May 02, 2023

4 mẹo hiệu quả để gây ảnh hưởng lên các bên liên quan

Các bên liên quan là một cá nhân hoặc một nhóm quan tâm đến dự án hoặc doanh nghiệp. Các bên liên quan được tìm thấy ở mọi nơi trong cuộc sống, không chỉ trong các dự án hoặc giữa các nhóm khách hàng. Hãy nhìn xung quanh, họ hầu như có mặt ở khắp mọi nơi trong cuộc sống, một số chỉ trích nhiều hơn và một số ít hơn, một số dễ dãi, một số khó tính, một số lớn tiếng, một số im lặng. Bất cứ ai quan tâm và có khả năng ảnh hưởng đến kết quả đều là một bên liên quan.

Với tư cách là một Business Analyst (phân tích kinh doanh), một người cần sử dụng các kỹ năng lãnh đạo và khả năng gây ảnh hưởng của mình để cân bằng giữa kỳ vọng của các bên liên quan và mục tiêu của dự án. Đây là biểu đồ tương tác với các bên liên quan điển hình cho một nhà phân tích kinh doanh:

Các bên liên quan trong một dự án giống như các thành viên trong một gia đình. Để một nhóm đạt được mục tiêu của mình, điều cần thiết là phải có mối quan hệ hài hòa với các bên liên quan. Hiểu rõ về các bên liên quan và nhu cầu của họ có thể tránh được sự chậm trễ, giảm thiểu rủi ro, đưa ra các giải pháp theo kế hoạch.

Làm thế nào để cảm nhận và xác định các bên liên quan khó khăn tiềm năng?. Dưới đây là 4 mẹo hiệu quả để giành được các bên liên quan và gây ảnh hưởng đến họ:

1. Nhận biết sớm và ảnh hưởng

Hãy chú ý đến các dấu hiệu trên và nhận ra chúng sớm trong dự án. Theo dõi sát sao họ để xem tầm ảnh hưởng của họ đối với dự án và điều gì thúc đẩy họ. Các bên liên quan có thể là bất kỳ ai bị ảnh hưởng bởi dự án của bạn và cũng có thể có tác động đến thành công của dự án.

Ví dụ, nhà tài trợ của dự án, trưởng nhóm (CNTT, Nhân sự, Quản trị, Pháp lý, Du lịch, Đào tạo, Bán hàng, Tiếp thị), thành viên nhóm chủ chốt trong dự án hoặc nguồn lực quan trọng, Giám đốc điều hành cấp cao, cơ quan chính phủ, nhà cung cấp, khách hàng, cộng đồng địa phương,.... Phân loại họ theo mức độ quan tâm và ảnh hưởng của họ đối với dự án theo ma trận 2X2 như minh họa ở đây:

Dành nhiều thời gian và năng lượng hơn cho 2 nhóm bên liên quan hàng đầu trong ma trận

Các bên liên quan có ảnh hưởng cao và ít quan tâm là những bên quan trọng nhất đối với bạn vì họ có ảnh hưởng cao và là những người có quyền lực trong tổ chức. Tìm kiếm ý kiến của họ cho những quyết định quan trọng và cho họ thấy giá trị mà dự án của bạn sẽ tạo ra cho họ. Hiểu rõ nhu cầu của họ và cố gắng đáp ứng chúng
Ảnh hưởng cao và sự quan tâm cao. Bạn nên giữ cho những người này trong sự tin tưởng chặt chẽ của bạn vì họ có ảnh hưởng lớn cũng như quan tâm nhiều đến công việc và dự án của bạn.

2. Kiên nhẫn và lắng nghe

Hãy chủ động thiết lập mối quan hệ tích cực với họ. Đi xa hơn để cố gắng gặp họ và hiểu những gì họ nói. Cố gắng xem nhu cầu của họ và họ đến từ đâu. Nếu có những khác biệt nhỏ, thì hãy cố gắng tìm điểm chung.

Nếu không, hãy cố gắng tác động đến họ về cách ưu tiên của dự án hiện tại và các tính năng của nó, và các nhu cầu khác có thể được đáp ứng trong các bản phát hành tiếp theo. Cố gắng chiếm được lòng tin của họ bằng cách:

Lắng nghe họ với mục đích thấu hiểu thực sự
Đối xử với họ một cách tôn trọng bất chấp sự khác biệt về quan điểm
Cung cấp cho họ cơ hội để chia sẻ ý kiến và suy nghĩ của họ.

3. Gặp gỡ và giúp họ tự tin

Hầu hết mọi người thích nó khi họ được chú ý. Hãy cố gắng sắp xếp thời gian để gặp họ. Sử dụng cơ hội đó để hiểu rõ hơn về quan điểm của họ, các tính năng ưa thích, động lực cho điều tương tự và mục tiêu cho chức năng của họ. Nếu có thêm thời gian và sự chú ý, hầu hết mọi người chuyển sự oán giận của họ sang vị trí trung lập.

4. Tìm hiểu sự quan tâm và động lực của họ

Cố gắng tìm ra lý do cho sự kháng cự của các bên liên quan của bạn. Chìa khóa để quản lý chúng là hiểu động lực cơ bản của chúng, các tính năng họ muốn và những gì họ đang cố gắng đạt được với các tính năng đó. Cố gắng tìm ra:

Vấn đề/nhu cầu/mục tiêu của họ cho bộ phận của họ
Điều gì thúc đẩy họ?
Họ hình dung gì cho chức năng của họ?
Họ chịu trách nhiệm gì?
Họ có thêm trách nhiệm gì?

Giữ các bên liên quan tham gia và trong phạm vi ảnh hưởng của bạn. Lắng nghe các bên liên quan của bạn, nói chuyện với họ một cách chính thức và không chính thức, thông báo cho họ về tiến độ và đánh giá cao sự đóng góp có giá trị của họ.

Xây dựng một mối quan hệ đòi hỏi nhiều nỗ lực và mất thời gian nhưng sẽ giúp công việc của bạn trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn rất nhiều. Các dự án và sáng kiến sẽ thành công hơn rất nhiều khi các mục tiêu được liên kết và đồng bộ. Một mối quan hệ tuyệt vời với các bên liên quan của bạn sẽ thưởng cho bạn theo nhiều cách.

Mong rằng những chia sẻ trên đây có thể giúp các bạn cải thiện mối quan hệ với các bên liên quan. Đừng quên đón xem các bài viết mới nhất sẽ được cập nhật tại BAC's Blog.

Nguồn tham khảo:

https://www.modernanalyst.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp

BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.

CÁC KHOÁ HỌC BUSINESS ANALYST BACs.VN DÀNH CHO BẠN

Khoá học Online:

Khoá học Offline:

Tại Tp.HCM:

Tại Hà Nội:

Tham khảo lịch khai giảng TẤT CẢ các khóa học mới nhất

Ban biên tập nội dung - BAC

Click để đọc tiếp

Cách viết Prompt ChatGPT mang lại hiệu quả tối đa

Để có thể tận dụng tối đa sức mạnh từ các công cụ AI như ChatGPT, bạn cần học cách viết prompt. Bài viết này, BAC đã tổng hợp những cách viết Prompt ChatGPT hiệu quả mà ngay cả những người mới cũng có thể áp dụng, cùng tìm hiểu ngay nhé
8 Cách áp dụng API SaaS tăng doanh thu cho Business Analyst (Phần 2)

Một API trong mô hình SaaS có thể giúp gia tăng doanh thu bằng cách cung cấp cho khách hàng những tính năng bổ sung với mức giá hấp dẫn mà họ khó có thể từ chối. Trong bài viết này, BAC sẽ giúp các Business Analyst phân tích khái niệm “API được xem như là một sản phẩm độc lập” và chia sẻ một số ví dụ về các loại API trong SaaS có khả năng tạo ra doanh thu.
8 Cách áp dụng API SaaS tăng doanh thu cho Business Analyst (Phần 1)

Một API trong mô hình SaaS có thể giúp gia tăng doanh thu bằng cách cung cấp cho khách hàng những tính năng bổ sung với mức giá hấp dẫn mà họ khó có thể từ chối. Trong bài viết này, BAC sẽ giúp các Business Analyst phân tích khái niệm “API được xem như là một sản phẩm độc lập” và chia sẻ một số ví dụ về các loại API trong SaaS có khả năng tạo ra doanh thu.
Cách thúc đẩy khả năng giữ chân người dùng nhờ vào thiết kế UX SaaS

Thiết kế UX SaaS cho phép các Business Analysts tạo ra trải nghiệm người dùng hấp dẫn cho sản phẩm của mình. Nó giúp bạn giữ chân người dùng và chuyển đổi họ thành khách hàng trung thành. Nhờ đó, mà các BAers có thể giúp doanh nghiệp phát triển hơn trong từng dự án. Hãy cùng BAC tìm hiểu cách tiếp cận thiết kế UX SaaS một cách dễ dàng nhé!

Bình luận

Nguyễn Thị Mai Bình

Business Analyst

Với một người ngoại đạo như mình thì những chuyên đề về "kỹ thuật" của BA hết sức quan trọng. Ví dụ như sử dụng các diagram để mô hình hóa requirement, viết User Story/Use case, v...v..

Đến với khóa học Fundamental Business Analysis, mình đã được gặp thầy Lộc, một người người rất nhiệt tình và có tâm. Ngoài việc chia sẻ các kinh nghiệm thực tế trên lớp thì thầy còn dành thời gian ra để tư vấn, hỗ trợ, góp ý CV cho mình. Bên cạnh đó trung tâm và anh Phụng cũng hỗ trợ gửi CV, kết nối học viên tới mạng lưới các công ty đối tác chất lượng, điều này giúp học viên như mình tìm được công việc phù hợp nhất. Cảm ơn BAC.
Xem chi tiết +
Phạm Quế

Business Analyst

Khoá học Product Design của BAC đã cung cấp cho tôi nhiều kiến thức và nền tảng vô cùng hữu ích. Giảng viên giảng dạy rất nhiệt tình, truyền cho chúng tôi ngọn lửa đam mê và nhiệt huyết trong ngành. Đồng thời chia sẻ các kiến thức và kỹ năng cần thiết trong bài giảng một cách dễ hiểu hơn. Số lượng học viên không quá nhiều nên chất lượng giảng giạy vô cùng tốt. Giảng viên sửa bài tập 1-1 nên bài giảng sẽ chuyên sâu hơn.
Xem chi tiết +
Nguyễn Văn Long

Chuyên viên về chế độ kế toán & Giải pháp nghiệp vụ Tài chính kế toán trong ứng dụng CNTT - Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN)

Tôi đã tham gia khóa Phân tích nghiệp vụ phần mềm cơ bản 3.0 tại BAC. Ở đây, tài liệu đào tạo cung cấp nhiều nội dung bổ ích và trình bày dễ hiểu. Giảng viên rất nhiệt tình, ngoài nội dung giảng dạy theo giáo trình còn chia sẻ nhiều kinh nghiệm thực tiễn, các câu hỏi của học viên đều được giải đáp ngay trên lớp và có minh họa từ các dự án trong thực tế. Sau tất cả, tôi cảm ơn BAC và Thầy giáo Thái Sơn.
Xem chi tiết +