Dec 30, 2021

3 mẹo để viết yêu cầu rõ ràng hơn cho các Business Analyst

Sự rõ ràng là một trong những thuộc tính cơ bản nhất của việc viết các yêu cầu (requirement) tốt.

Các yêu cầu rõ ràng ít có khả năng bị hiểu nhầm bởi các bên liên quan trong kinh doanh và những người thực hiện kỹ thuật.
Các yêu cầu rõ ràng đời hỏi ít chu kỳ xem xét hơn để xác nhận và xác thực.
Các yêu cầu rõ ràng dẫn đến những câu hỏi sâu sắc, thể hiện sức mạnh và giá trị của bạn với tư cách là một nhà phân tích kinh doanh.

Nhưng định nghĩa của “rõ ràng” là như thế nào? Và làm cách nào để chúng ta biết được các yêu cầu của mình đã “rõ ràng” hay chưa?. Video dưới đây sẽ bao gồm 3 cách để bạn có thể chắc chắn rằng các yêu cầu của mình đã rõ ràng.

Dành cho các bạn muốn đọc bài viết một cách chi tiết, thì dưới đây là nội dung của video. Khi bạn viết các yêu cầu theo một cách rõ ràng, bạn phải chắc chắn chúng dễ hiểu cho các bên liên quan kỹ thuật và cả kinh doanh. Những yêu cầu rõ ràng cần ít quy trình xem lại và xác thực vì bạn đang tập trung ít thời gian hơn, yêu cầu này có nghĩa là gì thay vì chúng ta muốn nó nghĩa là gì và đó là cách chúng ta đầu tư thời gian và các cuộc họp với tư cách là nhà phân tích kinh doanh.

Đây là điều quan trọng, khi bạn viết các yêu cầu quan trọng và dành nhiều thời gian để đảm bảo chúng rõ ràng, bạn sẽ đưa ra nhiều câu hỏi, những câu hỏi sâu sắc cho doanh nghiệp và các biên liên quan kỹ thuật. Điều này sẽ thể hiện sức mạnh và giá trị của bạn với tư cách một nhà phân tích kinh doanh.

1. Sử dụng thì hiện tại chủ động

Bạn nên sử dụng câu nói chủ động để yêu cầu rõ ràng hơn

Điều đầu tiên cần chú ý khi viết yêu cầu chính là thứ có tên thì hiện tại chủ động. Đôi khi, chúng ta có xu hướng dùng văn nói thụ động. Chúng ta dùng văn nói thụ động khi thiếu một phần thông tin quan trọng đối với yêu cầu.

Ví dụ:

1. Chi tiết công việc đã được nhập.

2. Chi tiết công việc đã được lưu.

Đó chính là dấu hiệu của văn nói thụ động, chúng ta muốn tránh những thứ mà không rõ ai sẽ chịu trách nhiệm cho từng bước trong yêu cầu. Một lựa chọn thay thế dành cho bạn.

Nếu bạn phải đặt những điều này vào một use case, bạn nên viết thành hai bước như sau:

1. Người đăng tuyển đã nhập thông tin chi tiết công việc.

2. Hệ thống đã lưu chi tiết công việc.

Bây giờ, chúng ta đã thêm một mệnh đề “ai” hoặc “cái gì” để làm rõ ai đang thực hiện hành động đó, điều này thường bị thiếu trong câu nói thụ động. Điều này giúp mô tả yêu cầu một cách rõ ràng, dễ hiểu hơn.

2. Sử dụng các thuật ngữ một cách nhất quán

Điều thứ hai khiến các yêu cầu trở nên khó hiểu chính là việc sử dụng các thuật ngữ một cách không nhất quán của Business Analyst. Tuy nhiên, việc này không hề quá khó để khắc phục, hãy dùng các biến thể nhỏ của thuật ngữ mà khi bạn có một cộng đồng những người quen thuộc và có thể hiểu bạn đang muốn nói gì.

Nhưng sau đó, giả sử bạn thuê một nhà phát triển mới hoặc người khác trong nhóm kinh doanh của mình, người đang tham gia các phiên yêu cầu của bạn hoặc bạn mở rộng đội ngũ và một số công việc là thuê ngoài hay nhà phân tích kinh doanh mới đến và cố gắng thực hiện những yêu cầu bạn để lại. Những điều này có thực sự giống nhau? Chi tiết tin tuyển dụng có giống với chi tiết việc làm không? Một người nào đó xem các yêu cầu của bạn có thể có thắc mắc hoặc đưa ra các giả định không đúng.

Bạn muốn xem xét và đảm bảo mình đã dùng các thuật ngữ một cách nhất quán. Hãy dùng thời gian để xác định chúng trong bảng thuật ngữ hoặc một miền mô hình kinh doanh, sau đó khi bạn viết các quy trình kinh doanh và use case, hay bạn có thể ghi lại tiến trình và yêu cầu chức năng của mình. Bạn muốn đảm bảo rằng mình đang dùng các điều khoản đó một cách nhất quán.

3. Tránh kết hợp các yêu cầu

Điều cuối cùng giúp bạn có được các yêu cầu rõ ràng chính là tránh kết hợp nhiều yêu cầu. Thông thường, các từ giống như là “và”, “hoặc”, “trước đó”, “sau đó” có nghĩa là bạn đã gộp nhiều yêu cầu với nhau. Thật dễ dàng khi bạn có kiểu tập hợp đó, để tập trung vào một phần của yêu cầu chứ không phải các phần khác và bên liên quan kinh doanh bỏ lỡ việc xác thực một phần của yêu cầu hay bên kỹ thuật và kiểm thử bỏ lỡ việc triển khai một phần yêu cầu đó.

Việc chia nhỏ yêu cầu giúp chúng dễ hiểu hơn

Giả sử: “Người đăng tin tuyển dụng đã nhập chi tiết công việc và xem xét trước khi lưu”.

Đó có phải là một yêu cầu rõ ràng không? Có nhiều động từ được dùng trong câu này. Đây không phải là một câu nói thụ động nhưng có nhiều yêu cầu trong câu.

Có một yêu cầu cho việc nhập chi tiết công việc và một yêu cầu cho việc xem xét lại chúng, cuối cùng là yêu cầu lưu trữ. Trước khi lưu, có toàn bộ yêu cầu khác mà loại được gắn thẻ ở cuối bằng hai từ đó.

Nếu bạn đang thảo luận về điều đó để thực hiện, một số yêu cầu trong đó có thể bị bỏ qua. Yêu cầu của chúng tôi thiếu rõ ràng. Khi chúng tôi chia nó ra thành các yêu cầu riêng biệt, nó sẽ trở nên nhiều hơn.

Hy vọng rằng với các mẹo được chia sẻ trên đây, các bạn Business Analyst đã có thêm những thông tin hữu ích để tham khảo. Vẫn còn rất nhiều nội dung thú vị sẽ được tổng hợp và cập nhật thường xuyên tại BAC's Blog, đừng quên đón đọc.

Nguồn tham khảo:

https://www.bridging-the-gap.com

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp

BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.

CÁC KHOÁ HỌC BUSINESS ANALYST BACs.VN DÀNH CHO BẠN

Khoá học Online:

Khoá học Offline:

Tại Tp.HCM:

Tại Hà Nội:

Tham khảo lịch khai giảng TẤT CẢ các khóa học mới nhất

Ban biên tập nội dung - BAC

Click để đọc tiếp

IT Business Analyst cần trang bị kỹ năng gì trong năm 2025?

IT Business Analyst là vai trò yêu cầu nhiều kỹ năng bao gồm cả kỹ thuật và kỹ năng mềm. Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của lĩnh vực công nghệ, tiêu chuẩn về một IT Business Analyst cũng có nhiều thay đổi. Hãy cùng BAC khám phá chi tiết.
Top 5 kỹ năng mềm và kỹ thuật BA cần có để thành công trong dự án

Business Analyst (BA) đóng vai trò trung gian giữa đội ngũ kỹ thuật và các bên liên quan trong doanh nghiệp, giúp chuyển hóa nhu cầu kinh doanh thành giải pháp cụ thể. Để đảm bảo dự án vận hành suôn sẻ, một BA không chỉ cần kiến thức nghiệp vụ mà còn phải sở hữu những kỹ năng mềm và kỹ thuật then chốt.
Cách dùng Claude AI để tóm tắt văn bản, viết báo cáo cực nhanh

Cùng BAC tìm hiểu cách dùng Claude AI để tóm tắt văn bản, viết báo cáo, hỗ trợ học tập và sáng tạo nội dung cực nhanh, dễ hiểu cho người mới. Với sự trợ giúp của Claude AI, bạn có thể tiết kiệm hàng tá thời gian mà vẫn đảm bảo chất lượng công việc.
Cách dùng ChatGPT để học tiếng Anh hiệu quả trong năm 2025

Bạn có biết ChatGPT không chỉ là công cụ hỗ trợ mạnh mẽ trong công việc mà còn có thể “đóng vai” một người thầy không. BAC đã tổng hợp các bước để bạn tận dụng ChatGPT cho việc học tiếng Anh trong năm 2025, thử ngay nhé.

Bình luận

Lê Anh Tuấn

Chuyên viên HO - Kỹ thuật Ngân hàng số Eximbank

Tôi là nhân sự thuộc Trung tâm Phát triển CNTT – Khối Ngân hàng số, hiện đang đảm nhiệm vai trò kiểm thử phần mềm (tester). Việc tham gia khóa học Business Analyst đã mang lại cho tôi góc nhìn toàn diện và rõ ràng hơn về vai trò của BA trong lĩnh vực ngân hàng.

Khóa học Fundamental Business Analysis tại BAC không chỉ giúp tôi hiểu đúng bản chất công việc BA mà còn hỗ trợ phát triển tư duy nghiệp vụ – từ tiếp cận giải pháp kỹ thuật sang tập trung vào nhu cầu người dùng. Phương pháp giảng dạy kết hợp lý thuyết và thực hành thực tiễn, cùng các hoạt động mô phỏng, thảo luận nhóm đã giúp tôi nâng cao kỹ năng giao tiếp, phân tích và trình bày yêu cầu – những năng lực thiết yếu để phối hợp hiệu quả giữa các bên trong dự án công nghệ.

Xem chi tiết +
Huỳnh Cao Cường

Nhân viên HO - Kỹ thuật Ngân hàng số Eximbank

Tôi hiện đang công tác tại Trung tâm Phát triển CNTT – Khối CNTT, với vai trò là nhân sự chức năng phụ trách mảng Ngân hàng số, chuyên sâu về kiểm thử phần mềm (Tester). Trước khi tham gia khóa học Fundamental Business Analysis do BAC tổ chức, tôi từng hình dung BA chỉ đơn thuần là cầu nối giữa bộ phận kỹ thuật và nghiệp vụ.

Tuy nhiên, quá trình học đã giúp tôi nhận thức rõ hơn về bản chất và tầm quan trọng của vị trí này. BA không chỉ kết nối các bên liên quan, mà còn giữ vai trò định hình yêu cầu, đảm bảo giải pháp được thiết kế đúng mục tiêu và sát với nhu cầu thực tế. Khóa học đã trang bị cho tôi tư duy phân tích bài bản, khả năng diễn đạt yêu cầu rõ ràng, và kỹ năng phối hợp hiệu quả trong môi trường dự án đa chiều.

Với nền tảng công nghệ thông tin sẵn có, khóa học là bước chuyển hướng quan trọng giúp tôi phát triển tư duy nghiệp vụ vững chắc và sẵn sàng theo đuổi lộ trình nghề nghiệp chuyên sâu trong lĩnh vực Business Analysis tại Eximbank.

Xem chi tiết +
Nguyễn Thị Mai Bình

Business Analyst

Với một người ngoại đạo như mình thì những chuyên đề về "kỹ thuật" của BA hết sức quan trọng. Ví dụ như sử dụng các diagram để mô hình hóa requirement, viết User Story/Use case, v...v..

Đến với khóa học Fundamental Business Analysis, mình đã được gặp thầy Lộc, một người người rất nhiệt tình và có tâm. Ngoài việc chia sẻ các kinh nghiệm thực tế trên lớp thì thầy còn dành thời gian ra để tư vấn, hỗ trợ, góp ý CV cho mình. Bên cạnh đó trung tâm và anh Phụng cũng hỗ trợ gửi CV, kết nối học viên tới mạng lưới các công ty đối tác chất lượng, điều này giúp học viên như mình tìm được công việc phù hợp nhất. Cảm ơn BAC.
Xem chi tiết +

Professional Transfer Services in Batumi

Luxury Georgian Transfer Services – Tbilisi & Batumi

Airport Transfers in Georgia

IT Business Analyst cần trang bị kỹ năng gì trong năm 2025?

Top 5 kỹ năng mềm và kỹ thuật BA cần có để thành công trong dự án

Cách dùng Claude AI để tóm tắt văn bản, viết báo cáo cực nhanh

Cách dùng ChatGPT để học tiếng Anh hiệu quả trong năm 2025

CÔNG TY CỔ PHẦN ĐÀO TẠO VÀ TƯ VẤN BAC