Jun 05, 2023

Kanban là gì? Những điều cần biết về Kanban

Kanban được yêu thích trong các doanh nghiệp công nghệ cao, nhưng lịch sử của nó bắt đầu từ những năm 1940. Vào thời điểm đó, phương pháp này đã được phát minh để tối ưu hóa sản xuất tại các nhà máy ô tô Toyota ở Nhật Bản. Bài viết này, hãy cùng tìm hiểu về khái niệm Kanban.

1. Kanban là gì?

Kanban là một phương pháp trực quan phổ biến để quản lý dự án. Các nguyên tắc cơ bản của nó tập trung vào tính minh bạch và giới hạn số lượng công việc được thực hiện tại bất kỳ thời điểm nào. Và giống như các chiến lược Scrum và Agile, tính sáng tạo và tính linh hoạt là rất quan trọng.

2. Kanban bao gồm những gì?

Kanban lấy các khái niệm từ cả Lean và Agile. Nó xoay quanh một công cụ trực quan được gọi là “bảng Kanban”. Hỗ trợ này sắp xếp các nhiệm vụ theo trạng thái, chẳng hạn như “Đang tiến hành” hoặc “Hoàn thành”. Bạn có thể nghĩ về nó giống như một bảng Plinko từ The Price is Right, với các nhiệm vụ được xếp vào các cột dọc.

Các nhóm thường xuyên sử dụng phần mềm để quản lý bảng Kanban kỹ thuật số, một số tiêu đề ví dụ bao gồm Jira, Trello và Asana. Nhưng nếu bạn thích cách tiếp cận cổ điển, thì bảng đen cổ điển là một lựa chọn để cân nhắc.

Một ví dụ đơn giản về Kanban tại nơi làm việc

Hãy nhớ rằng một bảng lộn xộn có hại cho hiệu quả. Ít hơn là tốt hơn khi nói đến một lộ trình dự án gọn gàng, dễ đọc. Vì vậy, hãy lưu ý xem có bao nhiêu mặt hàng trên boong cùng một lúc để đảm bảo mọi thứ đều rõ ràng.

3. Quy trình Kanban

Không giống như Scrum và các phương pháp khác, Kanban không có vai trò hoặc cột mốc chính thức nào. Các nhóm có thể duy trì hệ thống phân cấp hiện có của họ hoặc cấp cho mọi người nhiều quyền tự chủ hơn cho mỗi dự án.

Kanban được biết đến với hệ thống phân công công việc “kéo”. Các thành viên trong nhóm chỉ thực hiện hoặc “kéo” các nhiệm vụ từ danh sách việc cần làm sau khi hoàn thành một mục trước đó. Hệ thống này tương phản với hệ thống “thúc đẩy” yêu cầu người quản lý ra lệnh cho các nhiệm vụ bất kể các hạng mục đang thực hiện.

Sau khi hoàn thành một số công việc, bạn sẽ cùng với nhân viên và khách hàng đưa ra phản hồi. Sau khi nhóm của bạn hoàn thành cuộc trò chuyện thẳng thắn này, bạn sẽ làm việc để cải thiện trước một cuộc họp cộng tác khác. Chu kỳ này được gọi là “vòng phản hồi”.

4. Khi nào nên dùng Kanban?

Không có gì ngạc nhiên khi các nhóm có nhiều người học trực quan là những đối tượng phù hợp lý tưởng cho Kanban. Và nếu nhóm của bạn lấy từ một nhóm các nhiệm vụ chưa được giao, chẳng hạn như cách một nhóm CNTT lấy từ một nhóm yêu cầu, thì Kanban có thể phù hợp.

Nhưng bạn cũng sẽ cần một đội ngũ đầy cởi mở và sáng tạo. Đó là bởi vì phương pháp này dựa trên các vòng phản hồi, nghĩa là các kế hoạch có thể thay đổi nhanh chóng để đáp lại cảm xúc của mọi người.

Các thành viên trong nhóm Kanban cũng phải có sự tin tưởng và ăn ý với nhau. Không có vai trò nghiêm ngặt được xác định trước để kiểm tra và cân bằng. Kết quả là, người lao động phải tự cảnh sát với nhau.

Dưới đây là một số đặc điểm quan trọng khác của một nhóm Kanban thành công:

Tiếp thu những lời chỉ trích mang tính xây dựng: Các vòng phản hồi, được gọi là “nhịp điệu”, là một phần của Kanban. Thảo luận trung thực và cải thiện là rất quan trọng để thành công.
Tư duy cởi mở: Kanban phát triển mạnh nhờ các giải pháp vượt trội. Tuân thủ nghiêm ngặt các quy tắc được xác định trước là không tương thích.
Thời hạn thoải mái: Phương pháp này khuyến khích điều tiết công việc hơn là quá tải. Do đó, các dự án có thể mất nhiều thời gian hơn.
Chất lượng hơn số lượng: Quan điểm lỏng lẻo của Kanban về thời gian ủng hộ các nhiệm vụ sáng tạo, có kết thúc mở thay vì những nhiệm vụ lặp đi lặp lại, theo thói quen.
Quy trình làm việc suôn sẻ, trơn tru: Kể từ khi Kanban ra đời vào những năm 1940, Kanban luôn tập trung vào việc tăng hiệu quả và giảm lãng phí. Các nhóm rời rạc, quy trình phức tạp và băng đỏ quá mức không tương thích với nhau.

Tóm lại, Kanban nhấn mạnh sự đơn giản, hiệu quả và thích ứng liên tục với phản hồi.

5. Kanban không thích hợp khi nào?

Nếu bạn phải tuân thủ các nguyên tắc cứng nhắc, thì Kanban sẽ không thành công. Việc không đủ tiêu chuẩn này là do nhu cầu của phương pháp đối với các giải pháp sáng tạo và các ưu tiên luôn thay đổi. Do đó, nếu chỉ có một cách duy nhất để tiếp cận công việc, hãy xem xét một chiến lược quản lý dự án khác.

Nhu cầu linh hoạt này có nghĩa là nhiều ngành sẽ không đủ điều kiện. Ví dụ, các doanh nghiệp chăm sóc sức khỏe theo các hướng dẫn nghiêm ngặt của HIPAA không phải là ứng cử viên Kanban lý tưởng.

Hơn nữa, các doanh nghiệp hoạt động theo thời hạn chặt chẽ cũng không phải là lý tưởng. Như đã đề cập ở trên, các nhiệm vụ công việc sử dụng hệ thống kéo giới hạn các nhiệm vụ đang thực hiện. Vì vậy, nếu bạn thường xuyên cần nhóm của mình nhân đôi thời gian, thì Kanban không dành cho bạn.

Nếu nhóm của bạn có rất nhiều người học trực quan khao khát quyền tự chủ, thì Kanban là một lựa chọn tuyệt vời. Hãy nhớ rằng, bạn sẽ cần liên tục minh họa công việc thông qua bảng Kanban. Ngoài ra, bạn phải cảm thấy thoải mái khi không có các vai trò và lịch họp nghiêm ngặt, Kanban cũng không bắt buộc.

Cuối cùng, cách tiếp cận tương đối khoan dung của Kanban không dành cho tất cả mọi người. Hãy xem xét rằng nhiều người đang sử dụng Scrum chuyển sang Scrumban như một cách dễ dàng để áp dụng một số nguyên tắc Kanban. Vì vậy, nếu bạn chưa sẵn sàng để giải quyết Kanban đầy đủ, hãy xem xét tùy chọn kết hợp này.

Hy vọng bài viết đã cung cấp những thông tin hữu ích cho bạn đọc. Đừng quên đón xem các bài viết mới nhất sẽ được cập nhật tại BAC's Blog.

Nguồn tham khảo:

https://technologyadvice.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp

BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.

CÁC KHOÁ HỌC BUSINESS ANALYST BACs.VN DÀNH CHO BẠN

Khoá học Online:

Khoá học Offline:

Tại Tp.HCM:

Tại Hà Nội:

Tham khảo lịch khai giảng TẤT CẢ các khóa học mới nhất

Ban biên tập nội dung - BAC

Click để đọc tiếp

Business Analyst thời đại AI: Cơ hội, thách thức và kỹ năng cần có để không bị thay thế

Trí tuệ nhân tạo (AI) đang thay đổi mạnh mẽ ngành phát triển phần mềm, ảnh hưởng trực tiếp đến vai trò của Business Analyst (BA). Bài viết phân tích BA cần làm gì để thích nghi, nâng cấp kỹ năng và đón đầu các cơ hội trong thời đại AI.
Prototype sớm - Nghệ thuật hiện thực hóa ý tưởng của BA thông minh

Thời đại AI mở ra cơ hội mới cho BA: biến ý tưởng thành sản phẩm nhanh chóng bằng prototype sớm. Đây là chìa khóa giúp kiểm chứng giá trị, thúc đẩy sáng tạo và khai thác tối đa sức mạnh công nghệ.
10 Thuật ngữ AI ai cũng nên biết

Khám phá 10 thuật ngữ quan trọng nhất trong lĩnh vực trí tuệ nhân tạo (AI) cùng BAC – từ AI, Machine Learning đến Generative AI, Copilot và hơn thế nữa. Bài viết được biên dịch từ nguồn Microsoft, giúp bạn hiểu rõ cách công nghệ này hoạt động và đang thay đổi thế giới. Một tài liệu nhập môn hoàn hảo cho người mới, chuyên viên công nghệ hay bất kỳ ai muốn bắt kịp làn sóng chuyển đổi số.
Học AI từ con số 0: Lộ trình đơn giản cho người mới bắt đầu

Khám phá lộ trình học AI đơn giản cho người mới bắt đầu cùng BAC. Bạn không cần giỏi lập trình để có thể học AI và trở thành chuyên gia. Những kiến thức này hoàn toàn có thể được tiếp thu và ứng dụng thực tế bởi tất cả mọi người.

Bình luận

Lê Anh Tuấn

Chuyên viên HO - Kỹ thuật Ngân hàng số Eximbank

Tôi là nhân sự thuộc Trung tâm Phát triển CNTT – Khối Ngân hàng số, hiện đang đảm nhiệm vai trò kiểm thử phần mềm (tester). Việc tham gia khóa học Business Analyst đã mang lại cho tôi góc nhìn toàn diện và rõ ràng hơn về vai trò của BA trong lĩnh vực ngân hàng.

Khóa học Fundamental Business Analysis tại BAC không chỉ giúp tôi hiểu đúng bản chất công việc BA mà còn hỗ trợ phát triển tư duy nghiệp vụ – từ tiếp cận giải pháp kỹ thuật sang tập trung vào nhu cầu người dùng. Phương pháp giảng dạy kết hợp lý thuyết và thực hành thực tiễn, cùng các hoạt động mô phỏng, thảo luận nhóm đã giúp tôi nâng cao kỹ năng giao tiếp, phân tích và trình bày yêu cầu – những năng lực thiết yếu để phối hợp hiệu quả giữa các bên trong dự án công nghệ.

Xem chi tiết +
Huỳnh Cao Cường

Nhân viên HO - Kỹ thuật Ngân hàng số Eximbank

Tôi hiện đang công tác tại Trung tâm Phát triển CNTT – Khối CNTT, với vai trò là nhân sự chức năng phụ trách mảng Ngân hàng số, chuyên sâu về kiểm thử phần mềm (Tester). Trước khi tham gia khóa học Fundamental Business Analysis do BAC tổ chức, tôi từng hình dung BA chỉ đơn thuần là cầu nối giữa bộ phận kỹ thuật và nghiệp vụ.

Tuy nhiên, quá trình học đã giúp tôi nhận thức rõ hơn về bản chất và tầm quan trọng của vị trí này. BA không chỉ kết nối các bên liên quan, mà còn giữ vai trò định hình yêu cầu, đảm bảo giải pháp được thiết kế đúng mục tiêu và sát với nhu cầu thực tế. Khóa học đã trang bị cho tôi tư duy phân tích bài bản, khả năng diễn đạt yêu cầu rõ ràng, và kỹ năng phối hợp hiệu quả trong môi trường dự án đa chiều.

Với nền tảng công nghệ thông tin sẵn có, khóa học là bước chuyển hướng quan trọng giúp tôi phát triển tư duy nghiệp vụ vững chắc và sẵn sàng theo đuổi lộ trình nghề nghiệp chuyên sâu trong lĩnh vực Business Analysis tại Eximbank.

Xem chi tiết +
Nguyễn Thị Mai Bình

Business Analyst

Với một người ngoại đạo như mình thì những chuyên đề về "kỹ thuật" của BA hết sức quan trọng. Ví dụ như sử dụng các diagram để mô hình hóa requirement, viết User Story/Use case, v...v..

Đến với khóa học Fundamental Business Analysis, mình đã được gặp thầy Lộc, một người người rất nhiệt tình và có tâm. Ngoài việc chia sẻ các kinh nghiệm thực tế trên lớp thì thầy còn dành thời gian ra để tư vấn, hỗ trợ, góp ý CV cho mình. Bên cạnh đó trung tâm và anh Phụng cũng hỗ trợ gửi CV, kết nối học viên tới mạng lưới các công ty đối tác chất lượng, điều này giúp học viên như mình tìm được công việc phù hợp nhất. Cảm ơn BAC.
Xem chi tiết +

Professional Transfer Services in Batumi

Luxury Georgian Transfer Services – Tbilisi & Batumi

Airport Transfers in Georgia

Business Analyst thời đại AI: Cơ hội, thách thức và kỹ năng cần có để không bị thay thế

Prototype sớm - Nghệ thuật hiện thực hóa ý tưởng của BA thông minh

10 Thuật ngữ AI ai cũng nên biết

Học AI từ con số 0: Lộ trình đơn giản cho người mới bắt đầu

CÔNG TY CỔ PHẦN ĐÀO TẠO VÀ TƯ VẤN BAC