Apr 25, 2022

4 mẹo quản lý các vấn đề về yêu cầu cho các Business Analyst

Việc quản lý các vấn đề tự nhiên xuất hiện như một phần của quy trình yêu cầu sẽ ngăn chặn sự căng thẳng không cần thiết và cho phép toàn bộ nhóm tập trung vào làm việc thông qua các yêu cầu quan trọng nhất trước tiên. Bằng cách giao tiếp có phương pháp về các vấn đề mới, bạn đang giải quyết các vấn đề và khi vấn đề được giải quyết, bạn sẽ có thể chủ động quản lý các vấn đề xuất hiện tự nhiên trong quá trình yêu cầu theo cách chuyên nghiệp.

Dưới đây là bản đồ trực quan nhanh mà bạn có thể sử dụng để ghi nhớ những thông tin liên lạc cần gửi về các vấn đề nảy sinh trong dự án của mình. Bạn có thể tải tệp PDF tại đây.

1. Xác định vấn đề

Khi bạn xác định một vấn đề mới của dự án, bạn có thể sử dụng email để gửi mô tả rõ ràng về vấn đề, tác động tiềm ẩn và các bước bạn đang thực hiện để giải quyết vấn đề đó. Bằng cách giao tiếp sớm, bạn có thể đối mặt với vấn đề và định hình nó, có khả năng theo một cách tích cực hơn so với những người khác.

Hơn thế nữa, bạn cũng đang chứng minh rằng bạn đã nắm quyền sở hữu trong việc ưu tiên quá trình giải quyết. Bạn có thể áp dụng cách tiếp cận tương tự khi người khác nêu vấn đề mới qua email. Các chuỗi email này có thể hơi lộn xộn. Bằng cách trả lời và nắm quyền sở hữu vấn đề, bạn sẽ tránh được sự căng thẳng không cần thiết.

2. Giải quyết vấn đề

Nhiều khả năng công việc bạn làm để giải quyết vấn đề sẽ không diễn ra qua email. Bạn sẽ tạo điều kiện cho các cuộc họp, phân tích các tùy chọn và thực hiện nghiên cứu. Tuy nhiên, email là một công cụ giao tiếp quan trọng để giữ cho các bên liên quan luôn cập nhật. Nếu vấn đề có thể nhìn thấy, có thể cần phải cập nhật các bên liên quan chính khi bạn chuyển qua quá trình giải quyết với nhiều thông tin hơn và các bước tiếp theo.

Hơn thế nữa, ngay cả khi bạn đang sử dụng các phương pháp cộng tác ảo hoặc trực tiếp để giải quyết vấn đề, một thành viên trong nhóm có thể cố gắng giải quyết tất cả hoặc một phần của vấn đề qua email. Khi một vài email không thành công trong việc kết thúc mọi việc, bạn sẽ muốn ngăn chặn việc làm mất tập trung của mọi người bằng cách gửi email cho mọi người biết bạn sẽ tổ chức một cuộc họp để cộng tác về chủ đề hiện tại.

3. Thông báo về một vấn đề đã được giải quyết

Cuối cùng, khi vấn đề được giải quyết, bạn sẽ muốn thông báo kết quả cuối cùng cho tất cả các bên liên quan quan tâm. Một cách để nâng cao bản thân và kiểm soát nhiều hơn quy trình yêu cầu là đưa ra nhiều quyết định và khuyến nghị hơn khi nói đến cách giải quyết vấn đề.

Ví dụ: thay vì gửi email có ba tùy chọn và yêu cầu nhà tài trợ chọn một, hãy gửi email tóm tắt ngắn gọn về ba tùy chọn mà nhóm của bạn đã xem xét, đề xuất một tùy chọn và chỉ tìm kiếm ý kiến đóng góp nếu nhà tài trợ không đồng ý với quyết định đó.

Trong trường hợp khác, có thể chỉ có một giải pháp khả thi và trong trường hợp này, bạn chỉ cần thông báo những gì đang được thực hiện để giải quyết vấn đề.

Trong các trường hợp khác, bạn có thể xác định và giải quyết một vấn đề nhỏ hơn trong quá trình làm việc của mình nhưng cần thận trọng khi chia sẻ quy trình quyết định với một nhóm rộng hơn.

Ví dụ: nếu bạn xác định một thay đổi yêu cầu có tác động nhỏ và có thể xác nhận với nhà phát triển rằng nó có thể được kết hợp mà không bị chậm trễ lịch trình, bạn có thể chọn chuyển ngay sang giai đoạn cuối cùng của quy trình bằng cách gửi thông báo.

4. Tóm tắt nhanh

Dự kiến sẽ có một loạt các vấn đề mới và đã được giải quyết như một phần của quy trình yêu cầu. Các Business Analyst chuyên nghiệp nắm quyền sở hữu các vấn đề, công việc đang được thực hiện để giải quyết chúng và quá trình ra quyết định để đảm bảo rằng các vấn đề không trở nên phiền nhiễu.

Hy vọng bài viết đã cung cấp những thông tin hữu ích cho bạn đọc. Đừng quên đón xem các nội dung mới nhất sẽ được cập nhật thường xuyên tại BAC's Blog.

Nguồn tham khảo:
https://www.bridging-the-gap.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp

BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.

CÁC KHOÁ HỌC BUSINESS ANALYST BACs.VN DÀNH CHO BẠN

Khoá học Online:

Khoá học Offline:

Tại Tp.HCM:

Tại Hà Nội:

Tham khảo lịch khai giảng TẤT CẢ các khóa học mới nhất

Ban biên tập nội dung - BAC

Click để đọc tiếp

IT Business Analyst cần trang bị kỹ năng gì trong năm 2025?

IT Business Analyst là vai trò yêu cầu nhiều kỹ năng bao gồm cả kỹ thuật và kỹ năng mềm. Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của lĩnh vực công nghệ, tiêu chuẩn về một IT Business Analyst cũng có nhiều thay đổi. Hãy cùng BAC khám phá chi tiết.
Top 5 kỹ năng mềm và kỹ thuật BA cần có để thành công trong dự án

BA đóng vai trò trung gian trong doanh nghiệp, giúp chuyển hóa nhu cầu kinh doanh thành giải pháp cụ thể. Để đảm bảo dự án vận hành suôn sẻ, BA không chỉ cần kiến thức nghiệp vụ mà còn phải sở hữu những kỹ năng, kỹ thuật then chốt.
Cách dùng Claude AI để tóm tắt văn bản, viết báo cáo cực nhanh

Cùng BAC tìm hiểu cách dùng Claude AI để tóm tắt văn bản, viết báo cáo, hỗ trợ học tập và sáng tạo nội dung cực nhanh, dễ hiểu cho người mới. Với sự trợ giúp của Claude AI, bạn có thể tiết kiệm hàng tá thời gian mà vẫn đảm bảo chất lượng công việc.
Cách dùng ChatGPT để học tiếng Anh hiệu quả trong năm 2025

Bạn có biết ChatGPT không chỉ là công cụ hỗ trợ mạnh mẽ trong công việc mà còn có thể “đóng vai” một người thầy không. BAC đã tổng hợp các bước để bạn tận dụng ChatGPT cho việc học tiếng Anh trong năm 2025, thử ngay nhé.

Bình luận

Lê Anh Tuấn

Chuyên viên HO - Kỹ thuật Ngân hàng số Eximbank

Tôi là nhân sự thuộc Trung tâm Phát triển CNTT – Khối Ngân hàng số, hiện đang đảm nhiệm vai trò kiểm thử phần mềm (tester). Việc tham gia khóa học Business Analyst đã mang lại cho tôi góc nhìn toàn diện và rõ ràng hơn về vai trò của BA trong lĩnh vực ngân hàng.

Khóa học Fundamental Business Analysis tại BAC không chỉ giúp tôi hiểu đúng bản chất công việc BA mà còn hỗ trợ phát triển tư duy nghiệp vụ – từ tiếp cận giải pháp kỹ thuật sang tập trung vào nhu cầu người dùng. Phương pháp giảng dạy kết hợp lý thuyết và thực hành thực tiễn, cùng các hoạt động mô phỏng, thảo luận nhóm đã giúp tôi nâng cao kỹ năng giao tiếp, phân tích và trình bày yêu cầu – những năng lực thiết yếu để phối hợp hiệu quả giữa các bên trong dự án công nghệ.

Xem chi tiết +
Huỳnh Cao Cường

Nhân viên HO - Kỹ thuật Ngân hàng số Eximbank

Tôi hiện đang công tác tại Trung tâm Phát triển CNTT – Khối CNTT, với vai trò là nhân sự chức năng phụ trách mảng Ngân hàng số, chuyên sâu về kiểm thử phần mềm (Tester). Trước khi tham gia khóa học Fundamental Business Analysis do BAC tổ chức, tôi từng hình dung BA chỉ đơn thuần là cầu nối giữa bộ phận kỹ thuật và nghiệp vụ.

Tuy nhiên, quá trình học đã giúp tôi nhận thức rõ hơn về bản chất và tầm quan trọng của vị trí này. BA không chỉ kết nối các bên liên quan, mà còn giữ vai trò định hình yêu cầu, đảm bảo giải pháp được thiết kế đúng mục tiêu và sát với nhu cầu thực tế. Khóa học đã trang bị cho tôi tư duy phân tích bài bản, khả năng diễn đạt yêu cầu rõ ràng, và kỹ năng phối hợp hiệu quả trong môi trường dự án đa chiều.

Với nền tảng công nghệ thông tin sẵn có, khóa học là bước chuyển hướng quan trọng giúp tôi phát triển tư duy nghiệp vụ vững chắc và sẵn sàng theo đuổi lộ trình nghề nghiệp chuyên sâu trong lĩnh vực Business Analysis tại Eximbank.

Xem chi tiết +
Nguyễn Thị Mai Bình

Business Analyst

Với một người ngoại đạo như mình thì những chuyên đề về "kỹ thuật" của BA hết sức quan trọng. Ví dụ như sử dụng các diagram để mô hình hóa requirement, viết User Story/Use case, v...v..

Đến với khóa học Fundamental Business Analysis, mình đã được gặp thầy Lộc, một người người rất nhiệt tình và có tâm. Ngoài việc chia sẻ các kinh nghiệm thực tế trên lớp thì thầy còn dành thời gian ra để tư vấn, hỗ trợ, góp ý CV cho mình. Bên cạnh đó trung tâm và anh Phụng cũng hỗ trợ gửi CV, kết nối học viên tới mạng lưới các công ty đối tác chất lượng, điều này giúp học viên như mình tìm được công việc phù hợp nhất. Cảm ơn BAC.
Xem chi tiết +

Professional Transfer Services in Batumi

Luxury Georgian Transfer Services – Tbilisi & Batumi

Airport Transfers in Georgia

IT Business Analyst cần trang bị kỹ năng gì trong năm 2025?

Top 5 kỹ năng mềm và kỹ thuật BA cần có để thành công trong dự án

Cách dùng Claude AI để tóm tắt văn bản, viết báo cáo cực nhanh

Cách dùng ChatGPT để học tiếng Anh hiệu quả trong năm 2025

CÔNG TY CỔ PHẦN ĐÀO TẠO VÀ TƯ VẤN BAC