Jul 28, 2023

3 kỹ năng giao tiếp quan trọng cho các nhà phân tích nghiệp vụ (BA)

Với tư cách là một nhà phân tích nghiệp vụ, chắc hẳn bạn phải giao tiếp trong quá trình làm việc rất nhiều. Bởi lẽ BA là cầu nối liên lạc giữa tất cả các bên liên quan với nhóm phát triển của doanh nghiệp. Tuy nhiên làm thế nào để BA có thể làm việc hiệu quả và giữ vững các mối quan hệ hiện tại? Không khó để nhận ra, nhà phân tích nghiệp vụ cần đảm bảo rằng kỹ năng giao tiếp của họ không chỉ là thế mạnh mà còn cần phải ứng biến linh hoạt. Bài viết sau BAC sẽ giới thiệu đến bạn 3 kỹ năng giao tiếp quan trọng cho các nhà phân tích nghiệp vụ (BA), đừng bỏ lỡ nhé!

Trong sách hướng dẫn BABOK 3.0 có một chương riêng cung cấp cho business analyst những kỹ năng giao tiếp quan trọng cho BA. Sách thể hiện rõ rằng các năng lực cốt lõi bao gồm giao tiếp bằng lời nói, giao tiếp phi ngôn ngữ, giao tiếp bằng văn bản và lắng nghe. Bây giờ cùng BAC xem xét chi tiết hơn về từng yếu tố trên nhé:

1. Giao tiếp bằng lời nói

BABOK V3-9.4.1 nêu rõ như sau:

“Business Analyst use verbal communication to convey ideas, concepts, facts, and opinions to a variety of stakeholders” - "Business Analyst sử dụng kỹ năng giao tiếp bằng lời nói để truyền đạt ý tưởng, quan điểm, sự kiện và ý kiến đến các bên liên quan"

Giao tiếp bằng lời nói hiệu quả là một trong những yếu tố quan trọng tại nơi làm việc. BA phải thường xuyên tạo dựng các cuộc họp, lên kế hoạch các buổi làm việc và phỏng vấn các bên liên quan, tất cả đều yêu cầu giao tiếp trực tiếp qua lời nói. Một trong những bí quyết để thành thạo kỹ năng này là không nói quá lâu, quá dài dòng. Với vai trò của business analyst, bạn không chỉ nên đưa ra quan điểm của chính mình mà bạn còn cần mọi người tương tác lại với bạn. Trong cuộc họp, BA cần liên tục thu thập phản hồi, nỗi đau và yêu cầu của các bên tham gia.

Tuy nhiên, làm cách nào để khiến mọi người nói chuyện và tương tác lại với mình? Thông thường, cách phổ biến và thường được nhiều người sử dụng chính là kết thúc bằng câu hỏi mở. Mục đích chính của một câu hỏi mở là thu gom các ý kiến và xây dựng chủ đề. Một số ví dụ như "Bạn có thể cho tôi biết cảm nhận của bạn về", "Hãy cho tôi biết ý kiến của bạn về" hay "Bạn có thể giải thích…”. Có lẽ, những loại câu hỏi trên đôi khi có thể khiến người nhận bị bất ngờ và họ sẽ cần phải dừng lại và suy nghĩ trước khi trả lời bạn. Ngay lúc này hãy để cho họ có thời gian để hình thành ý kiến và đưa ra câu trả lời đầy đủ nhất. Thậm chí bạn có thể đặt một vài câu hỏi đóng để làm rõ thêm vấn đề.

2. Giao tiếp phi ngôn ngữ

“Non-verbal communication skills enable the effective sending and receiving of messages through-but not limited to-body movement, posture, facial expressions, gestures, and eye contact.” - "Các kỹ năng giao tiếp phi ngôn ngữ cho phép gửi và nhận thông điệp hiệu quả thông qua chuyển động cơ thể, tư thế, biểu cảm khuôn mặt, cử chỉ và ánh mắt."

Đã bao giờ bạn nhận thấy một người trình bày một vấn đề rất chi tiết, thú vị tuy nhiên những người nghe lại không hề chú ý hay tập trung vào họ. Bởi vì những yếu tố không thể thiếu trong giao tiếp phụ thuộc không chỉ vào những gì bạn nói mà còn liên quan đến cách bạn thể hiện những điều đó ra sao, nói như thế nào. Điều này thuộc về giao tiếp phi ngôn ngữ, cụ thể là cách chúng ta sử dụng giọng điệu để thu hút người nghe. Đôi khi bạn có thể bị căng thẳng hoặc vội vàng vì những yếu tố bất ngờ, khi điều này xảy ra, giọng điệu của bạn có thể trở nên ấp úng hoặc cộc cằn. Chúng ta phải nhận thức được và chuẩn bị tâm lý cho những tình huống như thế này. Hãy chậm lại và tập trung hoàn toàn sự chú ý của bạn cho người nhận.

Rất nhiều người mới bắt đầu sự nghiệp có nỗi sợ hãi cao độ khi giao tiếp, đặc biệt là nói trước đám đông. Thậm chí có người không thể nói chuyện với hơn hai người trong một không gian hẹp. Nếu bạn cũng gặp phải vấn đề này, một giải pháp được BAC đề xuất là hãy tham gia vào một khóa học giao tiếp trước đám đông. Sau khi hoàn thành khóa học, bạn sẽ được tìm hiểu kỹ hơn về giao tiếp bằng lời nói và giao tiếp phi ngôn ngữ từ đó thấy được năng lực bản thân cùng những kỹ năng cần cải thiện. Một tip nhỏ là hãy đứng thẳng, tập trung ánh nhìn vào mắt người giao tiếp cùng bạn và nở một nụ cười thân thiện. Chìa khóa thành công là phải nhận thức được cách người khác đang nhìn nhận bạn như thế nào khi bạn đang giao tiếp với họ.

3. Giao tiếp bằng văn bản

“Business analysts use written communication to convey ideas, concepts, facts, and opinions to variety of stakeholders.” - "Business Analyst sử dụng giao tiếp bằng văn bản để truyền tải ý tưởng, khái niệm, sự thật và ý kiến đến các bên liên quan." BABOK V3-9.4.3

Một yếu tố thể hiện rõ nhất sự chuyên nghiệp của BA là giao tiếp bằng văn bản. BA cần viết các yêu cầu, tài liệu về nhu cầu của khách hàng và trả lời email mỗi ngày. Bạn phải truyền đạt một cách lịch sự và hiệu quả về những gì bạn đang nghĩ và những điều bạn được tiếp nhận bằng văn bản. Tài liệu nên được viết để người đọc có thể hiểu rõ về chủ đề mà không bị ảnh hưởng nhiều bởi cảm xúc của người viết. Một thông tin giao tiếp bằng văn bản được viết không tốt có thể trở nên không rõ ràng hoặc thậm chí gây khó chịu. Một tài liệu được viết đúng cách có thể được sử dụng để hiểu rõ hơn về một chủ đề.

4. Lắng nghe

“Effective listening allows the business analyst to accurately understand information that is communicated verbally.” - “Lắng nghe hiệu quả cho phép nhà phân tích nghiệp vụ hiểu chính xác thông tin được truyền đạt bằng lời nói.” BABOK V3-9.4.4

Lắng nghe là thành phần không thể thiếu của kỹ năng giao tiếp bằng lời nói đã được đề cập ở trên, chúng hoạt động song song với nhau. Khi bạn thực hành lắng nghe, hãy áp dụng các phương pháp học tập. Tất cả chúng ta đều đã từng đi học, từng chú ý lắng nghe đến giáo viên của mình, bằng cách không ngắt lời, tập trung tuyệt đối và luôn cởi mở. Nếu chúng ta áp dụng phương pháp tương tự này khi lắng nghe đồng nghiệp của mình, họ sẽ cảm thấy như họ đã được lắng nghe. Điều này dần dần sẽ xây dựng một mối quan hệ đáng tin cậy bằng cách thể hiện sự quan tâm chân thành và đặc biệt đến những gì họ đang nói.

Kết quả của việc lắng nghe hiệu quả là giải thích được những gì đang được nói bằng lời nói. Cách giải thích này rất quan trọng trong việc hiểu chính xác thông tin được truyền tải. Để làm được điều này, bạn nên sử dụng kỹ năng lắng nghe tích cực. Bằng việc thường xuyên lặp lại những gì đã được nói lại cho người nhận và đặt câu hỏi để làm rõ và hiểu hơn về vấn đề. Nếu điều này không được thực hiện thì khả năng cao có thể xảy ra sự hiểu lầm trong giao tiếp.

Dù cho phong cách giao tiếp là gì đi chăng nữa, tất cả các kỹ năng giao tiếp đều có hai chủ thể: người gửi và người nhận. BA cần đóng cả hai vai trò trong mỗi kỹ năng giao tiếp. Kết quả là việc truyền tải hoặc nhận thông tin chính xác với càng ít sự hiểu lầm càng tốt. Từ đó dẫn đến các giao tiếp bằng văn bản sẽ dễ hiểu hơn. Việc nắm vững những kỹ năng này sẽ giúp Business Analyst xây dựng được những mối quan hệ lâu dài với các bên liên quan và nâng cao sự nghiệp của mình. Mặc dù những kỹ năng này có vẻ dễ thực hiện, tuy nhiên để nắm vững chúng có thể mất rất nhiều thời gian. Không có một kỹ năng nào chỉ được sử dụng độc lập. Một kỹ năng sẽ dẫn đến những kỹ năng khá. Làm việc trên từng kỹ năng sẽ giúp bạn cải thiện và nâng cấp năng lực của bản thân hơn mỗi ngày. Cùng tìm hiểu và cập nhật thêm thật nhiều kiến thức chuyên môn hơn nữa tại BAC's Blog bạn nhé!

Nguồn tham khảo:

https://www.cprime.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp

BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.

CÁC KHOÁ HỌC BUSINESS ANALYST BACs.VN DÀNH CHO BẠN

Khoá học Online:

Khoá học Offline:

Tại Tp.HCM:

Tại Hà Nội:

Tham khảo lịch khai giảng TẤT CẢ các khóa học mới nhất

Ban biên tập nội dung - BAC

Click để đọc tiếp

IT Business Analyst cần trang bị kỹ năng gì trong năm 2025?

IT Business Analyst là vai trò yêu cầu nhiều kỹ năng bao gồm cả kỹ thuật và kỹ năng mềm. Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của lĩnh vực công nghệ, tiêu chuẩn về một IT Business Analyst cũng có nhiều thay đổi. Hãy cùng BAC khám phá chi tiết.
Top 5 kỹ năng mềm và kỹ thuật BA cần có để thành công trong dự án

BA đóng vai trò trung gian trong doanh nghiệp, giúp chuyển hóa nhu cầu kinh doanh thành giải pháp cụ thể. Để đảm bảo dự án vận hành suôn sẻ, BA không chỉ cần kiến thức nghiệp vụ mà còn phải sở hữu những kỹ năng, kỹ thuật then chốt.
Cách dùng Claude AI để tóm tắt văn bản, viết báo cáo cực nhanh

Cùng BAC tìm hiểu cách dùng Claude AI để tóm tắt văn bản, viết báo cáo, hỗ trợ học tập và sáng tạo nội dung cực nhanh, dễ hiểu cho người mới. Với sự trợ giúp của Claude AI, bạn có thể tiết kiệm hàng tá thời gian mà vẫn đảm bảo chất lượng công việc.
Cách dùng ChatGPT để học tiếng Anh hiệu quả trong năm 2025

Bạn có biết ChatGPT không chỉ là công cụ hỗ trợ mạnh mẽ trong công việc mà còn có thể “đóng vai” một người thầy không. BAC đã tổng hợp các bước để bạn tận dụng ChatGPT cho việc học tiếng Anh trong năm 2025, thử ngay nhé.

Bình luận

Lê Anh Tuấn

Chuyên viên HO - Kỹ thuật Ngân hàng số Eximbank

Tôi là nhân sự thuộc Trung tâm Phát triển CNTT – Khối Ngân hàng số, hiện đang đảm nhiệm vai trò kiểm thử phần mềm (tester). Việc tham gia khóa học Business Analyst đã mang lại cho tôi góc nhìn toàn diện và rõ ràng hơn về vai trò của BA trong lĩnh vực ngân hàng.

Khóa học Fundamental Business Analysis tại BAC không chỉ giúp tôi hiểu đúng bản chất công việc BA mà còn hỗ trợ phát triển tư duy nghiệp vụ – từ tiếp cận giải pháp kỹ thuật sang tập trung vào nhu cầu người dùng. Phương pháp giảng dạy kết hợp lý thuyết và thực hành thực tiễn, cùng các hoạt động mô phỏng, thảo luận nhóm đã giúp tôi nâng cao kỹ năng giao tiếp, phân tích và trình bày yêu cầu – những năng lực thiết yếu để phối hợp hiệu quả giữa các bên trong dự án công nghệ.

Xem chi tiết +
Huỳnh Cao Cường

Nhân viên HO - Kỹ thuật Ngân hàng số Eximbank

Tôi hiện đang công tác tại Trung tâm Phát triển CNTT – Khối CNTT, với vai trò là nhân sự chức năng phụ trách mảng Ngân hàng số, chuyên sâu về kiểm thử phần mềm (Tester). Trước khi tham gia khóa học Fundamental Business Analysis do BAC tổ chức, tôi từng hình dung BA chỉ đơn thuần là cầu nối giữa bộ phận kỹ thuật và nghiệp vụ.

Tuy nhiên, quá trình học đã giúp tôi nhận thức rõ hơn về bản chất và tầm quan trọng của vị trí này. BA không chỉ kết nối các bên liên quan, mà còn giữ vai trò định hình yêu cầu, đảm bảo giải pháp được thiết kế đúng mục tiêu và sát với nhu cầu thực tế. Khóa học đã trang bị cho tôi tư duy phân tích bài bản, khả năng diễn đạt yêu cầu rõ ràng, và kỹ năng phối hợp hiệu quả trong môi trường dự án đa chiều.

Với nền tảng công nghệ thông tin sẵn có, khóa học là bước chuyển hướng quan trọng giúp tôi phát triển tư duy nghiệp vụ vững chắc và sẵn sàng theo đuổi lộ trình nghề nghiệp chuyên sâu trong lĩnh vực Business Analysis tại Eximbank.

Xem chi tiết +
Nguyễn Thị Mai Bình

Business Analyst

Với một người ngoại đạo như mình thì những chuyên đề về "kỹ thuật" của BA hết sức quan trọng. Ví dụ như sử dụng các diagram để mô hình hóa requirement, viết User Story/Use case, v...v..

Đến với khóa học Fundamental Business Analysis, mình đã được gặp thầy Lộc, một người người rất nhiệt tình và có tâm. Ngoài việc chia sẻ các kinh nghiệm thực tế trên lớp thì thầy còn dành thời gian ra để tư vấn, hỗ trợ, góp ý CV cho mình. Bên cạnh đó trung tâm và anh Phụng cũng hỗ trợ gửi CV, kết nối học viên tới mạng lưới các công ty đối tác chất lượng, điều này giúp học viên như mình tìm được công việc phù hợp nhất. Cảm ơn BAC.
Xem chi tiết +

Professional Transfer Services in Batumi

Luxury Georgian Transfer Services – Tbilisi & Batumi

Airport Transfers in Georgia

IT Business Analyst cần trang bị kỹ năng gì trong năm 2025?

Top 5 kỹ năng mềm và kỹ thuật BA cần có để thành công trong dự án

Cách dùng Claude AI để tóm tắt văn bản, viết báo cáo cực nhanh

Cách dùng ChatGPT để học tiếng Anh hiệu quả trong năm 2025

CÔNG TY CỔ PHẦN ĐÀO TẠO VÀ TƯ VẤN BAC