian, các nghiên cứu này cần được lặp lại để bao gồm các biến thể hằng ngày hoặc theo mùa trong mô hình làm việc.

Nếu phân tích cho thấy bạn đã dành quá nhiều thời gian cho một hạng mục và không đủ thời gian cho một hạng mục quan trọng, thì người quản lý cần sắp xếp để điều chỉnh sự mất cân bằng này.

2. Xác định - Xác định khoảng thời gian lãng phí

Phân tích mô hình sử dụng thời gian hiện tại cho phép người quản lý xác định các khoảng thời gian không được dùng hiệu quả để đạt mục tiêu đề ra. Những khoảng thời gian này có thể được xem là bẫy thời gian. Trong một số loại hoạt động, xác suất sử dụng thời gian không hiệu quả là cao.

Những công việc gây lãng phí thời gian cần được loại bỏ

Một vài ví dụ về các hoạt động như vậy mà thời gian bị kẹt lại là các hoạt động hội họp không hiệu quả, khách đến thăm đột xuất, thời gian di chuyển kéo dài, thủ tục rườm rà và trì hoãn không cần thiết bởi những cuộc điện thoại. Các cuộc họp thiếu hiệu quả, thiếu chương trình làm việc đã được lên kế hoạch và thảo luận không đạt với các nhà lãnh đạo sẽ đánh cắp rất nhiều thời gian.

3. Phân tích - Những nguyên nhân gây lãng phí thời gian

Sử dụng thời gian dưới mức có thể do hệ thống bị lỗi hoặc do lỗi của người quản lý/ cán bộ/ lãnh đạo hoặc do thiếu kế hoạch. Có thể có nhiều yếu tố thúc đẩy hành vi trì hoãn như các vấn đề về hệ thống, thói quen làm việc cá nhân, thiếu sự ủy quyền, đặc điểm tính cách, thói quen làm việc không tốt của người lãnh đạo, không giải quyết được xung đột cá nhân, thiếu tầm nhìn.

4. Quyết định - Các biện pháp xử lý

Sau khi nghiên cứu và phân tích các sử dụng thời gian, tại sao thời gian bị lãng phí và lãng phí ở đâu, bạn cần quyết định những thay đổi cần thiết để sử dụng thời gian hiệu quả hơn. Vì mục đích này, bạn có thể thực hiện một số lượng lớn các biện pháp xử lý. Yếu tố đầu tiên và quan trọng nhất quyết định việc sử dụng thời gian có kế hoạch và có mục đích là phát triển ý thức về giá trị thời gian ở tất cả các cấp của tổ chức. Lập kế hoạch, thiết lập mục tiêu và xác định các ưu tiên là những mối quan tâm cần giải quyết ngày.

5. Thực hiện - Đưa chiến lược vào hành động

Khi bạn đã xác định, phân tích và quyết định hành động, bây giờ là lúc bạn phải đưa kế hoạch của mình vào giai đoạn thực hiện. Bắt đầu thực hiện chiến lược và bạn sẽ nhận ra rằng bạn đang trở nên tốt hơn từng ngày trong việc quản lý thời gian của mình. Các kỹ thuật quản lý thời gian tốt nhất sẽ cải thiện cách bạn làm việc, kiểm soát sự phân tâm và tăng cường sự tập trung. Biết cách sử dụng thời gian, đặt mức độ ưu tiên, sử dụng các công cụ lập kế hoạch, sắp xếp, lên lịch, ủy quyền và tránh trì hoãn, lãng phí thời gian và đa nhiệm là chìa khóa thành công.

Hy vọng với 5 bước trên đây, các bạn đã có thể tự mình lập kế hoạch và bắt đầu quy trình quản lý thời gian của bản thân. Đây là một kỹ năng quan trọng mà bất kỳ ai ở độ tuổi nào cũng cần trang bị, đừng quên đón xem các nội dung hữu ích sẽ được cập nhật thường xuyên tại BAC's Blog.

Nguồn tham khảo:

https://www.technofunc.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp

BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.

CÁC KHOÁ HỌC BUSINESS ANALYST BACs.VN DÀNH CHO BẠN

Khoá học Online:

Khoá học Offline:

Tại Tp.HCM:

Tại Hà Nội:

Tham khảo lịch khai giảng TẤT CẢ các khóa học mới nhất

Ban biên tập nội dung - BAC

Click để đọc tiếp

Một ngày làm Business Analyst khi có AI hỗ trợ: Khác gì so với trước đây?

Công việc chính của BA gồm thu thập yêu cầu, phân tích nghiệp vụ, viết tài liệu và phối hợp với stakeholder cùng đội phát triển. Tuy nhiên, sự phát triển mạnh mẽ của AI, đặc biệt là GenAI như ChatGPT, Gemini hay Claude, đã làm thay đổi đáng kể cách BA vận hành.
Nghệ thuật biến dữ liệu khô khan thành câu chuyện khiến người nghe phải gật gù

Sống trong thời đại dữ liệu thống trị nhưng có một sự thật trớ trêu: dữ liệu ngày càng nhiều phần lớn lại bị lãng phí. Không phải vì thiếu thông tin, mà vì cách chúng ta trình bày quá… chán.
IT Business Analyst cần trang bị kỹ năng gì trong năm 2025?

IT Business Analyst là vai trò yêu cầu nhiều kỹ năng bao gồm cả kỹ thuật và kỹ năng mềm. Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của lĩnh vực công nghệ, tiêu chuẩn về một IT Business Analyst cũng có nhiều thay đổi. Hãy cùng BAC khám phá chi tiết.
Top 5 kỹ năng mềm và kỹ thuật BA cần có để thành công trong dự án

BA đóng vai trò trung gian trong doanh nghiệp, giúp chuyển hóa nhu cầu kinh doanh thành giải pháp cụ thể. Để đảm bảo dự án vận hành suôn sẻ, BA không chỉ cần kiến thức nghiệp vụ mà còn phải sở hữu những kỹ năng, kỹ thuật then chốt.

Bình luận

Lê Anh Tuấn

Chuyên viên HO - Kỹ thuật Ngân hàng số Eximbank

Tôi là nhân sự thuộc Trung tâm Phát triển CNTT – Khối Ngân hàng số, hiện đang đảm nhiệm vai trò kiểm thử phần mềm (tester). Việc tham gia khóa học Business Analyst đã mang lại cho tôi góc nhìn toàn diện và rõ ràng hơn về vai trò của BA trong lĩnh vực ngân hàng.

Khóa học Fundamental Business Analysis tại BAC không chỉ giúp tôi hiểu đúng bản chất công việc BA mà còn hỗ trợ phát triển tư duy nghiệp vụ – từ tiếp cận giải pháp kỹ thuật sang tập trung vào nhu cầu người dùng. Phương pháp giảng dạy kết hợp lý thuyết và thực hành thực tiễn, cùng các hoạt động mô phỏng, thảo luận nhóm đã giúp tôi nâng cao kỹ năng giao tiếp, phân tích và trình bày yêu cầu – những năng lực thiết yếu để phối hợp hiệu quả giữa các bên trong dự án công nghệ.

Xem chi tiết +
Huỳnh Cao Cường

Nhân viên HO - Kỹ thuật Ngân hàng số Eximbank

Tôi hiện đang công tác tại Trung tâm Phát triển CNTT – Khối CNTT, với vai trò là nhân sự chức năng phụ trách mảng Ngân hàng số, chuyên sâu về kiểm thử phần mềm (Tester). Trước khi tham gia khóa học Fundamental Business Analysis do BAC tổ chức, tôi từng hình dung BA chỉ đơn thuần là cầu nối giữa bộ phận kỹ thuật và nghiệp vụ.

Tuy nhiên, quá trình học đã giúp tôi nhận thức rõ hơn về bản chất và tầm quan trọng của vị trí này. BA không chỉ kết nối các bên liên quan, mà còn giữ vai trò định hình yêu cầu, đảm bảo giải pháp được thiết kế đúng mục tiêu và sát với nhu cầu thực tế. Khóa học đã trang bị cho tôi tư duy phân tích bài bản, khả năng diễn đạt yêu cầu rõ ràng, và kỹ năng phối hợp hiệu quả trong môi trường dự án đa chiều.

Với nền tảng công nghệ thông tin sẵn có, khóa học là bước chuyển hướng quan trọng giúp tôi phát triển tư duy nghiệp vụ vững chắc và sẵn sàng theo đuổi lộ trình nghề nghiệp chuyên sâu trong lĩnh vực Business Analysis tại Eximbank.

Xem chi tiết +
Nguyễn Thị Mai Bình

Business Analyst

Với một người ngoại đạo như mình thì những chuyên đề về "kỹ thuật" của BA hết sức quan trọng. Ví dụ như sử dụng các diagram để mô hình hóa requirement, viết User Story/Use case, v...v..

Đến với khóa học Fundamental Business Analysis, mình đã được gặp thầy Lộc, một người người rất nhiệt tình và có tâm. Ngoài việc chia sẻ các kinh nghiệm thực tế trên lớp thì thầy còn dành thời gian ra để tư vấn, hỗ trợ, góp ý CV cho mình. Bên cạnh đó trung tâm và anh Phụng cũng hỗ trợ gửi CV, kết nối học viên tới mạng lưới các công ty đối tác chất lượng, điều này giúp học viên như mình tìm được công việc phù hợp nhất. Cảm ơn BAC.
Xem chi tiết +

Professional Transfer Services in Batumi

Luxury Georgian Transfer Services – Tbilisi & Batumi

Airport Transfers in Georgia

Một ngày làm Business Analyst khi có AI hỗ trợ: Khác gì so với trước đây?

Nghệ thuật biến dữ liệu khô khan thành câu chuyện khiến người nghe phải gật gù

IT Business Analyst cần trang bị kỹ năng gì trong năm 2025?

Top 5 kỹ năng mềm và kỹ thuật BA cần có để thành công trong dự án

CÔNG TY CỔ PHẦN ĐÀO TẠO VÀ TƯ VẤN BAC