Jan 12, 2022

4 bước quản lý các yêu cầu thay đổi cho Business Analyst

Khi làm việc trên bất kỳ dự án nào, hãy mong đợi sự thay đổi dù điều đó có thể tạo ra các tác động đáng kể. Tuy nhiên, chính những yêu cầu thay đổi không được duyệt, kết hợp và truyền đạt một cách phù hợp sẽ gây ra những vấn đề nghiêm trọng và tác động tiêu cực đến tổ chức. Bài viết này, chúng ta sẽ xem xét cách quản lý các yêu cầu thay đổi để đưa ra quyết định có chấp nhận chúng hay không và cách đưa chúng vào dự án với ít sự gián đoạn nhất thông qua 4 bước.

Thay đổi sẽ tạo ra tác động lên dự án dù ít hay nhiều

1. Xác định phạm vi dự án

Câu hỏi đầu tiên là phạm vi của yêu cầu thay đổi là bao nhiêu. Một yêu cầu thay đổi có thể liên quan đến kinh doanh, các bên liên quan hay các yêu cầu chức năng. Bước này khá giống với việc khám phá các yêu cầu mới cho dự án ở giai đoạn đầu. Bạn sẽ muốn tất cả các bên liên quan bị ảnh hưởng tham gia vào việc nêu ra yêu cầu của sự thay đổi, phân tích các yêu cầu đó và xác thực chúng.

Cùng với việc xác định thay đổi là gì, bạn nên cân nhắc lợi ích của việc thay đổi hay nhu cầu kinh doanh dẫn đến thay đổi. Điều này sẽ giúp nhóm phê duyệt có thể xác định xem yêu cầu thay đổi có đáng để nỗ lực hay không. Nhưng chúng ta đang đi trước một hoặc hai bước. Trước khi có thể gửi biểu mẫu yêu cầu thay đổi phê duyệt bạn cần biết những gì phải làm để thực hiện thay đổi.

2. Xác định phạm vi kết hợp thay đổi

Khi bạn hiểu thay đổi được đề xuất là gì và tại sao nó quan trọng, nhóm dự án của bạn sẽ hình thành phản hồi với thay đổi được đề xuất. Điều này thường có nghĩa là xác định tác động của thay đổi đối với thiết kế kỹ thuật và tiến độ dự án, đưa ra kế hoạch thực hiện cấp cao và xác định mức độ nỗ lực để thực hiện thay đổi.

Với thông tin này thường được ghi lại trong Change Request Form (biểu mẫu yêu cầu thay đổi), bạn có thể nói rõ liệu thay đổi có ảnh hưởng ngân sách dự án, lịch trình hay phạm vi.

Change Request Form giúp bạn trình bày với nhóm phê duyệt thay đổi

Đôi khi, bạn có nhiều cách để thực hiện thay đổi. Ví dụ, một cách tiếp cận có thể là đánh đổi sự thay đổi cho một yêu cầu ở cấp độ ưu tiên thấp hơn và không ảnh hưởng đến lịch trình hay phạm vi. Một cách tiếp cận khác có thể liên quan đến việc hoãn tiến độ và tăng ngân sách nhưng vẫn giữ nguyên phạm vi ban đầu.

Thông thường trong bước này, một hoặc nhiều các bên liên quan của doanh nghiệp sẽ tham gia để đánh giá sự cân bằng và cách tiếp cận giải pháp. Mục tiêu ở bước này là trình bày thông tin mà nhóm phê duyệt thay đổi của bạn cần để đưa ra quyết định sáng suốt về việc có chấp thuận thay đổi hay không.

3. Có được sự chấp thuận hoặc từ chối

Phạm vi thay đổi, những lợi ích và thông tin về những việc cần làm để triển khai thay đổi, biểu mẫu yêu cầu thay đổi của bạn đã sẵn sàng để trình bày cho nhóm phê duyệt. Một điều quan trọng cần lưu ý là mỗi công ty sẽ có những cấp độ chấp thuận khác nhau:

Một thay đổi yêu cầu một giờ làm việc có thể được nhà tài trợ kinh doanh chính chấp thuận trong nhóm dự án.
Một thay đổi yêu cầu một tuần làm việc có thể được chấp nhận bởi quản lý trung cấp, người cho phép những thay đổi có ít tác động đến các dự án khác trong lộ trình.
Một thay đổi đến yêu cầu kinh doanh chính cần nhiều hơn một tháng làm việc chỉ được chấp nhận bởi cấp độ điều hành vì nó ảnh hưởng nhiều đến các sáng kiến của tổ chức.

Trong khi thực tế, đây là những ví dụ giả định. Các tổ chức lớn hơn sẽ có những tiêu chí cụ thể để chỉ ra những nhóm liên quan nào có thể chấp thuận những yêu cầu nào. Một số tổ chức không chính thức sẽ tìm ra điều này khi họ tiến hành. Với điều kiện sự thay đổi được chấp thuận, đã đến lúc hành động để triển khai kế hoạch thay đổi và truyền đạt trong toàn nhóm.

4. Giao tiếp và triển khai một yêu cầu thay đổi được chấp thuận

Khi một yêu cầu thay đổi được chấp thuận, nhóm dự án cần được thông báo và các sản phẩm cần được cập nhật. Xem xét các bản cập nhật tiềm năng sau, tùy thuộc vào mức độ ảnh hưởng và trạng thái dự án của bạn.

Requirements Documentation
Technical Design Documentation
Software or Programming Code
Project Plans and Schedules
Test Plans or Test Cases
Training Documentation
Business Process Documentation

Thông thường, những cập nhật này được tạo điều kiện thuận lợi bởi quy trình thông báo thay đổi chính thức, trong đó người quản lý dự án hoặc nhà phân tích kinh doanh thông báo cho nhóm dự án về sự thay đổi và mỗi chủ sở hữu tài liệu kết hợp các điều chỉnh thích hợp vào những sản phẩm của họ.

5. Quản lý thay đổi hoặc nó sẽ quản lý bạn

Mặc dù, “thay đổi” thường gây sự khó chịu nhưng thực tế thay đổi xảy ra vì những lý do chính đáng. Trong thị trường cạnh tranh và chuyển động nhanh như ngày nay, sẽ không thực tế khi trông đợi vào các bên liên quan có kiến thức hoàn hảo về những điều họ cần để đạt mục tiêu kinh doanh.

Điều quan trọng nhất là một quyết định sáng suốt được đưa ra về việc có hay không và làm thế nào để kết hợp sự thay đổi. Bước 1 và 2 ở trên sẽ hỗ trợ việc khám phá thông tin để những người thích hợp trong tổ chức đưa ra quyết định. Điều thứ hai, quan trọng không kém là thay đổi được quản lý theo cách mà những người có liên quan hiểu được nó là gì, tầm quan trọng và tác động của nó, được đề cập trong bước 4.

Hy vọng rằng 4 bước kể trên sẽ giúp các bạn Business Analyst quản lý tốt hơn những yêu cầu thay đổi trong các dự án của mình. Các nội dung mới và thú vị sẽ được cập nhật thường xuyên tại BAC's Blog, đừng quên đón đọc.

Nguồn tham khảo:

https://www.bridging-the-gap.com

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp

BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.

CÁC KHOÁ HỌC BUSINESS ANALYST BACs.VN DÀNH CHO BẠN

Khoá học Online:

Khoá học Offline:

Tại Tp.HCM:

Tại Hà Nội:

Tham khảo lịch khai giảng TẤT CẢ các khóa học mới nhất

Ban biên tập nội dung - BAC

Click để đọc tiếp

IT Business Analyst cần trang bị kỹ năng gì trong năm 2025?

IT Business Analyst là vai trò yêu cầu nhiều kỹ năng bao gồm cả kỹ thuật và kỹ năng mềm. Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của lĩnh vực công nghệ, tiêu chuẩn về một IT Business Analyst cũng có nhiều thay đổi. Hãy cùng BAC khám phá chi tiết.
Cách dùng Claude AI để tóm tắt văn bản, viết báo cáo cực nhanh

Cùng BAC tìm hiểu cách dùng Claude AI để tóm tắt văn bản, viết báo cáo, hỗ trợ học tập và sáng tạo nội dung cực nhanh, dễ hiểu cho người mới. Với sự trợ giúp của Claude AI, bạn có thể tiết kiệm hàng tá thời gian mà vẫn đảm bảo chất lượng công việc.
Cách dùng ChatGPT để học tiếng Anh hiệu quả trong năm 2025

Bạn có biết ChatGPT không chỉ là công cụ hỗ trợ mạnh mẽ trong công việc mà còn có thể “đóng vai” một người thầy không. BAC đã tổng hợp các bước để bạn tận dụng ChatGPT cho việc học tiếng Anh trong năm 2025, thử ngay nhé.
Cách viết Prompt ChatGPT mang lại hiệu quả tối đa

Để có thể tận dụng tối đa sức mạnh từ các công cụ AI như ChatGPT, bạn cần học cách viết prompt. Bài viết này, BAC đã tổng hợp những cách viết Prompt ChatGPT hiệu quả mà ngay cả những người mới cũng có thể áp dụng, cùng tìm hiểu ngay nhé

Bình luận

Lê Anh Tuấn

Chuyên viên HO - Kỹ thuật Ngân hàng số Eximbank

Tôi là nhân sự thuộc Trung tâm Phát triển CNTT – Khối Ngân hàng số, hiện đang đảm nhiệm vai trò kiểm thử phần mềm (tester). Việc tham gia khóa học Business Analyst đã mang lại cho tôi góc nhìn toàn diện và rõ ràng hơn về vai trò của BA trong lĩnh vực ngân hàng.

Khóa học Fundamental Business Analysis tại BAC không chỉ giúp tôi hiểu đúng bản chất công việc BA mà còn hỗ trợ phát triển tư duy nghiệp vụ – từ tiếp cận giải pháp kỹ thuật sang tập trung vào nhu cầu người dùng. Phương pháp giảng dạy kết hợp lý thuyết và thực hành thực tiễn, cùng các hoạt động mô phỏng, thảo luận nhóm đã giúp tôi nâng cao kỹ năng giao tiếp, phân tích và trình bày yêu cầu – những năng lực thiết yếu để phối hợp hiệu quả giữa các bên trong dự án công nghệ.

Xem chi tiết +
Huỳnh Cao Cường

Nhân viên HO - Kỹ thuật Ngân hàng số Eximbank

Tôi hiện đang công tác tại Trung tâm Phát triển CNTT – Khối CNTT, với vai trò là nhân sự chức năng phụ trách mảng Ngân hàng số, chuyên sâu về kiểm thử phần mềm (Tester). Trước khi tham gia khóa học Fundamental Business Analysis do BAC tổ chức, tôi từng hình dung BA chỉ đơn thuần là cầu nối giữa bộ phận kỹ thuật và nghiệp vụ.

Tuy nhiên, quá trình học đã giúp tôi nhận thức rõ hơn về bản chất và tầm quan trọng của vị trí này. BA không chỉ kết nối các bên liên quan, mà còn giữ vai trò định hình yêu cầu, đảm bảo giải pháp được thiết kế đúng mục tiêu và sát với nhu cầu thực tế. Khóa học đã trang bị cho tôi tư duy phân tích bài bản, khả năng diễn đạt yêu cầu rõ ràng, và kỹ năng phối hợp hiệu quả trong môi trường dự án đa chiều.

Với nền tảng công nghệ thông tin sẵn có, khóa học là bước chuyển hướng quan trọng giúp tôi phát triển tư duy nghiệp vụ vững chắc và sẵn sàng theo đuổi lộ trình nghề nghiệp chuyên sâu trong lĩnh vực Business Analysis tại Eximbank.

Xem chi tiết +
Nguyễn Thị Mai Bình

Business Analyst

Với một người ngoại đạo như mình thì những chuyên đề về "kỹ thuật" của BA hết sức quan trọng. Ví dụ như sử dụng các diagram để mô hình hóa requirement, viết User Story/Use case, v...v..

Đến với khóa học Fundamental Business Analysis, mình đã được gặp thầy Lộc, một người người rất nhiệt tình và có tâm. Ngoài việc chia sẻ các kinh nghiệm thực tế trên lớp thì thầy còn dành thời gian ra để tư vấn, hỗ trợ, góp ý CV cho mình. Bên cạnh đó trung tâm và anh Phụng cũng hỗ trợ gửi CV, kết nối học viên tới mạng lưới các công ty đối tác chất lượng, điều này giúp học viên như mình tìm được công việc phù hợp nhất. Cảm ơn BAC.
Xem chi tiết +

Professional Transfer Services in Batumi

Luxury Georgian Transfer Services – Tbilisi & Batumi

Airport Transfers in Georgia

IT Business Analyst cần trang bị kỹ năng gì trong năm 2025?

Cách dùng Claude AI để tóm tắt văn bản, viết báo cáo cực nhanh

Cách dùng ChatGPT để học tiếng Anh hiệu quả trong năm 2025

Cách viết Prompt ChatGPT mang lại hiệu quả tối đa

CÔNG TY CỔ PHẦN ĐÀO TẠO VÀ TƯ VẤN BAC