Oct 03, 2022

Gap Analysis là gì ? Ví dụ và các bước triển khai của Gap Analysis

1. Gap Analysis là gì ?

1.1. Khái niệm

Gap Analysis (Phân tích khoảng cách) là một công cụ đơn giản được các tổ chức sử dụng để nâng cao mức độ hiệu suất của họ.
Gap Analysis xem xét bạn đang ở đâu, bạn muốn ở đâu, những lý do khiến bạn không đạt được mục tiêu kinh doanh nhất định. Với thông tin đó, bạn có thể tạo một kế hoạch hành động để thu hẹp khoảng cách.

Ví dụ: Bạn có thể nhìn hình minh họa dưới đây để hiểu rõ hơn về Gap Analysis

Để từ trạng thái hiện tại đến trạng thái mong muốn của chúng ta, cần phải có một số bước chính mà chúng ta cần thực hiện để thu hẹp khoảng cách. Từ đó sẽ tạo ra một kế hoạch hành động, vạch ra những hành động chính xác mà bạn cần thực hiện. Theo thời gian, khoảng cách sẽ hoàn toàn khép lại và bạn đạt được trạng thái mong muốn của mình.
Ra mắt sản phẩm mới: Sau khi một công ty ra mắt sản phẩm mới, họ có thể dùng phân tích GAP để xác định lý do tại sao doanh số bán hàng không đạt dự báo.

1.2. Lợi ích của Gap Analysis

Thúc đẩy Doanh nghiệp xem xét khoảng cách giữa hiện tại và mong muốn tương lai. Khi đó, người đứng đầu sẽ nhận định rõ lĩnh vực cần thay đổi và lập kế hoạch hành động rõ ràng.
Gap Analysis giúp khai thác nhiều tiềm năng, nội lực của doanh nghiệp, nghiên cứu sản phẩm, dịch vụ đem đến cơ hội bứt phá cho doanh nghiệp trên thị trường cạnh tranh như hiện nay. Với một phân tích chi tiết, doanh nghiệp biết được cần tập trung vào giai đoạn nào để tận dụng tối đa các nguồn lực sẵn có.

Phân tích khoảng cách giúp doanh nghiệp tìm ra phương hướng theo đuổi mục tiêu rõ ràng hơn

1.3. 3 điểm chính trong Gap Analysis

Trong phân tích khoảng cách, mọi thứ bắt đầu với các mục tiêu cho tổ chức và cho các bên liên quan khác nhau trong tổ chức.
Trong quá trình giải quyết vấn đề, điều quan trọng để phân biệt vấn đề so với mục tiêu và nguyên nhân (ảnh hưởng) so với giải pháp.
Các ảnh hưởng được chẩn đoán và giải quyết dựa trên bằng chứng rộng rãi trong nghiên cứu giáo dục, xã hội và tổ chức.

1.4. Sử dụng báo cáo phân tích GAP

Báo cáo phân tích GAP được sử dụng bởi:

Quản lý dự án.
Nhóm cải tiến quy trình.
Doanh nghiệp nhỏ/lớn (tìm cách phân bổ nguồn lực, phát triển chiến lược,…).

2. Góc nhìn/Quan điểm của Gap Analysis

Organization - Quan điểm của tổ chức

Ví dụ: Bộ kỹ năng hoặc vai trò nào bị thiếu so với tổ chức

Business direction - Quan điểm định hướng kinh doanh

Ví dụ: Có một khoảng trống trong sản phẩm hay khoảng trống trong thị trường mà chúng tôi hiện tại

không phục vụ

Business process – Phân tích khoảng cách có thể được sử dụng từ góc độ quy trình kinh doanh

Ví dụ: những công việc bạn cần làm thế nào để đạt hiệu quả hơn

Technology – Công nghệ

Ví dụ: Có hệ thống nào bị thiếu hoặc có sự không tương thích trong hệ thống

3. Khi nào cần thực hiện phân tích GAP?

Một công ty có thể thực hiện phân tích GAP bất kỳ lúc nào, những việc suy nghĩ kĩ về thời điểm thực hiện để có thể tối đa hóa hiệu quả. Phân tích GAP là một phần quan trọng của việc lập kế hoạch, bằng cách tìm kiếm các vấn đề thông qua phân tích GAP, họ có thể điều chỉnh chiến lược để có thể phù hợp hơn với tình hình hoặc thiết kế lại các quy trình của công ty để phù hợp với chiến lược.
Gap Analysis được sử dụng khi doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong việc tối ưu nguồn lực, chi phí và công nghệ. Nhờ xem xét lại các kế hoạch thông qua phân tích khoảng trống, ban lãnh đạo hiểu được tổ chức có đang đi đúng hướng mục tiêu đề ra hay không
Gap Analysis cũng được dùng trong quá trình đánh giá khả năng ứng phó với rủi ro của doanh nghiệp trước sự thay đổi cấu trúc hay biến động của thị trường.

4. Các bước triển khai Gap Analysis

Bước 1: Xác định tình hình hiện tại của doanh nghiệp

Những ưu, nhược điểm phát sinh trong suốt thời gian hoạt động kinh doanh.

Ví dụ: Bạn muốn trở thành đơn vị được người tiêu dùng yêu thích nhất nhưng khách hàng thường xuyên đánh giá kém về công ty.

Vậy sản phẩm của bạn có vấn đề hay Team chăm sóc khách hàng cần được đào tạo bài bản hơn để có thể giải quyết những vấn đề khó khăn? GAP analysis sẽ giúp bạn tìm hiểu thông tin này và hình dung tình hình hiện tại.

Sử dụng dữ liệu để đo lường hiệu suất hiện tại của công ty và so sánh với mục tiêu đề ra.
Phân tích dữ liệu thu thập được để tìm ra lí do tại sao hiệu suất hiện hành lại dưới mức công ty mong muốn.

Điều quan trọng nhất trong giai đoạn này là hiểu được gốc rễ của vấn đề. Điều này sẽ dễ dàng nhận thấy hơn khi bạn xác định được tất cả các yếu tố đóng góp. Trên thực tế, quá trình gap analysis nên đánh giá mọi thứ bạn đang làm hiện tại để có được “bức tranh toàn cảnh”.

Bước 2: Xác định viễn cảnh mong muốn trong tương lai

Doanh nghiệp bạn muốn đi đến đâu trên thị trường? Điều gì đang cản trở mục tiêu đó?

Ví dụ:

Viễn cảnh tương lai của tôi cho Customer Excellence là: “Đi đầu trong việc giữ chân khách hàng và chuyển đổi.”
Viễn cảnh tương lai của tôi cho Community Impact là: “Tạo ra những thay đổi tích cực và dài lâu cho cuộc sống của người dân trong cộng đồng.”

Bước 3: Tìm ra khoảng cách

Hoàn thành hai bước đầu tiên một cách riêng lẻ sẽ không thể mang lại kết quả - hiện trạng và các mục tiêu đều không thể đạt được. Tuy nhiên, nếu kết hợp chúng lại với nhau, ta sẽ thấy những gì còn thiếu giữa hiệu suất và tiềm năng. Bạn cũng cần đưa ra giải pháp để thu hẹp khoảng cách hiệu quả nhất.

Lúc này bạn cần thêm những chỉ số đo lường và thống kê đơn cử (KPIs) cho mỗi một trong nghành nghề dịch vụ tập trung chuyên sâu của mình .

Chọn KPIs bạn thực sự có thể đo lường, và quyết định trên cách đo lường như một phần của việc lựa chọn KPI.
Chỉ chọn KPI bạn có cơ sở ở hiện tại, vì vậy bạn có thể dễ dàng đo lường khoảng cách bạn cần vượt qua.

Dưới đây là một số giải pháp để thu hẹp khoảng cách này:

Bạn có thể thuê nhiều người viết full-time hơn, điều này sẽ đắt tiền hơn so với việc sử dụng freelancers.
Bạn có thể đánh giá lại tất cả freelancers của mình để xác định ai đáng để hợp tác và ai không đạt tiêu chuẩn của bạn. Cách này yêu cầu thời gian và cũng có thể không có đủ freelancers đáp ứng nhu cầu của bạn.

Bước 4: Lập kế hoạch hành động thu hẹp khoảng cách.

Sau khi bạn đã vạch ra những cách khả thi để thu hẹp khoảng cách và chọn ra cách tốt nhất, bạn vẫn cần thuyết phục những người khác trong tổ chức của mình về điều đó. Những thay đổi mà bạn sẽ thực hiện cũng có thể ảnh hưởng đến các nhóm và bộ phận khác, vì vậy điều quan trọng là phải đưa ra kế hoạch.

Thiết lập một chiến lược rõ ràng và các mục tiêu có thể hành động để giúp bạn hiện thực hóa quá trình chuyển đổi của mình và thu hút mọi người tham gia.

Ví dụ: khi trình bày với quản lý hoặc giám đốc điều hành, hãy chuẩn bị một thời gian biểu hoặc lịch trình để thực hiện các thay đổi đã lên kế hoạch. Bạn cũng có thể tạo một kế hoạch hành động toàn diện hơn để giao các nhiệm vụ cụ thể cho các nhóm hoặc cá nhân.

Trên thực tế, đây là bước khó nhất trong toàn bộ tiến trình Gap Analysis. Bạn cần mô tả mục tiêu một cách rõ ràng, dễ hiểu cũng như phân công nhiệm vụ cụ thể nếu muốn thu về kết quả nhanh chóng.

5. Những công cụ thực hiện Gap Analysis

Phân tích mô hình SWOT

SWOT là viết tắt của điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và mối đe dọa. Có thể thực hiện phân tích SWOT cả về định lượng và chất lượng. Quá trình này sẽ giúp xác định các mối đe dọa bên trong và bên ngoài đối với tổ chức, doanh nghiệp và xem tổ chức, doanh nghiệp của mình nổi bật ở đâu và như thế nào so với đối thủ cạnh tranh.

Áp dụng biểu đồ xương cá

Được đặt tên theo hình dạng đặc biệt của chúng, biểu đồ xương cá (còn được gọi là Ishikawa, nguyên nhân và kết quả, hoặc biểu đồ xương cá) khám phá các nguyên nhân có thể của một vấn đề gốc rễ. Loại sơ đồ này sẽ đặc biệt có giá trị khi xem xét tình hình hiện tại của bạn.

Các danh mục được sử dụng trong biểu đồ là:

Vật liệu - Materials
Máy móc - Machines
Những người - People
Phương pháp - Methods
Đo lường - Measurements
Môi trường – Enviroment

Mô hình 7S

Bảy chữ S trong mô hình 7S của công ty tư vấn chiến lược McKinsey tương ứng với bảy nhân tố:

Strategy (Chiến lược).
Structure (Cơ cấu).
Systems (Hệ thống).
Style (Phong cách).
Staff (Đội ngũ).
Skills (Kỹ năng).
Shared values (Các giá trị chia sẻ).

Mô hình 7S chủ yếu được dùng để theo dõi và thúc đẩy hiệu suất của doanh nghiệp. Nó đảm nhận vai trò như khung tham chiếu cho người đứng đầu tìm ra sự khác biệt giữa kỳ vọng tương lai và tình trạng hiện tại.

Mô hình Nadler-Tushman

Có lẽ là mô hình năng động nhất trong số các mô hình, mô hình Nadler-Tushman xem xét cách mỗi quy trình kinh doanh ảnh hưởng đến quy trình kinh doanh khác và xác định những lỗ hổng nào ảnh hưởng đến hiệu quả. Nó tạo ra một cái nhìn tổng thể về các quy trình hoạt động của tổ chức của bạn từ đầu (đầu vào) đến cuối (đầu ra).

Đầu vào: Toàn bộ văn hóa công ty và lực lượng lao động, tất cả các nguồn lực được sử dụng để tạo ra sản phẩm / dịch vụ và môi trường hoạt độn
Chuyển đổi: Hệ thống, nhóm và quy trình nhận (các) giá trị đầu vào và biến chúng thành sản phẩm đầu ra
Đầu ra: Sản phẩm hoặc dịch vụ cuối cùng

Phân tích PEST

PEST có nhiều điểm tương đồng với SWOT trong công tác hỗ trợ doanh nghiệp xác định thách thức, cơ hội bằng cách kiểm tra 4 yếu tố: Political (Chính trị), Economic (Kinh tế), Sociological (Văn hoá – Xã hội) và Technological (Công nghệ). Nhờ đó, doanh nghiệp sẽ chuẩn bị sẵn sàng ứng phó rủi ro từ thị trường, từng bước rút ngắn khoảng cách đến mục tiêu.

Tham khảo mẫu template về Gap Analysis: Template Gap Analysis

Mong rằng qua bài viết này các bạn có thể hiểu thêm về Gap Analysis. Đừng quên đón xem các nội dung mới nhất sẽ được cập nhật thường xuyên tại BAC's Blog.

Nguồn tham khảo:
https://www.youtube.com/
https://www.investopedia.com/
https://templatelab.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp

BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.

CÁC KHOÁ HỌC BUSINESS ANALYST BACs.VN DÀNH CHO BẠN

Khoá học Online:

Khoá học Offline:

Tại Tp.HCM:

Tại Hà Nội:

Tham khảo lịch khai giảng TẤT CẢ các khóa học mới nhất

Ban biên tập nội dung - BAC

Click để đọc tiếp

10 Thuật ngữ AI ai cũng nên biết

Khám phá 10 thuật ngữ quan trọng nhất trong lĩnh vực trí tuệ nhân tạo (AI) cùng BAC – từ AI, Machine Learning đến Generative AI, Copilot và hơn thế nữa. Bài viết được biên dịch từ nguồn Microsoft, giúp bạn hiểu rõ cách công nghệ này hoạt động và đang thay đổi thế giới. Một tài liệu nhập môn hoàn hảo cho người mới, chuyên viên công nghệ hay bất kỳ ai muốn bắt kịp làn sóng chuyển đổi số.
Học AI từ con số 0: Lộ trình đơn giản cho người mới bắt đầu

Khám phá lộ trình học AI đơn giản cho người mới bắt đầu cùng BAC. Bạn không cần giỏi lập trình để có thể học AI và trở thành chuyên gia. Những kiến thức này hoàn toàn có thể được tiếp thu và ứng dụng thực tế bởi tất cả mọi người.
Gemini là gì? So sánh Gemini và ChatGPT cho người mới bắt đầu

Gemini là gì? So sánh nhanh Gemini và ChatGPT một cách đơn giản, giúp người mới bắt đầu học AI chọn công cụ phù hợp để học tập, làm việc và sáng tạo nội dung. Mỗi công cụ đều có ưu và nhược điểm riêng, hãy cùng BAC khám phá chi tiết.
AI là gì? Giải thích đơn giản cho người mới bắt đầu

Bài viết này sẽ giúp các bạn tìm hiểu AI theo hướng đơn giản nhất. Bằng cách giải thích ngắn gọn, cô động, súc tích và dễ hiểu, BAC sẽ cho bạn lý giải về cụm từ “AI”. Qua đó, bạn không chỉ hiểu mà còn biết lý do vì sao mình phải học AI.

Bình luận

Lê Anh Tuấn

Chuyên viên HO - Kỹ thuật Ngân hàng số Eximbank

Tôi là nhân sự thuộc Trung tâm Phát triển CNTT – Khối Ngân hàng số, hiện đang đảm nhiệm vai trò kiểm thử phần mềm (tester). Việc tham gia khóa học Business Analyst đã mang lại cho tôi góc nhìn toàn diện và rõ ràng hơn về vai trò của BA trong lĩnh vực ngân hàng.

Khóa học Fundamental Business Analysis tại BAC không chỉ giúp tôi hiểu đúng bản chất công việc BA mà còn hỗ trợ phát triển tư duy nghiệp vụ – từ tiếp cận giải pháp kỹ thuật sang tập trung vào nhu cầu người dùng. Phương pháp giảng dạy kết hợp lý thuyết và thực hành thực tiễn, cùng các hoạt động mô phỏng, thảo luận nhóm đã giúp tôi nâng cao kỹ năng giao tiếp, phân tích và trình bày yêu cầu – những năng lực thiết yếu để phối hợp hiệu quả giữa các bên trong dự án công nghệ.

Xem chi tiết +
Huỳnh Cao Cường

Nhân viên HO - Kỹ thuật Ngân hàng số Eximbank

Tôi hiện đang công tác tại Trung tâm Phát triển CNTT – Khối CNTT, với vai trò là nhân sự chức năng phụ trách mảng Ngân hàng số, chuyên sâu về kiểm thử phần mềm (Tester). Trước khi tham gia khóa học Fundamental Business Analysis do BAC tổ chức, tôi từng hình dung BA chỉ đơn thuần là cầu nối giữa bộ phận kỹ thuật và nghiệp vụ.

Tuy nhiên, quá trình học đã giúp tôi nhận thức rõ hơn về bản chất và tầm quan trọng của vị trí này. BA không chỉ kết nối các bên liên quan, mà còn giữ vai trò định hình yêu cầu, đảm bảo giải pháp được thiết kế đúng mục tiêu và sát với nhu cầu thực tế. Khóa học đã trang bị cho tôi tư duy phân tích bài bản, khả năng diễn đạt yêu cầu rõ ràng, và kỹ năng phối hợp hiệu quả trong môi trường dự án đa chiều.

Với nền tảng công nghệ thông tin sẵn có, khóa học là bước chuyển hướng quan trọng giúp tôi phát triển tư duy nghiệp vụ vững chắc và sẵn sàng theo đuổi lộ trình nghề nghiệp chuyên sâu trong lĩnh vực Business Analysis tại Eximbank.

Xem chi tiết +
Nguyễn Thị Mai Bình

Business Analyst

Với một người ngoại đạo như mình thì những chuyên đề về "kỹ thuật" của BA hết sức quan trọng. Ví dụ như sử dụng các diagram để mô hình hóa requirement, viết User Story/Use case, v...v..

Đến với khóa học Fundamental Business Analysis, mình đã được gặp thầy Lộc, một người người rất nhiệt tình và có tâm. Ngoài việc chia sẻ các kinh nghiệm thực tế trên lớp thì thầy còn dành thời gian ra để tư vấn, hỗ trợ, góp ý CV cho mình. Bên cạnh đó trung tâm và anh Phụng cũng hỗ trợ gửi CV, kết nối học viên tới mạng lưới các công ty đối tác chất lượng, điều này giúp học viên như mình tìm được công việc phù hợp nhất. Cảm ơn BAC.
Xem chi tiết +

Professional Transfer Services in Batumi

Luxury Georgian Transfer Services – Tbilisi & Batumi

Airport Transfers in Georgia

5. Những công cụ thực hiện Gap Analysis

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp

10 Thuật ngữ AI ai cũng nên biết

Học AI từ con số 0: Lộ trình đơn giản cho người mới bắt đầu

Gemini là gì? So sánh Gemini và ChatGPT cho người mới bắt đầu

AI là gì? Giải thích đơn giản cho người mới bắt đầu

CÔNG TY CỔ PHẦN ĐÀO TẠO VÀ TƯ VẤN BAC