May 02, 2023

4 mẹo hiệu quả để gây ảnh hưởng lên các bên liên quan

Các bên liên quan là một cá nhân hoặc một nhóm quan tâm đến dự án hoặc doanh nghiệp. Các bên liên quan được tìm thấy ở mọi nơi trong cuộc sống, không chỉ trong các dự án hoặc giữa các nhóm khách hàng. Hãy nhìn xung quanh, họ hầu như có mặt ở khắp mọi nơi trong cuộc sống, một số chỉ trích nhiều hơn và một số ít hơn, một số dễ dãi, một số khó tính, một số lớn tiếng, một số im lặng. Bất cứ ai quan tâm và có khả năng ảnh hưởng đến kết quả đều là một bên liên quan.

Với tư cách là một Business Analyst (phân tích kinh doanh), một người cần sử dụng các kỹ năng lãnh đạo và khả năng gây ảnh hưởng của mình để cân bằng giữa kỳ vọng của các bên liên quan và mục tiêu của dự án. Đây là biểu đồ tương tác với các bên liên quan điển hình cho một nhà phân tích kinh doanh:

Các bên liên quan trong một dự án giống như các thành viên trong một gia đình. Để một nhóm đạt được mục tiêu của mình, điều cần thiết là phải có mối quan hệ hài hòa với các bên liên quan. Hiểu rõ về các bên liên quan và nhu cầu của họ có thể tránh được sự chậm trễ, giảm thiểu rủi ro, đưa ra các giải pháp theo kế hoạch.

Làm thế nào để cảm nhận và xác định các bên liên quan khó khăn tiềm năng?. Dưới đây là 4 mẹo hiệu quả để giành được các bên liên quan và gây ảnh hưởng đến họ:

1. Nhận biết sớm và ảnh hưởng

Hãy chú ý đến các dấu hiệu trên và nhận ra chúng sớm trong dự án. Theo dõi sát sao họ để xem tầm ảnh hưởng của họ đối với dự án và điều gì thúc đẩy họ. Các bên liên quan có thể là bất kỳ ai bị ảnh hưởng bởi dự án của bạn và cũng có thể có tác động đến thành công của dự án.

Ví dụ, nhà tài trợ của dự án, trưởng nhóm (CNTT, Nhân sự, Quản trị, Pháp lý, Du lịch, Đào tạo, Bán hàng, Tiếp thị), thành viên nhóm chủ chốt trong dự án hoặc nguồn lực quan trọng, Giám đốc điều hành cấp cao, cơ quan chính phủ, nhà cung cấp, khách hàng, cộng đồng địa phương,.... Phân loại họ theo mức độ quan tâm và ảnh hưởng của họ đối với dự án theo ma trận 2X2 như minh họa ở đây:

Dành nhiều thời gian và năng lượng hơn cho 2 nhóm bên liên quan hàng đầu trong ma trận

Các bên liên quan có ảnh hưởng cao và ít quan tâm là những bên quan trọng nhất đối với bạn vì họ có ảnh hưởng cao và là những người có quyền lực trong tổ chức. Tìm kiếm ý kiến của họ cho những quyết định quan trọng và cho họ thấy giá trị mà dự án của bạn sẽ tạo ra cho họ. Hiểu rõ nhu cầu của họ và cố gắng đáp ứng chúng
Ảnh hưởng cao và sự quan tâm cao. Bạn nên giữ cho những người này trong sự tin tưởng chặt chẽ của bạn vì họ có ảnh hưởng lớn cũng như quan tâm nhiều đến công việc và dự án của bạn.

2. Kiên nhẫn và lắng nghe

Hãy chủ động thiết lập mối quan hệ tích cực với họ. Đi xa hơn để cố gắng gặp họ và hiểu những gì họ nói. Cố gắng xem nhu cầu của họ và họ đến từ đâu. Nếu có những khác biệt nhỏ, thì hãy cố gắng tìm điểm chung.

Nếu không, hãy cố gắng tác động đến họ về cách ưu tiên của dự án hiện tại và các tính năng của nó, và các nhu cầu khác có thể được đáp ứng trong các bản phát hành tiếp theo. Cố gắng chiếm được lòng tin của họ bằng cách:

Lắng nghe họ với mục đích thấu hiểu thực sự
Đối xử với họ một cách tôn trọng bất chấp sự khác biệt về quan điểm
Cung cấp cho họ cơ hội để chia sẻ ý kiến và suy nghĩ của họ.

3. Gặp gỡ và giúp họ tự tin

Hầu hết mọi người thích nó khi họ được chú ý. Hãy cố gắng sắp xếp thời gian để gặp họ. Sử dụng cơ hội đó để hiểu rõ hơn về quan điểm của họ, các tính năng ưa thích, động lực cho điều tương tự và mục tiêu cho chức năng của họ. Nếu có thêm thời gian và sự chú ý, hầu hết mọi người chuyển sự oán giận của họ sang vị trí trung lập.

4. Tìm hiểu sự quan tâm và động lực của họ

Cố gắng tìm ra lý do cho sự kháng cự của các bên liên quan của bạn. Chìa khóa để quản lý chúng là hiểu động lực cơ bản của chúng, các tính năng họ muốn và những gì họ đang cố gắng đạt được với các tính năng đó. Cố gắng tìm ra:

Vấn đề/nhu cầu/mục tiêu của họ cho bộ phận của họ
Điều gì thúc đẩy họ?
Họ hình dung gì cho chức năng của họ?
Họ chịu trách nhiệm gì?
Họ có thêm trách nhiệm gì?

Giữ các bên liên quan tham gia và trong phạm vi ảnh hưởng của bạn. Lắng nghe các bên liên quan của bạn, nói chuyện với họ một cách chính thức và không chính thức, thông báo cho họ về tiến độ và đánh giá cao sự đóng góp có giá trị của họ.

Xây dựng một mối quan hệ đòi hỏi nhiều nỗ lực và mất thời gian nhưng sẽ giúp công việc của bạn trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn rất nhiều. Các dự án và sáng kiến sẽ thành công hơn rất nhiều khi các mục tiêu được liên kết và đồng bộ. Một mối quan hệ tuyệt vời với các bên liên quan của bạn sẽ thưởng cho bạn theo nhiều cách.

Mong rằng những chia sẻ trên đây có thể giúp các bạn cải thiện mối quan hệ với các bên liên quan. Đừng quên đón xem các bài viết mới nhất sẽ được cập nhật tại BAC's Blog.

Nguồn tham khảo:

https://www.modernanalyst.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp

BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.

CÁC KHOÁ HỌC BUSINESS ANALYST BACs.VN DÀNH CHO BẠN

Khoá học Online:

Khoá học Offline:

Tại Tp.HCM:

Tại Hà Nội:

Tham khảo lịch khai giảng TẤT CẢ các khóa học mới nhất

Ban biên tập nội dung - BAC

Click để đọc tiếp

IT Business Analyst cần trang bị kỹ năng gì trong năm 2025?

IT Business Analyst là vai trò yêu cầu nhiều kỹ năng bao gồm cả kỹ thuật và kỹ năng mềm. Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của lĩnh vực công nghệ, tiêu chuẩn về một IT Business Analyst cũng có nhiều thay đổi. Hãy cùng BAC khám phá chi tiết.
Top 5 kỹ năng mềm và kỹ thuật BA cần có để thành công trong dự án

BA đóng vai trò trung gian trong doanh nghiệp, giúp chuyển hóa nhu cầu kinh doanh thành giải pháp cụ thể. Để đảm bảo dự án vận hành suôn sẻ, BA không chỉ cần kiến thức nghiệp vụ mà còn phải sở hữu những kỹ năng, kỹ thuật then chốt.
Cách dùng Claude AI để tóm tắt văn bản, viết báo cáo cực nhanh

Cùng BAC tìm hiểu cách dùng Claude AI để tóm tắt văn bản, viết báo cáo, hỗ trợ học tập và sáng tạo nội dung cực nhanh, dễ hiểu cho người mới. Với sự trợ giúp của Claude AI, bạn có thể tiết kiệm hàng tá thời gian mà vẫn đảm bảo chất lượng công việc.
Cách dùng ChatGPT để học tiếng Anh hiệu quả trong năm 2025

Bạn có biết ChatGPT không chỉ là công cụ hỗ trợ mạnh mẽ trong công việc mà còn có thể “đóng vai” một người thầy không. BAC đã tổng hợp các bước để bạn tận dụng ChatGPT cho việc học tiếng Anh trong năm 2025, thử ngay nhé.

Bình luận

Lê Anh Tuấn

Chuyên viên HO - Kỹ thuật Ngân hàng số Eximbank

Tôi là nhân sự thuộc Trung tâm Phát triển CNTT – Khối Ngân hàng số, hiện đang đảm nhiệm vai trò kiểm thử phần mềm (tester). Việc tham gia khóa học Business Analyst đã mang lại cho tôi góc nhìn toàn diện và rõ ràng hơn về vai trò của BA trong lĩnh vực ngân hàng.

Khóa học Fundamental Business Analysis tại BAC không chỉ giúp tôi hiểu đúng bản chất công việc BA mà còn hỗ trợ phát triển tư duy nghiệp vụ – từ tiếp cận giải pháp kỹ thuật sang tập trung vào nhu cầu người dùng. Phương pháp giảng dạy kết hợp lý thuyết và thực hành thực tiễn, cùng các hoạt động mô phỏng, thảo luận nhóm đã giúp tôi nâng cao kỹ năng giao tiếp, phân tích và trình bày yêu cầu – những năng lực thiết yếu để phối hợp hiệu quả giữa các bên trong dự án công nghệ.

Xem chi tiết +
Huỳnh Cao Cường

Nhân viên HO - Kỹ thuật Ngân hàng số Eximbank

Tôi hiện đang công tác tại Trung tâm Phát triển CNTT – Khối CNTT, với vai trò là nhân sự chức năng phụ trách mảng Ngân hàng số, chuyên sâu về kiểm thử phần mềm (Tester). Trước khi tham gia khóa học Fundamental Business Analysis do BAC tổ chức, tôi từng hình dung BA chỉ đơn thuần là cầu nối giữa bộ phận kỹ thuật và nghiệp vụ.

Tuy nhiên, quá trình học đã giúp tôi nhận thức rõ hơn về bản chất và tầm quan trọng của vị trí này. BA không chỉ kết nối các bên liên quan, mà còn giữ vai trò định hình yêu cầu, đảm bảo giải pháp được thiết kế đúng mục tiêu và sát với nhu cầu thực tế. Khóa học đã trang bị cho tôi tư duy phân tích bài bản, khả năng diễn đạt yêu cầu rõ ràng, và kỹ năng phối hợp hiệu quả trong môi trường dự án đa chiều.

Với nền tảng công nghệ thông tin sẵn có, khóa học là bước chuyển hướng quan trọng giúp tôi phát triển tư duy nghiệp vụ vững chắc và sẵn sàng theo đuổi lộ trình nghề nghiệp chuyên sâu trong lĩnh vực Business Analysis tại Eximbank.

Xem chi tiết +
Nguyễn Thị Mai Bình

Business Analyst

Với một người ngoại đạo như mình thì những chuyên đề về "kỹ thuật" của BA hết sức quan trọng. Ví dụ như sử dụng các diagram để mô hình hóa requirement, viết User Story/Use case, v...v..

Đến với khóa học Fundamental Business Analysis, mình đã được gặp thầy Lộc, một người người rất nhiệt tình và có tâm. Ngoài việc chia sẻ các kinh nghiệm thực tế trên lớp thì thầy còn dành thời gian ra để tư vấn, hỗ trợ, góp ý CV cho mình. Bên cạnh đó trung tâm và anh Phụng cũng hỗ trợ gửi CV, kết nối học viên tới mạng lưới các công ty đối tác chất lượng, điều này giúp học viên như mình tìm được công việc phù hợp nhất. Cảm ơn BAC.
Xem chi tiết +

Professional Transfer Services in Batumi

Luxury Georgian Transfer Services – Tbilisi & Batumi

Airport Transfers in Georgia

Professional Transfer Services in Batumi

Luxury Georgian Transfer Services – Tbilisi & Batumi

Airport Transfers in Georgia

Professional Transfer Services in Batumi

Luxury Georgian Transfer Services – Tbilisi & Batumi

Airport Transfers in Georgia

Professional Transfer Services in Batumi

Luxury Georgian Transfer Services – Tbilisi & Batumi

Airport Transfers in Georgia

IT Business Analyst cần trang bị kỹ năng gì trong năm 2025?

Top 5 kỹ năng mềm và kỹ thuật BA cần có để thành công trong dự án

Cách dùng Claude AI để tóm tắt văn bản, viết báo cáo cực nhanh

Cách dùng ChatGPT để học tiếng Anh hiệu quả trong năm 2025

CÔNG TY CỔ PHẦN ĐÀO TẠO VÀ TƯ VẤN BAC