Sep 19, 2022

Sử dụng Microsoft Form hiệu quả

1. Giới thiệu Microsoft Form – Một số tính năng chính

1.1. Microsoft Form là gì:

Microsoft Forms là một công cụ đơn giản, nhẹ cho phép bạn nhanh chóng tạo biểu mẫu, khảo sát hoặc bài kiểm tra. Với Microsoft Form, bạn có mời người khác phản hồi biểu mẫu bằng cách sử dụng hầu hết mọi trình duyệt Web hoặc ứng dụng di động. Xem kết quả trong thời gian thực khi chúng được gửi, sử dụng phân tích tích hợp sẵn để đánh giá phản hồi và xuất kết quả sang Excel để phân tích hoặc phân loại bổ sung.

1.2. Người dùng Microsoft Form là ai ?

Microsoft Forms thường sẵn dùng cho Office 365. Ứng dụng Microsoft 365 dành cho doanh nghiệp khách hàng và người dùng có tài khoản Microsoft (Hotmail, Live hoặc Outlook.com).

1.3. 5 tính năng mới tại Microsoft Form

a) Forms home page improvements – Trang chủ biểu mẫu

Truy cập vào trang https://forms.office.com. Tính năng mới đầu tiên là trang chủ được đơn giản hóa, ở đây sẽ xuất hiện những form mẫu, có thể “Click” vào khám phá.

Trang chủ Microsoft Form

Microsoft Forms được tách ra rất rõ ràng:

New Quiz – Bài kiểm tra mới
New Form – Biểu mẫu mới
Quiz Import – Nhập tệp của bạn

Bên cạnh đó, người xem có thể quản lý được:

Recent: Những biểu mẫu được sử dụng gần đây.
My forms: Những form của bạn.
Shared with me: Những biểu mẫu người khác share tới bạn.
Favorites: Những biểu mẫu được yêu thích, bạn có thể thêm vào đây để dễ tìm kiếm.

Thay đổi chế độ xem (Tiles and Listview)

Cuộn xuống phía dưới sẽ có phần “My Groups”, là những nhóm mà bạn đã truy cập.

Nhóm của bạn

b)Forms Template – Biểu mẫu có sẵn

Các mẫu có sẵn giúp bạn bắt đầu thực hiện dễ dàng trong việc tạo các biểu mẫu đẹp.

Bước 1: Chọn Template phù hợp với nội dung, trên màn hình sẽ hiển thị những ví dụ liên quan như: Khảo sát đánh giá khóa học, khảo sát phản hồi của giáo viên,…

Các biểu mẫu có sẵn

Bước 2: Chọn vào ví dụ sẵn về nội dung liên quan đến khóa học, sau đó bạn có thể thấy rằng một biểu mẫu đẹp đã được thiết lập. Sau đó chọn “Start to edit” để bắt đầu chỉnh sửa.

Chi tiết về ví dụ biểu mẫu

c) Forms Quiz - Smart Convert from Word or PDF document (Import)

Đây là yêu cầu hàng đầu trong một thời gian dài và đó là khả năng tự động nhập tài liệu Word hoặc PDF và chuyển sang Microfoft Form

Một tài liệu Word hoặc PDF có sẵn câu hỏi, bạn chọn “Import” và tải tài liệu lên tài liệu
Tài liệu sẽ được chuyển sang Microsoft form theo như thứ tự hình bên dưới. Cuộn xuống phía dưới để kiểm tra, chỉnh sửa phù hợp.

Lưu ý: Tài liệu giới hạn 10 megabyte, vì vậy tài liệu có dung lượng lớn hơn sẽ không hoạt động.

Chuyển tài liệu từ MS Word sang MS Form

Hình ảnh tài liệu chuyển thành công

Kết quả hiển thị ở MS Form

d) "Collect Responses" rename – Thu thập phản hồi và các bản cập nhật khác-Chia sẻ và cộng tác.

Khi chọn vào “Collect Responses” ở góc phải màn hình, bạn cài đặt quyền “Xem, chỉnh sửa” rồi gửi biểu mẫu này đến họ.

e) Gửi biểu mẫu trực tiếp đến nhiều kênh cùng lúc và theo dõi trạng thái phản hồi.

2. Hướng dẫn cách sử dụng Microsoft Form

2.1. Bắt đầu

Đăng nhập vào Microsoft Forms:

Tạo các cuộc khảo sát, câu đố và thăm dò ý kiến và dễ dàng xem kết quả khi họ đến.
Mời người khác trả lời biểu mẫu của bạn bằng bất kỳ trình duyệt web hoặc thiết bị di động nào.
Sử dụng phân tích tích hợp để đánh giá phản hồi khi chúng được gửi.
Xuất dữ liệu biểu mẫu, chẳng hạn như kết quả bài kiểm tra, sang Excel để phân tích hoặc chấm điểm bổ sung.

Đăng nhập bằng thông tin đăng nhập Microsoft 365 trường học, thông tin đăng nhập công việc Microsoft 365 hoặc tài khoản Microsoft (Hotmail, Live hoặc Outlook.com) của bạn.

2.1. Tạo biểu mẫu - khám phá biểu mẫu

a) Thêm ảnh hoặc logo vào tiêu đề biểu mẫu

Để cải thiện biểu mẫu trong Microsoft Forms trở nên đa dạng việc chèn thêm ảnh hoặc hình ảnh đầu trang biểu mẫu, chẳng hạn như logo.

Khi thêm ảnh hoặc logo vào đầu trang biểu mẫu, hình ảnh sẽ thiện thị ở góc trên bên trái của biểu mẫu. Để chèn ảnh vào tiêu đề trong Microsoft Forms, hãy thực hiện theo các bước bên dưới.

Bước 1: Mở biểu mẫu mà bạn muốn chỉnh sửa trong Microft Forms

Bước 2: Chọn phần "tiêu đề" biểu mẫu

Bước 3: Chọn "Chèn hình ảnh" (biểu tượng hình ảnh)

Bước 4: Tìm kiếm hình ảnh trong Bing, thư mục OneDrive hoặc máy tính hoặc thiết bị của bạn.

Tìm kiếm hình ảnh: Để tìm kiếm hình ảnh, nhập tên hình ảnh mà bạn chọn tìm kiếm, sau đó chọn Tìm Kiếm (biểu tượng kính lúp). Chọn ảnh mà bạn muốn, sau đó Thêm
OneDrive: Để thêm hình ảnh từ thư mục OneDrive của bạn, hãy chọn OneDrive. Tìm ảnh mà bạn muốn, sau đó Thêm
Upload: Để thêm hình ảnh từ máy tính hoặc thiết bị của bạn, hãy chọn tải lên. Chọn tệp để tải lên, sau đó Mở.

Hình ảnh sẽ xuất hiện ở bên trái tiêu đề của bạn.

b) Thêm hình ảnh, video vào câu hỏi

Bước 1: Mở biểu mẫu mà bạn muốn chỉnh sửa trong Microft Form.

Bước 2: Chọn câu hỏi mà bạn muốn thêm ảnh, video.

Bước 3: Chọn "chèn phương tiện" (biểu tượng hình ảnh/ video) ở phía bên phải câu hỏi.

Đối với chèn hình ảnh:

Tìm kiếm hình ảnh: Để tìm kiếm hình ảnh, nhập tên hình ảnh mà bạn chọn tìm kiếm, sau đó chọn Tìm Kiếm (biểu tượng kính lúp). Chọn ảnh mà bạn muốn, sau đó Thêm
OneDrive: Để thêm hình ảnh từ thư mục OneDrive của bạn, hãy chọn OneDrive. Tìm ảnh mà bạn muốn, sau đó Thêm
Upload: Để thêm hình ảnh từ máy tính hoặc thiết bị của bạn, hãy chọn tải lên. Chọn tệp để tải lên, sau đó Mở.

Đối với chèn Video:

Nhập URL cho Microsoft Stream hoặc Video Youtube mà bạn muốn sử dụng, sau đó Thêm.

c) Thêm các mục vào khảo sát hoặc bảng câu hỏi

Trong Microsoft Forms , hãy mở bản khảo sát, bảng câu hỏi hoặc loại biểu mẫu khác mà bạn muốn thêm các phần.

Bước 1: Chọn "+" thêm mới .

Bước 2: Chọn Các loại câu hỏi khác (biểu tượng chữ V).

Bước 3: Chọn "Section – Mục"

Bước 4: Thêm tiêu đề phần và mô tả để cung cấp thêm ngữ cảnh cho các câu hỏi trong phần này.

d) Thay đổi chủ đề biểu mẫu

Hãy áp dụng chủ đề, thêm hình nền riêng hoặc tình chỉnh màu nền để cung cấp cho khảo sát, bài kiểm tra hoặc các loại biểu mẫu thể hiện sự tinh tế về hình ảnh.

Lưu ý: Tùy thuộc vào nội dung biểu mẫu của bạn, lựa chọn ý tưởng chủ đề bao gồm hình ảnh khác nhau có thể chọn.

Nếu bạn không muốn sử dụng các chủ đề này, hãy cuộn xuống để chọn màu và hình nền khác
Thêm hình nền của riêng bạn.
Chọn nút Tùy chỉnh chủ đề, sau đó chọn Tải lên hình ảnh
Tương tự các bước tiếp theo như bước tải ảnh lên.

e) Thay đổi kích thước hình ảnh

- Làm cho hình ảnh của bạn nhỏ hoặc lớn

Trong Microsoft Forms , hãy mở biểu mẫu bạn muốn chỉnh sửa.
Chọn ảnh bạn muốn chỉnh sửa bên cạnh một câu hỏi cụ thể.
Chọn Chỉnh sửa để xem các tùy chọn chỉnh sửa ảnh.
Theo mặc định, hình ảnh hiển thị là "Nhỏ" . Để phóng to nó, hãy chọn "Lớn"

- Phóng to hoặc thu nhỏ hình ảnh

Để phóng to một khu vực cụ thể của ảnh, hãy chọn "Phóng to" để điều chỉnh nó, sau đó bấm và kéo hoặc chạm và kéo để căn giữa nó ở nơi bạn muốn.
Để thu nhỏ, hãy chọn "Thu nhỏ" , sau đó bấm và kéo hoặc chạm và kéo để căn giữa nơi bạn muốn.

f) Chia sẻ và cộng tác

Chọn nút liên kết , sau đó bấm hoặc gõ nhẹ vào Sao chép bên cạnh hộp văn bản hiển thị địa chỉ Web. Sao chép và sau đó dán liên kết duy nhất này vào bất cứ đâu mà người bạn muốn xem có thể nhìn thấy và nhấp vào liên kết đó để truy cập vào biểu mẫu hoặc bài kiểm tra của bạn.

Chọn nút Email . Khi ứng dụng Email được mở ra, hãy thêm email của những người mà bạn dự định gửi Biểu mẫu, bao gồm một ghi chú ngắn gọn trong nội dung email và một liên kết đến biểu mẫu của bạn.

Chọn nút mã QR , sau đó nhấp hoặc nhấn vào nút Tải xuống, nút này sẽ tải xuống mã QR của bạn dưới dạng tệp .png. Chèn .png vào bất cứ nơi nào mà người xem có thể quét mã.

Chọn nút Nhúng , sau đó bấm hoặc chạm vào sao chép. Dán mã nhúng này vào một trang Web, Sway hoặc một tài liệu.

Đi tới cài đặt mẫu khác (..) để cộng tác trên biểu mẫu với những người khác hoặc sao chép biểu mẫu và chia sẻ dưới dạng mẫu. Điều này giúp những người được nhận link có thể sao chép để làm cho nó thực sự chính xác cách chúng hoạt động.

g) Xem kết quả

Xem kết quả khảo sát

Sau khi bạn tạo biểu mẫu, điều chỉnh cài đặt biểu mẫu và chia sẻ đến những người khác, đã đến lúc mở xem kết quả. Chọn tab "Responses - Phản hồi"

Chọn xem kết quả để xem từng chi tiết cho từng người trả lời, chẳng hạn như thời gian cần để hoàn thành biểu mẫu của bạn và (các) tùy chọn đã chọn.
Để dễ dàng xem tất cả dữ liệu phản hồi cho biểu mẫu của bạn trong sổ làm việc Excel, hãy chọn Mở trong Excel .
Chọn liên kết Chi tiết khác để xem tên của từng người trả lời và câu trả lời của họ cho mỗi câu hỏi.

h) Integration - Tích hợp

Bạn có thể chèn các câu đố, khảo sát, thăm dò ý kiến và các loại biểu mẫu khác vào các sản phẩm Microsoft 365 khác mà bạn đã quen thuộc.

Excel online – Tạo biểu mẫu trong Excel Online
Ứng dụng Office – Tạo biểu mẫu với Microsoft Form trên thiết bị di động của bạn (Androi – IOS)
OneDrive For Business – Tạo biểu mẫu trong OneDrive For Business
PowerPoint – Chèn biểu mẫu hoặc bài kiểm tra vào PowerPoint
SharePoint – Sử dụng phần Web Microsoft Forms trong Share

Nguồn tham khảo:
https://support.microsoft.com /
https://techcommunity.microsoft.com /

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp

BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.

CÁC KHOÁ HỌC BUSINESS ANALYST BACs.VN DÀNH CHO BẠN

Khoá học Online:

Khoá học Offline:

Tại Tp.HCM:

Tại Hà Nội:

Tham khảo lịch khai giảng TẤT CẢ các khóa học mới nhất

Ban biên tập nội dung - BAC

Click để đọc tiếp

Các Business Analyst cần trau dồi những công nghệ gì trong năm 2025

Đối với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ ngày này, việc không ngừng trau dồi và học hỏi là điều bắt buộc mà các Business Analyst phải làm để phát triển hơn trong lĩnh vực phân tích nghiệp vụ. Trong bài viết này, các bạn hãy cùng BAC tìm hiểu các xu hướng và các kỹ năng mới để làm hành trang trên sự nghiệp Business Analyst nhé!
Sự khác biệt giữa UAT và Usability Testing Business Analyst cần lưu ý

UAT và Usability Testing thường được mang lên bàn cân để so sánh nhưng, đây là 2 phương pháp kiểm thử khác nhau. Trong khi Usability Testing đảm bảo sự hài lòng của người dùng thì UAT lại giúp các Business Analyst xác thực chức năng. Cả hai đều là một phần không thể thiếu để cung cấp một sản phẩm chất lượng cao. Hãy cùng BAC tìm hiểu ngay nhé!
API là gì? Khám phá cầu nối giữa các ứng dụng

API là nền tảng quan trọng kết nối các ứng dụng và dịch vụ trong kỷ nguyên số, tạo ra sự linh hoạt, hiệu quả và mở rộng cho các hệ thống. Bài viết sau giới thiệu API, cách hoạt động, các kiểu kiến trúc phổ biến cùng các công cụ kiểm thử API như Postman.
Meta AI là gì và cách sử dụng Meta AI hiệu quả 2025

Meta AI là một công cụ Trí Tuệ Nhân Tạo do chính công ty mẹ của Facebook, Instagram, WhatsApp ra mắt. Đây được xem là một cuộc cách mạng sẽ làm thay đổi cách mà các doanh nghiệp và người dùng sử dụng mạng xã hội.

Bình luận

Nguyễn Thị Mai Bình

Business Analyst

Với một người ngoại đạo như mình thì những chuyên đề về "kỹ thuật" của BA hết sức quan trọng. Ví dụ như sử dụng các diagram để mô hình hóa requirement, viết User Story/Use case, v...v..

Đến với khóa học Fundamental Business Analysis, mình đã được gặp thầy Lộc, một người người rất nhiệt tình và có tâm. Ngoài việc chia sẻ các kinh nghiệm thực tế trên lớp thì thầy còn dành thời gian ra để tư vấn, hỗ trợ, góp ý CV cho mình. Bên cạnh đó trung tâm và anh Phụng cũng hỗ trợ gửi CV, kết nối học viên tới mạng lưới các công ty đối tác chất lượng, điều này giúp học viên như mình tìm được công việc phù hợp nhất. Cảm ơn BAC.
Xem chi tiết +
Phạm Quế

Business Analyst

Khoá học Product Design của BAC đã cung cấp cho tôi nhiều kiến thức và nền tảng vô cùng hữu ích. Giảng viên giảng dạy rất nhiệt tình, truyền cho chúng tôi ngọn lửa đam mê và nhiệt huyết trong ngành. Đồng thời chia sẻ các kiến thức và kỹ năng cần thiết trong bài giảng một cách dễ hiểu hơn. Số lượng học viên không quá nhiều nên chất lượng giảng giạy vô cùng tốt. Giảng viên sửa bài tập 1-1 nên bài giảng sẽ chuyên sâu hơn.
Xem chi tiết +
Nguyễn Văn Long

Chuyên viên về chế độ kế toán & Giải pháp nghiệp vụ Tài chính kế toán trong ứng dụng CNTT - Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN)

Tôi đã tham gia khóa Phân tích nghiệp vụ phần mềm cơ bản 3.0 tại BAC. Ở đây, tài liệu đào tạo cung cấp nhiều nội dung bổ ích và trình bày dễ hiểu. Giảng viên rất nhiệt tình, ngoài nội dung giảng dạy theo giáo trình còn chia sẻ nhiều kinh nghiệm thực tiễn, các câu hỏi của học viên đều được giải đáp ngay trên lớp và có minh họa từ các dự án trong thực tế. Sau tất cả, tôi cảm ơn BAC và Thầy giáo Thái Sơn.
Xem chi tiết +