Jun 21, 2022

User Story, Use Case, Functional Specification (Phần 3)

Tiếp tục với chuỗi bài viết về những loại tài liệu mà BA cần biết, chúng ta tìm hiểu về Functional Specification và những đặc trưng của nó, bố cục của một tài liệu FS theo kiểu truyền thông và kiểu Agile. Để không bỏ lỡ kiến thức, bạn có thể xem qua hai phần đầu tiên trước khi tiếp tục.

Tham khảo:

3. Functional Specification

3.1. Functional Specification là gì?

Functional Specification (viết tắt là FS) là tài liệu đặc tả chức năng, tức là mô tả chi tiết, rõ ràng từng yêu cầu chức năng và thông số kỹ thuật trong từng trường và tương tác của người dùng trên từng trang của hệ thống.

FS là một loại tài liệu hướng dẫn và điểm tham chiếu liên tục khi các nhà phát triển viết mã lập trình.

3.2. Đặc trưng là gì?

Nội dung trong FS là điểm giao thoa giữa Business và Tech, tức là mục đích là dành cho 2 đối tượng này đọc.

Business User là Sales, Marketing, Operation, Customer Service,...: quan tâm đến Business requirement và Stakeholder requirement => có đáp ứng đúng nhu cầu hiện tại của họ hay không, có phù hợp với phần giải pháp hay không, có milestone hay KPI nào để đánh giá hay không?
Tech là Dev, QC, PM, Designer, Infrastructure, Security,..: quan tâm đến Solution requirement, đó là những Use Case, Business Process Flow, Business Rules, Wireframe hay các Diagram thể hiện theo từng nội dung cụ thể => Phần Solution requirement này giúp team hiểu được chi tiết từng module, hiểu được độ lớn và độ phức tạp của hệ thống.

3.3. Bố cục tài liệu Functional Specification

Nội dung FS thường bao gồm các phần như sau:

FS kiểu truyền thống:

Overview
- Purpose: mục đích của tài liệu, tài liệu dành cho ai
- Business Objective: mô tả ngữ cảnh mà dự án ra đời
- Scope: bao gồm organization scope, user scope, functional scope, integration scope, out of scope.
User Requirement: Ghi rõ business requirement và stakeholder requirement. Liệt kê và mô tả chi tiết các yêu cầu đó.
Functional Requirement
- BPMN: Vẽ sơ đồ tổng quát quy trình hoạt động của hệ thống và mô tả bằng cách tạo bảng với các cột ID, Steps, PIC, Description.
- Use case: cần Use Case Specification và Use case Diagram
- Business Rules: Quy định về mặt nghiệp vụ mà hệ thống phải tuân theo, là các quy định của các stakeholder, bao gồm quy định về mặt pháp lý, hoạt động của công ty,… Phân biệt Business Rule và Business Requirement:

Business Requirement

Business Rule

Hệ thống ghi nhận số CMND mới và cũ của khách hàng

Trường “Số CMND hiện tại” bao gồm 12 ký tự số

Trường “Số CMND cũ” bao gồm 9 ký tự số

Trường “Có số CMND cũ” là Option Set (Yes/ No):

Nếu Yes => trường “Số CMND cũ” mark required
Nếu No => trường “Số CMND cũ” bỏ required

Là khách hàng, tôi muốn book xe với tài xế yêu thích của tôi

Chỉ có thể thêm tài xế vào mục yêu thích, nếu cuốc xe đã có trạng thái “Thanh toán thành công”

Chỉ có thể book tài xế nếu trạng thái hợp đồng của tài xế là “Còn hiệu lực”

Chỉ được book cuốc xe có tổng khoảng cách di chuyển không quá 50km (ví dụ yêu cầu từ Legal)

Chỉ khách hàng có hạng Bạc mới có thể dùng tính năng book tài xế yêu thích (ví dụ yêu cầu từ Marketing)

Nguồn: Thinhnote

Wireframe: Thể hiện những thứ User sẽ tương tác với hệ thống. Wireframe phải thể hiện được: luồng đi cơ bản của user và cấu trúc của nhóm thông tin. Bảng mô tả thông tin của Wireframe bao gồm những thông tin sau:
- ID: số thứ tự của component
- Component: tên của component
- Type: loại của component là drop down list, là text, hay là label, button….
- Validation: mô tả các lớp validate trên front-end nếu có
- Editable: có chỉnh sửa được hay không
- Required: có required không
- Description: ghi chú các thứ khác, như diễn giải thêm ý nghĩa, default value là gì, hay tooltips nếu có…
ERD (không yêu cầu bắt buộc): Thể hiện cấu trúc dữ liệu của hệ thống được mô tả như thế nào
- Non-Functional Requirement: Không trực tiếp liên quan đến chức năng chính của hệ thống nhưng là điều kiện, chất lượng để hệ thống hoạt động tốt và đảm bảo theo yêu cầu.
- Transition Requirement: Yêu cầu để cho việc chuyển đổi hệ thống được hoạt động hiệu quả (chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới, từ trạng thái cũ sang trạng thái mới). Ví dụ: nhân viên cần phải được đào tạo trong vòng 3 ngày trước khi hệ thống chính thức đưa vào sử dụng.
- Supporting Information: Những thông tin bổ sung thêm để giúp đọc hiểu FS, có thể là bảng mô tả thuật ngữ, một diagram cho một đối tượng nào đó,…

FS kiểu Agile:

User Story
Acceptance Criteria
BPMN
Wireframe

Tham khảo mẫu template về Functional Specification: Template Functional Specification

Mong rằng qua ba phần của bài viết này các bạn có thể nắm bắt được những loại tài liệu mà một BA thường xuyên sử dụng. Đừng quên đón xem các nội dung mới nhất sẽ được cập nhật thường xuyên tại BAC's Blog.

Nguồn tham khảo:
https://thinhnotes.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp

BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.

CÁC KHOÁ HỌC BUSINESS ANALYST BACs.VN DÀNH CHO BẠN

Khoá học Online:

Khoá học Offline:

Tại Tp.HCM:

Tại Hà Nội:

Tham khảo lịch khai giảng TẤT CẢ các khóa học mới nhất

Ban biên tập nội dung - BAC

Click để đọc tiếp

Các Business Analyst cần trau dồi những công nghệ gì trong năm 2025

Đối với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ ngày này, việc không ngừng trau dồi và học hỏi là điều bắt buộc mà các Business Analyst phải làm để phát triển hơn trong lĩnh vực phân tích nghiệp vụ. Trong bài viết này, các bạn hãy cùng BAC tìm hiểu các xu hướng và các kỹ năng mới để làm hành trang trên sự nghiệp Business Analyst nhé!
Sự khác biệt giữa UAT và Usability Testing Business Analyst cần lưu ý

UAT và Usability Testing thường được mang lên bàn cân để so sánh nhưng, đây là 2 phương pháp kiểm thử khác nhau. Trong khi Usability Testing đảm bảo sự hài lòng của người dùng thì UAT lại giúp các Business Analyst xác thực chức năng. Cả hai đều là một phần không thể thiếu để cung cấp một sản phẩm chất lượng cao. Hãy cùng BAC tìm hiểu ngay nhé!
API là gì? Khám phá cầu nối giữa các ứng dụng

API là nền tảng quan trọng kết nối các ứng dụng và dịch vụ trong kỷ nguyên số, tạo ra sự linh hoạt, hiệu quả và mở rộng cho các hệ thống. Bài viết sau giới thiệu API, cách hoạt động, các kiểu kiến trúc phổ biến cùng các công cụ kiểm thử API như Postman.
Meta AI là gì và cách sử dụng Meta AI hiệu quả 2025

Meta AI là một công cụ Trí Tuệ Nhân Tạo do chính công ty mẹ của Facebook, Instagram, WhatsApp ra mắt. Đây được xem là một cuộc cách mạng sẽ làm thay đổi cách mà các doanh nghiệp và người dùng sử dụng mạng xã hội.

Bình luận

Nguyễn Thị Mai Bình

Business Analyst

Với một người ngoại đạo như mình thì những chuyên đề về "kỹ thuật" của BA hết sức quan trọng. Ví dụ như sử dụng các diagram để mô hình hóa requirement, viết User Story/Use case, v...v..

Đến với khóa học Fundamental Business Analysis, mình đã được gặp thầy Lộc, một người người rất nhiệt tình và có tâm. Ngoài việc chia sẻ các kinh nghiệm thực tế trên lớp thì thầy còn dành thời gian ra để tư vấn, hỗ trợ, góp ý CV cho mình. Bên cạnh đó trung tâm và anh Phụng cũng hỗ trợ gửi CV, kết nối học viên tới mạng lưới các công ty đối tác chất lượng, điều này giúp học viên như mình tìm được công việc phù hợp nhất. Cảm ơn BAC.
Xem chi tiết +
Phạm Quế

Business Analyst

Khoá học Product Design của BAC đã cung cấp cho tôi nhiều kiến thức và nền tảng vô cùng hữu ích. Giảng viên giảng dạy rất nhiệt tình, truyền cho chúng tôi ngọn lửa đam mê và nhiệt huyết trong ngành. Đồng thời chia sẻ các kiến thức và kỹ năng cần thiết trong bài giảng một cách dễ hiểu hơn. Số lượng học viên không quá nhiều nên chất lượng giảng giạy vô cùng tốt. Giảng viên sửa bài tập 1-1 nên bài giảng sẽ chuyên sâu hơn.
Xem chi tiết +
Nguyễn Văn Long

Chuyên viên về chế độ kế toán & Giải pháp nghiệp vụ Tài chính kế toán trong ứng dụng CNTT - Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN)

Tôi đã tham gia khóa Phân tích nghiệp vụ phần mềm cơ bản 3.0 tại BAC. Ở đây, tài liệu đào tạo cung cấp nhiều nội dung bổ ích và trình bày dễ hiểu. Giảng viên rất nhiệt tình, ngoài nội dung giảng dạy theo giáo trình còn chia sẻ nhiều kinh nghiệm thực tiễn, các câu hỏi của học viên đều được giải đáp ngay trên lớp và có minh họa từ các dự án trong thực tế. Sau tất cả, tôi cảm ơn BAC và Thầy giáo Thái Sơn.
Xem chi tiết +