Mar 24, 2023

6 mục tiêu thực hành phân tích yêu cầu quan trọng

Những cuốn sách như Software Requirements của Suzanne và James Robertson, Mastering the Requirements Process of Requirements và The Body of Business Analytics Knowledge của IIBA mô tả hàng chục kỹ thuật có giá trị để thu thập, phân tích, đặc tả kỹ thuật, xác minh và quản lý yêu cầu. Tất cả chúng đều hữu ích khi được áp dụng một cách thận trọng trong các tình huống thích hợp. Nhưng nếu bạn không có thời gian để tiếp cận và hoàn thành khối lượng khổng lồ này, bạn có thể thích phiên bản TL; DR về sáu yêu cầu quan trọng nhất mà mọi nhóm dự án nên thực hiện. Bài viết này được điều chỉnh từ cuốn sách "Software Requirements: Core Practices for Successful Business Analysis" của Karl Wiegers và Candase Hokanson.

Thực hành 1: Xác định mục tiêu kinh doanh

Các tổ chức thực hiện một dự án để giải quyết vấn đề, khai thác cơ hội kinh doanh hoặc tạo ra một thị trường mới. Xác định các mục tiêu kinh doanh của dự án truyền đạt tới tất cả những người tham gia và các bên liên quan khác lý do tại sao họ đang làm việc trong dự án. Tổ chức có thể hy vọng đạt được cả mục tiêu kinh doanh tài chính và phi tài chính với sản phẩm mới. Cố gắng định lượng các mục tiêu kinh doanh và làm cho chúng có thể đo lường được bằng các tuyên bố như sau:

Chiếm thị phần X phần trăm trong vòng Y tháng.
Đạt doanh số bán hàng X đơn vị hoặc doanh thu $Y trong vòng Z tháng.
Tiết kiệm X$ mỗi năm hiện đang chi cho các hệ thống kế thừa cần bảo trì cao.

Việc sử dụng các mục tiêu kinh doanh sẽ điều chỉnh tất cả công việc của nhóm và các quyết định quan trọng. Nếu không có mục tiêu kinh doanh rõ ràng, bạn sẽ không thể phát triển về tầm nhìn sản phẩm rõ ràng hoặc thiết lập phạm vi của toàn bộ dự án hoặc bất kỳ giai đoạn phát triển nào. Các nhóm không thể đưa ra quyết định đúng đắn về các thay đổi phạm vi hoặc các tính năng được đề xuất trừ khi họ biết những thay đổi đó phù hợp với mục tiêu kinh doanh như thế nào.

Duy trì sự tập trung vào phạm vi giúp nhóm tránh leo thang phạm vi trong khi vẫn thích ứng với thực tế môi trường kinh doanh luôn thay đổi. Làm thế nào để bạn biết dự án có thành công hay không trừ khi ai đó xác định trước các mục tiêu kinh doanh và tiêu chí thành công của dự án?

Thực hành 2: Hiểu những gì người dùng cần làm với sản phẩm

Trong quá trình làm việc bạn nên sử dụng cách tiếp cận lấy người dùng làm trung tâm để phát triển yêu cầu và thiết kế giải pháp, thay vì tập trung tiếp cận vào tính năng hoặc sản phẩm. Hiểu các tác vụ mà người dùng cần thực hiện và mục tiêu họ muốn đạt được cho phép nhà phân tích nghiệp vụ (BA) biết được các tính năng mà các nhà phát triển phải triển khai.

Khi bạn tập trung vào việc khám phá các tính năng hơn là mục tiêu của người dùng sẽ khiến bạn rất dễ bỏ qua một số chức năng cần thiết. Tìm cách hiểu người dùng cần làm gì với sản phẩm ngụ ý một số hoạt động BA quan trọng khác, bao gồm:

Xác định một loạt các bên liên quan của dự án
Mô tả các lớp người dùng khác nhau với các nhu cầu rất khác nhau
Xác định các cá nhân đóng vai trò là tiếng nói của khách hàng cho từng lớp người dùng ((Product Champion)
Lựa chọn các kỹ thuật khơi gợi yêu cầu phù hợp để tương tác với người dùng
Thiết lập quy trình ra quyết định để giải quyết xung đột và ưu tiên giữa các lớp người dùng
Xây dựng và đánh giá nguyên mẫu hoặc phiên bản trước đó để kích thích phản hồi của người dùng

Thực hành 3: Ưu tiên các yêu cầu thích hợp

Hầu như bất kỳ dự án nào đã từng thực hiện mọi chức năng được yêu cầu, ngay cả khi có thể thực hiện được tất cả cũng không thể thực hiện tất cả cùng một lúc. Mục tiêu là mang lại giá trị kinh doanh tối đa cho khách hàng với chi phí thấp nhất và trong thời gian ngắn nhất.

Để đạt được mục tiêu này, bạn phải ưu tiên các yêu cầu để nhóm có thể làm việc với chúng theo trình tự thích hợp nhất. Việc sắp xếp thứ tự ưu tiên liên quan đến việc xem xét mức độ mà mỗi yêu cầu được đề xuất sẽ đóng góp để đạt được các mục tiêu kinh doanh của dự án. Việc sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các yêu cầu cho phép nhóm quyết định mục công việc nào còn lại trong hồ sơ tồn đọng cần trì hoãn hoặc bỏ qua do hạn chế về thời gian và nguồn lực. Có rất nhiều kỹ thuật ưu tiên yêu cầu có sẵn, bao gồm các kỹ thuật sau:

In hoặc Out
So sánh theo cặp và sắp xếp thứ tự
Phương pháp ưu tiên công việc MoSCoW
Thang đo ba cấp
Kiểm tra trọng số tương đối
100 USD thử nghiệm

Một số phương pháp này đòi hỏi nhiều nỗ lực hơn những phương pháp khác, nhưng chúng giúp người quản lý dự án hoặc chủ sở hữu sản phẩm đưa ra lựa chọn chi tiết hơn. Hãy chọn bất kỳ kỹ thuật nào cho phép các bên liên quan phù hợp kinh doanh tốt.

Chọn bất kỳ kỹ thuật nào cho phép các bên liên quan đưa ra quyết định kinh doanh tốt trong suốt dự án để tránh "giai đoạn suy giảm nhanh" điên rồ sau này trong trò chơi.

Chọn bất kỳ kỹ thuật nào cho phép các bên liên quan phù hợp đưa ra quyết định kinh doanh tốt trong suốt dự án để tránh “giai đoạn giải mã nhanh” điên cuồng vào cuối trò chơi.

Thực hành 4: Khám phá các yêu cầu phi chức năng

Mọi người thường tập trung vào chức năng của sản phẩm khi thảo luận về các yêu cầu, tuy nhiên đó chỉ là một phần của giải pháp. Các yêu cầu phi chức năng góp phần quan trọng vào sự hài lòng của người dùng và sự phù hợp để sử dụng. Khi nói về “các yêu cầu phi chức năng”, mọi người thường nghĩ đến các thuộc tính chất lượng, đôi khi được gọi là “các đặc tính”. Những đặc điểm sản phẩm này bao gồm khả năng sử dụng, khả năng bảo trì, bảo mật, độ tin cậy và nhiều tính năng khác. Để giúp các nhà thiết kế đưa ra giải pháp phù hợp nhất, BA cần thảo luận về các yêu cầu phi chức năng như một phần của việc khơi gợi yêu cầu.

Các nhà phát triển thường không trực tiếp thực hiện các yêu cầu mô tả tính bảo mật, độ tin cậy, tính di động hoặc các đặc điểm khác. Thay vào đó, các thuộc tính này đóng vai trò là nguồn gốc của nhiều yêu cầu chức năng và thúc đẩy các quyết định thiết kế.

Bảng 1 chỉ ra các loại thông tin kỹ thuật có thể được tạo ra bởi các loại thuộc tính chất lượng khác nhau.

Bảng 1. Chuyển đổi thuộc tính chất lượng thành đặc tả kỹ thuật (từ Software Requirements, 3rd Edition)

Một thách thức khác là không thể tối ưu hóa tất cả các yếu tố chất lượng mong muốn cùng một lúc. Các nhà thiết kế phải đưa ra các quyết định để cân bằng giữa các thuộc tính khác nhau. Do đó, nhóm cần xác định cái nào là quan trọng nhất đối với sự thành công của khách hàng và tối ưu hóa chúng. Việc xác định cẩn thận các thuộc tính chất lượng cho phép bạn xây dựng một sản phẩm làm hài lòng người dùng, chứ không chỉ đơn thuần là làm những gì nó phải làm.

Bài thực hành 5: Xem xét các yêu cầu

Làm thế nào để bạn biết các yêu cầu của mình có chính xác hay không? Làm thế nào bạn có thể biết liệu chúng có đủ rõ ràng để tất cả các thành viên trong nhóm biết phải làm gì với chúng và các bên liên quan khác biết những gì mong đợi trong giải pháp?

Bất kể bạn chọn cách thể hiện kiến thức về yêu cầu như thế nào thì đôi khi nó vẫn mơ hồ, không đầy đủ hoặc đơn giản là không chính xác.

Một trong những kĩ thuật thực hành chất lượng mạnh mẽ nhất hiện có là đánh giá ngang hàng các yêu cầu. Tập hợp một số đồng nghiệp để xem xét các yêu cầu văn bản và biểu đồ như những người tham gia dự án khác nhau (BA), nhà thiết kế, nhà phát triển, người thử nghiệm và người dùng. Họ sẽ tìm thấy các loại vấn đề khác nhau trong quá trình xem xét này. Đánh giá nhu cầu đưa ra một số thách thức đặc biệt.

Thay vì chỉ đơn giản là mời mọi người xem xét các yêu cầu, hãy cung cấp một số khóa đào tạo để người đánh giá biết cách tham gia hiệu quả và có thể tìm ra càng nhiều vấn đề càng tốt.

Việc thực hành yêu cầu kiểm chứng bao gồm viết các bài kiểm tra khái niệm dựa trên các yêu cầu. Yêu cầu kiểm thử là điều bạn có thể thực hiện sớm trong mỗi chu kỳ phát triển để phát hiện ra nhiều lỗi trước khi chuyển đổi chúng thành mã. Yêu cầu và kiểm tra là những quan điểm bổ sung cho cùng một kiến thức. Yêu cầu mô tả cách thức sản phẩm hoạt động trong các điều kiện cụ thể; Thử nghiệm mô tả làm thế nào để biết liệu sản phẩm có thể hiện những hành vi đúng hay không.

Thực hành 6: Kế hoạch thay đổi nhu cầu

Cho dù bạn hiểu rõ vấn đề đến đâu và chuẩn bị các yêu cầu cẩn thận như thế nào thì chúng cũng không thể hoàn hảo, trọn vẹn hay tĩnh tại được. Thế giới xung quanh chúng ta thay đổi khi chúng ta làm việc. Người dùng mới và ý tưởng mới xuất hiện. Các quy tắc kinh doanh nổi lên và phát triển. Các dự án chắc chắn sẽ phát triển vượt ra ngoài phạm vi hình dung ban đầu của chúng. Mọi nhóm phải lường trước các thay đổi về yêu cầu và thiết lập các cơ chế để đối phó với những thay đổi đó mà không làm suy yếu cam kết của nhóm. Khi bạn biết kết quả của dự án chưa được xác định đầy đủ và có khả năng thay đổi nhiều, thì một cách tiếp cận linh hoạt là một cách tốt để đối phó với nó.

Bạn có kế hoạch chia các yêu cầu và giải pháp thành một loạt các phần nhỏ, mong đợi hướng thay đổi và chấp nhận sự không chắc chắn về những gì cuối cùng sẽ xảy ra và khi nào.

Khi mức độ thay đổi có thể ít nghiêm trọng hơn, hãy lập kế hoạch để đáp ứng một số tăng trưởng (cũng như rủi ro, ước tính không chính xác và các sự kiện bất ngờ) bằng cách thiết lập một bộ đệm khẩn cấp trong kế hoạch phát triển. Thiết lập quy trình thay đổi yêu cầu để những người phù hợp có thể nhận được thông tin phù hợp nhằm đưa ra quyết định kinh doanh đúng đắn về những thay đổi được đề xuất sẽ được kết hợp để gia tăng giá trị với sự gián đoạn tối thiểu. Tuy nhiên, đừng sử dụng kỳ vọng về sự thay đổi để biện minh cho việc bỏ qua suy nghĩ về các yêu cầu. Thay đổi nhu cầu quá mức thường chỉ ra rằng các mục tiêu không rõ ràng hoặc phương pháp khơi gợi không hiệu quả.

Ngoài sáu hoạt động yêu cầu này, có rất nhiều hoạt động yêu cầu có giá trị khác. Tuy nhiên, những thực tiễn này làm tăng đáng kể cơ hội của bạn để xây dựng giải pháp giúp bạn đạt được kết quả kinh doanh mong muốn một cách hiệu quả. Áp dụng chúng không đảm bảo thành công cho bất kỳ BA, chủ sở hữu sản phẩm hoặc người quản lý sản phẩm nào. Tuy nhiên hãy chú ý vì bỏ qua chúng có thể dẫn đến thất bại. Thường xuyên theo dõi và cập nhật những kiến thức bổ ích tại BAC's Blog bạn nhé!

Nguồn tham khảo:

https://www.batimes.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp

BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.

CÁC KHOÁ HỌC BUSINESS ANALYST BACs.VN DÀNH CHO BẠN

Khoá học Online:

Khoá học Offline:

Tại Tp.HCM:

Tại Hà Nội:

Tham khảo lịch khai giảng TẤT CẢ các khóa học mới nhất

Ban biên tập nội dung - BAC

Click để đọc tiếp

Các Business Analyst cần trau dồi những công nghệ gì trong năm 2025

Đối với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ ngày này, việc không ngừng trau dồi và học hỏi là điều bắt buộc mà các Business Analyst phải làm để phát triển hơn trong lĩnh vực phân tích nghiệp vụ. Trong bài viết này, các bạn hãy cùng BAC tìm hiểu các xu hướng và các kỹ năng mới để làm hành trang trên sự nghiệp Business Analyst nhé!
Sự khác biệt giữa UAT và Usability Testing Business Analyst cần lưu ý

UAT và Usability Testing thường được mang lên bàn cân để so sánh nhưng, đây là 2 phương pháp kiểm thử khác nhau. Trong khi Usability Testing đảm bảo sự hài lòng của người dùng thì UAT lại giúp các Business Analyst xác thực chức năng. Cả hai đều là một phần không thể thiếu để cung cấp một sản phẩm chất lượng cao. Hãy cùng BAC tìm hiểu ngay nhé!
API là gì? Khám phá cầu nối giữa các ứng dụng

API là nền tảng quan trọng kết nối các ứng dụng và dịch vụ trong kỷ nguyên số, tạo ra sự linh hoạt, hiệu quả và mở rộng cho các hệ thống. Bài viết sau giới thiệu API, cách hoạt động, các kiểu kiến trúc phổ biến cùng các công cụ kiểm thử API như Postman.
Meta AI là gì và cách sử dụng Meta AI hiệu quả 2025

Meta AI là một công cụ Trí Tuệ Nhân Tạo do chính công ty mẹ của Facebook, Instagram, WhatsApp ra mắt. Đây được xem là một cuộc cách mạng sẽ làm thay đổi cách mà các doanh nghiệp và người dùng sử dụng mạng xã hội.

Bình luận

Nguyễn Thị Mai Bình

Business Analyst

Với một người ngoại đạo như mình thì những chuyên đề về "kỹ thuật" của BA hết sức quan trọng. Ví dụ như sử dụng các diagram để mô hình hóa requirement, viết User Story/Use case, v...v..

Đến với khóa học Fundamental Business Analysis, mình đã được gặp thầy Lộc, một người người rất nhiệt tình và có tâm. Ngoài việc chia sẻ các kinh nghiệm thực tế trên lớp thì thầy còn dành thời gian ra để tư vấn, hỗ trợ, góp ý CV cho mình. Bên cạnh đó trung tâm và anh Phụng cũng hỗ trợ gửi CV, kết nối học viên tới mạng lưới các công ty đối tác chất lượng, điều này giúp học viên như mình tìm được công việc phù hợp nhất. Cảm ơn BAC.
Xem chi tiết +
Phạm Quế

Business Analyst

Khoá học Product Design của BAC đã cung cấp cho tôi nhiều kiến thức và nền tảng vô cùng hữu ích. Giảng viên giảng dạy rất nhiệt tình, truyền cho chúng tôi ngọn lửa đam mê và nhiệt huyết trong ngành. Đồng thời chia sẻ các kiến thức và kỹ năng cần thiết trong bài giảng một cách dễ hiểu hơn. Số lượng học viên không quá nhiều nên chất lượng giảng giạy vô cùng tốt. Giảng viên sửa bài tập 1-1 nên bài giảng sẽ chuyên sâu hơn.
Xem chi tiết +
Nguyễn Văn Long

Chuyên viên về chế độ kế toán & Giải pháp nghiệp vụ Tài chính kế toán trong ứng dụng CNTT - Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN)

Tôi đã tham gia khóa Phân tích nghiệp vụ phần mềm cơ bản 3.0 tại BAC. Ở đây, tài liệu đào tạo cung cấp nhiều nội dung bổ ích và trình bày dễ hiểu. Giảng viên rất nhiệt tình, ngoài nội dung giảng dạy theo giáo trình còn chia sẻ nhiều kinh nghiệm thực tiễn, các câu hỏi của học viên đều được giải đáp ngay trên lớp và có minh họa từ các dự án trong thực tế. Sau tất cả, tôi cảm ơn BAC và Thầy giáo Thái Sơn.
Xem chi tiết +