May 23, 2023

5 ý tưởng thông minh cho tài liệu phân tích nghiệp vụ

Sự hiệu quả của tài liệu là điều cần thiết để phân tích nghiệp vụ thành công, vì nó đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều hiểu rõ về các mục tiêu, yêu cầu và quy trình. Ngoài ra, tài liệu còn giúp xác định sớm các rủi ro và vấn đề tiềm ẩn để có thể giải quyết trước khi chúng trở thành vấn đề lớn. Nó cũng cho phép theo dõi các thay đổi và quyết định theo thời gian. Thực tế có rất nhiều loại tài liệu mà các nhà phân tích nghiệp vụ tạo ra và duy trì bao gồm các tài liệu yêu cầu chức năng và phi chức năng, ghi chú phát hành, tài liệu thiết kế, tổng quan về tính năng, tài liệu quy trình xử lý,...

Mặc dù tài liệu là một phần cần thiết trong vai trò của nhà phân tích nghiệp vụ nhưng nó không phải là trọng tâm duy nhất. Hơn nữa, tâm trí và bộ não của nhà phân tích nghiệp vụ được tận dụng tư việc thu thập, phân tích các yêu cầu và tạo điều kiện giao tiếp, cộng tác đến việc phân tích dữ liệu, quy trình, kiểm tra chất lượng và liên tục cải tiến sản phẩm. Thay vì chỉ nắm bắt tất cả các chi tiết, các nhà phân tích nghiệp vụ nên cố gắng tạo ra các tài liệu hiệu quả để làm tăng thêm giá trị. Cụ thể là tập trung vào những thông tin quan trọng nhất và trình bày nó một cách rõ ràng và ngắn gọn để các bên liên quan có thể dễ dàng hiểu được.

Ngay sau đây, BAC sẽ giới thiệu đến bạn 5 ý tưởng thông minh cho tài liệu phân tích nghiệp vụ để hỗ trợ bạn trong quá trình tiếp cận hồ sơ hiệu quả.

1. Luôn đặt ưu tiên

Là một BA, bạn nên biết cách ưu tiên các yêu cầu của sản phẩm hoặc dự án để mang lại giá trị hiệu quả và đúng thời hạn. Tại sao chúng ta không thể áp dụng kỹ năng tương tự để ưu tiên công việc? Không phải tất cả các tài liệu đều có liên quan như nhau, vì vậy hãy ưu tiên những tài liệu quan trọng để thành công. Trước khi lập tài liệu, hãy tiến hành phân tích những tài liệu nào là quan trọng và tập trung vào việc ghi lại những chi tiết thiết yếu.

2. Các mẫu tài liệu có sẵn là một sự lựa chọn khôn ngoan

Thay vì tạo tài liệu từ đầu mọi lúc, hãy sử dụng các mẫu để tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính nhất quán về định dạng và nội dung. Các mẫu có thể được tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu cụ thể và có thể dễ dàng cập nhật khi yêu cầu thay đổi. Một loạt các mẫu có sẵn trong tầm tay của bạn, vì vậy hãy khôn ngoan để chọn một mẫu đáp ứng yêu cầu công việc. Điều này có thể tiết kiệm thời gian và tránh bỏ sót các chi tiết quan trọng.

3. Tìm kiếm sự hỗ trợ bất cứ khi nào cần

Thu hút các bên liên quan và thành viên nhóm tham gia vào quy trình lập tài liệu nếu cần thiết để đảm bảo rằng mọi người đều thống nhất và các tài liệu phản ánh chính xác nhu cầu và mục tiêu. Nếu công ty của bạn có một nhà văn kỹ thuật chuyên dụng hoặc người viết tài liệu thì hãy sử dụng dịch vụ của họ. Đảm bảo rằng người đánh giá được thêm vào tài liệu và tất cả các bên đều được thông báo.

4. Sử dụng công cụ trực quan thay lời nói

Sử dụng các công cụ trực quan như bản đồ quy trình, lưu đồ và sơ đồ để truyền đạt thông tin phức tạp một cách ngắn gọn. Hỗ trợ trực quan tiết kiệm thời gian và cải thiện sự hiểu biết. Bạn hãy nhớ rằng lưu đồ truyền đạt chi tiết tốt hơn là viết hai trang mô tả quy trình, thêm các nhận xét và hướng dẫn cần thiết để người đọc hiểu/điều hướng nội dung.

5. Giữ cho tài liệu đơn giản

Tài liệu không phải là một hiện vật để chứng minh trình độ ngôn ngữ. Sử dụng ngôn ngữ đơn giản và tránh các biệt ngữ kỹ thuật không cần thiết để làm cho tài liệu trở nên dễ hiểu. Nếu không thể tránh các thuật ngữ kỹ thuật, hãy thêm bảng thuật ngữ để người đọc hiểu. Tùy thuộc vào tình huống, nên giữ các phiên bản bên trong và bên ngoài của tài liệu. Trong tài liệu nội bộ, các thuật ngữ kỹ thuật có thể được sử dụng vì các nhóm đã quen thuộc với chúng. Khi nói đến tài liệu bên ngoài, tốt hơn hết là giữ cho nó càng đơn giản càng tốt.

Một số lưu ý khi viết tài liệu

Sau đây là một số công việc thực tiễn tốt nhất bạn cần xem xét

Giữ cho tài liệu luôn cập nhật và chính xác bằng cách xem xét và cập nhật định kỳ. Ngay cả khi bạn không thể làm điều đó mọi lúc, ít nhất hãy thử thêm ngày cập nhật cuối cùng, cho biết thời điểm tài liệu được tạo hoặc cập nhật để giúp các bên liên quan dễ dàng xác định hơn.
Tài liệu nên bao gồm phần tóm tắt, highlight, hoặc mục lục có thể giúp người đọc lướt qua hoặc nhanh chóng tìm thấy thông tin họ đang tìm kiếm.
Đảm bảo rằng tiêu đề tài liệu có liên quan và có thể dễ dàng tìm kiếm trong tương lai.
Nếu có sẵn các công cụ kiểm soát phiên bản, hãy sử dụng chúng hoặc cập nhật phiên bản ở tiêu đề/phần đầu của tài liệu nếu phiên bản chưa có ở đó.
Tài liệu cần bao gồm tên, vị trí và bất kỳ nhận xét nào mà người đánh giá tài liệu đã cung cấp.

Thực tế, quy trình tài liệu thông minh không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo rằng các chi tiết là chính xác và hữu ích. Các nhà BA trong kỷ nguyên mới của phân tích nghiệp vụ nên suy nghĩ một cách sáng tạo và có hệ thống. Tác động lớn có thể được tạo ra khi tạo điều kiện thay đổi hoặc hỗ trợ quá trình ra quyết định quan trọng thông qua phân tích hoặc cải thiện quy trình giúp tiết kiệm thời gian, tiền bạc và công sức. Tài liệu có thể nhanh chóng trở nên lỗi thời trong môi trường có nhịp độ nhanh do thay đổi công nghệ, cải tiến tính năng hoặc thay đổi thị trường.

Bất cứ khi nào bạn tạo một tài liệu, hãy xem xét mức độ phù hợp, giá trị, bảo trì và quyền sở hữu của nó. Đừng để bị cuốn vào số từ hoặc định dạng tài liệu hoàn hảo trong phân tích nghiệp vụ. Thay vào đó, hãy tập trung vào các yếu tố thiết yếu như chia sẻ kiến thức, truyền đạt thông tin chi tiết và ghi lại để tham khảo trong tương lai. Mong rằng các kiến thức BAC chia sẻ có giá trị lớn với bạn. Hãy cập nhật thêm nhiều thông tin mới nhất về BA tại BAC's Blog bạn nhé!

Nguồn tham khảo:

https://www.modernanalyst.com

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp

BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.

CÁC KHOÁ HỌC BUSINESS ANALYST BACs.VN DÀNH CHO BẠN

Khoá học Online:

Khoá học Offline:

Tại Tp.HCM:

Tại Hà Nội:

Tham khảo lịch khai giảng TẤT CẢ các khóa học mới nhất

Ban biên tập nội dung - BAC

Click để đọc tiếp

Mục đích chính của phân tích dữ liệu là gì? Ứng dụng thực tế trong công việc

Mục đích chính của phân tích dữ liệu là gì và làm thế nào để ứng dụng trong công việc là những câu hỏi thường gặp. BAC sẽ giúp bạn tổng hợp những kiến thức nền tảng thông qua các ví dụ thực tế, gần gũi.
Bài tập phân tích dữ liệu trong kinh doanh cho người mới bắt đầu có đáp án

Bạn muốn tìm bài tập phân tích dữ liệu trong kinh doanh cho người mới bắt đầu có đáp án? Bạn là người mới và chưa biết phải bắt đầu từ đâu? Hãy để BAC giúp bạn thông qua hướng dẫn chi tiết ở đây.
Dữ liệu thứ cấp là gì? phương pháp phân tích dữ liệu thứ cấp là gì?

Nếu bạn đang tìm hiểu về phân tích dữ liệu và gặp khái niệm dữ liệu thứ cấp thì đây là bài viết dành cho bạn. BAC sẽ giúp bạn tìm hiểu tất cả thông tin như định nghĩa, đặc điểm, ưu và nhược điểm cũng như những phương pháp phân tích.
Business Analyst thời đại AI: Cơ hội, thách thức và kỹ năng cần có để không bị thay thế

Trí tuệ nhân tạo (AI) đang thay đổi ngành phát triển phần mềm, ảnh hưởng đến vai trò của Business Analyst (BA). Hãy phân tích BA cần làm gì để thích nghi ở thời đại mới

Bình luận

Lê Anh Tuấn

Chuyên viên HO - Kỹ thuật Ngân hàng số Eximbank

Tôi là nhân sự thuộc Trung tâm Phát triển CNTT – Khối Ngân hàng số, hiện đang đảm nhiệm vai trò kiểm thử phần mềm (tester). Việc tham gia khóa học Business Analyst đã mang lại cho tôi góc nhìn toàn diện và rõ ràng hơn về vai trò của BA trong lĩnh vực ngân hàng.

Khóa học Fundamental Business Analysis tại BAC không chỉ giúp tôi hiểu đúng bản chất công việc BA mà còn hỗ trợ phát triển tư duy nghiệp vụ – từ tiếp cận giải pháp kỹ thuật sang tập trung vào nhu cầu người dùng. Phương pháp giảng dạy kết hợp lý thuyết và thực hành thực tiễn, cùng các hoạt động mô phỏng, thảo luận nhóm đã giúp tôi nâng cao kỹ năng giao tiếp, phân tích và trình bày yêu cầu – những năng lực thiết yếu để phối hợp hiệu quả giữa các bên trong dự án công nghệ.

Xem chi tiết +
Huỳnh Cao Cường

Nhân viên HO - Kỹ thuật Ngân hàng số Eximbank

Tôi hiện đang công tác tại Trung tâm Phát triển CNTT – Khối CNTT, với vai trò là nhân sự chức năng phụ trách mảng Ngân hàng số, chuyên sâu về kiểm thử phần mềm (Tester). Trước khi tham gia khóa học Fundamental Business Analysis do BAC tổ chức, tôi từng hình dung BA chỉ đơn thuần là cầu nối giữa bộ phận kỹ thuật và nghiệp vụ.

Tuy nhiên, quá trình học đã giúp tôi nhận thức rõ hơn về bản chất và tầm quan trọng của vị trí này. BA không chỉ kết nối các bên liên quan, mà còn giữ vai trò định hình yêu cầu, đảm bảo giải pháp được thiết kế đúng mục tiêu và sát với nhu cầu thực tế. Khóa học đã trang bị cho tôi tư duy phân tích bài bản, khả năng diễn đạt yêu cầu rõ ràng, và kỹ năng phối hợp hiệu quả trong môi trường dự án đa chiều.

Với nền tảng công nghệ thông tin sẵn có, khóa học là bước chuyển hướng quan trọng giúp tôi phát triển tư duy nghiệp vụ vững chắc và sẵn sàng theo đuổi lộ trình nghề nghiệp chuyên sâu trong lĩnh vực Business Analysis tại Eximbank.

Xem chi tiết +
Nguyễn Thị Mai Bình

Business Analyst

Với một người ngoại đạo như mình thì những chuyên đề về "kỹ thuật" của BA hết sức quan trọng. Ví dụ như sử dụng các diagram để mô hình hóa requirement, viết User Story/Use case, v...v..

Đến với khóa học Fundamental Business Analysis, mình đã được gặp thầy Lộc, một người người rất nhiệt tình và có tâm. Ngoài việc chia sẻ các kinh nghiệm thực tế trên lớp thì thầy còn dành thời gian ra để tư vấn, hỗ trợ, góp ý CV cho mình. Bên cạnh đó trung tâm và anh Phụng cũng hỗ trợ gửi CV, kết nối học viên tới mạng lưới các công ty đối tác chất lượng, điều này giúp học viên như mình tìm được công việc phù hợp nhất. Cảm ơn BAC.
Xem chi tiết +

Professional Transfer Services in Batumi

Luxury Georgian Transfer Services – Tbilisi & Batumi

Airport Transfers in Georgia

Mục đích chính của phân tích dữ liệu là gì? Ứng dụng thực tế trong công việc

Bài tập phân tích dữ liệu trong kinh doanh cho người mới bắt đầu có đáp án

Dữ liệu thứ cấp là gì? phương pháp phân tích dữ liệu thứ cấp là gì?

Business Analyst thời đại AI: Cơ hội, thách thức và kỹ năng cần có để không bị thay thế

CÔNG TY CỔ PHẦN ĐÀO TẠO VÀ TƯ VẤN BAC