Jun 20, 2022

User Story, Use Case, Functional Specification (Phần 1)

Công việc của Business Analyst thường xuyên gắn liền với requirement và documentation. Các tài liệu là sản phẩm của BA và cũng là đầu vào của quá trình phát triển phần mềm, ba trong những tài liệu quan trọng mà Business Analyst nên biết là User Story, Use Case và Functional Specification. Trong bài viết này, BAC cung cấp những thông tin chi tiết về loại tài liệu đầu tiên là User Story.

1. User Story

1.1. User Story là gì?

User Story là một tài liệu mô tả ngắn gọn, đơn giản về nhu cầu của người dùng về một tính năng của phần mềm và được viết bằng ngôn ngữ kinh doanh, từ góc nhìn của người dùng.

Mục đích của nó là để nói rõ một tính năng phần mềm sẽ cung cấp giá trị như thế nào cho khách hàng. Khách hàng ở đây không nhất thiết phải là người dùng cuối bên ngoài theo nghĩa truyền thống mà họ cũng có thể là khách hàng nội bộ hoặc nhân viên trong tổ chức.

1.2. Đặc trưng là gì?

User Story được viết dưới dạng mong muốn của người dùng với hệ thống nhưng cũng chính là những chức năng mà hệ thống cần có. User Story phải là người vì nó dùng để giải quyết các vấn đề của người dùng và User Story chỉ cần nói vấn đề chứ không cần ghi giải pháp ra.

Bất kỳ ai cũng có thể viết User Story nhưng thông thường do khách hàng, hoặc đại điện của khách hàng viết, tuy nhiên nếu có sự cộng tác của Các Nhà Phát triển thì nhóm và khách hàng sẽ có sự chia sẻ hiểu biết về sản phẩm tốt hơn. Bên cạnh đó, Product Owner sẽ là người chịu trách nhiệm bảo đảm rằng phải tồn tại một Product Backlog bao gồm các user stories, nhưng không nhất thiết phải trực tiếp viết ra các user stories.

User story thường được viết ngắn gọn trên Card, giấy note, tài liệu Words, Excels… tùy dự án. Ngoài ra, có thể quản lý chuyên nghiệp hơn thông qua phần mềm quản lý dự án như Jira, Trello,...

User Story có cú pháp như sau: As a [actor], I want to [action] so that [achievement]. Và trong mỗi US sẽ có những AC (Acceptance Criteria) - những tiêu chí để US được chấp nhận.

1.3. Ví dụ

1.4. Một số mẹo để viết User Story tốt hơn

Nghiên cứu người dùng trước tiên (Users Come First)

Như tên gọi của nó thì User Story mô tả cách khách hàng sử dụng sản phẩm, nó được nêu từ quan điểm của khách hàng. User Story rất hữu ích trong việc nắm bắt một chức năng cụ thể, ví dụ như tìm kiếm sản phẩm hoặc đặt hàng,...

Trước tiên, hãy tiến hành nghiên cứu người dùng cần thiết bằng cách quan sát và phỏng vấn người dùng. Nếu không nắm rõ người dùng và khách hàng là ai và tại sao họ muốn sử dụng sản phẩm, thì bạn không nên viết bất kỳ User Story nào. Vì có thể bạn viết những câu chuyện dựa trên suy đoán, niềm tin và ý tưởng, chứ không phải dựa trên dữ liệu và bằng chứng thực nghiệm.

Sử dụng Personas để khám phá những câu chuyện phù hợp

Personas là những nhân vật được xây dựng theo hình mẫu giả định dựa trên kiến thức trực tiếp của nhóm đối tượng. Persona thường bao gồm một cái tên và một bức tranh; các đặc điểm, hành vi và thái độ có liên quan; và một mục tiêu - là lợi ích mà nhân vật muốn đạt được hoặc vấn đề mà nhân vật muốn thấy được giải quyết bằng cách sử dụng sản phẩm.

Personas giúp bạn làm quen với người dùng của mình. Đặt một nhân vật đại diện cho từng vai trò của người dùng/khách hàng sử dụng sản phẩm/phần mềm của dự án và viết ra những gì thúc đẩy họ cần tính năng đó trong sản phẩm/phần mềm, từ đó sẽ giúp nhóm có những lựa chọn đúng đắn khi suy nghĩ về cách thức và những gì cần làm trong việc phát triển sản phẩm/phần mềm.

Giữ cho câu chuyện đơn giản và ngắn gọn

Viết những câu chuyện sao cho chúng dễ hiểu, giữ chúng đơn giản và ngắn gọn. Tránh các thuật ngữ khó hiểu và không rõ ràng, đồng thời sử dụng giọng nói chủ động. Tập trung vào những gì quan trọng và bỏ qua phần còn lại.

Sử dụng mẫu As a [actor], I want to [action] so that [achievement] cho thấy như đang mô phỏng như một nhân vật vào câu chuyện và làm rõ lợi ích của nó. Nhưng không phải bắt buộc lúc nào cũng phải sử dụng theo mẫu, hãy thử những cách khác nhau để viết User Story để xem cách nào phù hợp nhất với bạn và team của bạn

Tạo User Story một cách cộng tác (Create Stories Collaboratively)

User Story là một kỹ thuật được tạo ra với mục đích giúp bạn xác định yêu cầu nhanh hơn và đây là một công cụ cộng tác. Thay vì chỉ giao cho một nhóm phát triển, thì chúng nên được lồng vào các cuộc thảo luận, Product Owner và nhóm nên thảo luận về các story cùng nhau. Điều này cho phép mọi người chỉ cần nắm bắt lượng thông tin tối thiểu, giảm chi phí và đẩy nhanh quá trình chuyển giao.

Bắt đầu với các Epic

Epic Story là một câu chuyện lớn tổng quát, bao gồm nhiều User Story. Độ lớn tương đương lượng công việc phải làm trong nhiều Sprint.

Epic Story cho phép bạn phác thảo chức năng của sản phẩm mà không cần phải chi tiết hóa. Điều này đặc biệt hữu ích cho việc mô tả các sản phẩm và tính năng mới. Nó cho phép bạn nắm bắt được phạm vi sơ bộ và giúp bạn có thời gian để tìm hiểu thêm về cách giải quyết tốt nhất nhu cầu của người dùng.

Nó giúp làm giảm thời gian và nỗ lực cần thiết để tích hợp những thông tin chi tiết mới. Nếu bạn có nhiều câu chuyện chi tiết trong Product Backlog, thì thường rất phức tạp, tốn thời gian và có nguy cơ đưa ra sự mâu thuẫn.

Thêm Acceptance Criteria

Acceptance Criteria là những tiêu chí, điều kiện cần được đáp ứng để User Story được hoàn thành. Các tiêu chí làm phong phú thêm câu chuyện và làm cho câu chuyện có thể kiểm tra được. AC giúp ghi lại những kỳ vọng của khách hàng, làm rõ yêu cầu của khách hàng, đảm bảo thông tin nghiệm thu minh bạch. Đây là một phần quan trọng trong việc hoàn thành User Story được PO và BA nghiên cứu kỹ lưỡng, bởi vì thiếu một tiêu chí duy nhất cũng có thể tốn rất nhiều chi phí. Đây là một danh sách được list ra và đánh số.

Tham khảo mẫu template về User Story: Template User Story

Hy vọng rằng những chia sẻ trên đây về tài liệu User Story sẽ hữu ích với bạn đọc. Tham khảo thêm về 2 loại tài liệu Use Case (phần 2) và Functional Specification (phần 3) tại đây.

Tham khảo:

Nguồn tham khảo

https://thinhnotes.com/
https://www.romanpichler.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp

BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.

CÁC KHOÁ HỌC BUSINESS ANALYST BACs.VN DÀNH CHO BẠN

Khoá học Online:

Khoá học Offline:

Tại Tp.HCM:

Tại Hà Nội:

Tham khảo lịch khai giảng TẤT CẢ các khóa học mới nhất

Ban biên tập nội dung - BAC

Click để đọc tiếp

Business Analyst thời đại AI: Cơ hội, thách thức và kỹ năng cần có để không bị thay thế

Trí tuệ nhân tạo (AI) đang thay đổi mạnh mẽ ngành phát triển phần mềm, ảnh hưởng trực tiếp đến vai trò của Business Analyst (BA). Bài viết phân tích BA cần làm gì để thích nghi, nâng cấp kỹ năng và đón đầu các cơ hội trong thời đại AI.
Prototype sớm - Nghệ thuật hiện thực hóa ý tưởng của BA thông minh

Thời đại AI mở ra cơ hội mới cho BA: biến ý tưởng thành sản phẩm nhanh chóng bằng prototype sớm. Đây là chìa khóa giúp kiểm chứng giá trị, thúc đẩy sáng tạo và khai thác tối đa sức mạnh công nghệ.
10 Thuật ngữ AI ai cũng nên biết

Khám phá 10 thuật ngữ quan trọng nhất trong lĩnh vực trí tuệ nhân tạo (AI) cùng BAC – từ AI, Machine Learning đến Generative AI, Copilot và hơn thế nữa. Bài viết được biên dịch từ nguồn Microsoft, giúp bạn hiểu rõ cách công nghệ này hoạt động và đang thay đổi thế giới. Một tài liệu nhập môn hoàn hảo cho người mới, chuyên viên công nghệ hay bất kỳ ai muốn bắt kịp làn sóng chuyển đổi số.
Học AI từ con số 0: Lộ trình đơn giản cho người mới bắt đầu

Khám phá lộ trình học AI đơn giản cho người mới bắt đầu cùng BAC. Bạn không cần giỏi lập trình để có thể học AI và trở thành chuyên gia. Những kiến thức này hoàn toàn có thể được tiếp thu và ứng dụng thực tế bởi tất cả mọi người.

Bình luận

Lê Anh Tuấn

Chuyên viên HO - Kỹ thuật Ngân hàng số Eximbank

Tôi là nhân sự thuộc Trung tâm Phát triển CNTT – Khối Ngân hàng số, hiện đang đảm nhiệm vai trò kiểm thử phần mềm (tester). Việc tham gia khóa học Business Analyst đã mang lại cho tôi góc nhìn toàn diện và rõ ràng hơn về vai trò của BA trong lĩnh vực ngân hàng.

Khóa học Fundamental Business Analysis tại BAC không chỉ giúp tôi hiểu đúng bản chất công việc BA mà còn hỗ trợ phát triển tư duy nghiệp vụ – từ tiếp cận giải pháp kỹ thuật sang tập trung vào nhu cầu người dùng. Phương pháp giảng dạy kết hợp lý thuyết và thực hành thực tiễn, cùng các hoạt động mô phỏng, thảo luận nhóm đã giúp tôi nâng cao kỹ năng giao tiếp, phân tích và trình bày yêu cầu – những năng lực thiết yếu để phối hợp hiệu quả giữa các bên trong dự án công nghệ.

Xem chi tiết +
Huỳnh Cao Cường

Nhân viên HO - Kỹ thuật Ngân hàng số Eximbank

Tôi hiện đang công tác tại Trung tâm Phát triển CNTT – Khối CNTT, với vai trò là nhân sự chức năng phụ trách mảng Ngân hàng số, chuyên sâu về kiểm thử phần mềm (Tester). Trước khi tham gia khóa học Fundamental Business Analysis do BAC tổ chức, tôi từng hình dung BA chỉ đơn thuần là cầu nối giữa bộ phận kỹ thuật và nghiệp vụ.

Tuy nhiên, quá trình học đã giúp tôi nhận thức rõ hơn về bản chất và tầm quan trọng của vị trí này. BA không chỉ kết nối các bên liên quan, mà còn giữ vai trò định hình yêu cầu, đảm bảo giải pháp được thiết kế đúng mục tiêu và sát với nhu cầu thực tế. Khóa học đã trang bị cho tôi tư duy phân tích bài bản, khả năng diễn đạt yêu cầu rõ ràng, và kỹ năng phối hợp hiệu quả trong môi trường dự án đa chiều.

Với nền tảng công nghệ thông tin sẵn có, khóa học là bước chuyển hướng quan trọng giúp tôi phát triển tư duy nghiệp vụ vững chắc và sẵn sàng theo đuổi lộ trình nghề nghiệp chuyên sâu trong lĩnh vực Business Analysis tại Eximbank.

Xem chi tiết +
Nguyễn Thị Mai Bình

Business Analyst

Với một người ngoại đạo như mình thì những chuyên đề về "kỹ thuật" của BA hết sức quan trọng. Ví dụ như sử dụng các diagram để mô hình hóa requirement, viết User Story/Use case, v...v..

Đến với khóa học Fundamental Business Analysis, mình đã được gặp thầy Lộc, một người người rất nhiệt tình và có tâm. Ngoài việc chia sẻ các kinh nghiệm thực tế trên lớp thì thầy còn dành thời gian ra để tư vấn, hỗ trợ, góp ý CV cho mình. Bên cạnh đó trung tâm và anh Phụng cũng hỗ trợ gửi CV, kết nối học viên tới mạng lưới các công ty đối tác chất lượng, điều này giúp học viên như mình tìm được công việc phù hợp nhất. Cảm ơn BAC.
Xem chi tiết +

Professional Transfer Services in Batumi

Luxury Georgian Transfer Services – Tbilisi & Batumi

Airport Transfers in Georgia

Business Analyst thời đại AI: Cơ hội, thách thức và kỹ năng cần có để không bị thay thế

Prototype sớm - Nghệ thuật hiện thực hóa ý tưởng của BA thông minh

10 Thuật ngữ AI ai cũng nên biết

Học AI từ con số 0: Lộ trình đơn giản cho người mới bắt đầu

CÔNG TY CỔ PHẦN ĐÀO TẠO VÀ TƯ VẤN BAC